公司企业档案管理流程.doc

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1、公司企业档案管理流程第一条 管理部门 1公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。2文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。第二条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： 1检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。3文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4与本案无关的文件或不应随案归档的文件

2、，应即退回经办部门。第三条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： 1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第四条 档案分类 1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类” 。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类

3、”二级。3同一“小类” （或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。4每一档夹封面内页应设“目次表” ，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5档号之表示方式如下 A1A2B1B2C1C2D1E1E2，A1A2 为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2 为小类号。D1 为档卷卷次，E1E2 为档案目次。第五条 档案名称及编号 1档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进

4、阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表” ，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第六条 档号编定 1案件如系新案，应就“档案分类编号表” ，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案

5、归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理 1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权状及其他债权凭证；（

6、8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。210 年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存 10 年的文书。35 年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5 年的文书。41 年保存：结案后无长期保存必要者。5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理 1管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价

7、值者，管档人员应将“ 收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序 1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。2管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。 “调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3于档案室当场借阅者，免填“调卷单” 。4档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。 “调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理 1 “调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。