DB42 T 1123-2015 流动人员人事档案管理规范.pdf

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1、ICS 01.140.20 A 14 备案号： DB42 湖北省 地方标准 DB42/T 1123 2015 流动人员人事档案管理规范 Specification for personnel files of floating population management （ 报批稿 ） 20151130 发布 20160501 实施 湖北省质量技术监督局 发布 DB42/T 1123 2015 I 目 次 前 言 . III 引 言 . IV 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 总则 . 1 4.1 制度要求 . 1 4.2 人员要求 . 2 4.3 工作

2、纪律 . 2 4.4 经费保障 . 2 5 管理范围 . 2 6 管理内容 . 2 7 接收 . 3 7.1 接收要求 . 3 7.2 接收程序 . 3 8 归档 . 3 8.1 归档要求 . 3 8.2 归档程序 . 3 9 整理 . 4 9.1 整理要求 . 4 9.2 整理程序 . 4 10 保管与防护 . 4 10.1 保管要求 . 4 10.2 防护要求 . 4 11 利用与服务 . 5 11.1 档案查（借）阅 . 5 11.2 出具证明 . 6 12 转递 . 6 12.1 转递要求 . 6 12.2 转递程序 . 6 13 统计 . 7 14 信息化 . 7 附录 A （规范性

3、附录）流动人员人事档案调档函件 . 8 附录 B （规范性附录）流动人员人事档案商调函 . 9 附录 C （资料性附录）流动人员人事档案管理业务用表 . 10 附录 D （规范性附录）档案材料转递 存根（一式三联） . 15 DB42/T 1123 2015 II 附录 E （规范性附录） 人事档案信息化基础数据采集表 . 16 DB42/T 1123 2015 III 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 2009标准化工作导则 第 1部分：标准的结构和编写给出的规则起草。 本标准由湖北省人才服务局提出。 本标准由湖北省人力资源和社会保障厅归口管理。 本标准 主要 起草单位：湖北省人才服务局

4、。 本标准 参加 起草单位：湖北省档案局、湖北大学、武汉市人才服务中心。 本标准主要起草人： 朱世荣、黄诚、李军、张军、王小捷、毛善平、袁贞、胡明瑜 。 DB42/T 1123 2015 IV 引 言 流动人员人事档案的管理是各级人才服务机构最成熟的业务之一。在 30 年的发展中，流动人员人 事档案的管理体系、规章制度已基本建立健全，管理服务水平也逐步提高，但也存在着诸多问题。例如： 缺乏统一的标准规范；假材料、假证明现象屡有发生，影响到档案的公信力；档案材料收集困难，难以 保证档案的完整有效等。要解决这些问题就需要制定一个流动人员人事档案管理的全省标准来进行统一 规范。 通 过全省标准的制定

5、与实施，可以规范全省流动人员人事档案管理的各个业务环节，确保档案的完 整、真实、安全与保密，便于档案的转递，同时提升档案的利用价值，通过信息化管理更好地为单位、 个人及社会服务。 本标准在制定过程中主要遵循了依法、服务、完整、安全的原则。凡相关法律法规中有明确规定的 都遵照执行，并主要参考和借鉴了人社部流动人员人事档案管理服务规范（征求意见稿）。根据流 动人员人事档案的流动性大、使用面广的特点，强调服务的重要性，对业务要求和流程进行了具体规定， 以保证工作质量。为确保档案内容的完整、真实，在档案材 料的归档、整理环节给出了具有可操作性的 要求与程序。根据对流动人员人事档案的安全保密的要求，将安

6、全原则贯穿于档案管理的各个业务环节， 确保档案的安全与保密。 DB42/T 1123 2015 1 流动人员人事档案管理规范 1 范围 本标准确定了流动人员人事档案管理的制度要求、人员要求、工作纪律和管理的范围与内容，规定 了流动人员人事档案管理工作各业务环节的要求与程序。 本标准适用于湖北省内县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构的单位的流动人员人事档案管 理工作。其他经人力资源保障部门授权的单位可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不 可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

7、DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 人事档案 personnel files 人事档案是在组织人事管理活动中直接形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才 表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的原始记录。 3.2 流动人员人事档案管理 personnel files management of floating population 公共就业和人才服务机构以及经人力资源保障部门授权的单位对流动人员人事档案的接收、归档、 整理、保管与防护、 利用与服务 、转递、统计、信息化建设等活动。 4 总则 4.1 制度要求 流动人员人事档

8、案管理实行集中统一、属地管理的管理体制，公共服务，安全保密，科学规范的原 则。主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。管理机构为县级以 上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位。严禁个人保管本人档 案或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地 的公共就业和人才 服务机构管理。 DB42/T 1123 2015 2 4.2 人员要求 4.2.1 应根据所管理的人事档案数量合理配备档案管理人员，人数应不少于 2 人，人员应相对固定。 4.2.2 档案 管理 人员 应具有大专及以上学历，具备档案管理专业知识，熟

9、悉人事人才政策法规，并定 期进行知识更新和专业培训。 4.2.3 档案管理人员应掌握档案信息化的基本知识 并能熟练操作。 4.3 工作纪律 在档案和材料接收、查（借）阅、转递、保管等环节中，严格制度、全程把关、不留死角。严禁任 何单位和个人涂改流动人员人事档案，严禁在年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面弄 虚作假， 严禁为不符合政策规定的人员新建、重建档案，不得无故推诿拒收档案，不得出具虚假证明，不得擅自 向外公布或泄露流动人员人事档案内容。 4.4 经费保障 各级公共就业和人才服务机构应提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，相关费用应纳入同级 财政预算予以保障。 5 管理范围 5.1

10、非公有制企业和社会组织聘用人员的档案； 5.2 辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案； 5.3 与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案； 5.4 未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案； 5.5 自费出 国留学及其他因私出国（境）人员的档案； 5.6 外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案； 5.7 自由职业或灵活就业人员的档案； 5.8 其他实行社会管理人员的档案。 6 管理内容 6.1 档案的接收和转递； 6.2 档案材料的收集、鉴别和归档； 6.3 档案的整理和保管； 6.4 为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务； 6.5 依据档案记载出具存档、经历、亲

11、属关系等相关证明； 6.6 为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）、社保、职称等政审（考察）服务； DB42/T 1123 2015 3 6.7 党员组织关系 的接 转； 6.8 其他人事档案公共服务内容。 7 接收 7.1 接收要求 7.1.1 接收的档案应真实完整，材料齐全。 7.1.2 应与原档案保管单位及档案转递部门办理好档案交接手续。 7.2 接收程序 7.2.1 流动人员向公共就业和人才服务机构提出委托管理本人人事档案的申请。申请时须提供本人身 份证以及原单位离职材料或新就业单位证明材料 。 未就业者 向户籍所在地的人才服务机构 提供本人 身份 证及 户口本 原件 。 7.2.

12、2 对符合接收条件的应开具调档函见附录 A； 或 商调函见附录 B，办理档案调入手续。 7.2.3 原管档 单位应开具流动人员人事档案转递通知单，以明确档案转移的单位、时间和转档缘由。 7.2.4 应检查核对档案材料。对于 材料不齐全或不清楚的 ， 应要求原 管档 单位补齐或查清。 7.2.5 审核 无误后 录入档案管理信息系统， 档案转递通知单回执 应签名并加盖公章，寄送原档案管 理单位。 7.2.6 档案接收后，应向存档人员出具档案接收凭证。 7.2.7 对新接收的档案应及时与档案库房管理人员做好交接工作，并签字确认。 8 归档 8.1 归档要求 8.1.1 流动人员人事档案材料归档范围应

13、参照干部档案归档范围确定。 8.1.2 归档材料应为办理完毕的正式材料，对象明确、完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、 手续完备。 8.1.3 归档材料应使用 16 开型或国际标准 A4 型的公文用纸，材料左边应留出 20mm-25mm 装订边，字 迹材料应符合档案保护要求。 8.1.4 归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明复制时间并加盖公章。 8.2 归档程序 8.2.1 应根据归档范围及要求审核归档材料。 8.2.2 对符合归档要求的材料，应在 流动人员人事档案归档材料登记表（参见 附录 C.1）上做好 材 料登记。 对不符合归档要求 的材料，应通知材料形成单位

14、重新制作或补办手续。 DB42/T 1123 2015 4 8.2.3 应在 3个工作日内将材料准确归入本人档案。 9 整理 9.1 整理要求 9.1.1 流动人员人事档案应参照干部档案整理工作的有关规定进行整理。 9.1.2 档案材料应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、精炼、 实用的要求。 9.2 整理程序 9.2.1 档案整理的程序为：材料鉴别、分类、排序、编目、复制与加工和装订等步骤。 9.2.2 应根据材料的内容和用途鉴定保存价值，确定是否属于归档内容。对不需归档的重复多余的材 料，应装入散材料 袋一并存入本人档案。 9.2.3 材料载体变质或字迹褪色不

15、清时，应采用修复、复印等方法进行抢救。 9.2.4 应拆除材料上的曲别针、订书钉等金属物。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应使用 折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。 9.2.5 应理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。 9.2.6 对装订成卷的档案应进行检查验收，验收合格后入库保存。 10 保管与防护 10.1 保管要求 10.1.1 建立防火、防盗、防潮、防鼠、防高温、防虫霉、防紫外线、防磁的专用档案库房。 10.1.2 档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 10.1.3 档案存放应编排有序，便于查找。 10.1.4 档案利用出库时应进行登记

16、，利用结束后当天入库保存。 10.1.5 非档案管理人员，不得私自进入档案库房。 10.1.6 档案管理人员工作变动时，应对所管档案进行核查，办理好工作交接手续。 10.2 防护要求 10.2.1 防火 10.2.1.1 档案库房应远离加油站、锅炉房、变配电室、车库等火灾易发生区域。 10.2.1.2 档案库房应安装防火防盗等“八防”设施设备，并定期检查、更换。 10.2.1.3 库房内禁用明火或存放易燃易爆物品和其他杂物，严禁吸烟，及时更换电线，防止电线老化 。 DB42/T 1123 2015 5 10.2.1.4 档案管理人员应熟悉有关消防知识，能正确使用消防灭火器材，每天下班前应切断库

17、房电源。 10.2.2 防盗 10.2.2.1 应安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。 10.2.2.2 档案管理人员每天下班前应检查门窗及相关设备的安全。 10.2.3 防潮 档案库房应远离地势低洼地和潮湿地。应安装温湿度记录仪器，配备加湿机、去湿机等设备，掌控 好温湿度的变化情况。 10.2.4 防鼠 10.2.4.1 应堵塞鼠害漏洞，定期放置灭鼠药。 10.2.4.2 要经常查看是否有鼠迹，做好防鼠、灭鼠措施。 10.2.5 防高温 应配备排风扇、空调等通风降温设备，并定期检修、保养。 10.2.6 防虫霉 10.2.6.1 档案库房内部严禁存放食物和易霉物品。 10.2.6.2 应定

18、期施放驱虫药剂，使用防霉防虫物品，采取防虫措施。 10.2.7 防紫外线 10.2.7.1 人工照明应选用紫外线含量低的光源。 10.2.7.2 应避免阳光直射档案，有外窗时应配备窗帘等遮阳措施。 10.2.8 防磁 对磁记录档案应配备防磁柜，并定期进行安全检查。 11 利用与服务 11.1 档案查（借）阅 11.1.1 查（借）阅要求 11.1.1.1 查阅者不得涂改、圈划、 污损、 抽取、撤换、伪造档案材料，对档案内容应严格保密，不得 泄露或擅自向外公布。 11.1.1.2 查阅者不得擅自复制、拍摄档案内容。查阅单位确因工作需要从档案中取证的，应说明理由， 经档案管理部门审核同意后方可复制

19、或拍摄。 11.1.1.3 档案一般不外借。确需借出时，应由借阅单位说明理由，经档案管理部门负责人批准后填写 流动人员人事档案借 出登记表（参见 附录 C.2），档案借出时间不得超过 30 天，归还档案时应严格密 封盖骑缝章，公章与借阅单位名称一致。 DB42/T 1123 2015 6 11.1.2 查阅程序 11.1.2.1 查阅单位应派两名工作人员持有效的单位介绍信及身份证件到现场查阅。 11.1.2.2 档案管理人员应审查查阅单位、查阅事由、查阅人身份及单位介绍信等有关证明材料，并在 流动人员人事档案查阅登记本（参见 附录 C.3）上登记。 11.1.2.3 查阅人查档、阅档应在档案管

20、理人员监督下进行。 11.1.2.4 需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意 。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对 无误后，写明出处及日期，并加盖公章。 11.1.2.5 查阅结束后，档案管理人员应及时将被查阅档案查验后入 库上架，并将查阅人所持的介绍信、 身份证复印件留存。 11.2 出具证明 11.2.1 出具要求 档案证明内容应与档案实际记载相关内容一致。 11.2.2. 出具程序 11.2.2.1 应审核出具事由、存档人员身份证等有关证明材料。 11.2.2.2 应根据档案相关内容出具证明。档案中无记载的，应补齐相关材料后再出具。 11.2.2.3 确需复印档案材料作为旁证的，应

21、 在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。 12 转递 12.1 转递要求 12.1.1 未经流动人员本人或委托人申请，不得转出 流动人员人事档案。 12.1.2 转出的人事档案应完整，一次性转出全部材料。 12.2 转递程序 12.2.1 流动人员本人或委托人，现场或通过网络等途径，向公共就业和人才服务机构提出转出人事档 案的申请。申请时须提供转档人身份证等有效证件原件（留存复印件）以及档案接收单位的调档函或其 他接收证明材料。 12.2.2 应审核调档单位的档案管理资质。 12.2.3 应审查转出档案材料是否齐全，缺少档案材 料的要求流动人员补充完整。 12.2.4 单位委托代管人事档案

22、的，申请转档人需与单位解除劳动关系或征得单位书面同意。 12.2.5 档案库房管理人员应填写流动人员人事档案出库登记表（参见 附录 C.4），核对申请人基本 信息， 防止差错。 12.2.6 档案业务办理人员应及时将转档信息录入人事档案管理系统。转递手续办理完后，在流动人 DB42/T 1123 2015 7 员人事档案转出登记本（参见 附录 C.5）上做好登记，并由申请人签字确认。 12.2.7 档案转递 时，应开具档案转递通知单 （ 见 附录 D） ，严密包封并加盖密封章。 12.2.8 转递档案应通过机要交通或派专人递送。 12.2.9 调档函、机要转递凭证、档案转递通知单存根等材料，应

23、及时整理归档并长期保存，以便核查。 13 统计 13.1 应对流动人员人事档案管理各项业务进行统计，掌握档案接收、转出、归档、整理、利用、服务 满意度等方面情况。 13.2 应对存档人员基本信息进行统计，研究分析流动人员数量、结构、就业状况、流动趋向等基本情 况。 14 信息化 14.1 应使用流动人员人事档案信息化管理软件，建立档案信息数据库 (见附录 E)，逐步实现档案保存 数字化、管理信息化、服务网络化。 14.2 应通过录入、扫描等方式对纸质档案进行数字化处理，质量要符合国家标准，并检查核对档案信 息与档案相关内容是否一致。 14.3 在档案材料归档、档案转递时，及时更新数据库有关信息

24、和电子档案的转递。 14.4 应采取切实有效的技术手段和安全措施，建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的完整与安 全。 DB42/T 1123 2015 8 A A 附 录 A （规范性附录） 流动人员人事档案调档函件 A.1 给出了流动人员人事档案调档函件的内容。 调 档 函 人才调函字 号 ： 根据中共中央组织部、人事部关于流动人员人事档案管理暂行规定（人发 1996 118 号）规定， （身份证号： ）同志档案已委托我处管理，请在接到调档函后，将其人事档案于 15 日 内通过机要交通或派专人送至我单位，如一时无法转送，请将原因告诉我们。 邮寄地址： 邮编： 联系电话： 传真： 发函单位

25、（盖章） 年 月 日 DB42/T 1123 2015 9 附 录 B （规范性附录） 流动人员人事档案商调函 A.1 给出了流动人员人事档案商调函件的内容。 商 调 函 人才商函字 号 ： 根据中组部 人事部关于流动 人员人事档案管理暂行规定（人发 1996 118 号 ） 文件精神，经 研究，拟商调 同志（身份证号： ），请按下列第（ ）项办理： （一）如同意，请将该同志的全部档案和鉴定寄（送）我中心，能否调动，待审定后函告。 （二）如同意调出，请办理调动手续，由本人持行政介绍信、持转移单来我中心办理人事代理手续。 （三）该同志已辞职，请将其全部档案、工作鉴定和工资转移单寄（送）我中心。

26、（四）同意调出。 （五）请将该同志人事档案调入我中心。 邮寄地址： 邮编 ： 联系电话： 传真： 发函单位（盖章） 年 月 日 DB42/T 1123 2015 10 附 录 C （ 资料性附录 ） 流动人员人事档案管理业务用表 C.1 至 C.5 给出了流动人员人事档案材料入库、档案借出、档案查阅、档案出库、档案转递登记表填写内容格式要求。 C.1 档案材料入库登记本格 式。 C.1 档案材料入库登记本 日 期 档案号 姓 名 材 料 名 称 份 数 递 送 人 归档情况 备 注 DB42/T 1123 2015 11 C.2 档案借出登记本格式。 C.2 档案借出登记本 日 期 档案号 姓

27、 名 借 出 单 位 经办人及联系电话 归档日期 备 注 DB42/T 1123 2015 12 C.3 档案查阅登记本格式。 C.3 档案查阅登记本 日 期 档案号 姓 名 查 阅 单 位 查 阅 人 证 件 号 备 注 DB42/T 1123 2015 13 C.4 档案出库登记本格式。 C.4 档案出库登记本 日 期 档案号 姓 名 服 务 内 容 经 办 人 寄送方式 备 注 DB42/T 1123 2015 14 C.5 档案转递登记本格式。 C.5 档案转递登记本 转递方式 日 期 调 出号 档案号 姓 名 调入单位 办理者签名 联系电话 转出类别 DB42/T 1123 2015

28、 15 附 录 D （ 规范性附录 ） 档案材料转递存根 （调出号 ） 姓名 转递单位 转递原因 数 量 册 份 备 注 存档单位名 年 月 日 档案材料转递通知单 ： 兹将 等同志的档案材料转去，请清点查收，并将回执及时退回。 姓名 转递单位 转递原因 数 量 册 份 备 注 存档单位名 年 月 日 回 执 ： （ 调出号 ） 你处于 年 月 日转来的干部档案转递通知单中所开列 同志 的档案材料共 册（份），已全部收到，现将回执退回，请查收。 收件人签 名 收件机关盖章 年 月 日 邮编 ： 地址： 电话： DB42/T 1123 2015 16 附 录 E （ 规范性附录 ） 人事档案信息

29、化基础数据采集表 表 E.1 所示了流动人员 人事档案信息化管理系统基础数据采集项目。 表 E.1 人事档案信息化基础数据采集表 个人数据类 个人基 本信息 姓名 * 身份证号 * 出生日期 * 曾用名 籍贯 出生地 性别 * 民族 * 婚姻状况 健康状况 政治面貌 * 参加工作年月 最高学位 * 最高学历 * 最高学历 毕业日期 * 最高学历 毕业院 校 * 最高学历所学 专业名称 * 最高学历所学 专业类别 工作单位 名称 * 工作单位 机构类型 * 工作单位 经济类型 * 工作单位 所属行业 * 工作职位 （岗位）类型 * 工作地点 行政区划 * 户籍地址 户籍行政区划 现居住地址 邮编

30、 手机号码 * 电子邮箱 工作 经历 工作起始日期 工作终止日期 所在工作 单位名称 从事工作 或担任职务 单位证明人 专业技 术与职 业（工 种）资 格情况 专业技术 职务名称 专业技术 职务级别 取得专技 资格日期 职业（工种） 资格名称 职业资格等级 （技能人员等 级） 职业（工种） 资格日期 语言 能力 语种 语种熟练程度 教育 经历 学习起始日期 学习终止 日期 所在学校 所学专业名称 所获学位 所获学历 教育类别 学习形式 DB42/T 1123 2015 17 表 E.1 人事档案信息化基础数据采集表 （续） 家庭 情况 家庭成员姓名 与本人的 关系 家庭成员工作 单位及职务 奖

31、惩 情况 奖励名称 奖励批准 日期 奖励批准单位 名称 处分名称 处分批准时间 处分批准单位 名称 培训 经历 培训起始日期 培训终止日期 培训班名称 培训主办单位名称 委托存档单位数据类 委托存档 单 位名称 * 委托存档单位 组织机构代码 * 委托存档 单位编号 * 委托存档单位 机构类型 * 委托存档单位 所属行业 * 委托存档单位 经济类型 * 委托存档单位 行政区划 * 档案转接数据类 存档编号 * 索引号 存档状态 * 存档性质 * 现档案管理机构 名称 * 转入日期 * 转入原因 * 原存档单位名称 * 原存档单位行政区划 * 转出日期 * 转出原因 转往单位名称 * 转往单位 行政区划 * 注：表 E.1 中 *为必录入信息。 _