DB11 T 3008.10-2018 人力资源服务规范 第10部分 流动人员人事档案管理服务.pdf

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1、ICS 03.080.20 A 10 备案号 ：58955-2018 DB11 北京市地方标准 DB11/T 3008.10 2018 代替 DB11/T 494.10 2013 人力资源 服务规范 第10 部分 ：流动人 员人事档 案管理服 务 Specification for human resources service Part 10:Specification for personnel archive management service for the floating population 2018 - 04 - 24 发布 2018 - 08 - 01 实施 北 京 市 质

2、 量 技 术 监 督 局 发布DB11/T 3008.102018 I 目 次 前 言 II 1 范围 .1 2 规范 性引 用文 件 .1 3 机构 和从 业人 员 .1 4 档案 管理 范围 .1 5 服务 内容 及要 求 .1 6 档案 统计 .4 7 档案 管理 服务 信息 化 .4 8 服务 评价 与改 进 .4 附录A （ 规范 性附 录） 人事档 案材 料的 分类 5 附录B （ 规范 性附 录） 人事档 案材 料、 档案 卷盒 、档案 袋的 样式 和规 格 6 参 考 文 献 7 DB11/T 3008.102018 II 前 言 为推进 京津 冀协 同发 展战 略实施 ， 北

3、京 市质 量技 术 监督局 、 天津 市市 场和 质 量监督 管理 委员 会 、 河 北省质 量技 术监 督局 共同 组织制 定本 地方 标准 ，在 京津冀 区域 内适 用， 现予 发布。 DB11/T 3008 人力 资源 服 务规范 分 为12 部分 ： 第1部 分： 通则 ； 第2部 分： 求职 招聘 服务 ； 第3部 分： 招聘 洽谈 会； 第4部 分： 信息 网络 服务 ； 第5部 分： 高级 人才 寻访 ； 第6部 分： 职业 指导 服务 ； 第7部 分： 素质 测评 服务 ； 第8部 分： 培训 服务 ； 第9部 分： 人 力 资源 管理 咨 询 服务 ； 第10部 分： 流动

4、人员 人事 档案管 理服 务； 第11部 分： 人力 资源 外包 服 务； 第12部 分： 劳务 派遣 。 本部分 为DB11/T 3008的第10部分 。 本标准 按照GB/T 1.1 2009 给出 的规 则起 草。 本部分 代替 了DB11/T 494.10 2013 人 力资 源服 务 规范 第10 部分 ： 流动人 员 人事档 案管 理服 务 ， 除编辑 性修 改外 ，主 要变 化如下 ： 删 除了 “规 范性 引用 文件” 中北 京市 地方 标准 的内容 并 增 加了 相关 国标 的内容 （见2）； 修 改了 “从 业人员 ” 的 名称 和 部分 要求,将“ 从业 人员” 修改 为

5、“机构 和 从业 人员” （见3 和3.2）； 增加 了 档案 管理 机构 的内容 （ 见3.1 ）； 修 改了 “档 案管 理范 围”的 部分 内容 （见4.1 ）； 修 改了 “档 案的 接收 ” 名称 及部 分要求，将 “ 档案的 接收 ” 修 改为 “档 案的接 收与 转递 ” （ 见 5.1 、5.1.1 和5.1.2 ）； 修 改了 “档 案分 类归 档” 名 称及 部分 要求，将“档案 分类 归档” 修改 为 “档案 材料 收集 鉴别 与 归档 ” （见5.2 、5.2.1和5.2.2）； 删 除了 档案 整理 中材 料及书 写的 要求 （ 见2013 年 版5.3.1.1 ）

6、； 修 改了 档案 保管 的部 分要求 （ 见5.3.2.1 ）； 修 改了 “其 他服务 ” 的名称 及内 容， 将“ 其他 服务 ” 修改 为“ 档案 利用 与服务 ”（见5.4）； 删 除了 办理 毕业 生接 收和引 进 人 才、 调京 工作 的申报 、 代办 社会 保 险以 及办理 退休 申报 等手续 （见2013年 版5.5.4 、5.5.5 、5.5.6和5.5.7）； 增 加了 提供 政审 材料 和党员 组织 关系 接转 的内 容（见5.4.4和5.4.5 ）； 删 除了 “档 案数 字化 ”的内 容（ 见2013年 版6 ）； 增 加了 “档 案统计 ” 和“档 案管 理服 务

7、信 息化 ”（见6和7 ）； 修 改了 “参 考文 献” 的部分 内容 （见 参考 文献 ） 。 本部分 由北 京市 人力 资源 和社会 保障 局提 出并 归口 。 本部分 由北 京市 人力 资源 和社会 保障 局组 织实 施。 本部分 起草 单位 ： 北京 市 人力资 源和 社会 保障 局 、 天津市 人力 资源 和社 会保 障局 、 河 北省 人力 资源 DB11/T 3008.102018 III 和社会 保障 厅、 北京 市人 才服务 中心 、 北 京市 人才 档案公 共管 理服 务中 心、 中国北 方人 才市 场、 中 国天津 人力 资源 开发 服务 中心 、 河 北省 人才 交流

8、服 务中心 、 北京 人力 资源 服 务行业 协会 、 河北 省人 力 资 源服务 行业 协会 、北 京市 社会科 学院 。 本部分 主要 起草 人： 林 革 、 张宇 泉、 鞠洪 芬、 董小 华、 高 永辉 、 宋 晔、 马峥 、 张瑞 林、 于家 庆 、 马 永权、 王 新 文、 纪烈 雄、 吴锁柱 、邓 丹宇、 周 玉芳 、 谢琳 、 张 晓媚 、袁玉 军 、李耀 辉 、 刘赫 。 本部分 所代 替的 标准 历次 版本发 布情 况为 ： DB11/T 494.10 2007 ； DB11/T 494.10 2013 。 DB11/T 3008.102018 1 人 力资源 服务规范 第

9、10 部 分：流 动人员 人事档案 管理服 务 1 范围 本部分 规定 了流 动人 员人 事档案(以 下简 称 “ 档案”)的机 构和 从业 人员 、 档 案 管理 范 围、 服务 内容 及要求 、 档 案统 计、 档案 管理信 息化 、服 务评 价与 改进。 本部分 适用 于从 事流 动人 员人事 档案 管理 服务 的人 力资源 服务 机构 （以 下简 称 “服 务机 构” ） 开 展 流动人 员人 事档 案管 理服 务。 2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的 。 凡 是注 日 期的引 用文 件， 仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。 凡是不 注日

10、期的 引用 文件 ，其最 新版 本（ 包括 所有 的修改 单） 适用 于本 文件 。 GB/T 32623 2016 流动 人 员人 事档 案管 理服 务规 范 DB11/T 3008.1 2018 人 力资源 服务 规范 第1 部分 ：通则 3 机构和 从 业 人员 3.1 流动人 员人 事档 案由 县级 以上（ 含县 级） 公共 就业 和人才 服务 机构 以及 经人 力资源 社会 保障 部门 授权的 单位 管理 。 3.2 从业人 员应 具备 下列 条件 ： a) 具有 档 案管 理专 业知 识 和 技能 ； b) 严格遵 守流 动人 员人 事 档 案管理 规定 和保 密制 度； c) 熟

11、悉人 力资 源、 社会 保障 、档案 管理 等相 关法 律、 法规和 政策 。 4 档案管 理范 围 具有从 事流 动人 员人 事档 案管理 资质 的服 务机 构， 受用人 单位 或个 人委 托可 管理下 列人 员档 案： a) 非公有 制企 业和 社会 组织 聘用人 员的 档案 ； b) 辞职辞 退、 取消 录( 聘) 用 或被开 除的 机关 事业 单位 工作人 员档 案； c) 与企事 业单 位解 除或 终止 劳动( 聘用) 关系 人员 的档 案； d) 未就业 的高 校毕 业生 及中 专毕业 生的 档案 ； e) 自费出 国留 学及 其他 因私 出国( 境)人 员的 档案 ； f) 外国

12、企 业常 驻代 表机 构的 中方雇 员的 档案 ； g) 自由职 业或 灵活 就业 人员 的档案 ； h) 其他实 行社 会管 理人 员的 档案。 5 服务内 容及 要求 5.1 档案的 接收 与转 递 5.1.1 档案的 接收 DB11/T 3008.102018 2 5.1.1.1 单位委 托档 案的 接收 5.1.1.1.1 建立单 位委 托档 案管 理服 务关系 应符 合下 列要 求 ： a) 查验委 托存 档单 位提 交的 证明材 料和 其他 可供 参考 的材料 ； b) 与委托 存档 单位 签订 档案 管理服 务协 议。 内容 应包 括但不 限于 双方 权利 和义 务 、 违 约责

13、 任及 争 议处理 办法 。 5.1.1.1.2 接收单 位委 托档 案 应 符合 下列要 求 ： a) 审核委 托存 档单 位同 意接 收档案 的证 明材 料及 经办 人、拟 调人 员的 身份 证明 ； b) 审核提 交材 料无 误后 ，向 拟调人 员的 原存 档单 位出 具商调 函； c) 按照国 家有 关规 定审 核档 案材料 ； d) 审核合 格办 理档 案接 收手 续，并 登记 备案 ，编 号入 库。 5.1.1.2 个人委 托档 案的 接收 个人委 托档 案的 接收 应 符 合下列 要求 ： a) 审核调 档申 请人 的身 份证 明； b) 审核提 交材 料无 误后 ，向 调档申

14、请人 的原 存档 单位 出具商 调函 ； c) 按照国 家有 关规 定审 核档 案材料 ； d) 审核合 格后 ，与 个人 签订 档案管 理服 务协 议， 办理 档案接 收手 续； e) 对接收 档案 登记 备案 ，编 号入库 。 5.1.2 档案的 转出 档案转 出应 按下 列要 求办 理： a) 确认档 案接 收单 位档 案管 理资质 、审 核调 档手 续、 核实经 办人 身份 ； b) 检查核 对档 案材 料， 解除 委托存 档关 系， 办理 档案 转出手 续； c) 及时办 理档 案转 接的 签收 和交接 登记 ； d) 查收档 案转 递通 知单 回执 ，对商 调函 、回 执等 资料

15、及时整 理归 档。 5.2 档案材 料收 集鉴 别与 归档 5.2.1 收集鉴 别档 案材 料应 符合 下列要 求： a) 归档材 料应 对象 明确 、齐 全完整 、文 字清 楚、 内容 真实、 填写 规范 、手 续完 备； b) 归档材 料一 般应 为原 件 。 证书 、 证 件等 特殊 情况 需 用复印 件存 档的 ， 应 注 明 复制时 间 ， 并 加盖 材料制 作单 位公 章或 人事 关系所 在单 位组 织( 人事) 部门公 章。 5.2.2 对收集 的档 案材 料应 按照 附录 A 的要 求进 行分 类并 归档。 对符 合要 求的 材料 ， 应在 接收 后 5 个 工作日 内将 材料

16、 归入 本人 档案并 做 好 登记 备案 。不 符合归 档要 求的 材料 退还 并说明 原因 。 5.3 档案整 理与 保管 5.3.1 档案整 理 5.3.1.1 整理档 案材 料应 按附 录 A 进行分 类， 依档 案材 料形 成的时 间、 材料 内容 的主 次关系 排列 ，分 类准确 、编 排有 序、 目录 清楚、 装订 整齐 ，对 装订 成卷的 档案 验收 后入 库保 存。 5.3.1.2 档案材 料、 档案 卷盒 、档 案袋的 样式 和规 格应 符合 附录 B 的要 求。 5.3.1.3 应对档 案材 料进 行编 目， 著录类 号、 材料 名称 、时 间、份 数、 页数 等项 目。

17、5.3.1.4 档案材 料按 照一 人一 档的 方法整 理。 DB11/T 3008.102018 3 5.3.2 档案保管 5.3.2.1 档案保 管应 符合 下列 要求 ： a) 应建立 与档 案工 作发 展相 适应的 专用 档案 库房 ， 配 置铁质 的档 案柜 或档 案密 集架 ； b) 档案库 房应 满足 防火 、防 潮、防 蛀、 防盗 、防 光、 防高温 等要 求， 按 照 GB/T 32623 2016 中 8.2 执 行； c) 档案库 房、 阅档 室和 档案 管理服 务人 员 办 公室 应三 室分开 ； d) 应建立 档案 保管 、保 密、 安全、 借阅 、转 递等 管理 制

18、度和 办事 流程 ； e) 定期 将 档案 实物 与档 案名 册 、档 案信 息数 据 库 进行 核对。 5.4 档案利 用与 服务 5.4.1 档案查 借阅 应遵 守下 列要 求： a) 查阅人 事档 案应 按照 查阅 档案的 规定 办理 审批 手续 ； b) 应做好 档案 查阅 登记 备案 以及催 还核 对入 库手 续； c) 档案外 借时 ， 应 由借 阅单 位以书 面形 式说 明理 由， 经批准 并办 理登 记手 续后 ， 方可 借出 并限 期 归还； d) 查借阅 档案 应遵 守保 密和 阅档规 定。 5.4.2 出具人 事证 明应 按下 列要 求办理 ： a) 审核委 托存 档单

19、位 相 关证 明材料 ； b) 审核个 人委 托存 档人 员的 身份证 件 及 其他 证明 文件 ； c) 依据档 案记 载出 具证 明并 加盖公 章。 5.4.3 审核专 业技 术人 员职 业资 格、技 能人 员职 业资 格、 执业资 格等 申报 材料 ，应 按下列 要求 办理 ： a) 审核委 托存 档单 位 相 关证 明材料 ； b) 审核个 人委 托存 档人 员的 身份证 件及 其他 证明 文件 ； c) 审核委 托存 档人 员的 人事 档案并 在符 合条 件的 申报 材料上 加盖 公章 ； d) 对获得 专业 技术 人员 职业 资格、 技能 人员 职业 资格、 执业资 格等 的个 人

20、考 评材 料收集 鉴别 归 档 。 5.4.4 提供政 审服 务按 下列 要求 办理： a) 审核委 托存 档单 位 相 关证 明材料 ； b) 审核个 人委 托存 档人 员的 身份证 件 、 经办 人身 份证 件、政 审函 及其 他证 明文 件； c) 依据档 案记 载出 具政 审复 函并加 盖公 章。 5.4.5 中 共党 员组 织关 系接 转 5.4.5.1 中共党 员组 织关 系接 收按 下列要 求办 理： a) 审核中 共 党 员组 织关 系介 绍信、 拟转 入人 员身 份证 件 ； b) 审核材 料无 误后 ，登 记并 核实个 人基 本信 息， 录入 管理信 息系 统； c) 将中

21、 共 党员 编入 支部 并告 知党员 ； d) 填写并 发出 中 共 党员 组织 关系回 执； e) 将中 共 党员 组织 关系 介绍 信、登 记材 料等 资料 及时 整理归 档。 5.4.5.2 中共党 员组 织关 系转 出按 下列要 求办 理： a) 确认中 共 党 员组 织关 系接 收单位 、审 核经 办人 身份 证件； b) 办理中 共党 员组 织关 系转 出手续 ； DB11/T 3008.102018 4 c) 查收中 共 党 员组 织关 系介 绍信回 执， 将回 执等 资料 及时整 理归 档。 6 档案统 计 档 案统 计按 照GB/T 32623 第10 2016章 执行 。

22、7 档案管 理服 务信 息化 档案管 理服 务信 息化 按照GB/T 32623 2016第11 章 执 行。 8 服务评 价与 改进 服 务评 价与 改进 按照DB11/T 3008.1 2018 第8章 的规定 执行 。 DB11/T 3008.102018 5 附 录 A （规范 性附 录） 人事档 案材 料的 分类 A 档 案材 料分 类 A.1 履历 材料 。 A.2 自传 材料 。 A.3 鉴定 、考 核、 考察 材 料。 A.4 学历 和评 聘专 业技 术 职务材 料。 A.5 政治 历史 情况 的审 查 材料。 A.6 参加 中国 共产 党、 共 青团及 民主 党派 的材 料。

23、 A.7 奖励 材料 。 A.8 处分 材料 。 A.9 录用 、任 免、 招工 、 调动、 聘用 、转 业、 复员 退伍、 工资 、待 遇、 出国 、退（ 离） 休、 退职 材料 及各种 代表 会代 表登 记表 等材料 。 A.10 其他 可供 参考 有保 存价值 的材 料。 DB11/T 3008.102018 6 附 录 B （规范 性附 录） 人事档 案材 料、 档案 卷盒 、档案 袋的 样式 和规 格 B.1 档案 材料 和目 录 人事档 案材料 和目 录采 用 国际标 准A4纸 型（297mm210mm ） 。 材料 左边应 当留 有25mm的 装订 边， 字迹材 料应当 符合 档

24、案 保护 要求 。 A4 纸型 的人 事档 案材 料和 目录按 照靠 左下 对齐 的方 式打3 孔装 订， 中间 孔距 上 、 下孔 （从 孔中 心算 起）8 3mm ， 下孔 距材 料底 边54mm ， 孔中 心距 左边 沿12mm， 孔直径 为5mm。 档案 中原 有 小于A4 纸型 且已 按照 要求 装订的 档案 材料 ，不 需要 重新打 孔和 裱糊 。 B.2 档案卷 盒 人 事档 案卷 盒规 格按 照A4 纸型 相应 调整 ， 分为310mm225mm25mm、 310mm 225mm 35mm 和310mm 225mm45mm 三种 。卷 盒设 3 个 装订立 柱， 装订 立柱中

25、心距 左边 内 沿 15mm ，下装 订立 柱距 卷盒 底边 54mm ， 中间 装订 立柱 距上 、 下装 订立 柱 （ 从装 订立 柱中心 算起 ）83mm， 装订 立柱直 径 为 4mm 。 卷 盒 背 脊 标签规 格相 应调 整 为 310mm 22mm、310mm 32mm 和 310mm 42mm 三种 。 “ 干部人 事档 案” 字样 为楷 体 72 磅， “正 本” 字样 为小 初号宋 体， 颜色 为正 红色 ；卷盒 为浅 黄色 。 B.3 人事档 案 袋 人 事档案袋 规格按照A4 纸型 相应调整 为：320mm 235mm 30mm 、320mm 235mm 40mm 和3

26、20mm 235mm 50mm 三种 。 材料质 量： 可根 据条 件选 用牛皮 纸。 袋面项 目： “人 事档 案袋” 、 “姓名 ” 、 “ 制作 单位 ” 。 字体和 字的 颜色 与档 案卷 面相同 。 “ 单位 ”在 “姓 名 ”下边 ，各 项目 字间 距离 参照档 案卷 面安 排。 DB11/T 3008.102018 7 参 考 文 献 1 干部 档案 工作 条例 1991 年 4 月 2 日 中 共 中 央 组 织 部 、 国 家 档 案 局 组通字199113 号 2 企业 职工 档案 管理 工作规 定 1992 年6 月9 日 劳动部、国家档案局 劳力字 199233 号 3

27、 流动 人员 档案 管理 暂行规 定 1996 年 12 月 12 日 中 共中 央组 织部 、人事 部人 发1996 118 号 4 干部 档案 材料 收集 归档规 定 2009 年7 月16 日 中共 中央 组织 部 中 组发2009 12 号 5 关于 做好 文件 改版 涉及干 部人 事档 案有 关工 作的通 知 2012 年6 月5 日 中共 中央 组织 部 组通 字2012 28 号 6 关于 进一 步加 强流 动人员 人事 档案 管理 服务 工作的 通知 2014 年 12 月 中 共中 央组 织部 、 人力资 源社 会保 障部 等五 部门 人社 部发 201490 号 7 人力 资源 社会 保障 部办公 厅关 于简 化优 化流 动人员 人事 档案 管理 服务 的通知 2016 年 5 月 人力资 源和 社会 保障 部办 公厅 人社 厅发 201675 号