第2章 专业的文字处理软件.ppt

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1、第2章 专业的文字处理软件,信息技术学院,柳忠勇 2006.8,主要内容,2.1 基本知识 2.2 文档创建、保存和基本的编辑操作 2.3 文件的编辑技巧 2.4 文件的版面设计 2.5 Word的图文排版等功能 2.6 表格的制作和处理 2.7 文件打印,2.1 基础知识,1 Office XP简介办公集成软件Office是微软公司旗舰产品之一，2001年6月该产品的第四次升级版本Office XP正式推出，“XP”是“Experience(体验)”的简写，用以象征新的版本将以更为智能化的工作方式为广大用户带来新的体验，例如更加轻松地处理各种文档，更高效地与他人合作，更方便地获取Office

2、及因特网提供的信息服务等。Office XP主要包括Word 2002(文字处理软件)、Excel 2002 (电子表格软件)、PowerPoint 2002 (演示文稿制作软件)、Outlook 2002 (桌面管理软件)、,2.1 基础知识,Access 2002 (数据库管理软件)、FrontPage 2002 (网页制作软件)，还有Publisher 2002(出版软件)、Microsoft IME(输入法)和PhotoDraw(图形图像处理软件)等应用程序或称组件。这些软件具有Windows应用程序的共同特点，如易学易用，操作方便，有形象的图形界面和方便的联机帮助功能，提供实用的模板

3、，支持对象连接与嵌入(OLE)技术等。,2.1 基础知识,Office XP与前期版本比较，增加了许多新的功能，主要的新功能如下所示。(1) 新增任务窗格指在程序主窗口右侧新增的任务窗格窗口(见图)，其中集中了用户经常用到的操作。利用这个窗口，可以很方便地新建或打开Office文档；使用和管理剪贴板中的信息；使用样式和模板；甚至不用离开Office应用程序和正在编辑的文档就可以查找文件；等等。选择“视图|任务窗格”命令，可以随时关闭和调出任务窗格。(2) 增强了剪贴板功能最多可以记忆24次复制或剪切的内容。在剪贴板任务窗格中，这些内容按先后次序排列显示，可以有选择地粘贴或删除其中的任一份内容。

4、,2.1 基础知识,(3) 新增智能标记指一组新型的、可以在Office所有应用程序中共享的按钮。当用户执行了某些特定操作后，智能标记按钮将自动出现特定位置，提供一些用于更正特定操作的选项。例如，将选定的文本从Word粘贴到PowerPoint中，文本旁将出现一个按钮，单击该按钮可出现用于调整粘贴文本格式的选项列表(见图)，供用户选择。智能标记按钮及相关选项将因操作而异。 (4) 增强了网络功能Office XP各组件均可将所编辑的文档直接保存为HTML格式的网页文件，并可供IE 3.0到IE 6.0之间的各版本浏览；所有组件的工具栏中都新增了一个电子邮件按钮，利用它可以直接将正在编辑的文档以

5、附件或正文的形式发送出去。用户可以在自己最熟悉的环境下最快地创建自己的网页。,2.1 基础知识,在集成语音操作方式，增加数字签名等使用安全性，支持多种手写体输入设备和扫描仪等方面，Office XP的新增功能可以借助其帮助功能了解和体验。Office XP与早期版本兼容，即在Office XP中生成的文件，可以在其早期版本中打开；菜单、工具栏具有折叠性、动态性和某种“智能性”等。 2 Word 2002功能概述文字处理软件Word 2002主要用于日常的文字处理工作，如书写信函、公文、简报、报告、学术论文、个人简历、商业合同等，具有处理各种复杂文件的功能，主要有：可快速输入文字，并对文字进行各

6、种艺术效果处理，可方便、快捷地实现多栏彩色图文混排等类似杂志的排版效果；,2.1 基础知识,可简捷完成数理化公式的编辑；可轻松完成表格的制作和处理，有自动套用各种表格格式和快速生成表格数据图表的功能，还有简单的表格数据计算功能；和Office 的其它组件一样，可以直接创建、编辑并发送电子邮件，直接创建网页等。Office XP中的Word 2002保持了Word 2000的以下功能。 (1) 即点即输功能，即用鼠标在页面的任何位置双击，就可立即开始输入。 (2) 可使用图片作为项目符号，使文件更加美观，也更适合网页制作。,2.1 基础知识,(3) 增强了表格制作和处理功能，表格中可嵌套子表格；

7、表格内文字有更多的对齐方式和实现方法；可实现文字环绕表格效果；可以用鼠标直接拖放方式移动表格，改变表格大小等。 (4) 可以实现缩小或放大方式打印文件，并可在一张纸上打印多页内容。 (5) 拼写和语法检查、自动更正、颜色支持等功能均得到增强。 (6) 提供了创建Web页的工具栏、模板、向导模板以及多样化的主题。,2.1 基础知识,1 Word的启动 和其它Windows应用程序一样，启动Word有多种方法，如： (1) 选择“开始|所有程序|Microsoft Word”； (2) 单击任务栏“快速启动工具栏”中或桌面上的Word快捷方式图标； (3) 直接打开Microsoft Word应用

8、程序本身。 2. 退出Word 也有多种方法，如： (1) 单击Word窗口右上角的关闭钮； (2) 选择“文件|退出”命令； (3) 按快捷键Alt+F4； (4) 双击Word窗口左上角的控制菜单钮。,2.1 基础知识,退出Word时，若用户对当前文档曾作过改动，而且还没有执行保存这些改动的操作，则系统将出现提示框，询问用户是否保存对文档的修改，若保存，则单击“是”，如果当前文档已命名过(即保存过)，选择“是”后，系统再次保存该文档后即退出Word；如果当前文档从未执行过保存命令，系统将进一步询问保存文档的有关信息若用户不想保存对当前文档的修改，则选择“否”，也即刻退出Word；若用户此时

9、不想退出Word，则选择“取消”，将重新返回文档的编辑状态。,2.2 文档的创建、保存和基本的编辑操作,2.2.1新建文档与模板概念 1. 新建文档 可能有以下几种情况。 (1) 启动Word后，即开始创建新的Word空白文档标题栏的临时文件名为“文档”。空白文档是Word提供的常用模板之一，模板提供了不含任何内容和格式的空白文本区，允许自由输入文字，插入各种对象，设计文档的格式。 (2) 选择工具栏的“新建”按钮直接产生一个新的Word空白文档窗口。 (3) 利用“文件|新建”命令选择该命令后，窗口立即出,2.2 文档的创建、保存和基本的编辑操作,现“新建文档任务窗格”，选择新建“空白文档”

10、、“空白Web页”或“空白电子邮件”，也可以选择“通用模板”来新建文档。若选择“通用模板”来新建，则出现如图3.24所示的对话框，有“常用”、“报告”等选项卡。例如选择“信函和传真|现代型传真”，预览框中将显示这种模板的基本格式，单击“确定”按钮，便可以进入一个现代型传真的创建过程。 2模板概念 Word提供的模板有传真、信函、报告、简历、Web页等。一种模板还常分为一般模板和向导模板。模板中包含了一类文档的共同特征，即这一类文档中都要具备的文字、图形和用户在处理这一类文件时所使用的样式，甚至预先设置了版面、打印方式等。,2.2 文档的创建、保存和基本的编辑操作,2.2.2 新建空白文档的若干

11、问题 2.2.3 新建文档的保存 保存一个新的文档通常要做以下工作。 (1) 指定保存文档的类型Word默认保存的文件类型为“Word文档”，扩展名为.doc。用户若要将文档保存成其它文件类型，如纯文本文件、RTF格式等，可以在“保存类型”栏中单击向下箭头，从出现的文件类型列表中，选择保存文件的类型。 (2) 指定保存文档的位置单击对话框中“保存位置”列表框的向下箭头，选择保存文件的具体位置，若要将文件保存在某磁盘的某个文件夹中，一定要使这个特定文件夹的图标和标识名出现在“保存位置”框中方可。 (3) 指定保存文件的文件名在“文件名”栏的文本框中，删除系统预定的文件名(Word常将文档的首行文

12、字作为预定的主文件名)，输入为文档指定的主文件名,当系统设定隐藏文件扩展名时，扩展名可以默认，系统会自动根据用户已选下的文件类型补上。,2.2 文档的创建、保存和基本的编辑操作,注意：如果赋予文件的名与同磁盘同目录中的某 文件相同，系统将提醒用户是否替换已有文件。 2.2.4 基本的编辑操作 1. 插入点的移动 2字符的插入、删除、修改 3行的一些基本操作,2.3 文件的编辑技巧,编辑通常是指对一个已完成内容录入的文档或磁盘文件进行内容的添加、复制、移动、删除、修改等操作。 2.3.1 文件的打开与另存 2.3.2 字符串的查找和替换 2.3.3 文本块的选定、删除、移动和复制 1. 文本块的

13、选定 (1) 利用鼠标选定小范围一般文本块的方法将“光标”指向文本块的开始处，按住左键，拖动鼠标扫过要选定的文本，在文本块结尾处松开鼠标按钮，被选定的内容将突出显示或称反显，,2.3 文件的编辑技巧,(2) 鼠标和按键配合选定文本选定一个句子：按住Ctrl键并单击此句子中的任一字符。选定矩形文本块：须先按住Alt键，从矩形文本块的左上角向右下角拖动鼠标。选定大块文本：可将插入点移到大块文本的开始(或结尾)处，再移“光标”到大块文本的结尾(或开始)处，按住 Shift键再单击。选定插入点到文首间的文本：定位插入点后按Ctrl+Shift+Home键。选定插入点到文尾间的文本：定位插入点后按Ctr

14、l+Shift+End键。 (3) 利用“选定区”选定文本选定一行：鼠标指针指向并单击特定的行。选定一个段落：鼠标指针指向特定的段落后双击。选定整个文档：在选定区三击。选定若干行：单击选定一行后，向上或向下拖动鼠标。选择跨度较大的连续文本行：单击选定首行，再沿选定区移动鼠标指针到末行，按住Shift键后再单击。 (4) 利用按键选定文本按住Shift键，配合键盘上的4个光标移动键，可在插入点上、下、左、右选定文本。按Ctrl+A键可以选定整个文档。,2.3 文件的编辑技巧,2. 取消文本块的选定 3替换选定的文本块 4. 删除选定的文本块 5. 复制选定的文本块 6. 移动选定的文本块,2.4

15、 文件的版面设计,Word文档的外观和感染力常常取决于作者对文档进行的版面设计。所谓版面设计包括文档输出页面的设置、字符格式、段落格式的设置和多栏输出设置等。 2.4.1 输出页面设置 1 “纸张”选项卡 2 “文档网格”选项卡 3 “页边距”选项卡 4. “版式”选项卡,2.4 文件的版面设计,2.4.2 字符格式设置 2.4.3 段落格式设置 段落格式设置的方法 (1) 利用“格式工具栏”的某些设置 从左至右的4个对齐方式按钮用于设置特定段落的两端对齐、居中、右对齐或分散对齐等。 行距按钮用于设置特定段落的行距。 两个改变段落缩进量按钮用于增加或减少特定段落的左缩进量。 (2) 利用标尺上

16、的制表位设置按钮(见图),2.4 文件的版面设计,2.4.4 样式编排文档如果用户对某一段落做了格式设置，而文档中的其它段落也要反复用到这种相同的格式集，就可以利用“样式编排文档”的办法。 2.4.5 “分节符”概念和分栏排版 2.4.6 设置页眉和页脚，插入页码,2.5 Word的图文排版等功能,2.5.1插入图片和图文混排 1.插入图片的方法 (1) 利用插入对象命令Word本身就具有建立图形的功能。选择“插入|对象|新建|Microsoft Word 图片”，即可进入图形绘制窗口，利用Word提供的绘图工具完成图形绘制后，选择“文件|关闭并返回原文档”命令，图片即插入原文档中。以后双击此

17、图片，仍可返回图形绘制窗口修改之。,2.5 Word的图文排版等功能,(2) 利用插入图片命令选择“插入|图片”命令，将出现如右图所示的子菜单。各子菜单作用如下所示。 选择“剪贴画”可以从Office提供的剪贴画库中选取图片插入文档。选择此命令后将出现“插入剪贴画”的任务窗格，选择其中的“剪辑管理器”，在出现的“收藏集列表”中选择并展开“Office收藏集”，选择其中的一个子集，如右图所示，当鼠标指针指向右窗口中的一个图片，图片旁出现向下箭头，单击之即弹出菜单，选择“复制”，返回文档的特定位置，执行“粘贴”，便可将该幅图片插入文中。,2.5 Word的图文排版等功能, 选择“来自文件”可从磁盘

18、中选取一个图形文件插入文档。Word文档中可插入Windows位图文件(*.bmp文件)、Windows图元文件(*.wmf文件)等多种格式的图形文件，并可以对这些图形文件进行编辑以及图文混排等操作。插入的图片默认为“嵌入型”，即嵌于文字所在的那一层，Word中的图片或图形，可以嵌于文字所在的那一层，也可以浮于文字之上或衬于文字之下。浮于文字之上或衬于文字之下的图片或图形，它们之间仍然可以分不同的层，当用鼠标右键单击这一类图片或图形时，可出现快捷菜单，其中“叠放次序”子菜单中的命令(见图)，可以调整它们之间的层次关系。,2.5 Word的图文排版等功能, 选择“自选图形”将出现“自选图形”工具

19、栏，系统在其中提供的各种工具可用于绘制各种自选图形，如线条、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜、标注、其它自选图形等。 选择“艺术字”可在文档中创建艺术字效果。 选择“图表”可以在文档中插入一个图表。此外，利用“插入|图片”命令还可以在文档中插入“组织结构图”或攫取来自扫描仪或数码相机的图片文件。,2.5 Word的图文排版等功能,2图片工具栏介绍插入的图片通常要进行各种处理和编辑，为此，可以利用系统提供的“图片工具栏”(见图)。为显示此工具栏可右击图片，从快捷菜单中选择“显示图片工具栏”；也可以利用“视图|工具栏|图片”命令。,2.5 Word的图文排版等功能,图片工具栏中从左到右的按钮是

20、：插入图片、图像控制、增加对比度、降低对比度、增加亮度、降低亮度、裁剪、旋转、线型、压缩图片、文字环绕、设置格式、设置透明色、重设图片等。 (1) 插入图片按钮作用相当于“插入|图片|来自文件”命令。 (2) 图像控制有4项，可设置图形颜色为自动、灰度 、黑白或水印。 (3) 裁剪按钮裁剪选定的图片。 (4) 线型按钮设置图形线条的类型。 (5) 文字环绕按钮设定图片或图形在文字中的浮、衬或环绕方式。,2.5 Word的图文排版等功能,(6) 设置格式按钮设置选定对象的格式(如颜色、大小、版式等)。 (7) 设置透明色按钮一旦被选用，鼠标指针成特殊形状，用其单击图片某处，此处即成透明。 (8)

21、 重设图片按钮可使做了编辑修改后的图片恢复原样。 3. 图片编辑与处理 (1) 选定图片鼠标指针指向图片，单击即可。欲选定衬于文字下方的图片或选定多个图片对象时，需要利用绘图工具栏中的“选择对象”工具。被选定的图片周围有8个控点，分别位于一个矩形的4条边中点和4个角上，如下图所示。,2.5 Word的图文排版等功能,2.5 Word的图文排版等功能,(2) 编辑图片的内容可右击图片，从快捷菜单中选择“编辑图片”，进入Word的绘图窗口，编辑毕，选择“文件|关闭并返回原文档”命令。 (3) 改变图片的大小选定图片，用鼠标拖动位于4个角上的控点之一，如上图(a)所示，可以按比例改变图形的大小。 (

22、4) 改变图片的形状欲拉长或压扁图片，可选定图片后，用鼠标拖动位于4个边上的控点之一，如上图(b)所示。 (5) 裁剪图片的部分内容选定图片后，从图片工具栏中选择“裁剪”按钮，用“裁剪形鼠标指针”指向某控点，如上图(c)所示，向图片内拖动鼠标，至合适位置时松开鼠标键,可在不改变图片形状的前提下，裁剪掉图片的部分内容，如上图(c)裁剪后如 上图(d)所示。,2.5 Word的图文排版等功能,(6) 改变图片的位置可选定图片，移鼠标到图片中，出现带四向箭头的鼠标指针时，见上图 (e)所示，拖动鼠标，到合适位置，松手即可。选定一图片后，单击“图片工具栏”的“设置格式”按钮，或从图片“快捷菜单”中选择

23、“设置图片格式”命令，会出现“设置图片格式”对话框。在此对话框的有关选项卡中可以对图片的大小、位置、亮度、对比度等属性作更准确的设定。 3. 实现图文混排图片环绕方式的选择是解决图文混排的一种方法。插入图片时Word将其默认为“嵌入型”，嵌于文字所在的那一层。,2.5 Word的图文排版等功能,改变图片的环绕方式，可选择“设置图片格式”对话框中的“版式”选项卡，在其中作相应的选择，也可以选定图片后，单击“图片工具栏”中的“文字环绕”按钮，出现一个下拉选项。选择“上下型环绕”，如图 (a)所示；选择“四周型环绕”，如图 (b)所示；选择“紧密型环绕”，如图 (c)所示；选择“衬于文字下方”，则如

24、图 (d)所示；选择“浮于文字上方”，则如图 (e)所示；“穿越型环绕”类似于“紧密型环绕”；而选择“编辑环绕顶点”，则如图 (f)所示，用鼠标拖拉那些控点，可以进一步改变文字绕图的状况。,2.5 Word的图文排版等功能,2.5 Word的图文排版等功能,2.5.2 文字图形效果的实现要想标题是艺术字体，其实现可利用“绘图工具栏” 中的“插入艺术字”按钮，或选择“插入|图片|艺术字”命令。在出现的如图1所示的“艺术字”库窗口中选择一种艺术字的式样，单击“确定”按钮，将出现编辑艺术字的窗口，如图2所示。按Delete键删除“文字”栏中的所有内容，输入自己的艺术字内容，还可以在其中设定艺术字的字

25、体、字号、字形(粗体、斜体)等，单击“确定”按钮后，便在文档中插入了艺术字。,图1,图2,2.5 Word的图文排版等功能,插入艺术字的同时将出现“艺术字工具栏”，如图所示，如果未出现，可从艺术字快键菜单中选“显示艺术字工具栏”。该工具栏从左至右的按钮名及功能如下所示。,2.5 Word的图文排版等功能,(1) 插入艺术字用来插入新的艺术字。 (2) 编辑文字用来修改选定艺术字的文字内容，重新设置字体、字号等。 (3) 艺术字库打开“艺术字”窗口，为选定的艺术字重新选择一种艺术字样式。 (4) 设置艺术字格式打开“设置艺术字格式”对话框，对选定的艺术字作颜色、大小、环绕等属性的设置。 (5)

26、艺术字形状打开艺术字形状的选项，以便为选定的艺术字重新选择一种艺术字形状。 (6) 文字环绕与图片工具栏中的文字环绕作用基本相同。 (7) 艺术字字母高度相同钮可使选定艺术字中的英文字符成为等高。,2.5 Word的图文排版等功能,(8) 艺术字竖排文字钮可使选定艺术字中的字符竖排或取消竖排。 (9) 艺术字对齐方式钮可设置选定艺术字的对齐效果。 (10) 艺术字字符间距钮可设置选定艺术字的字符间距。,2.5 Word的图文排版等功能,2.5.3 首字下沉首字下沉是Word为文字排版提供的一种功能，效果如图所示。首字下沉实现的步骤如下所示。 (1) 将插入点定位在特定的段落。 (2) 选择“格

27、式|首字下沉”命令，出现一个对话框，在对话框中设置首字下沉的位置，是“下沉式”还是“悬挂式”，设置下沉字的字体、所占行数以及距正文的距离等，最后单击“确定”按钮。 当下沉的字处于选定状态时，会发现下沉的字实际上为图文框所包围，要调整选定的“下沉首字”的大小、位置或环绕方式等，可以选择“格式|图文框”命令，在出现的对话框中具体设置。,2.5 Word的图文排版等功能,2.5.4 文本框与文字方向在文字排版过程中，有时需要为图片或图表等对象加些注释文字，有时需要将文档中的某一段内容放到文本框中，这就需要用到文本框或文字方向功能。将文档中的某一段内容放到文本框中，可以参考以下步骤。 (1) 选定需要

28、放到文本框中的文字。 (2) 单击绘图工具栏中的“文本框”按钮，再利用绘图工具栏中的线型、线宽、线条色、填充色等工具按钮，对文本框的填充或边线进行设置。,2.5 Word的图文排版等功能,2.5.5 插入脚注、尾注和题注等文档中有时需要在页面底端添加脚注或在文档结尾加尾注；有时需要为图片、表格、图标等增加题注。文档中的某处插入尾注或脚注后，将出现特殊的标记，当鼠标指向这些标记时，旁边会出现注释内容提示，删除此标记，也将删除了注释。（注意！）,2.6 表格的制作和处理,利用工具栏和菜单命令均可快捷地创建表格。下面以创建如图 所示的表格为例，由Word表格生成和处理的一般方法入手，介绍Word制表

29、和生成图表的功能。,2.6 表格的制作和处理,2.6.1 表格制作1. 利用工具栏按钮或插入表格命令快速生成规则二维表一般可利用工具栏的插入表格按钮或插入表格命令按所需要的行列数创建一个规则二维表。例如，欲得如上图所示的表格，可先插入一个5行5列的表格，然后再对其进行各种处理。,2.6 表格的制作和处理,(2) 利用菜单命令方式定位插入点后，选择“表格|插入|表格”命令(见图)；在出现的“插入表格”对话框中，指定所需列数和行数，单击“确定”按钮后，表格框架也随即生成。 2. 输入和编辑表格内容生成表格后，插入点将处于表格的第一个单元格中，后面紧跟一个“格结束标记”(类似文本编辑区的段落结束标记

30、如图所示)。在某单元格输入内容，就要将插入点定位在此单元格。要完成的表格，在生成5行5列的规则二维表后，可依照图，在各单元格中输入数据。,2.6 表格的制作和处理,编辑修改某单元格中的内容，也要将插入点移到此单元格，然后可以使用编辑和格式设置的各种命令，就像处理文档中的其它字符一样，例如，删除或修改字符，可以对选定的内容进行剪切、复制，设置字体、字号等。 3. 在表格中定位插入点 一般用以下两种方法。 (1) 鼠标单击某单元格，可将插入点定位在该单元格。 (2) 使用快捷键方式，如使用Tab、Shift+Tab、Alt+Home、Alt+End、Alt+PgUp、Alt+PgDn等键。,2.6

31、 表格的制作和处理,2.6.2 表格处理1. 选定表格的行、列或整个表对表格进行处理前常需先选定表格的某一行或某一列或整个表格，方法如下所示。 (1) 利用“表格”菜单中的命令选定单元格、行、列或整个表格。(2) 利用鼠标选定行、列或全表。 将鼠标移到文档的选定区，单击可选定指针所指向的一行；拖动可选定若干行或整个表。 将鼠标移到表格的上方(并尽可能挨近表格)，当鼠标指针变为粗体向下箭头时，单击鼠标键，可选定箭头指向的那一列；拖动可选定若干列或整个表。选定结束符列，也用同样方法。此时结束符列正处于选定状态。 将鼠标移到单元格的选定区，可以选定该单元格。 用鼠标拖动可以连续选定几个单元格。,2.

32、6 表格的制作和处理,2. 调整表格的列宽和行高 (1) 整体调整列宽和行高当将鼠标指向一表格时，其右下方会出现一空心小方格，拖动尺寸控点，可以整体改变表格的列宽和行高。 (2) 利用标尺上的表格列标记或行标记调整表格的列宽度或行高度。 (3) 直接利用表格边框线调整表格列宽度。 (4) 利用菜单命令选定表格的有关区域，选择“表格|表格属性”命令，选择“表格”或“列”、“行”选项卡，,2.6 表格的制作和处理,3. 合并若干单元格选定要合并的单元格，再选择“表格|合并单元格”命令。 4. 设置表格在页面上的对齐、缩进和环绕方式在 “表格属性”对话框的“表格”选项卡中设置。 5. 移动表格将鼠标

33、指向表格，表格左上角会出现“移动控点”，用鼠标拖动此控点可以移动整个表格，移入文字中可实现文绕表效果。单击“移动控点”，还可以选定整个表格。,2.6 表格的制作和处理,6. 插入行和列的操作 (1) 插入一行选定某行，选择“表格|插入|行(在上方)”或“表格|插入|行(在下方)”命令，可以在当前行的上方或下方插入一行。将插入点移到表格的右下角单元格，按 Tab 键，可以立即在表格后增加一行。 (2) 插入一列选定某列，选择“表格|插入|列(在右侧)”或“表格|插入|列(在左侧)”命令。选定表格右边的结束符列，再单击工具栏的 “插入列”按钮或选择“表格|插入|列”命令，可在整个表格右边增加一列。

34、 7. 剪切行或列选定行或列，再单击“常用工具栏”的“剪切”按钮或选择“编辑|剪切”命令。,2.6 表格的制作和处理,8. 删除行或列选定行或列，选择“表格|删除|行”或“表格|删除|列”命令。与剪切不同，删除的行或列，但不送入剪贴板。 9. 删除表格内容选定区域，按Del键或选择“编辑|清除|内容”命令。 10. 删除表格格式选定区域，选择“编辑|清除|格式”命令。 11. 单元格内容的对齐选定区域，再利用“表格和边框”工具栏中的对齐选择按钮。,2.6 表格的制作和处理,12. 为表格加边框或底纹利用Word的插入表格功能生成表格后，表格的所有边框线都是0.5磅的单线，当设定整个表格为“无边

35、框”时，实际上还可以看到表格的“虚框”，若不显示虚框，可以单击“表格和边框”工具栏中的“隐藏虚框”按钮。虚框只是为表格处理提供方便，打印输出表格时是不会输出虚框线的。 设计表格边框或底纹的方法如下所示。 (1) 利用“表格自动套用格式”命令将插入点定位到表格中后，选择“表格|表格自动套用格式”命令或单击“表格和边框”工具栏的“自动套用格式样式”按钮。选择其中一种，击“确定”按钮，即可生成一种规范的表格。,2.6 表格的制作和处理,(2) 利用Word提供的“表格和边框”工具栏单击“常用工具栏”中的“表格和边框”按钮，可以显现此工具栏，选择“视图|工具栏|表格和边框”命令，也可以调出此工具栏。

36、用户可以利用工具栏提供的有关按钮为整个表格或表格的某一部分加边框或底纹。利用“线型”框可以选择不同的边框线型；利用“粗细”框可以选择不同的线宽度；利用“边框颜色”或“底纹颜色”按钮可以选择不同的边框颜色或底纹颜色。 (3) 利用“格式|边框和底纹”命令选定区域后，选择“格式|边框和底纹”命令，也可以用于为选定的文本块加边框或底纹。,2.6 表格的制作和处理,2.6.3 表格数据计算和生成图表1表格数据计算要利用Word提供的函数进行表格数据计算，可将插入点移到准备显示计算结果的单元格中，从“表格”菜单中选择“公式”命令，再从弹出对话框的“粘贴函数”栏中选择一种函数进行计算。Word只能进行求和

37、、求平均等较为简单的计算，要解决复杂的表格数据计算和统计方面的问题，可以利用Microsoft Excel，或者利用Word“常用工具栏”中的“插入Microsoft Excel工作表”按钮，直接在Word中使用Excel工作表完成数据统计和计算，或者在Excel中完成表格的制作计算后借助系统的“复制选择性粘贴”功能将Excel工作表对象粘贴到Word中。,2.6 表格的制作和处理,2生成图表若要在Word文档中插入一个图表，可以选择“插入|图片|图表”命令，然后在出现的“数据表”窗口对数据进行编辑修改，便可得到需要的图表；若要利用Word中已有的表格数据生成对应的图表，则应在表格中选择一定的

38、数据区域，再选择“插入|对象”命令，在“对象”对话框中选“新建”选项卡，再选择Office提供的“Microsoft Graph 图表”，可以生成与表格数据对应的图表。,2.6 表格的制作和处理,生成的图表和插入文档中的图片对象一样，选定它，可以改变其大小，移动其位置。双击图表，常用工具栏中将出现“图表工具按钮”，利用那些按钮可以修改图表，选择其中的“按列”按钮，可以生成所需的图表。Word 还提供了文字和表格相互转换的功能，实现这一功能可以使用“表格”菜单中的“转换”命令。另外，Word 允许在表格中嵌套子表格，还为绘制斜线表头提供了方便。嵌套子表格只要在某单元格中再执行插入表格命令即可；绘

39、制各种斜线表头可选择“表格|绘制斜线表头”命令，出现一个对话框时，在表头样式框中可以选择任一种。,2.7 文件打印,2.7.1 打印前的准备工作和打印预览Word提供的“打印预览”功能，不仅可以与文档的“页面视图”方式一样，可查看文档的最后外观，如页面上实际位置的多栏版面、页眉和页脚等，而且可以对文档进行正常的编辑，对格式以及版面进行最后的修改等，但此时要取消对“放大镜”按钮的选择，且要把显示比例设置得大一些，必要时还要从“视图”命令中选择“工具栏”命令，以增加必需的工具栏。,2.7 文件打印,2.7.2 执行打印命令选择“文件|打印”命令或按快捷键Ctrl+P，将出现“打印”对话框。在单击“确定”按钮前，一般还要进行以下工作。 1. 选择打印机 2进行打印的有关设置在打印对话框中，一般还要对打印份数、打印的页面范围、打印内容、缩放情况等作有关的设置。,练习：,