DB11 T 1357-2016 综合档案馆档案数字资源管理规范.pdf

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1、ICS 01.140.20 A 14 备案号： DB11 北京市地方标准 DB11/T 1357 2016 综合档案馆档案数字资源管理规范 Specification of archival digital resource management for comprehensive archives 2016 - 10 - 19发布 2017 - 02 - 01实施 北京市质量技术监督局 发布DB11/T 1357 2016 I 目 次 前言 . II 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 总则 2 5 整理 2 6 建库 3 7 存储 3 8 利用 3 9 维护 4

2、10 传输 . 4 11 安全 . 4 参考文献 6 DB11/T 1357 2016 II 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 2009给出的规则起草。 本标准由北京市档案局提出并归口。 本标准由北京市档案局组织实施。 本标准起草单位：北京市档案局。 本标准主要起草人：陶水龙、宋红、王建文、熊延萍、杨中营、林祥振、张勇。 DB11/T 1357 2016 1 综合档案馆档案数字资源管理规范 1 范围 本标准规定了综合档案馆馆藏档案数字资源整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全等工 作 的 技术要 求和 管理要 求。 本标准 适用 于综合档案馆馆藏档案数字资源的全 流程 综合 管理。本标准

3、 不适 用 于涉密 档案数字资源 的 管 理。 2 规范性引用文件 下列文件 对于 本文件的 应用 是必不可少 的。 凡是注日期 的引用文件 ，仅注日期 的 版本适 用于 本文件。 凡是不注日期 的引用文件 ，其最新版 本（包括所有 的修改 单）适 用于 本文件。 GB/T 18894 电子 文件归档 与管 理规范 GB/T 20163 中 国档案 机读目录格式 GB/T 20271 信息 安全 技术 信息系统通 用安全 技术要 求 GB/T 20988 信息 安全 技术 信息系统灾难恢复 规范 GB/T 22239 信息 安全 技术 信息系统 安全等 级保 护 基本要 求 GB/T 2436

4、3 信息 安全 技术 信息 安全 应急响应计划规范 DA/T 13 档号编制 规则 DA/T 18 档案 著录 规则 DA/T 46 文书类电子 文件元 数 据方 案 DA/T 54 照片类电子 档案元 数 据方 案 DB11/T 765.7 档案数字 化规范 第7 部分 ：成果 存储 与 利用 3 术语和定义 下列术语和定义 适用 于本文件。 3.1 综合档案馆 comprehensive archives 档案馆的 一种类型 。 指 按行政区划或历史时期设置 的，收集 和管 理所辖 范围 内多种 门类 档案的档案 馆。 注： 如中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆，以及各省档

5、案馆、市档案馆、县档案馆等。 3.2 档案数字资源 archival digital resource 以 数字 形式 存在 的各 类档案资源。 注： 一般包括传统载体档案数字 化 副 本、电子档案、电子资料和数字编研成果等。 DB11/T 1357 2016 2 3.3 资源库 resource library 按照一 定逻辑关联关 系进 行组织、存储 ，便 于管 理和 检索 的数字资源 集合。 3.4 结构化数据 structured data 存储在 数据 库里 ,可 用二 维 表结构来逻辑表达 实现 的数 据 。 注： 一般包括目录数据和元数 据。 3.5 非结构化数据 unstruc

6、tured data 不 便 于用 二维 表结构来逻辑表达 实现 的数 据。 注： 一般包括文本、图形、图像 、 音频、视频等数据。 3.6 发布 release 将 档案数字资源 向不 同环境 或 平台推送 的过 程。 4 总则 4.1 应确定档案数字资源 管理工 作 的总 体原 则，编制 中长 期 规划，与 本地 区、本 行业、本单位 信息化 建设相 适应 。 4.2 应建立 安全 保障体 系，应 用先进 技术 手段 和管 理方 法，保 证档案数字资源的 真实、 完整、 可用 及 安全。 4.3 应建立 管理工 作制 度、 审批授权 制度 、监督检查 制度 、人 员管 理培训 制度 等，

7、具体 要求 如下 ： a) 明确工 作流程，编制技 术操 作 手册 和管 理细 则等 ； b) 明确审批授权 的范围、 权限内容 、方式 和程 序等 ； c) 明确监督检查 的内容 、方式 、 频率 和责任 人等 ； d) 明确人 员岗 位职责 和要 求， 以及 人员培训 的内容 、方式、 对象 和频率 等。 4.4 档案数字资源 所依托 的软硬 件 基础 设施和 核心 业务 系统，其 选型 和建 设应 ： a) 遵从集 约化 建设 、绿色 环保 、 正版化 、国 产化 原则 ； b) 综合考 虑业 务需 求、安全性、可 扩展 性、 运行 维护和 管 理成 本等 因素 。 5 整理 5.1 应

8、检查 档案数字资源 格式 、元数 据、 目录著录 项、存储结构 、命名 等是 否规范 ， 并将 不规范 内容 按要求 进行 整理、规范。 5.2 整理前 应将 待整理数 据进 行备份 。 5.3 整理应 在临 时处 理库中 进行 。 5.4 整理应 履行 审批 程序 ，方可 操 作。 5.5 档案数字资源 格式应 符合 如下要 求： a) 文本类 档案数字资源标准 格式包括 PDF、 OFD格式 等 ； DB11/T 1357 2016 3 b) 数据类 档案数字资源标准 格式包括 DBF、 XLS、XLSX 格式等 ； c) 图形类 档案数字资源标准 格式包括 SVG、 DWF、DWG 及其

9、他 原始生 成的 矢量 图格式等 ； d) 图像类 档案数字资源标准 格式包括 JPEG、TIFF 格式等 ； e) 音频类 档案数字资源标准 格式包括 WAV、 MP3格式 等 ； f) 视频类 档案数字资源标准 格式包括 MPEG、AVI 、MXF 格式等。 5.6 档案数字资源的 元数 据应 符合如 下要 求： a) 文书类元 数据应 符 合 DA/T 46的要 求； b) 照片类元 数据应 符 合 DA/T 54的要 求。 5.7 档案数字资源的 目录著录 项应符 合 DA/T 18的要 求。 6 建库 6.1 应整体 规划 建设 档案数字资源库 ，有 效整合 不同 类别 、 依托 不

10、同操 作系统或 数据库的档案数字资 源。 6.2 宜根据 临时 处理、 长期保 存和提 供利用等 不同 需求分 别 建库。 6.3 应遵循 GB/T 20163、DA/T 13 等标准规范的要 求建 设档案数字资源库。 6.4 档案数字资源库 宜按照 结构 化 和非 结构 化数 据分 开建 设管 理， 并兼顾 档案 业务需求 和资源库 管理 效能。 具体 要求 如下 ： a) 结构化 数据应通 过数 据库 系统进 行建 设管 理； b) 非结构 化数 据应通 过文件 系统、数 据仓 库、 大数 据分 布 式处 理等 技术 方法进 行建设管 理。 6.5 应建立 档案数字资源、档案 元 数据 、

11、档案 目录 数据 之间的 关联关 系。 6.6 档案数字资源库建 设应 充分 考 虑数 据量 的增 长需 求，保证 能满足未 来至 少 2年的存储 空间 。 6.7 应采取 技术 手段 保证 实时 在线运 行的档案数字资源库 系统不 间断运 行。 7 存储 7.1 档案数字资源 宜按文本 类、 图形 类、 图像 类、 音频 类、视频 类等 不同 类别 分开 存储。 7.2 宜将电子 档案和传 统载体 档案数字 化副 本等 其他 档案数字资源 分开 存储。 7.3 针对长 期保 存的档案数字资源，应 选用 使用 寿命 长、 受 环境 影响 小、 稳定 可靠 的存储 设备 进行 存 储 管 理。

12、7.4 长期保 存的档案数字资源 不应加 密。 7.5 针对提 供利用的档案数字资源， 宜使 用高速 存储 设备 进 行存储 管理。 7.6 档案数字资源的存储 环境 、介质 要求应 符合 DB11/T 765.7的要 求。 7.7 档案数字资源数 据量占 存储 空间 的 80%时，应 及时 扩容。 8 利用 8.1 对长期保 存的档案数字资源 ，应 根据不 同利用 需求， 采取 不同 技术 手段及 时发布。 8.2 发布档案数字资源 应履 行审批程 序。 8.3 发布档案数字资源 可根 据需 求 进行格式 转换 、数 据压缩等 技术 处理。 8.4 发布到因特网 的档案数字资源应 经过 开放

13、鉴 定且鉴 定为开放 的。 8.5 发布的档案数字资源 应提 供局域网 、政 务网 、因特网 等 网络 利用 或抵 达综合档案馆 现场 利用。 8.6 除因特网 利用 外， 利用档案数字资源 应履 行审批 程序 。 DB11/T 1357 2016 4 8.7 对外提 供利用的档案数字资源，应 附加 版权 标识 。 8.8 档案数字资源 应提 供以 下利用服 务，包括 但不 限于 ： a) 通过目录 数据 库或 全文 检索形式 实现 对档案数字资源 快 速、准 确、全 面地检索； b) 快速、 完整 地读 取和 展现 档案数字资源 ； c) 下载、 拷贝 、打印 等复制 档案数字资源。 9 维

14、护 9.1 维护包括 检查 、格式 转换 、迁移 、统计 和销毁 处置 等内容 。 9.2 对长期保 存的档案数字资源 应 至少 每两 年进 行一 次真 实、 完整、 可用和安全性 检查 ，经 传输、 迁 移后的档案数字资源 应及 时检查 。具体 要求包括 但不 限 于： a) 真实性 检查 应确 保档案数字资源 内容 不变 ，展 现形 式保持 相对 稳定 ； b) 完整性 检查 应确 保档案数字资源数 量、 内容 齐全 ，必 备 的元 数据 没有 缺失 ； c) 可用性 检查 应确 保档案数字资源 能够 正确 读取 和展 示； d) 安全性 检查 应确 保档案数字资源 没有 被非 法窃 取、

15、 没有病毒感染 等。 9.3 因政策调 整和 技术 发展 等原 因 ， 造 成档案数字资源 长期保 存格式不 再被 使用的 ，应 进 行格式转换。 9.4 存在以 下情况 之一 的，应对 档案数字资源 进行 数据 迁移： a) 原有基 础软硬 件陈旧 ，需 要更新 的； b) 业务系统 陈旧 ，需 要升 级的 ； c) 存储设 备不 能满足 业务需 求且无 法扩 容的 ； d) 存储介质寿命到 期造 成数 据安全 风险 过高 的； e) 因信息技 术的 发展 而必 须进 行系统 升级 的； f) 国家相关 政策变 化， 导致 现有架 构模 式必 须改 变的。 9.5 格式转换 和数 据迁移 的

16、具体 要 求如 下： a) 操作前 应进 行系统 和数 据备份； b) 操作前 应进 行测试 ； c) 操作时应 履行 审批 程序 ， 并 记 录迁移 原因 、 操 作人、 审 核 人及 迁移 前后 的系统 环境、 配置信息 、 数据格式 、数 据量 等。 9.6 应按年 度对 档案数字资源 进行统计分 析， 也可 根据 业务需 求及 时对 档案数字资源进 行统计分 析。 9.7 档案数字资源 销毁 处置 按照 GB/T 18894的规定 执行。 9.8 对档案数字资源的 操作（ 除检索 和读 取外 ）应有系统日志记 录， 并至 少保存 1年 。 10 传输 10.1 档案数字资源 可通 过在

17、 线、 离 线等 方式 进行 传输。 10.2 在线传输的 具体 要求 如下 ： a) 应采取 技术和 管理 手段 保证 数 据传输前 后一 致； b) 宜采用数字 签名 、加 密解 密等技 术手段 。 10.3 离线传输的 具体 要求 如下 ： a) 应保证 文件数 量、 容量 复制 前 后一 致； b) 应采用 授权 的专 用介质 进行 拷贝 ，并 加强 介质 管理。 11 安全 DB11/T 1357 2016 5 11.1 档案数字资源 所依托 的软硬 件 系统应 按照 GB/T 22239和 GB/T 20271中信息 安全等级保 护二 级及 以 上 要求 进行管 理。 11.2 应

18、根 据 GB/T 24363建立 应急响应机制，制 定数 据备份 、 恢复 、验 证方 案， 具体 要 求如 下： a) 建立本 地、 异地 备份 方案 ， 明确 备份 内容、 备份 周 期、 备份 方式 、 备份介质、 备份 数量、 备份 地点等 ； b) 建立备份 数据恢复 验证 方案 ， 明确 恢复 验证内容 、 方式、 地点 、 操 作流程 等， 重 要的档案数字 资源应 根 据 GB/T 20988的要 求制 定应急 预案 ； c) 至少每两 年开展 一次 数据恢复演练 。 11.3 应至少 每两 年对 档案数字资源所 依托 的软硬 件环境进 行 安全 审计，包括 但不 限于以 下项

19、 目： a) 主机服 务器 的重 要用 户行 为、系统 资源的 异常 使用和 重 要系统 命令 的使 用等 ； b) 网络系统 中的 网络 设备运 行状况 、网络 流量 、用 户行 为 等； c) 应用系统 的重 要安全 事件的 日期 、时 间、 发起 者信息 、 类型 、描述 和结 果等 ； d) 数据库的 登录 、退 出、 使用 情况 等。 DB11/T 1357 2016 6 参 考 文 献 1 GB/T 22081 信息技 术 安全 技术 信息 安全 管理实用规则 2 DA/T 15 磁性 载体 档案 管 理与保 护规范 3 DA/T 31 纸质 档案数字 化技 术规范 4 DA/T 47 版式电子 文件 长 期保 存格式 需求 5 DA/T 58 电子 档案 管 理基本术语 6 数字档案馆建 设指南（国 家档案局 2010年 6月） _