DB14 T 698-2012 《林权档案管理规范》.pdf

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1、 ICS 01.140.20 A 14 DB14 山西省 地 方 标 准 DB 14/ T698 2012 集体 林权 制度改革 档案管理规范 文稿版次选择 2012 - 12 - 25 发布 2013 - 01 - 25 实施 山西省质量技术监督局 发布 DB14/ T698 2012 I 目 次 前言 II 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 收集与整理 2 5 归档与移交 3 6 保管与利用 4 附录 A（规范性附录） 山西省集体林权制度改革档案归档范围和保管期限 5 参考文献 10 DB14/ T698 2012 II 前 言 本标准按照 GB/T 1-200

2、9给出的规则起草。 本标准由山西省林业厅提出并归口。 本标准起草单位：山西省林 权服务中心。 本标准主要起草人：成志敏、王玉龙、赵斌清、程宣境、李鲜萍 。DB14/ T698 2012 1 集体林 权 制度改革 档案管理规范 1 范围 本标准规定了 集体 林权 制度改革 档案 管理 的术语和定义、收集与整理、归档与移交、保管与利用等。 本标准适用于山西省 范围内 集体林权制度改革 档案的 管理 。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 11821

3、 照片档案管理规范 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 22 归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 。 3.1 林权 森林、林木和林地的所有权、使用权。 3.2 集体林权 集体经济组织所拥有的 森林、林木和林地的所有权、使用权 。 3.3 集体林权制度改革（以下简称林改） 在坚持集体林地所有权不变的前提下，依法将林地承包经营权和林木所有权，通过家庭承包方式落实到本集体经济组织的农户，确立农民作为林地承包经营权人的主体地位。对不宜实行家庭承包经营的林地，依法经本集体经济组织成员同意，可以通过均股、均利等其他方式落实产权。村集体经济组织可保留少量的集体林

4、 地，由本集体经济组织依法实行民主经营管理。在此基础上，放活经营权、落实处置权、保障收益权。 3.4 集体林权流转（以下简称林权流转） DB14/ T698 2012 2 在不改变林地所有权和林地用途的前提下，林权权利人将其拥有的林权依法全部或者部分转移给他人的行为。 3.5 林改档案 在林改过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。 4 收集与整理 4.1 原则 档案收集应及时、齐全、完整、准确。整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4.2 分类 按照林改文件材料的性质和载体，设立综合类、资源 调查类、确权类、

5、林权流转类、争议调处类、声像类、电子类等类别。 4.3 归档范围 4.3.1 综合类 涉及林改的各种会议材料、文件、计划、实施意见、宣传、检查、汇报、总结等文件材料，由主办单位按文书档案归档保存。 4.3.2 资源调查类 森林资源调查图表、林权勘界图表、汇总清册、统计表等，由县级以上林业行政主管部门、乡（镇）人民政府、村委会分别归档保存。 4.3.3 确权类 明晰产权过程中的调查图表、清册、村级实施方案、合同协议、村民代表大会纪录、决议、公示材料，以及林权登记申请表、林木林地权属证明文件、现场勘验认界材料、宗地附图、核准文件、林权登记 台帐等权属登记发证原始材料，林权管理信息系统的备份等，由县

6、级林业行政主管部门、乡（镇）人民政府、村委会分别归档保存。 4.3.4 林权流转类 4.3.4.1 变更（或抵押）登记类 林权变更（或抵押）登记申请表、流转合同、 森林资源资产评估报告、林权证复印件、村民委员会的书面意见、乡（镇）人民政府的书面审核意见、双方身份证明材料等，由县级林业行政主管部门归档保存 。 4.3.4.2 备案类 林权 流转合同、林权证复印件、村民委员会的书面意见、双方身份证明材料等，由村委会和乡镇人民政府备案归档。 DB14/ T698 2012 3 4.3.5 争议调处类 林权争议调处过程中的来信来访、调查取证、调解仲裁及判 决文书等材料，由县级以上林业行政主管部门、受理

7、机关（单位）归档保存。 4.3.6 声像类 林改过程中产生的声音、图像（图片）、视频等声像资料，由县级以上林业行政主管部门归档保存。 4.3.7 电子类 林改过程中形成的电子类文档、表格、数据及操作平台等资料，由县级以上林业行政主管部门归档保存。 4.4 保管期限 林改档案保管期限分为永久、定期两种。定期分为 30年、 10年。各类林改档案的保管期限 应符合 附录 A的要求 。 4.5 质量要求 4.5.1 纸质材料 4.5.1.1 归档的文件材料应为原件，因特殊原因留存复制件的，应由制文单位核准签章，并注明原件存放处。 4.5.1.2 归档的文件材料应当 字迹工整、数字准确、图样清晰、手续完

8、备。 4.5.1.3 归档材料应当使用碳素、黑蓝墨水等不易褪色的书写材料，热敏纸打印件应复制保存。 4.5.1.4 纸张、装订材料等应当符合档案保护要求。 4.5.2 非纸质材料 4.5.2.1 录音、录像材料应保证载体的有效性。电子文件和林权管理信息系统（ GIS）数据及航片应使用不可擦写性光盘保存，同时应制成纸质文件归档保存。 4.5.2.2 照片和图片应附简要文字说明，包括时间、地点、人物、事由和参见号。 4.6 档案整理 4.6.1 以“件”为单位整理的应装订整齐、页码齐全、排序合理，保管期限划分准确，文件与档案盒上档号齐全，盒内备考表填制规范；以“卷”为单位 整理的，应组合科学，排列

9、有序，档号齐全，案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范，卷内无金属物，装订整齐。 4.6.2 综合类档案应按文件材料的形成规律，按“件”或“卷”装订。 4.6.3 资源调查类、确权类、林权流转类、争议调处类材料按户或内容的成套性装订。 4.6.4 电子文件按照 GB/T 18894 整理归档，照片和图片按照 GB/T 11821 整理归档。 5 归档与移交 5.1 归档时间 综合类、资源调查类、声像类、电子类材料按年度归档，于次年 6月底前归档；确权类、林权流转类、争议调处类材料在办理完毕 1个月内完成归档。 DB14/ T698 2012 4 5.2 移交时间 林改档案完全形成后，应 将全部

10、原始档案及时移交同级国家综合档案馆，并按规定办理移交手续，县级以上林业行政主管部门、乡（镇）人民政府及村委会应复制留存。 6 保管与利用 6.1 保管设施设备 6.1.1 县级林业行政主管部门应专设林改档案库房，购置档案专柜及相应的设施设备，做好防火、防盗、防高温、防潮、防光、防污染、防鼠、防蛀等工作，确保档案安全。保管环境按照有关档案库房技术管理规定执行。 6.1.2 乡（镇）人民政府、村委会应配备档案专柜 ,指定专人进行保管。对不具备档案安全保管条件的村，由乡（镇）人民政府代为保管。 6.2 利用 林改档案除国家规定应当保密的外，按照有关规定 ，为社会提供利用服务。在提供档案利用服务时，不

11、得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。 A DB14/ T698 2012 5 A B 附 录 A （规范性附录） 山西省集体林权制度改革档案归档范围和保管期限 山西省集体林权制度改革档案归档范围和保管期限应符合表 A.1的要求。 表 A.1 山西省集体林权制度改革档案归档范围和保管期限 序号 归档文件 保管期限 1 县级以上林业行政主管部门 1.1 综合类 1.1.1 上级下发的重要 决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、批复、函 件等 永久 1.1.2 上级召开的重要会议材料（文件、讲话、决议、纪要 、典型材料 等） 永久 1.1.3 上级召开的一般性会

12、议材料（文件 、 讲话、典型材料 等 ） 30年 1.1.4 林改工作中与上级往来的其他有保存价值的文件材料 10年 1.1.5 本 级 林改机构设置、启用印章、人事任免、通报表彰等 永久 1.1.6 本 级 林改 实施意见、 工作方案 、 请示与批复 等 永久 1.1.7 本 级 林改重要会议材料（文件、领导讲话、决议、纪要、记录等 ） 永久 一般性会议材料（讲话、典型材料、会议文件） 10年 1.1.8 本 级 林改宣传、培训 材料 永久 1.1.9 本 级 林改经费安排使用文件 永久 1.1.10 本 级 林改工作计划、调研报告、工作总结、汇报材料 年度的 永久 其他的 10年 1.1.

13、11 本 级 林改工作重要活动的文件材料、调研、检查验收资料 永久 1.1.12 本 级 林改工作典型材料 30年 1.1.13 林改动态、简报、信息、情况通报等 10年 1.2 资源调查类 1.2.1 本 级 森林资源调查表、集体林地林木调查表 永久 DB14/ T698 2012 6 1.2.2 人口现状登记表、林权现状登记表 永久 1.2.3 有争议的森林、林木、林 地现状调查材料 永久 1.3 确权类 1.3.1 林权登记台帐、林权现场勘查图表资料、林权登记代码文件 永久 1.3.2 林权公示表、勘界确权调查表、勘界确权图、现场勘界 确认 材料 永久 1.3.3 林权登记申请表 永久

14、1.3.4 林权证发放登记表 永久 1.3.5 林 地 分布图 永久 1.4 林权流转类（变更或抵押登记类） 1.4.1 林权变更（或抵押）登记申请书 永久 1.4.2 林权流转（或抵押）合同 永久 1.4.3 森林资源资产评估报告 永久 1.4.4 出让方依法取得的林 权证复印件 永久 1.4.5 村民委员会的书面意见 永久 1.4.6 乡（镇）人民政府的书面审核意见 永久 1.4.7 双方身份证明材料 永久 1.4.8 其他法律法规规定应当提供的材料 永久 1.5 争议 调处类 1.5.1 调解过程形成的原始记录、双方当事人提交的证明材料 永久 1.5.2 调解申请书及附图、双方当事人达成

15、的调解协议书 永久 1.5.3 人民政府依法调解的意见书、批复、处理决定等材料 永久 1.5.4 人民法院的判决书、裁定书、调解书、确认书等材料 永久 1.6 电子 、 声像类 1.6.1 林权管理信息系统 软硬件环境 、数据、图表、文字等电子文件 永久 1.6.2 林改过程中形成的照片、录音、录像资料 永久 2 乡（镇）人民政府 2.1 综合类 2.1.1 上级下发的重要 决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、批复、函 件等 永久 DB14/ T698 2012 7 2.1.2 本 乡镇成立林改工作领导组、林改办公室、督 查 组等文件 永久 2.1.3 本乡镇 林改调研材料

16、30年 2.1.4 本乡镇林改方案的请示与批复 永久 2.1.5 本乡镇林改实施方案 操 作程序（工作流程）等 永久 2.1.6 本乡镇各村组林改方案、请示与批复 永久 2.1.7 本乡镇林改会议记录 永久 2.1.8 林改经费安排使用文件 永久 2.1.9 本乡镇林改宣传、培训资料 10年 2.1.10 本乡镇林改工作总结、汇报材料 年度的 永久 其他的 10年 2.1.11 本乡镇林改动态、简报、信息、情况通报等 10年 2.1.12 本乡镇林改工作重要活动的文件材料、调研、检查验收资料 永久 2.2 资源调查类 2.2.1 林改基本情况调查统计表 永久 2.2.2 林改前林权证登 记调查

17、统计表 永久 2.2.3 林改前林权证认定公示表 永久 2.2.4 林改前集体林业用地面积统计表 永久 2.2.5 林改调查摸底勘界调查表 永久 2.2.6 林改进度统计表 永久 2.2.7 林地、林木 评估报告 永久 2.2.8 各 村行政界确认图 永久 2.2.9 林业用地区划图 、面积调查资料 永久 2.2.10 林 地 分布图 永久 2.2.11 集体林中已改和未改的林地调查材料 永久 2.2.12 有争议的森林、林木、林地状况调查材料 永久 2.3 林权流转类（备案类） 2.3.1 流转合同 永久 DB14/ T698 2012 8 2.3.2 出让方依法取得的林权证复印件 永久 2

18、.3.3 森林资源资产评估报告 永久 2.3.4 村民委员会的书面意见 永久 2.3.5 双方身份证明材料 永久 2.4 争议 调处类 2.4.1 林权争议的来信来访材料 永久 2.4.2 调解过程形成的原始记录、双方当事人提交的证明材料 永久 2.4.3 调解申请书及附图、双方当事人达成的调解协议书 永久 2.4.4 人民政府依法调解的意见书、批复、处理决定等材料 永久 2.4.5 人民法院的判决书、裁定书、调 解书、确认书等材料 永久 2.5 电子 、 声像类 2.5.1 林权证管理信息系统 软硬件环境 、数据、图表、文字等电子文件 永久 2.5.2 林改过程中形成的有保存价值的照片、录音

19、、录像资料 永久 3 行政村 3.1 综合类 3.1.1 村两委会、村民会议或村民代表会议及有关林改工作的记录 永久 3.1.2 林改实施方案 （林地承包方案） 、请示及批复 永久 3.1.3 参加林改人员公示表（附独生子女户和双女户的证明材料） 永久 3.1.4 林地分配抓阄情况登记表 永久 3.1.5 林改领导 组、评估小组、检查小组名单及职责 永久 3.1.6 林改验收申请及上级验收意见 永久 3.1.7 林改工作总结 永久 3.1.8 各种公示材料 永久 3.1.9 林改宣传、培训材料 10年 3.2 资源调查类 3.2.1 林地 基本情况调查统计表 永久 3.2.2 林改前林权证调查

20、统计表 永久 3.2.3 林改前林权证认定公示表 永久 DB14/ T698 2012 9 3.2.4 林改前 集体林地 权属现状 调查 统计表 永久 3.2.5 林改 调查摸底 勘界表 永久 3.2.6 森林资源 评估报告 永久 3.2.7 村行政界确认 图 永久 3.2.8 集体林地资源 分布图 永久 3.2.9 有争议的森林、林木、林地状况调查材料 永久 3.3 确权 类 3.3.1 林权证明、权 属来源 资料、承包合同、流转合同、股权协议等 永久 3.3.2 集体林地承包结果登记及公示表 永久 3.3.3 林地承包合同 永久 3.3.4 林 权 登记申请表 永久 3.3.5 宗地勘验表

21、 永久 3.3.6 林权证发放登记表 永久 3.4 林权流转类 3.4.1 流转合同 永久 3.4.2 出让方依法取得的林权证复印件 永久 3.4.3 森林资源资产评估报告 永久 3.4.4 村民委员会的书面意见 永久 3.4.5 双方身份证明材料 永久 3.5 电子 、 声像类 3.5.1 林改 过程 中形成的照片、录音、录像材料 永久 3.5.2 勘界影像图 永久 3.5.3 各 类 电子文件 永久 DB14/ T698 2012 10 参 考 文 献 1 中华人民共和国档案法 2 中华人民共和国档案法实施办法 3 山西省档案管理条例 4 中共中央 国务院关于全面推进集体林权制度改革的意见（中发 2008 10号， 2008年 6月 8日） 5 档案库房技术管理暂行规定（国档发 1987 19号， 1987年 8月 29日） 6 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令 8号， 2006年 12月 18日） 7 国家林业局 国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见（林策发 2007 61号，2007年 3月 9日） 8 山西省集体林权制度改革档案管理办法（晋档字 2012 18号， 2012年 3月 16日） _