电脑文件管理.ppt

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1、电脑文件管理培训,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,为什么要管好电脑文件？,工欲善其事 必先利其器,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,这些悲催的情况有木有？老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了电话的一端客户的资料怎么也找不到？应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,电脑文件最容易乱的地方在哪里？,系统中用户的文件夹 有木有？,我的文档 有木有？,桌面 有木有？,个人下载目录 有木有？,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,理想中文件是什么样呢？,存放方便、查找便

2、捷,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件管理的本质？,科学分类、命名规范,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,对无用文件清理你做到了吗？,对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理！,有用文件,无用文件,进行整理！,果断删除！,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,对有用文件整理你做到了吗？,对同一个有用的不同版本的文件，确认后保留一个最终版本！,有效版本,多余版本,保留归档！,确认删除！,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机，包括在办公室、家中等，每个使用的

3、人都会建立一些属于自己的文件，有各种内容和各种格式。随着时间的延长，日积月累，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都可能有一套自己的切实可行的办法，我也见过许多人的文件管理方式，发现还有很多人管理文件的方式和方法不是很恰当，不够清晰和明了，当你打开他的计算机时，看到桌面上文件到处都是，硬盘和目录中到处是文件和大量目录，进入目录后，即使是WORD文件而从文件名字也根据看不出来是什么内容。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,总结了一下，综合起来大概有以下几个方面的问题：1、不会起文件名2、不会建文件夹 3、不良习惯,点击添加文本,点

4、击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,专用名词的解释 硬盘-一棵树 分区-大的枝桠 文件夹-分枝 子文件夹-小枝桠 文件-树叶,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件管理的真谛在于文件方便、快速提取、科学地分类、规范化命名是文件管理的精髓所在,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件管理的目的便于查找 保持电脑桌面的清洁 规范文件名 规范文件夹结构,某一个文件所在的地方：分区/文件夹/子文件夹/文件名,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件规范化命名目的沟通的需要让接收方一眼明白文件的主题索引的需要方便快速检索到所需要的文件回溯

5、的需要区分版本并随时回溯以前版本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,2013.xls,文件规范化命名分析,部门年终总结.xls,员工工资表.xls,不能反映文件的主题,不能反映文件的归属部门,不能反映文件归属时期,错误原因,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,2013.xls,文件规范化命名模板,部门年终总结.xls,员工工资表.xls,2013年年度培训计划表,2013年人事行政部门年终总结,2013年12月份员工工资表,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,电子文件三要素,电子文件,文件文件文件文件文件文件文件文件文件,怎样快递

6、找到文件,文件怎样 存放才好,文件存放路经、文件保存属性、电子文件分类,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件与文件夹,文件 电脑中各种数据的表现方式就是文件。文件的各类很多，但其外观都是由文件图标和文件名称组成，其中文件名称由文件名和扩展名（包括小黑点）两部分组成。,文件夹 文件夹的作用是存放文件或其他文件夹。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件夹,文件,文件可以是文字、图形、图像、声音等，也可以是一个程序。每个文件必须有名字，操作系统对文件的组织和管理都是按文件名进行的。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,电脑合理区分

7、电脑硬盘中有C、D、E、F四个硬盘，我们可以将它们标准规划为：,C：操作系统盘,D：应用软件盘,E：工作文件盘,F：私人文件盘,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件夹结构的建立根据文件的不同内容信息及类型建立合适的阶梯结构，将同类型的文档存放于相同的文件夹,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件夹合理结构,适合的文件夹 科学的分类,适中的层级数 结构的深度,控制文件夹与文件的数目,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,针对于工作盘（E盘）进行讲解,我们可将E盘中的文件夹的结构分级分为三等： 一等：一级目录（文件夹） 二等：二级目录

8、（文件夹） 三等：文件,注：文件夹的数目不宜过多，过多的分级会造成操作上的不便，也不便于记住文件夹的结构！,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件命名原则使自己和工作组的每一个成员能够方便的理解每一个文件的意义。 名称在能知道意义的情况下越短越好。 当我们在文件夹中使用“按名称排例”的命令时，同一种大类的文件能够排列在一起，以便我们查找、修改、替换等操作。 电脑排序时会按照文件名称从左到右的顺序进行排列。主题+部门+日期 部门+主题+日期日期+主题+部门 日期+主题,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,6个原则文件夹结构分级不超过三级 同级别文件夹不超

9、过15个 文件夹中文件不超过50个 文件夹名称统一字数（48个字符） 办公文件命名适用这种型式的命名主题+部门+日期 图片命名适用这种形式的命名日期+主题,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,定期归档 1.发辉快捷方式的便利：如果我们经常要快速访问文件或文件平面，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你想要的地方。 2.定期归档文件：将电脑保持在无垃圾文件、桌面整 洁的状态 3.发挥E盘的作用：能快速的找到自己想要的文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,看看你的电脑中计算机的文件，到底有哪些，一个一个的找出来。 将这些文件按文件命名

10、原则重新命名。 根据文件类别设置文件夹名称参考文件夹名称设置原则。 设置文件夹层次类别。 将文件放入新设置文件夹中。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,那么通过上面的讲述 怎样保持电脑文件景然有序？,结构,命名,归档,建立完善的文件结构,规范化地命名文件夹,周期性地将文件归档,1,2,3,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,培养每天清洁的良好习惯,1.下载软件 下载时，把软件存放并安装在规划好的盘中 2.安装软件 卸载软件后要到软件安装盘中将目录彻底删除,1.下载资料 下载的各种资料放在临时文件夹 2.归档资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件

11、夹中,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,电脑的空间因整理变大！生活的空间因清理变宽！思想的空间因总结变扩！,理,整理电脑,清理环境,管理工作,总结思想,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,科学的电脑文件管理带来什么！,高效 工作,优秀 成绩,避免 失误,良好 状态,个人 品牌,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,科学的管理电脑文件让我们的工作更轻松和效率更高！,看，这就是我要找的文件！,访问快捷 清晰导航,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件管理的最大问题在于：贵在坚持： 人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持

12、好习惯,光说不练 假把式真把式 永远是又会说又会练,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,分享,经验1：听话的文件名文件名或目录中的数字如果采用阿拉伯数字会使计算机显示时按数字大小顺序显示。会更有利于计算机显示的排序，不会出现显示顺序混乱的问题。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,分享,经验2：操作方便与文件安全兼容有的时候，文件已经放入其本身的分类目录中，而又经常编辑，反复到原始目录中去找，很浪费时间，可以采用将其选中，右击选择“发送快捷方式到桌面”，文件夹或其他计算机通过网络共享过来的也可同样建立快捷方式，这样既方便使用又便于分类存放。,点击添加文本

13、,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,分享,小经验3：方便另类的移动存储如今网络存储的方式也多种多样了，像360云盘，百度云、钉盘等等。大家可以利用这些网络存储的方法来存储资料。不管走到哪只要一键登录就可随时查看资料了。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,分享,小经验4：经常整理计算机经常整理自己的计算机，整理自己的文件夹，删除系统垃圾文件，不会影响系统的运行，并有利于系统的稳定和快速运行，至少下面文件名的文件是可以可安全删除的，他们都是临时文件：*.tmp，*.*。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,分享,小经验5：经常升级计算机杀毒软件经常

14、升级杀毒软件会及时有效的阻止计算机病毒对计算机的入侵，很大程度的避免了因计算机病毒的入侵造成的文件被破坏、文件丢失、系统瘫痪和系统崩溃，所以及时有效的升级计算机杀毒软件就等于是给计算机上了一道安全锁。综上所述，切实有效的管理计算机文件对大家在工作和生活上所起到的作用和成效是巨大的。,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,分享,小经验6：文件一定要进行备份很多人做文件的时候经常习惯不备份，假如一不小心Delete了怎么办，这个找回的方法当然是相当容易的，但是当你按了这两个快捷键Shift+Delete的时候你还能到回收站还原吗？答案相信大家都知道是否定的，所有用网络存储或是U盘存储的方式进行备份是很有必要的。,电脑文件管理培训,谢谢各位的聆听！ Thank You!,