文件控制培训.ppt

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1、1,文件控制内容培训培训主导部门:体系课 培训员:吴建成,培训时间:2015年12月 培训地点:会议室,2,什么是文件文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。,文件控制指引,3,文件控制指引,什么是文件一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容,4,制定文件控制程序的目的 规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服务中的有效性和正确性。,文件控制指引,5,文件的适

2、用性:适用于江苏晋伦塑料科技有限公司内与管理体系有关的所有文件和资料的控制,文件控制指引,6,文件的分类及定义手册(一级文件): 描述公司质量/环境方针、质量/环境目标、部门职责、体系结构、程序及质量/环境控制的文件,文件控制指引,7,文件控制指引,文件的分类及定义程序(二级文件): 规定各职能单位为实施质量/环境管理体系要素需采取的活动的文件,8,文件控制指引,文件的分类及定义图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤的文件,9,文件控制指引,文件的分类及定义表单(四级文件): 表格和记录,10,受控文件： 盖有红色“受控”章或要求编号的质量/环境体系相

3、关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受控文件必须经过审批并发行，一般都有红色“受控”印章标识，此类文件必需作发放回收记录,文件控制指引,11,非受控文件： 只用于参考，限于参考使用。不能直接用于生产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导文件，也就是只限于部门内部方便使用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录,文件控制指引,12,外来文件: 包括标准文件、法律法规、客户文件、客户图纸，以“外来受控文件”章标识,文件控制指引,13,文件的分类 管理体系文件共分为9类。它包括以下内容：管理手册、程序文件、工作

4、规范、管理记录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计文件、企业标准,文件控制指引,14,文件的编写,文件控制指引,15,管理手册由管理者代表编写 公司的质量环境管理者代表：张振文,文件控制指引,16,文件的编写程序文件、工作规范、质量计划、作业指导书及相对应的管理记录表单由承担相应管理职能的各單位负责编写,文件控制指引,17,文件的编写设计文件、规格书、企业标准由研发课负责编写,文件控制指引,18,文件控制指引,文件的编写外来文件由营业负责收集、整理并转交相关单位；技术类标准等外来文件由研发课负责收集、整理 。,19,文件控制指引,文件的审核和批准,20,文件控制指引,文件的批准及审核为了预防

5、文件不适宜使用,文件评审时,编制单位人员组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签，并对结果负全责，以确保文件是充分与适宜的 。,21,文件控制指引,文件的批准及审核各级文件应按以下权限进行： 管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准； 工作规范由单位主管/总经理审核，董事长批准； 作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部长批准（但是我们公司均是由董事长批准）； 设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。,22,文件控制指引,文件的发放 发放文件加盖红色“受控”、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘中,2

6、3,文件控制指引,文件的发放范围 管理手册、程序文件的发放范围为各单位主管； 其它文件由发放部门根据需要确定发放范围,24,文件控制指引,文件的归档及销毁经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档； 当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加盖“作废”章，收回的作废文件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁,25,文件控制指引,文件的更改 1、填写文件更改申请单，经原审核人、批准人审核批准后交文控予以实施 ； 2、修改版本，改版后版本号应改写，如原A，改版后应改为B，修改状态同时全为0。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修改状态，即不改版本

7、号的情况）。,26,文件控制指引,文件的评审 评审以后不需更改的文件可继续使用，需要更改的文件应按文件更改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评审的过程应作好相应的记录，以备查考 。,27,文件控制指引,外来文件的控制 收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、存档及发放于相关单位。体系人员人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新,28,文件控制指引,电子文档的管理 所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办/技术部门保存； 顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存,29,文件控制指引,电子文档的管理 电子文档文件名由“文件名称+文件编号+版次”组成。 如有一个文件：编号“文件与记录控制程序_G-PH-A01(L)”， 名称“文件控制程序”。,30,文件控制指引,电子文档的管理 电子文档文件也应要做到及时更新！,31,文件控制指引,文件破损/丢失处理当有文件破损/丢失时，须及时通知发放部门，同时填写文件补发申请单向发放部门申请补发，经发放单位经理同意后补发.文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问题，丢失文件的部门部长和文控员依部门文员管理制度进行处罚外,还必需负相应责任。,32,文件控制指引,文件与记录控制程序,33,文件控制指引,结束谢谢大家！,