DB32 T 4317-2022 高速公路建设、营运、养护档案综合管理规范.pdf

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1、 ICS 01.140.20 CCS A 14 32 江苏省地方标准 DB 32/T 4317 2022 高速公路 建设、营 运、养护 档案 综合管理 规范 Specification for the comprehensive management of expressway construction,operation and maintenance archives 2022-07-19 发布 2022-08-19 实施 江苏省市 场监督 管 理局 发 布 DB 32/T 4317 2022 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术 语和 定义.2 4

2、总 体原 则和 要求.3 5 组 织与 管理.3 6 高 速公 路建 设、营运、养护文 件形 成与 归档.4 7 高 速公 路建 设、营运、养护档 案综 合管 理.8 8 高 速公 路建 设、营运、养护档 案信 息化 建设.11 附录A（规 范性）高速 公路经 营管 理单 位建 设、营运、养护 文件 归档 范围 及保管 期限.20 附录B（资 料性）高速 公路档 案综 合管 理规 范用 表.45 附录C（资 料性）高速 公路档 案数 字化 流程 及管 理登记 表.50 附录D（资 料性）高速 公路电 子文 件与 电子 档案 管理规 范用 表.55 DB 32/T 4317 2022 II 前

3、言 本文件 按照GB/T 1.1 2020 标准 化工 作导则 第1 部分：标准化 文件 的结构 和起草 规则 的规 定起草。请注意 本文 件的 某些 内容 可能涉 及专 利，本文 件的 发布机 构不 承担 识别 专利 的责任。本文件 由江 苏省 档案 局 提 出并 归 口。本文件 起草 单位：江 苏交 通控股 有限 公司、南 京大 学、江 苏省 档案 馆。本文件 主要 起草 人：黄 玲 玲、吴建 华、孙鹏、李 梦娇、张 西亚、左 永辉、姚 森林、栾 宁丽、桂 若棣、孙明霞、张 帆、张凤 霞、汤海学、缪 红亚、肖 太琴。DB 32/T 4317 2022 1 高 速公路 建设、营 运、养 护档

4、案 综 合管理 规范 1 范围 本文件 确立 了高 速公 路建 设、营 运、养护 档案 管理 工作的 总体 原则 和要 求，规定了 其组 织管 理、文件形成 与归 档、档案 综合 管理以 及档 案信 息化 建设 的要求。本文件 适用 于高 速公 路建 设、营 运、养护 档案 的综 合管理 工作。2 规范性 引用 文件 下列文 件中 的内 容通 过文 中的规 范性 引用 而构 成本 文件必 不可 少的 条款。其 中，注日 期的 引用 文件，仅该日 期对 应的 版本 适用 于本文 件；不注 日期 的引 用文件，其 最新 版本（包 括所有 的修 改单）适 用 于 本文件。GB/T 9704 党 政机

5、 关公 文 格式 GB/T 10609.3 技术 制图 复制图 的折 叠方 法 GB/T 11821 照 片档 案管 理规范 GB/T 11822 科 学技 术档 案案卷 构成 的一 般要 求 GB/T 18894 电 子文 件归 档与电 子档 案管 理规 范 GB/T 26163.1 信息 与文 献 文 件管 理过 程 文 件元 数据 第1部分:原则 GB/T 29194 电 子文 件管 理系统 通用 功能 要求 GB/T 31914 电 子文 件管 理系统 建设 指南 GB/T 39784 电 子档 案管 理系统 通用 功能 要求 CJJ/T 117 建 设电 子文 件 与电子 档案 管理

6、 规范 CJJ/T 187 建 设电 子档 案 元数据 标准 DA/T 18 档案 著录 规则 DA/T 22 归档 文件 整理 规 则 DA/T 28 建设 项目 档案 管 理规范 DA/T 31 纸质 档案 数字 化 规范 DA/T 46 文书 类电 子文 件 元数据 方案 DA/T 47 版式 电子 文件 长 期保存 格式 需求 DA/T 48 基于XML 的 电子 文件封 装规 范 DA/T 50 数码 照片 归档 与 管理规 范 DA/T 54 照片 类电 子档 案 元数据 方案 DA/T 56 档案 信息 系统 运 行维护 规范 DA/T 63 录音 录像 类电 子 档案元 数据

7、方案 DA/T 77 纸质 档案 数字 复 制件光 学字 符识 别（OCR）工作规 范 JGJ 25 档 案馆 建筑 设计 规范 DB32/T 1086 江苏 省高 速 公路建 设项 目档 案管 理标 准 DB 32/T 4317 2022 2 3 术语和 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 文件。建设文 件与 建设 档案 3.1 3.1.1 建设文 件 records for construction 建设项 目自 立项 开始 至竣 工验收 全过 程中 形成 的具 有保存 和查 考利 用价 值的 文字、图表、声 像 等 不同形式 与载 体的 真实 记录。3.1.2 建设档 案 archiv

8、es for construction 经规范 整理 并归 档的 建设 文件。营运文 件与 营运 档案 3.2 3.2.1 营运文 件 records for operation 在营运 管理 和营 运信 息化 管理等 营运 活动 过程 中形 成的以 及与 工程 营运 计划、组 织、指 挥、协 调 和控制活 动相 关的，具 有保 存和查 考利 用价 值的 文字、图表、声 像等 不同 形式 与载体 的真 实记 录。3.2.2 营运档 案 archives for operation 经规范 整理 并归 档的 营运 文件。养护文 件与 养护 档案 3.3 3.3.1 养护文 件 records f

9、or maintenance 在养护 活动，包 括检 测、设计、咨询、监理、施工、交竣工 验收 及评 估等 工作 环节过 程中 形成 的以及与工 程养 护管 理相 关的，具有保 存和 查考 利用 价值 的文字、图表、声像 等不 同 形式与 载体 的真 实 记 录。3.3.2 养护档 案 archives for maintenance 经规范 整理 并归 档的 养护 文件。科研文 件与 科研 档案 3.4 3.4.1 科研文 件 records for scientific research 在科研 项目的 立项 论证、研究实 施及过 程管 理、结 题验收 及绩效 评价、成果 管理等 过程中

10、形成 的，具有保 存和 查考 利用 价值 的文字、图 表、声像 等不 同形式 与载 体的 真实 记录。3.4.2 科研档 案 archives for scientific research 经规范 整理 并归 档的 科研 文件。高速公 路电 子文 件与 电子 档案 3.5 3.5.1 高速公 路电 子文 件 electronic records for expressway 高速公 路建 设单 位、管理 单位及 其他 相关 单位 在高 速公路 建设、营 运、养护、科研 四个 过程 中，通过计算 机等 电子 设备 形成、办理、传 输和 存储 的 数 字格式 的各 种信 息记 录。3.5.2 高

11、速公 路电 子档 案 electronic archives for expressway 具有保 存和 查考 利用 价值 并归档 保存 的高 速公 路电 子文件。DB 32/T 4317 2022 3 3.6 高速公 路档 案综 合管 理 comprehensive management for expressway archives 以高速 公路档 案为 对象，涵盖高 速公路 建设、营运、养护 三大业 务模 块，统 筹高速 公路档 案收 集、整理、鉴定、保 管、统计、检索、利 用、编研 八大 工作环 节，实施 档案 标准 化和信 息化 管理，建 立 高 速公路建 设、营运、养 护档 案超前

12、 管理、实 体管 理与 信息管 理的 一体 化管 理机 制。3.7 高速公 路经 营管 理单 位 expressway operation and management units 以高速 公路 营运、养 护为 基本职 能的 管理 单位。4 总体原 则和 要求 总体原 则 4.1 4.1.1 高速公 路档案 管理工 作实 行统一 要求，分级管 理的 原则，维护档 案完整 与安 全，便 于高速 公路经营管 理单 位等 的管 理与 利用。4.1.2 高速公 路档案 管理工 作坚 持根据 实际，明确职 责的 原则。高速公 路经营 管理 单位应 加强高 速公路档案 管理 工作，确 保档 案工作 正常

13、开展。总体要 求 4.2 4.2.1 高速公 路建 设、营 运、养 护 职能活 动中 形成 的具 有保 存价值 的各 种载 体的 文件 应纳入 归档 范围，进行鉴 定并 判定 保管 期限，当职 能活 动增 减时 应根 据相应 情况 动态 调整 归档 范围与 保管 期限。4.2.2 桥梁、隧道等 结构 物的高 速公路 档案保 管期 限应长 于结构 使用年 限，具体保 管期限 根据现 实 情况适当 调整，原 则上 只延 长，不 短于 本规 定要 求。4.2.3 高速公 路文 件经 过收 集、鉴定、整理 后定 期移 交档 案部门 保存，归 档文 件应 真实、齐全、完整，有合法 有效 的签 名或 盖章

14、，在业 务活 动中 同步 生成，能系 统地 反映 高速 公路 建设、营运、养 护 实 际 状 况及全过 程。4.2.4 应根据 本单位 档案 管理情 况，依 据附录 A，制定并 细化本 单位的 分类 方案，从而与 已有档 案 分类编目 体系对 接。在本文 件实施 之日前 形成 的已归 入其他 类目中 的档 案，以 目录形 式（内 容包 括档 号、题名、保管 期限 等必 要信 息）替 代。4.2.5 在高速 公路建 设、营运、养护业 务过程 中应 重视科 研文件 和档案 的管 理工作。科研 文件和 档 案的管理 工作 参照 科 学技 术研究 档案 管理 规定 执 行。科 研文 件和 档案 根据

15、附录A 的相 关内 容，作 为 高速公路 建设、营 运、养护 文件和 档案 的组 成部 分统 一管理。4.2.6 高速公 路经营 管理 单位下 属单位 每年向 高速 公路经 营管理 单位移 交档 案时，可根据 实际情 况 只提交案 卷目 录，两年 后再 向高速 公路 经营 管理 单位 档案部 门移 交档 案。电子 档案在 电子 档案 管 理 系 统 运行后按 设定 规则 通过 归档 接口实 现实 时移 交，确保 来源可 靠、程序 规范、要 素合规。4.2.7 应开展 业务系 统归档 功能 建设及 电子档 案管理 平台 建设，建立健 全符合 国家、省级 有关规 范的档案信 息化管 理体系，确 保

16、纸质 档案与 电子 文件、电子档 案，特 别是 涉密档 案的实 体安全、信 息安全、环境安 全，保证 其真 实有 效、可 控可 读。4.2.8 应建立“人防、物防、技 防”三位 一体 的防 范体 系，建 立符 合“九 防”要求，即“防水、防火、防盗、防虫、防 高温、防潮、防强 光、防鼠、防尘”的 档案室，配 备适 合档 案工 作需要 的硬 件设 施 设 备。4.2.9 应建立 健全 突发 事件 档案 安全应 急处 置机 制。5 组织与 管理 DB 32/T 4317 2022 4 组织建 设 5.1 5.1.1 应建立 档案 工作 责任 制，明 确档案 岗位 及人 员的 职责 与要求，做好 高

17、速 公路 文件 及档案 的收 集、整理和 归档 等工 作。5.1.2 高速公 路档案 管理人 员应 具备档 案专业 知识和 技能，具有 档案专 业知识 技能 培训经 历，定 期参与培训，并 了解 建设、营 运、养 护管 理和 相关 工程 专业知 识。5.1.3 应将建 设档案 的接收 和营 运、养 护文件 的形成、收 集、整 理、归 档工作，同 建设、营运、养护工作流 程、进 度计 划、阶 段建设 目标、考核 与竞 赛、评定与 验收 等相 结合，同步部 署档 案工 作目 标、计划与要 求，同步 实施 档 案 管 理、档 案检 查与 考核、监督 整改与 纠偏，直 至达 到档 案 工作既 定目 标

18、与 要求。5.1.4 应将文 件的形 成、收 集、整理、归档工 作纳入 绩效 考核，将重大 项目档 案工 作与资 金拨付 审签管理相 关联，建 立并 不断 完善档 案管 理制 度，明确 岗位职 责划 分，奖优 罚劣，确保 档案 的齐 全完 整。5.1.5 高速公 路档案 管理人 员应 参加工 作例会、重大 会议 和活动、阶段 性检查、竣 工验收 等建设、营运、养 护活 动中 的重 要工 作。管理职 责 5.2 5.2.1 应配备 专职 或兼 职档 案管 理人员 负责 收集 和保 管建 设、营 运、养护 工作 过程 中形成 的文 件。5.2.2 应按照 本文件 的要 求和工 作实际，修订 符合

19、本单位 实际的 高速公 路文 件归 档 范围与 档案保 管 期限表。5.2.3 应完成 高速公 路文件 的收 集、整 理、归 档工作，确 保所提 供的文 件完整、准 确、系 统、有 效和规范。5.2.4 应定期 对电子 文件归 档进 行真实 性、可 读性检 查，对存在 持续可 读性风 险的 电子档 案进行 长期保存管 理，定期 形成 电子 档案检 测报 告。5.2.5 应与建 设单位 建立协 同工 作机制，共同 参与审 查建 设文件 归档的 完整性 和整 理的规 范性、系统性，为 建设 档案 的后 续管 理对接 创造 有利 条件；高 速公路 经营 管理 单位 负责 所辖高 速公 路建 设档 案

20、 的 接收、整 理、保管、鉴 定、统计、利用 工作。5.2.6 高速公 路经营 管理单 位下 属单位 负责营 运文件 的形 成、收 集、整 理、归 档工 作，高 速公路 经营管理单 位负 责营 运档 案的 接收、整理、保 管、鉴定、统计、利 用工 作。5.2.7 各设计、检测、施工、监 理单位 及高速 公路经 营管 理单位 下属单 位按照 要求，完成 养护文 件的收集、整理、归 档工 作，按 时向上 一级 单位 或高 速公 路经营 管理 单位 移交；各 高速公 路经 营管 理单 位 负责养护 档案 的接 收、整理、保管、鉴 定、统计、利 用工作。5.2.8 高速公 路经营 管理单 位负 责所承

21、 担科研 项目的 科研 文件的 形成、收集、整理、归档 工作以 及科研档案 的接 收、整理、保 管、鉴 定工 作。档案检 查 5.3 5.3.1 应至少 每年 度开 展一 次档 案检查 工作，确 保帐 实相 符。5.3.2 应接受 和配合 上级档 案部 门组织 实施档 案检查，报 送自我 检查情 况，并 在上 级档案 部门的 督促指导下 制定 相应 的整 改措 施。5.3.3 应每年 定期开 展对 营运、养护业 务部门 及高 速公路 经营管 理单位 下属 单位的 档案工 作的检 查，并就档 案检 查结 果提 出整 改建议。6 高速公 路建 设、营运、养 护文件 形成 与归 档 建设文 件形 成

22、与 归档 6.1 DB 32/T 4317 2022 5 建设文 件的 形成 与归 档工 作应符 合DB32/T 1086 的 规 定。营运、养护 文件 形成 6.2 6.2.1 应在营 运、养护 活动 中按 照有关 程序 和要 求形 成归 档文件 材料。6.2.2 营运、养护文 件应格 式规 范、内 容准确、清 晰 整洁、编号 规范、签字及 盖章 手续完 备并满 足长期保存 要求。营运、养护 文件 积累 6.3 6.3.1 文件收 集、积 累范围 包括 高速公 路建设 过程中 形成 的对营 运、养 护工程 管理 工作有 参考利 用价值的文 件，以 及高速 公路 经营管 理单 位在 管理 过程

23、 中形成 的与 营运、养 护工 作有关 的、具 有保 存 利 用 价值的文 件。6.3.2 应将附 录 A 中 明确 的归 档 范围内 以及 高速 公路 经营 管理单 位自 行细 化的 归档 范围内 的营 运、养护文件 收集 齐全，确 保完 整。6.3.3 应按照 有关规 定，收集、积累本 单位在 高速 公路建 设、营 运、养 护过 程中形 成、办 理的文 本、图像、音频、视频、多媒 体等不 同形 式的 应归 档电 子文件，并 进行 真实 性、完整性、可 用性 及安 全 性 检测。6.3.4 在电子 文件形 成、办 理过 程中，应采集 必要的 背景、结构、签署、时间、业 务行为 等元数 据，元

24、数据 各要 素应 符 合DA/T 46、CJJ/T 187、DA/T 54、DA/T 63 的规 定。6.3.5 收集、采集、积 累的 应归 档电子 文件 及其 元数 据格 式，应 符 合 DA/T 47、DA/T 48、CJJ/T 187、GB/T 18894、CJJ/T 117 的规定。营运、养护 文件 整理 6.4 6.4.1 文件组 织 6.4.1.1 营运、养护 文件 应参 考附 录 A 进行 科学 分类，合 理 组卷，遵循 文件 材料 的形 成规律，保 持 文件材料 之间 的有 机联 系，区分不 同价 值，便于 保管 和利用。养 护文 件应 遵循 成套性 原则 组卷。养 护 文 件

25、的整理 组卷 应符 合GB/T 11822、DA/T 28、DB32/T 1086 的 规定。具 体要 求如 下：a)立 项 文件、招投 标文 件、合 同 文件、工程 交（竣）工 验 收文 件、安 全管 理 文件 等 有关 文件材料由高 速公 路经 营管 理单 位汇总，按 问题、时 间等 要素组 卷；b)设计类 文件 按原 有装 订形 式由高 速公 路经 营管 理单 位负责 组卷；c)施工文 件由 施工 单位 负责 汇总，按工 程的 划分 结合 工艺流 程进 行组 卷；d)监理文 件由 监理 单位 负责 汇总，按问 题、时间 等要 素组卷；e)竣工文 件由 施工 单位 以单 位、分 部、分项

26、工程 为单 位组卷。6.4.1.2 应参考 附 录 A 对营 运、养 护文件 进行 初步 鉴别，确 定文件 保管 期限。高 速公 路电子 档案 保 管期限，一般 为永 久、定期（30 年、10 年）。6.4.2 案卷排 列 案卷应 按高速 公路 营运、养护工 作各阶 段排 列，具 体按附 录A规 定的类 目和 次 序进行 案卷排 列，并按案卷 顺序 号装 入档 案盒 内。6.4.3 案卷编 目 案卷编 目相 关具 体式 样应 符合GB/T 11822 的规 定，内容主 要包 括以 下方 面。DB 32/T 4317 2022 6 a)档号的 编制，档号 由目 录 代号、年 度、分类 号、案 卷

27、号组 成，各 项之 间用“-”连 接，档号 构成示意 如下：1)目录代 号：根据 附 录 A 档 案分 类 大类 确定 代号；2)年度：档案 的形 成年 度；3)分类号：附 录 A 暂以 C、X、Y 和 Z 分别 为建 设档 案、营运 档案、养 护档 案和 科研档 案 的分 类 号，高 速公 路 经营 管理 单 位可 根 据自 身已 有 的档 案 分类 方 案自 行调 整 高速 公 路档案的分类 号；4)案卷号：同 一分 类号 下的 案卷流 水号，用 3 位阿 拉 伯数字 标识，不 足 3 位的以 0 补足，如“001”。b)案卷封 面的 编制：1)立卷单 位：指文 件材 料的 组卷单 位；2

28、)起止日 期：指 卷内 文件 材 料形成 的最 早日 期与 最迟 日期，日 期格 式采 用 8 位 阿拉伯 数 字标注；3)保管期 限：填写 其划 定的 保管期 限，分 为10 年、30 年、永久 三种；4)密级：案 卷 内有 涉 密文 件时，密级 依 据国 家有 关 保密 规 定（绝 密、机密、秘密）确定并填写，当同 一案 卷内 有不 同密级 的文 件时，应 以最 高密级 为本 卷密 级；5)案 卷 题名：应简 明、准 确揭 示 卷内 文 件的 内容，应包 括 卷内 文 件的 主要 责 任者（或项目名称）、内 容特 征、文种（或技 术文 件名 称等）；6)档号：由四 级类 目组 成，可用铅

29、笔填 写，其中，一 级类目：目 录代 号，具体 参照附 录 A；二级类 目：年度，填 写 4 位数字；三 级类 目：分类 号，具 体参 照附 录 A；四 级类目：案卷号，同一 分类 号下 的案 卷流水 号，用 3 位 阿拉 伯 数字标 识，不 足 3 位的 以 0 补 足，如“001”。c)卷内目 录 的 编制：1)序号：填写 文件 排列 的顺 序号，用阿 拉伯 数字 从 1 起依次 编写；2)文件编 号：填写 文件 材料 的原始 编号 或图 号，原始 文件没 有编 号的，可 不填 写；3)责 任 者：填 写文 件 材料 的直 接 形成 单 位或 第一 责 任者，可采 取 通用 的标 准 简称

30、，一份文件材料 由两 个单 位共 同形 成的，应填 写两 个单 位的 标准简 称；4)文 件 题名：应填 写 文件 材料 标 题的 全 称，没有 标 题或 标 题不 能 说明 文件 材 料内 容 的，应自拟标 题，并用“”符 号加于 区分；5)日期：应填 写文 件材 料形 成的最 后日 期，格式 采 用8 位阿 拉伯 数字；6)页数：填写 每份 文件 在卷 内所排 的起 止页 号，中间 用“-”隔 断；7)备注：填写 需说 明的 情况。d)卷 内 文件 页 号填 写，应 在有 文 字和 图 样材 料正 面 的右 下 角、反 面的 左下 角，用 阿 拉伯 数字逐页填写，页 号可 使用 铅笔 填写

31、。各卷 之间 不连 续编 页号。e)卷 内 备考 表 应注 明卷 内 文件 的 件数、页数 及图 纸、照 片 的张 数，复 印件 归 入档 案 的原 因和原件 的 存放 地，以 及在 组 卷和 使 用过 程 中需 要说 明 的问 题。备 考 表应 排列 在 卷内 文 件材 料的尾页之后。f)卷盒脊 背应 填写 盒内 案卷 的起止 档号，可 使用 铅笔 填写。g)案卷目 录的 编制：1)序号：填写 登录 案卷 的流 水顺序 号；2)档号、案卷 题名、起 止时 间、保 管期 限填 写方 法 同6.4.3b；3)总页数：填 写案 卷内 全 部 文件的 页数 之和；4)备注：可根 据管 理需 要填 写

32、案卷 的互 见号 或存 放位 置等信 息。DB 32/T 4317 2022 7 6.4.4 案卷装 订 6.4.4.1 案卷装 订顺 序为：案 卷封 面卷 内目 录 文件 材料 备考 表。6.4.4.2 应按照 三孔一 线方 式进行 装订，装订时 应去 掉金属 物、塑 胶、塑 封等 材料，案卷的 组合 厚 度应根据 具体 情况 灵活 掌握，一般 不超 过20mm。6.4.4.3 大于 A3 的 图纸 可不 装订，应符 合 GB/T 10609.3 的 规 定，每 张图 纸应 加盖 档号 章后依 次装 入档案盒。6.4.5 特殊载 体文 件整 理 6.4.5.1 照片文 件管 理应 符 合 G

33、B/T 11821 的 规定。6.4.5.2 数码照 片文件 在刻 录光盘 保存的 同时，应选 择性冲 印出纸 质照片 并连 同说明 一并归 档，相关工作应 符 合DA/T 50 的规 定。6.4.5.3 光盘及 其他实 物载 体以件 为单位 贴上标 签。光盘标 签上应 注明档 号、光盘内 容、编 制单 位、编制人、编 制日 期等，并 做相应 的目 录。6.4.5.4 录音录 像文 件管 理应 符 合DA/T 78 的 规定。营运、养护 文件 归档 6.5 6.5.1 归档原 则 6.5.1.1 凡具有 查考 利用 价值 的营 运、养 护文 件都 应及 时归 档。6.5.1.2 营运、养护文

34、件按 照“谁 形成谁 负责”的原 则，由 营运、养护文 件的 形成单 位或部 门负 责 归档。6.5.1.3 营运、养护 归档 文件 需经 过系统 整理。归 档文 件目 录式样 参见 附 录 B 图 B.1、图 B.2。6.5.1.4 具有保 存价 值的 高速 公路 电子文 件应 经过 收集、鉴 定、整 理后 交档 案 部 门保 存并提 供利 用。6.5.1.5 高速公 路电子 文件 归档和 电子档 案管理 应遵 循全程 管理、前端控 制、统一管 理原则。各 阶 段高速公 路档 案数 字化 管理 登记表 见附 录C。6.5.1.6 应安排 专人主 动收 集照片、录音 录像等 特殊 载体档 案及

35、实 物档案。特 殊载体 档案及 实物 档 案的数量 应与 业务 规模 和工 程规模 相匹 配。6.5.2 归档范 围 6.5.2.1 反映营 运、养护 工作 管理 全过程 的各 种载 体、门类 的文件 都应 收集 归档。6.5.2.2 应根据 附 录A 中 对应 的文 件归档 清单 明确 本单 位的 归档范 围并 予以 实施。6.5.2.3 电子文 件的 归档 范围 和电 子档案 保管 期限 表的 明确 应符 合 GB/T 11821、GB/T 11822 的 规定，并根据 本单 位业 务范 围和 工作性 质，及时 增补、完 整归档，具 体归 档清 单见 附录A。6.5.3 归档时 间 6.5

36、.3.1 营运、养护 管理 类文 件在 次年 6 月底 前连 同目 录归 档。6.5.3.2 项目类 文件 按项 目性 质分 阶段或 项目 完成 后 2 个月 内连同 目录（审 计类 文件 等报告 出具 后 1个月内）归 档。6.5.3.3 对在高 速公路 建设、营运、养护 过程中 办结 的具有 保存价 值的电 子文 件应随 办随归 或定 期 归档，导 入相 应的 电子 档案 管理系 统，并由 本单 位档 案部门 负责 管理。6.5.4 归档方 式 6.5.4.1 高速公 路电 子文 件可 通过 计算机 网络 进行 在线 归档，也可以 存储 在脱 机载 体上 进行离 线 归 档。DB 32/T

37、 4317 2022 8 6.5.4.2 归档电 子文件 应直 接采用 电子 归 档形式，法 律、法 规另有 规定的 除外。行政 审批的 结论 性 文件中具 有永 久保 存价 值的 电子文 件，应转 换为 纸质 文件同 时归 档。6.5.4.3 应在业 务系统 电子 文件拟 制、办 理过程 中完 成电子 文件的 收集归 档，声像类 电子文 件、在 单台计算 机中 经办 公、绘图 等 应用软 件形 成的 电子 文件 的收集 归档 应由 电子 文件 形成单 位基 于电 子档 案 管理系统 自动 或手 工完 成。6.5.4.4 以公务 电子邮 件附 件形式 传输、交换的 电子 文件，应下载 并收集、

38、归 入业务 系统或 存储 文 件夹中。6.5.4.5 在电子 文件拟 制、办理过 程中应 同步采 集文 书、科 技、专 业等类 电子 文件的 元数据，或 在 归档前统 一采 集元 数据 一并 归档。6.5.4.6 在单台 计算机 中经 办公、绘图等 应用软 件形 成的各 门类电 子文件 元数 据，包 括声像 类电 子 文件元数 据，可使 用电 子表 格或电 子档 案管 理系 统按 照要求 的格 式进 行著 录、采集。6.5.4.7 数码照 片应 以 JPG 格式 进 行保存，原 则上 照片 分辨 率不低 于 1200*1600 像 素。具体 的归 档工作应符 合 DA/T 50 的 规定。6.

39、5.4.8 录音电 子文 件归 档格 式为 WAV、MP3、AAC 等，音频 采样率 不低 于 44.1kHz。录像电 子文 件 归档格式 为 MPG、MP4、FLV、AVI 等，视 频比 特率 不低 于8Mbps，珍贵 的录 像电 子 文件可 以 MXF 格 式归 档。具体的 归档 工作 应符 合 DA/T 78 的规 定。6.5.5 质量要 求 6.5.5.1 收集归 档的 营运、养 护文 件应能 够全 面准 确地 反映 营运、养护 工作 的实 际过 程。6.5.5.2 收集归 档的 营运、养 护文 件应为 原件。6.5.5.3 营运、养护文 件应 内容规 范，签 署完备，用 表规范，格式

40、 统一，字迹 清楚，图样清 晰，图 表整洁，纸张 优良。6.5.5.4 应使用 碳素 墨水 等耐 久性 好的书 写材 料，不应 使用 易 褪色的 书写 材料（红 色墨 水、纯蓝 墨水、圆珠笔、复 写纸、铅 笔等）书写、签 批、绘制。6.5.5.5 复印、打印 文件 及照 片的 字迹、线条 和影 像的 清晰 及牢固 程度 应符 合设 备标 定质量 的要 求。6.5.5.6 归档电 子文件 及其 组件应 齐全、完整，电子 文件内 容信息 与其形 成时 保持一 致，符 合以 下 要求：a)电 子 文件 应 齐全、完 整，并 在 技术 上 保证 其载 体 的有 效 以及 数 据、文件 的 可读、可用、

41、安全和 可 控；电 子公 文的 正 本、正 文与 附 件、定稿 或 修改 稿、公 文 处理 单等 应 齐全、完整，电子公文格 式要 素应 符 合 GB/T 9704 的规 定；b)在计算 机辅 助设 计和 制造 过程中 形成 的产 品模 型图、装 配图、工 程图、物 料清 单、工艺 卡 片、设计与 工艺 变更 通知 等电 子文件 及其 组件 应齐 全、完整；c)声像类 电子 文件 能客 观、完整地 反映 营运、养 护工 作的主 要内 容、人物 和场 景等；d)邮 件、网 页 类电 子文 件 的文 字 信息、图像、动 画、音 视 频文 件 等应 齐全、完整，网页 版面格式保持 不变；e)以 专

42、有格 式 存储 的电 子 文件 不 能转 换 为通 用格 式 时，应 同时 收 集专 用软 件、技 术 资料、操作手册等。6.5.5.7 电子文 件形成 部门 在向本 单位档 案管理 部门 归档电 子文件 之前，以及 本单位 档案管 理部 门 在接收电 子文 件时，电 子文 件交接 双方 均应 对电 子文 件进行 检测，检 测合 格后 方可归 档交 接。6.5.5.8 电子文 件的 检测 应从 可用 性、完 整性、安 全性 等方 面进行，并 符合 相关 规定。7 高速公 路建 设、营运、养 护档案 综合 管理 DB 32/T 4317 2022 9 高速公 路档 案接 收与 收集 7.1 7.

43、1.1 建设档 案接 收 7.1.1.1 在与建 设工程 招标 及勘 察、设计、施工、监 理等单 位签订 协议、合同 时，应 对文件 材料 形 成质量、档案 整理 要求、档 案交接 时间 等提 出明 确要 求。7.1.1.2 应负责 接收由 建设 单位移 交的建 设项目 档案，在接 收前，高速公 路经 营管理 单位应 派专 人 清点核查 所有 移交 档案、检 索工具 的数 量、质量，对 不符 合 DA/T 28、DB32/T 1086 规定 的档 案提 出限 期整改意 见。7.1.1.3 高速公 路建 设档 案接 收范 围应当 参照 附 录A 制 定执 行。7.1.2 营运、养护 档案 收集

44、7.1.2.1 应当及 时收 集形 成的 营运、养护 归档 文件 材料，并 指定人 员保 管。7.1.2.2 应当编 制本单 位高 速公路 营运、养护文 件材 料归档 范围和 档案保 管期 限表。高速公 路经营管理单位 编制 的文 件材 料归 档范围 和档 案保 管期 限表 经上级 档案 部门 审查 同意 后施行。单 位业 务活 动 发 生变化时 应当 及时 修订，经 重新审 查同 意后 施行。7.1.2.3 高速公 路营 运、养护 档案 收集范 围应 当参 照附 录 A 制定执 行，均应 收集 齐全。7.1.2.4 需在每 年 6 月 份收 集高 速 公路经 营管 理单 位下 属单 位报送

45、的上 一年 度营 运、养护档 案的 案 卷目录。7.1.2.5 应与其 下属单 位办 理营运、养护 档案移 交与 接收手 续，明 确档案 移交 的内容、案卷 数、图 纸张数等，并 有完 备的 核验、签字 等交 接手 续。归档 文件移 交清 单参 见附 录B 表B.1。7.1.2.6 应按照 本文 件的 要求，接 收高速 公路 电子 档案。7.1.2.7 接收电 子档 案 的 范围，参 照附 录 A 执 行。7.1.2.8 应建立 电子档 案接 收平台，对高 速公路 电子 档案进 行在线 接收和 离线 接收。在线服 务平 台 保存的电 子档 案，通 过计 算 机网络 进行 在线 接收。线 下窗口

46、 保存 的电 子档 案，可存储 在脱 机载 体上 进行 离线接收。7.1.2.9 应按照 规定的 格式 和质量 要求，检测应 接收 的高速 公路经 营管理 单位 高速公 路电子 档案，检测不合 格的，应 退回 移交 单位重 新处 理。7.1.2.10 接收和 移交 电子 档案 应办 理交接 手续。高速公 路档 案整 理与 鉴定 7.2 7.2.1 档案整 理 7.2.1.1 高速公 路档 案应 进行 科学 分类，具体 参考 附 录 A。7.2.1.2 高速公 路档案 整理应 当遵 循文件 材料的 形成规 律，保持文 件材料 之间的 有机 联系，区分不 同价值，便于 保管 和利 用。7.2.1.

47、3 应根据 档案 类型 逐卷 或逐 件编制 档号。具 体工 作参 照本文 件 6.1 和 6.3 执行。7.2.1.4 应当编 制检 索工 具，满足 手工检 索和 计算 机检 索需 要。7.2.1.5 档案整 理应 符 合 GB/T 11822、DA/T 22、DA/T 28、DA/T 50 和DB32/T 1086 的 规定，对应 归档电子 文件 进行 排序、编 号等系 统整 理，组成 保管 单位，对电 子档 案进 行命 名和有 序存 储，保 持 档 案 之间的有 机联 系。7.2.1.6 电子文 件形 成单 位的 业务 系统应 设置 整理 归档 功能，并能按 照预 先 设 置的 电子 文件

48、分 类方 案，对各级 类目 和文 件的 元数 据进行 捕获 和整 理。DB 32/T 4317 2022 10 7.2.1.7 电子文 件形成 或办 理部门 应记录 电子文 件归 档情况，并交 由档案 部门 审核，电子文 件归 档 登记表参 见附 录 D 表D.1。7.2.2 档案鉴 定 7.2.2.1 应成立 由主 管领 导、职能 部门、专业 技术 人员 和档 案人员 组成 的档 案鉴 定委 员会（或小 组），负责领 导和 统筹 档案 鉴定 工作。7.2.2.2 应定期 对已到 保管 期限的 档案进 行鉴定。经 档案鉴 定委员 会（或 小组）鉴定，仍需 继续 保 存的档案 应重 新划 定保

49、管期 限；对保 管期 满确 无保 存 价值的 档案 应登 记造 册，填写销 毁清 册，经 单位 法 定代表人 批准 后进 行监 督销 毁。销 毁清 册永 久保 存。销毁清 册参 见附 录 B 表 B.4。7.2.2.3 涉密档 案密级 的变 更和解 密，应 当依照 中 华人民 共和国 保守国 家秘 密法 等相关 法律 法 规规定办 理。高速公 路档 案保 管、统计 与利用 7.3 7.3.1 档案保 管 7.3.1.1 保管环 境 7.3.1.1.1 档案室 地面 均布 活荷 载应 不小 于 5 KN/m2，当 采用 密 集架时，应 不小 于 8 KN/m2，档案 室面积、容 量应 符 合 3

50、0 年的 存 储需要。7.3.1.1.2 档案室 应保 持干 净、整 洁，做 好防 水、防 火、防盗、防虫、防 高温、防潮、防 强 光、防鼠、防尘等“九 防”工作。温 湿度应 符 合 JGJ 25、GB/T 18894 对 各类 档案 的保 管 规定。7.3.1.2 档案排 架 7.3.1.2.1 档案应 按照 从里 到外、自 上至下、从 左至 右排 架，系统反 映高 速公 路档 案的 顺序。7.3.1.2.2 归档文 件整理 完毕 装盒后，上架 排列方 法应 与归档 文件分 类方案 一致，排架 方法应 避免 频繁倒架。7.3.1.2.3 按年度-机构（问题）-保 管期限 分类的 归档 文件，