DB3304 T 100-2023 流动人员人事档案数字化归档与交换规范.pdf

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1、 ICS 35.240.30 CCS L 70 3304 浙江省嘉兴市地方标准 DB 3304/T 1002023 流动人员人事档案数字化规范 Specification for digitalization of personnel archive of floating population 2023-08-30 发布2023-09-30 实施嘉兴市市场监督管理局发 布 DB 3304/T 1002023 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本要求.1 5 归档要求.2 6 归档操作.2 7 数据交换.6 8 安全管理.8 附录 A（规范性

2、）流动人员人事档案归档材料和要求.10 附录 B（规范性）类号信息集.17 附录 C（规范性）录入指示.18 附录 D（资料性）流动人员人事档案数字化验收登记表（样式）.20 附录 E（资料性）XML 文件定义描述.21 附录 F（规范性）基本信息填写规范.23 参考文献.31 DB 3304/T 1002023 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由嘉兴市人力资源和社会保障局提出、归口并组织实施。本文件起草单位：海宁市人力资源和社会保障局、

3、嘉兴市人力资源和社会保障局、杭州简臻标准技术有限公司。本文件主要起草人：金毅、赵宇钟、俞茵荔、胡小容、梁艳华、杨赛赛。DB 3304/T 1002023 1 流动人员人事档案数字化规范 1 范围 本文件规定了流动人员人事档案数字化的基本要求、归档要求、归档操作、数据交换和安全管理等内容。本文件适用于流动人员人事档案数字化工作。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 2261.1 个人基本信息分类与代码 第 1 部分：人的性

4、别代码 GB 3304 中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码 GB/T 7408 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB 11643 公民身份号码 GB/T 18788 平板式扫描仪通用规范 GB/T 326232016 流动人员人事档案管理服务规范 GB/T 338702017 干部人事档案数字化技术规范 GB/T 35273 信息安全技术 个人信息安全规范 GB/T 41574 信息技术 安全技术 公有云中个人信息保护实践指南 SJ/T 11292 计算机用液晶显示器通用规范 3 术语和定义 GB/T 326232016、GB/T 338702017 界定的以及下列术语和定义适

5、用于本文件。3.1 人事档案数字化 digitization of personnel archive 采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在政务云、硬盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。来源：GB/T 338702017，3.1，有修改。3.2 档案信息 achival information 档案中的文字、表格、照片、图章等有效信息。来源：GB/T 338702017，3.2，有修改。4 基本要求 真实性 4.1 4.1.1 档案数字化前，应对人事档案进行整理、审核，合格后提交。DB 3304/T 1002023

6、2 4.1.2 档案数字化时，不准许对档案原始信息进行更改，过程应可查询、可追溯。4.1.3 档案数字化后，应与纸质档案内容一致。图像应保留原纸张颜色、污损情况和文字修改痕迹等原始信息。完整性 4.2 应符合 GB/T 338702017 中 4.1.2 的规定。可用性 4.3 应符合 GB/T 338702017 中 4.1.3 的规定。安全性 4.4 4.4.1 应建立身份认证体系、加密存储体系及数据流传输方式等安全保密管理机制。4.4.2 档案图像数据应不被非法利用、更改或销毁。个人数据安全应符合 GB/T 35273、GB/T 41574的要求。4.4.3 档案原件应不受损毁。4.4.

7、4 应建立环境、档案实体、设备设施、数字档案管理信息系统等安全管理机制。5 归档要求 档案整理应符合 GB/T 326232016 第 7 章的要求。5.1 流动人员人事档案分类应符合 GB/T 326232016 中 7.2.1 的规定。5.2 档案材料应按形成时间先后排序，第 4-1 类和第六类材料先按重要程度、再按形成时间排序。各5.3 类别对应的归档材料和要求应符合附录 A 的规定。参考类材料按档案材料形成时间先后排序，可包括：5.4 a)人事档案报送、审核工作材料：人事档案报送单、转递通知单、人事档案有关情况说明等材料；b)学校录取通知书、中学生素质资信证书等；c)身份证复印件，户口

8、簿复印件；学历、学位复印件（无原始学历材料）；为期两个月以下的培训材料、培训材料复印件；专业技术职务资格证书复印件、职业资格证书复印件；奖状、荣誉证书复印件、劳动合同复印件等各类非原件材料；d)接收档案时填制的材料缺少清单；e)团员介绍信、党员介绍信、入党阶段思想汇报等入团、入党的材料、除十大类内容外其余放参考类材料，未完成预备党员转正的党员相关材料放参考类材料；f)档案中有原始材料的重复件；g)材料内容属于十大类，但材料本身尚未完成审批，待完成审批后整理归档的材料。6 归档操作 建库 6.1 6.1.1 人员建库 6.1.1.1 人员基本信息集 DB 3304/T 1002023 3 6.1

9、.1.1.1 人员基本信息集用于描述某人自然属性和社会属性中最基本的信息。该信息集应具有唯一性，是单记录信息，每一记录对应一个人。6.1.1.1.2 人员基本信息集的编码为 ZS000001。该信息集至少由 6 个必备信息项组成，各信息项应符合表 1 的规定。6.1.1.1.3 各项信息内容可单独建立，也可从其他系统中获取。表1 人员基本信息集必备信息项 项目 编码 类型 长度 说明 人员唯一标识 ZS000001 字符型 36 人员唯一标识，从浙江省流动人员人事档案管理服务平台自动生成，符合全市唯一标识符要求 姓名 A0101 字符型 36 性别 A0104 字符型 1 符合 GB/T 22

10、61.1 要求的代码 民族 A0117 字符型 2 符合 GB/T 3304 要求的代码 出生日期 A0107 字符型 8 符合 GB/T 7408 要求的格式 公民身份号码 A0184 字符型 18 符合 GB 11643 要求的身份代码 6.1.1.2 人员信息录入 应符合 GB/T 338702017 中 5.2 的规定。6.1.2 目录建库 6.1.2.1 人事档案目录信息集 6.1.2.1.1 人事档案目录信息集用于描述档案目录的信息。该信息集为多记录信息集，每一记录记述该档案目录涉及档案材料的信息。6.1.2.1.2 人事档案目录信息集的编码为 RSDAML。该信息集由 10 个信

11、息项组成，各信息项应符合表 2的规定。表2 人事档案目录信息集 项目 编码 类型 长度 说明 目录唯一标识 RSDAML000 字符型 36 该标识是目录信息与图像文件挂接的唯一标识信息，从其他系统获取或由软件系统自动生成，符合全球唯一标识符要求 人员挂接标识 RSDAML001 字符型 36 该标识是将目录信息挂接到对应的人员的标识信息，从A0100 获取 类号 RSDAML002 字符型 3 表示为一到十,其中第四类中的小类用 4-1 到 4-4 表示，第九类中的小类用 9-1 到 9-4 表示，类号信息集应符合附录 B的要求 序号 RSDAML003 字符型 3 该份档案材料在所属分类中

12、的排列顺序号 材料名称 RSDAML004 字符型 120 材料已有或代拟的标题名称 材料形成时间 年 RSDAML005 字符型 4 材料形成时间的年份，格式 YYYY 月 RSDAML006 字符型 2 材料形成时间的月份，格式 MM 日 RSDAML007 字符型 2 材料形成时间的日，格式 DD 页数 RSDAML008 数值型 3 有文字或图表的材料页数 备注 RSDAML009 字符型 120 材料的备注说明 DB 3304/T 1002023 4 6.1.2.2 目录录入 应根据统一的人事档案目录格式进行录入，包括：a)“类号”，填写材料类号；b)“序号”，填写材料所属分类中的序

13、号；c)“材料名称”，根据材料题目填写，无题目的材料应拟定题目；d)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间（如有组织审批时间和个人签字时间的，一般采用组织审批时间），复制的档案材料采用原材料形成时间；e)“页数”，填写每份材料的页码数；f)“备注”，填写需要说明的情况。6.1.2.3 目录名称命名 应按照以下格式命名：a)毕业生登记表：材料标题+（学历）；b)成绩单：材料标题+（学历）；c)学位材料：材料标题+（学位）；d)毕业证书、学位证书复印件：材料标题，备注：复印件；e)职称评审材料：材料标题+（所获专业技术职务资格名称）；f)职业资格材料：材料标题+（所获职业资格名称）；g)

14、执业资格材料：材料标题+（所获执业资格名称）；h)政审材料：有材料标题的按照材料标题录入，无标题的按照“关于 XXX 的政治审查材料”的格式录入；i)劳动合同：材料标题+（合同期限）；j)招工材料：材料标题；k)就业通知书：材料标题+（学历）。6.1.2.4 录入指示 应按照附录 C 的指示进行录入。档案扫描 6.2 应按照 GB/T 338702017 中第 7 章的规定对符合本文件第 5 章要求的归档内容进行扫描。图像处理 6.3 6.3.1 原始图像处理 6.3.1.1 纠偏 应符合 GB/T 338702017 中 8.1.1 的规定。6.3.1.2 裁边 应符合 GB/T 33870

15、2017 中 8.1.2 的规定。6.3.1.3 拼接 DB 3304/T 1002023 5 对大幅面流动人员人事档案材料分区扫描所形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整、真实的原始图像。6.3.1.4 去污 不准许去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔痕迹。只准许去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。6.3.2 优化图像处理 6.3.2.1 处理方式 应符合 GB/T 338702017 中 8.2.1 的规定。6.3.2.2 质量要求 6.3.2.2.1 使用符合 SJ/T 11292 的显示器，在 sRGB 状态下观察，在保证档案信息完整的前提

16、下，图像背景颜色应为 24 位真彩色，RGB 值为（254，246，197）。6.3.2.2.2 数字图像的排列顺序应与档案原件保持一致。6.3.2.2.3 不准许存在漏扫、重扫、多扫等情况。6.3.2.2.4 纠偏、裁边、拼接、去污等处理时，不应产生不符合 6.3.2.2.1 的缺陷。数据存储 6.4 6.4.1 存储格式 应符合 GB/T 338702017 中 9.1 的规定。6.4.2 存储路径 6.4.2.1 原始图像文件存储路径：系统指定路径人员唯一标识。6.4.2.2 优化图像文件存储路径：系统指定路径人员唯一标识。6.4.3 数据存储索引信息集 6.4.3.1 数据存储索引信息

17、集用于描述某页人事档案材料图像文件存储的最基本信息。该信息集为多记录信息集，每一记录记述该档案目录涉及档案材料图像文件的存储信息。6.4.3.2 数据存储索引信息集的编码为 RSDAWJ。该信息集由 4 个信息项组成，各信息项应符合表 3 的规定。表3 数据存储索引信息集 项目 编码 类型 长度 必填 说明 目录挂接标识 RSDAWJ000 字符型 36 是 该标识是图像文件挂接到对应目录的标识信息，从 RSDAML000 获取 页序号 RSDAWJ001 字符型 3 是 该页在该份档案材料的序号 原始文件名 RSDAWJ003 字符型 20 是 原始图像文件在存储介质上的文件名，命名规则为三

18、位流水号 优化文件名 RSDAWJ004 字符型 20 否 优化图像文件在存储介质上的文件名，命名规则为三位流水号 数据验收 6.5 6.5.1 验收范围 DB 3304/T 1002023 6 应对全部数字档案成品进行质量验收。6.5.2 验收依据 6.5.2.1 人员建库 人员建库时录入项目应符合 6.1.1.1 所列人员基本信息集数据格式要求；与其他信息系统共享人员信息的，所引用的姓名、性别、民族、出生日期、公民身份号码等信息项也应符合人员建库要求。6.5.2.2 目录建库 目录建库时录入项目应符合 6.1.2.1 所列人员人事档案目录信息集数据格式要求，类号、序号、材料名称、材料形成时

19、间、页数、备注等录入内容项应规范、准确，档案目录应与纸质档案材料名称内容相符，档案目录条数应与纸质档案材料数量相符。6.5.2.3 原始图像 应符合 GB/T 338702017 中 10.2.3 的规定。6.5.2.4 优化图像 优化图像应符合 6.3.2.2 的要求，与原始图像尺寸一致。6.5.3 验收登记 应对数字档案是否合格做出判定，并登记验收结论，附录 D 给出了“流动人员人事档案数字化验收登记表（样式）”。数据备份 6.6 6.6.1 经验收合格的录入信息应及时进行备份。6.6.2 备份方式应符合 GB/T 338702017 中 12.2 的规定。6.6.3 备份标签应符合 GB

20、/T 338702017 中 12.3 的规定。7 数据交换 交换内容 7.1 数据交换的内容应包括：a)人员基本信息及目录信息的描述性文件，以 XML 文件或 Excel 文件保存，符合 6.1.1.1、6.1.2.1 的要求，其中，人员基本信息只交换表 2 内除“人员唯一标识”外的 5 个信息项；b)人事档案数字化形成的图像数据，存放在指定的文件夹内。交换格式 7.2 7.2.1 分类 数据交换格式分为 Excel+图像数据文件和 XML+图像数据文件两种类型。7.2.2 Excel+图像数据文件 7.2.2.1 命名 DB 3304/T 1002023 7 7.2.2.1.1 Excel

21、 文件以“档案号”格式命名，Excel 表包括 14 个 sheet 页，各页标题依次为：图像数据材料（影像材料）、案卷信息、人员基本信息、学习经历、工作经历、政治面貌信息、培训经历、职称技能-专业技术职务、职称技能-职业技术职务、荣誉奖励信息、处分信息、亲属关系信息、职务调动、转出。图像数据材料页基础格式按表 4 规定。注：档案号编码与人员基本信息集编码一致。7.2.2.1.2 图像数据文件以“材料编号-序号”格式命名。材料编号应与表 4 一致。7.2.2.1.3 同一个人的 Excel 文件和图像数据文件放在一个文件夹中，文件夹以“档案号”格式命名，文件夹名称中不应含有特殊字符（如空格、换

22、行、*、？等），长度应不超过 200 字。表4 图像数据材料页基础格式 材料编号 材料题名 材料日期 1 履历类材料 YYYY-MM-DD 2 自传和思想类材料 YYYY-MM-DD 3 考核鉴定类材料 YYYY-MM-DD 4 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料 YYYY-MM-DD 4-1 学历学位材料 YYYY-MM-DD 4-2 专业技术职务（职称）材料 YYYY-MM-DD 4-3 学术评鉴材料 YYYY-MM-DD 4-4 教育培训类材料 YYYY-MM-DD 5 政审、审计和审核类材料 YYYY-MM-DD 6 党、团类材料 YYYY-MM-DD 7 表彰奖

23、励类材料 YYYY-MM-DD 8 违规违纪违法处理处分类材料 YYYY-MM-DD 9 工资、任免、出国、会议代表类材料 YYYY-MM-DD 9-1 工资材料 YYYY-MM-DD 9-2 任免材料 YYYY-MM-DD 9-3 出国（境）材料 YYYY-MM-DD 9-4 会议代表类材料 YYYY-MM-DD 10 其他材料 YYYY-MM-DD 11 参考类材料 YYYY-MM-DD 12 散材料 YYYY-MM-DD 13 业务档案 YYYY-MM-DD 14 回执影像 YYYY-MM-DD 15 电子材料 YYYY-MM-DD 16 党建材料 YYYY-MM-DD 7.2.2.2

24、存储 文件夹应打包成ZIP格式，单个图片大小应不超过10M，单个图像数据压缩包应不超过2G。7.2.3 XML+图像数据文件 7.2.3.1 命名 DB 3304/T 1002023 8 7.2.3.1.1 XML 文件以“date.xml”命名。XML 文件中包括电子数据信息和电子影像信息。XML 文件定义描述见附录 E。7.2.3.1.2 图像数据文件夹以类号命名，子文件夹以序号命名，图像数据文件放在序号文件夹下。图像数据文件部分应与 XML 文件中部分一致。7.2.3.1.3 同一个人的 XML 文件与图像数据文件夹放在一个文件夹中，文件夹以“档案号”格式命名，文件夹名称中不应含有特殊字

25、符（如空格、换行、*、？等），长度应不超过 200 字。7.2.3.2 存储 文件夹应打包成ZIP格式，单个图片大小应不超过10M，单个图像数据压缩包应不超过5G。交换信息 7.3 填写基本信息时，应按照长度及格式要求进行填写，有代码项的项目应填写代码中文名称。基本信息填写规范应符合附录 F 的要求。8 安全管理 密级 8.1 应符合 GB/T 338702017 中 13.1 的规定。环境安全 8.2 8.2.1 数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。8.2.2 应配备满足安全管理需要的视频监控设备，档案暂存处、数字化

26、加工工位、服务器、数据导出端及门窗等应无监控死角。8.2.3 数字化加工场所设在档案部门内部，按临时保密要害部位进行管理；数字化加工场所设在档案部门之外，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存。8.2.4 视频监控系统应由档案部门专人负责。视频监控数据自产生之日起保存应不少于 6 个月，档案部门应定期进行回放检查，在删除之前应留存视频回放安全检查记录。8.2.5 数字化加工场所应封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能。8.2.6 应配备数字化工作人员存放随身物品的专用储物箱柜，并与档案装具分区放置。8.2.7 工作人员不准许在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，诸如：喝水、进食、

27、吸烟、携带火种。档案实体安全 8.3 8.3.1 档案数字化工作人员应签订保密协议，严格保密流动人员人事档案信息。8.3.2 档案部门应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案应予以筛除，档案实体破损、残缺的应进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的应进行必要的记录或标示。8.3.3 档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。8.3.4 档案数字化过程中应建立档案流程单，流程单包括档案号、加工工序、设备编号、数量、经手

28、DB 3304/T 1002023 9 人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。8.3.5 档案数字化加工不准许损毁档案，出现档案损毁的应进行修复和登记。需要拆装档案时宜保持档案原貌。8.3.6 档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。8.3.7 正在进行数字化加工的档案应每天入库（柜），不准许在加工工位上留存过夜。8.3.8 数字化档案应专人专柜保管，数字化加工完毕的档案应及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。设备设施安全 8.4 8.4.1 档案数字

29、化加工过程中宜使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应对其进行安全检查。8.4.2 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，应采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，诸如：USB 接口、红外线、蓝牙、SCSI 接口、光驱接口。8.4.3 档案数字化加工网络应与其他网络物理隔离，不应使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。8.4.4 档案数字化加工过程中应使用正版软件。除必要的操作系统、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不应安装任何与加工无关的软件。8.4.5 档案数字化加工过程中宜由档案部门提供计算机等设备的硬盘、存储介质以及无

30、法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，设备应交由档案部门统一保管或销毁，不准许擅自带走。8.4.6 用于档案数字化加工的设备和存储介质不准许与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质不准许带入数字化加工场所。8.4.7 档案数字化加工设备和存储介质不准许擅自送外维修，送外维修应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。8.4.8 处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。管理系统安全 8.5 数字档案管理信息系统安全包括身份鉴别、访问控制、安全审计、权限划分、数据保护等内容，应符合 GB/T 33870201

31、7 中 13.413.8 的规定。资质选择 8.6 8.6.1 采用外包方式开展流动人员人事档案数字化工作的，涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位，涉密档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。8.6.2 数字档案管理信息系统使用之前应委托有资质的第三方信息安全测评机构开展风险评估和检测。DB 3304/T 1002023 10 A A 附录A （规范性）流动人员人事档案归档材料和要求 流动人员人事档案归档材料和要求应符合表A.1的规定。表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求 分类 类目名称 类目内容说明 具

32、体归档材料 归档要求 第一类 履历类材料 履历表和属于履历性质的登记表等材料 各类人员的履历表（书）、登记表、简历表，如干部履历表职工登记表等 其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格 第二类 自传和思想类材料 自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料，由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、家庭和社会关系等情况的材料 以自传为主的履历或简历表等 第三类 考核鉴定类材料 人事管理工作中，组织人事部门通过各种途径，对本人德、能、勤、绩、廉进行调查评价的材料 各类人员的鉴定材料 其他鉴定性质的材料 正式考察后的综合材料、组织鉴定 以考核为主要内容的材料，如平时考核材料、年度

33、考核登记表、专项考核材料、任（聘）期考核材料 在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料 援派、挂职锻炼等考核鉴定材料 党组织书记抓基层党建评价意见等材料 后备干部登记表 民主评议综合材料 DB 3304/T 1002023 11 表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求（续）分类 类目名称 类目内容说明 具体归档材料 归档要求 第四类 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料 4-1 学历学位材料 学历学位材料 各类院校的毕业生登记表 高考报考志愿表（包括2B铅笔填涂卡）如含有保存价值的信息，可放第四类第一小类。大学生暑期社会实践材料，如有相关评语的，可放第四类第一小类，

34、介绍信函不归档。学生鉴定表学生测评表学年考核表等制式相同、形成时间不同的材料，按一件材料归类。学历材料遗失后的相关证明材料放第四类第一小类。毕业证书、学位证书复印件在相关学习材料齐全的情况下可放第四类第一小类。每一阶段学历材料不按材料时间，按照毕业生登记表、成绩单（如有论文相关材料，论文及论文成绩排在总成绩单前面）、毕业证书复印件（如有学位相关材料，学位证明及学位证书复印件排在最后）的顺序排列。与毕业有关的学生（学员、学籍）登记表、学习成绩表 电大、函大、夜大、各种职业学校毕业后的学习成绩卡 学生登记表 与学历有关的学生鉴定表、学年考核表 学生军训鉴定材料 报考各类院校的报名表、登记表，入学考

35、试各科成绩表，研究生推荐免试生登记表，专家推荐表 授予学位的材料 毕业证书、学位证书复印件 毕业实习鉴定表、实习手册 4-2 专业技术职务（职称）材料 评（聘）专业技术职务（职称）材料和职业（任职）资格材料 专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表；聘任专业技术职务审批表、重新认定职称的审核材料等 职业资格考试合格人员登记表；教师资格认定申请表等材料；职业技能考试材料 4-3 学术评鉴材料 反映科研学术水平的材料 当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知 遴选博士生导师简况表 博士后工作期满登记表 被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料 科研工作及个人表现评定材料，业务考绩

36、材料 创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录 著作、论文、科技成果获奖通知、创造发明等科研成果评价材料 有突出贡献的中、青年专家呈报表 DB 3304/T 1002023 12 表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求（续）分类 类目名称 类目内容说明 具体归档材料 归档要求 第四类 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料 4-4 教育培训类材料 政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料 为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、结业登记等材料 第五类 政审、审计和审核类材料 本人政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审

37、计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，本人基本信息审核认定、人事档案任前审核登记表、廉洁从业结论性评价等材料 各类政审材料：入党，入团，出国参观、访问、进修、留学等审查材料 按档案材料形成时间先后排序，同一问题内按材料的主次排列：按批复、结论、报告、主要证明材料、检举材料、本人检查交代或主要申诉材料顺序排放（往届生品德行为考核表放第五类；干部考察材料：有录用登记表、任免审批表等随主件放第九类第二小类，单独形成的放第三类）；入党产生的政审审查材料按本人、配偶、父母、家庭成员、社会关系的顺序排放。关于审查的上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料

38、；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料 更改（认定）姓名、民族、年龄、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料 个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复 参加工作时间以及经历方面的调查材料、证明材料、本人申请，如建国前参加革命工作享受特殊待遇审批材料，入伍时间批注、入伍时间证明，固定职工连续工龄视作缴费年限审批表（1993年10月以后退休的原固定职工）等 在档案审核工作中形成的关于年龄、连续工龄、党龄、学历、经历的认定材料 家庭成员及主要社会关系的证明材料 配偶情况登记表（包括在部队形成的结婚申请、部队首长批示）等 家庭成员、主要社会关系的平反决定、通

39、知或复查意见等 个人的审计报告或审计意见材料，离任审计材料 人事档案任前审核登记表 廉洁从业结论性评价等材料 DB 3304/T 1002023 13 表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求（续）分类 类目名称 类目内容说明 具体归档材料 归档要求 第六类 党、团类材料 参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派材料 中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培育教育考察、党员登记表、团员入党推荐表 同一类型的材料按主次关系排序，依次按志愿书、申请书、转正申请书放在各自材料前面，其他材料按档案材料形成时间先后排序。党、团员组织关系介绍信，如入党入团材料完整齐全的，介绍信放参考类材料；如

40、入党入团材料不齐全或完全缺失的，介绍信作为旁证材料，可放第六类。预备党员考察/入党积极分子考察表，已转正的放第六类，未转正的放参考类材料。整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见 不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料 取消预备党员资格的材料 劝、退党、自行脱党材料 恢复组织生活（党籍）的有关审批材料 党员志愿书遗失后的证明材料、调查报告以及以后补充的有关材料 中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书、退团、超龄离团材料、团员登记表等 加入或退出民主党派的材料 第七类 表彰奖励类材料 对给予奖励或表彰的材料，主要有表彰和嘉奖、

41、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料 根据有关奖励条例而正式命名授予的英雄、模范和先进工作者事迹材料：全国、各省、市、县各级党、政机关及其有关部门批准授予的战斗英雄、劳动模范、特级教师、三八红旗手、新长征突击手、有突出贡献的中青年科技人员、优秀党员等各种荣誉称号的审批表和先进事迹材料 应将组织的审批材料放在前面。县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料，通报表扬的有关材料 部队中干部、战士立功受奖材料：嘉奖令、授予几等英雄勋章方面的审批表，单行材料；部队连级以上对干部、战士形成的种种嘉奖卡片、五好战士

42、卡片 享受政府特殊津贴的材料；有重大贡献高级专家的评审材料 DB 3304/T 1002023 14 表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求（续）分类 类目名称 类目内容说明 具体归档材料 归档要求 第七类 表彰奖励类材料 对给予奖励或表彰的材料，主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料 中学以上的各类学校以学校名义或各级党、团组织正式评定三好学生、模范团干部、优秀党员等材料 应将组织的审批材料放在前面。获奖登记表 撤销奖励等材料 第八类 违纪违规违法处理处分类材料 本人违纪、违规、违法处理处分等材料 党纪政务处分材料 按问题形成时间先后排序，同一问题内按材料的主次排

43、序，上级批复、结论或处分决定放在前面，本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。组织处理材料 法院刑事判决书、裁定书 公安机关有关行政处理决定材料 有关行业监管部门对流动人员有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录 人民法院认定的被执行人失信信息等材料 第九类 工资、任免、出国和会议代表类材料 9-1 工资材料 工资待遇、社会保险等材料 工资待遇审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单 解决待遇问题的审批材料、参加社会保险有关材料 9-2 任

44、免材料 任命、免去职务等材料 录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；招工审批表；就业登记表；劳动合同、聘用合同；解除合同材料、解聘材料、知青插队上山下乡材料；签订、解除、调整就业协议材料；干部任免呈报表（审批表）及相应考察材料；干部试用期满审批表；工人转干审批表；录用公务员审批表；公务员登记表，公务员过渡表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表 干部调动介绍信、人事关系介绍信、行政介绍信：一般不放第九类第二小类，缺少相应材料作为佐证材料的除外。DB 3304/T 1002023 15 表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求（续）分类 类目名称

45、类目内容说明 具体归档材料 归档要求 第九类 工资、任免、出国和会议代表类材料 9-2 任免材料 任命、免去职务等材料 公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表、工作转正考核材料（不管材料内容是否与工资相关）干部调动介绍信、人事关系介绍信、行政介绍信：一般不放第九类第二小类，缺少相应材料作为佐证材料的除外。兵役（入伍）登记表、退伍审批表；军官退出现役、复员军人、干部转业、复员干部改办转业各类审批表；退（离）休审批表等材料；因病

46、退休、退职审批材料；从事特殊工种提前退休审批材料 辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料 公证书：内容和劳动合同相似的放第九类第二小类 9-3 出国（境）材料 出国（境）材料 因公出国（境）审批表、在国（境）外表现情况或鉴定等材料 9-4 会议代表类材料 会议代表类材料 当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料 DB 3304/T 1002023 16 表A.1 流动人员人事档案归档材料和要求（续

47、）分类 类目名称 类目内容说明 具体归档材料 归档要求 第十类 其他材料 其他可供组织参考有保存价值的材料 健康检查和处理工伤事故材料：学习及工作阶段的体格检查表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料 治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料 其他材料：毕业生就业报到证（派遣证、就业通知书），工作调动介绍信，人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），民事纠纷调解书、判决书（刑事附带民事诉讼判决书），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料 个人人事代理委托协议书、工会会员登记表 国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关

48、内容的复印件 DB 3304/T 1002023 17 B C 附录B （规范性）类号信息集 流动人员人事档案内容应分为十类，其中第四类和第九类分为四小类。分类的编号，形式为大写一到十，其中第四类中的小类用 4-1 到 4-4 表示，第九类中的小类用 9-1 到 9-4 表示，应符合表 B.1 的规定。表 B.1 类号信息表 分类名称 类号 类号代码 履历类材料 一 1 自传和思想类材料 二 2 考核鉴定类材料 三 3 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料 四 4 学历学位材料 4-1 4-1 专业技术职务（职称）材料 4-2 4-2 学术评鉴材料 4-3 4-3 教育培训

49、类材料 4-4 4-4 政审、审计和审核类材料 五 5 党、团类材料 六 6 表彰奖励类材料 七 7 违规违纪违法处理处分类材料 八 8 工资、任免、出国、会议代表类材料 九 9 工资材料 9-1 9-1 任免材料 9-2 9-2 出国（境）材料 9-3 9-3 会议代表类材料 9-4 9-4 其他材料 十 10 DB 3304/T 1002023 18 C D 附录C （规范性）录入指示 C.1 基本要求 录入时档案目录采用材料制成时间，人员信息采集采用资历获得时间。C.2 学习经历 C.2.1 毕业生登记表，上面有自学考试、成人正式生等学习形式的，学历录入为 XX 毕业。C.2.2 在职研

50、究生学历选择研究生毕业。C.2.3 普通高中、全日制高等院校大学、大专录入学历时，起止时间固定为 XXXX0901 和 XXXX0701；其他学历录入时输入实际的日期，若材料只具体到月份的话，起始时间具体到该月第一天，终止时间则具体到该月最后一天。C.2.4 教育部留学生学历认定机构开具的国（境）外学历学位认证书，个人学历信息按电子打印件信息录入。C.2.5 学校开具证明，证明该人员从学校毕业，并盖章的，学历按证明材料录入，并在备注栏注明学校证明。C.2.6 个人信息录入，以毕业生登记表、毕业生就业通知书为准，没有或没有盖章的情况学历不录入。C.2.7 高中学习材料有钢印、盖章，有成绩合格、准