VDI 4504 Blatt 2-2010 Offer documents for the selling of complex technical products.pdf

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1、VEREIN DEUTSCHERINGENIEUREAngebotsdokumente im Vertriebkomplexer technischer ProdukteOffer documents for the sellingof complex technical productsVDI 4504Blatt 2 / Part 2Ausg. deutsch/englischIssue German/EnglishVDI-Handbuch Technischer Vertrieb und ProduktmanagementVDI/VDE-Handbuch Automatisierungst

2、echnikVDI-Handbuch Produktionstechnik und Fertigungsverfahren, Band 1: Grundlagen und PlanungVDI-Handbuch Technische Logistik, Band 8: Materialfluss II (Organisation/Steuerung)VDI-Handbuch Verfahrenstechnik und Chemieingenieurwesen, Band 2: Planung/ProjektierungVDI-RICHTLINIENICS 03.100.20 Mai 2010M

3、ay 2010Die deutsche Version dieser Richtlinie ist verbindlich. The German version of this guideline shall be taken as author-itative. No guarantee can be given with respect to the Englishtranslation. Zubeziehen durch /Available at BeuthVerlag GmbH,10772 Berlin AlleRechtevorbehalten /All rights reser

4、ved Verein Deutscher Ingenieuree.V.,Dsseldorf 2010Vervielfltigung auchfr innerbetrieblicheZwecke nichtgestattet / Reproduction evenfor internal use not permittedInhalt SeiteVorbemerkung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Anwendungsbereich

5、 . . . . . . . . . . . . . . 42 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42.1 Aufgaben und Ziele bei der Angebotserstellung . . . . . . . . . . . . . 42.2 Lesergruppen . . . . . . . . . . . . . . . . 62.3 Stellenwert des Angebotsdokumentsim Angebotsprozess . . . . . . . . . . . . 83 Aufbau d

6、es Angebotsdokuments im berblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83.1 Gliederungsstruktur. . . . . . . . . . . . . 83.2 Dokumentenstruktur und Nummerierungskonzept . . . . . . . . . . 123.2.1 Inhaltsstruktur . . . . . . . . . . . . 123.2.2 Vertriebliche Produktstruktur . . . . 123.2.3 Optionen

7、 und Alternativen . . . . . . 143.2.4 Verweisstruktur und Nummerierung . 143.3 Gestaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . 203.4 Versand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203.5 Begleitschreiben . . . . . . . . . . . . . . 204 Abschnitte des Angebotsdokuments . . . . . 204.1 Vorspann . . . . .

8、. . . . . . . . . . . . . 204.1.1 Deckblatt . . . . . . . . . . . . . . . 204.1.2 Inhaltsverzeichnis . . . . . . . . . . 224.1.3 Angaben zur Firmierung . . . . . . . 224.2 Allgemeiner Teil . . . . . . . . . . . . . . 224.2.1 Vorteile auf einen Blick . . . . . . . 224.2.2 Ihre Anforderungen . . . . .

9、 . . . . 24Contents PagePreliminary note . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.1 Tasks and objectives inoffer preparation . . . . . . . .

10、. . . . . . 52.2 Reader groups . . . . . . . . . . . . . . . 72.3 Relative importance of theoffer document in the offer process . . . . 93 Overview of the structure of the offer document . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.1 Organisational structure . . . . . . . . . . 93.2 Document structure and

11、 numbering scheme . . . . . . . . . . . . . 133.2.1 Structure of contents. . . . . . . . . 133.2.2 Sales-related product structure . . . 133.2.3 Options and alternatives . . . . . . . 153.2.4 Reference structure and numbering . 153.3 Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213.4 Transmission .

12、. . . . . . . . . . . . . . . 213.5 Accompanying letter . . . . . . . . . . . . 214 Sections of the offer document. . . . . . . . . 214.1 Leader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214.1.1 Cover page. . . . . . . . . . . . . . 214.1.2 Table of contents. . . . . . . . . . . 234.1.3 Information rela

13、ting to the company 234.2 General part . . . . . . . . . . . . . . . . 234.2.1 Advantages at a glance . . . . . . . 234.2.2 Your requirements . . . . . . . . . . 25VDI-Gesellschaft Produkt- und Prozessgestaltung (GPP)Fachbereich Technischer Vertrieb und ProduktmanagementFrhere Ausgabe: 05.09 Entwurf

14、, deutschFormer edition: 05/09Draft, in German onlyB55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04 2 VDI 4504 Blatt 2 / Part 2 Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2010VorbemerkungSeite4.2.3 Unsere Lsung fr Sie . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15、 . 244.2.4 Skalierung der Abschnitte . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.2.5 Preisbersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.2.6 Angebotsbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.2.7 Lieferbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.3 Technische

16、Beschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.3.1 Aufgabenstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.3.2 Lsungsvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.3.3 Technische Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.3.4 Skalierung der Abschnit

17、te . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.4 Liefer- und Leistungsumfang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.4.1 Lieferumfang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.4.2 Leistungsumfang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344.4.3 Checkliste . . . . . . . . . . . . . .

18、 . . . . . . . . . . . . . 345 Leitlinien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Schrifttum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36VorbemerkungDer Inhalt dieser Richtlinie ist entstanden unter Beachtung der Vorgaben undEmpfehlungen d

19、er Richtlinie VDI 1000.Alle Rechte, insbesondere die des Nachdrucks, der Fotokopie, der elektroni-schen Verwendung und der bersetzung, jeweils auszugsweise oder vollstn-dig, sind vorbehalten.Die Nutzung dieser VDI-Richtlinie ist unter Wahrung des Urheberrechts undunter Beachtung der Lizenzbedingunge

20、n (www.vdi-richtlinien.de), die in denVDI-Merkblttern geregelt sind, mglich.Allen, die ehrenamtlich an der Erarbeitung dieser VDI-Richtlinie mitgewirkthaben, sei gedankt.Eine Liste der aktuell verfgbaren Bltter dieser Richtlinienreihe ist im Inter-net abrufbar unter www.vdi.de/4504.EinleitungDie vor

21、liegende Richtlinie ist das Ergebnis ehrenamtlicher Gemeinschaftsar-beit im Fachausschuss Operativer Vertrieb“. Die Projektverantwortung trgtder Fachbeirat Technischer Vertrieb und Produktmanagement als Organ derVDI-Gesellschaft Produkt- und Prozessgestaltung (GPP).Diese Richtlinie verwendet die nac

22、h der Grammatik mnnliche Form ineinem geschlechtsneutralen Sinn.B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04VDI 4504 Blatt 2 / Part 2 3 All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2010Preliminary notePage4.2.3 Our solution for you . . . . . . . . . . . . .

23、 . . . . . . . . 254.2.4 Scaling the sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274.2.5 Price overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274.2.6 Offer terms and conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274.2.7 Terms and conditions of delivery . . . . . . . . . . . . . .

24、 . 314.3 Technical description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314.3.1 Terms of reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314.3.2 Proposed solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314.3.3 Technical data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.3

25、.4 Scaling the sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.4 Scope of supply and services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.4.1 Scope of supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.4.2 Scope of services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.4.3 Check

26、list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Preliminary noteThe content of this guideline has been developed in stric

27、t accordance with therequirements and recommendations of the guideline VDI 1000.All rights are reserved, including those of reprinting, reproduction (photoco-pying, micro copying), storage in data processing systems and translation, eit-her of the full text or of extracts.The use of this guideline w

28、ithout infringement of copyright is permitted sub-ject to the licensing conditions specified in the VDI notices (www.vdi-richtlinien.de).We wish to express our gratitude to all honorary contributors to this guideline.A catalogue of all available parts of this guideline series can be accessed onthe i

29、nternet at www.vdi.de/4504.IntroductionThe present guideline is the outcome of voluntary collaborative work in theVDI “Operative sales” technical committee. The Technical Sales and ProductManagement advisory council as an organ of the VDI Society for Product andProcess Engineering (GPP) has responsi

30、bility for the project.In this guideline the masculine gender will be understood to cover either sex.B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04 4 VDI 4504 Blatt 2 / Part 2 Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2010AnwendungsbereichAufgaben und

31、Ziele bei der Angebotserstellung1 AnwendungsbereichZielgruppe der RichtlinieDiese Richtlinie wendet sich an Hersteller von Aggregaten, Maschinen undAnlagen. Im Vordergrund steht dabei die Gestaltung des Angebotsdokumentsfr einen Liefer- und Leistungsumfang im Lsungsgeschft. Typische Kenn-zeichen von

32、 zugehrigem Angebotsprozess und Angebotsdokument, dieallerdings nicht alle gleichermaen zutreffen mssen, sind: Engineering-Aufwand bei der Verarbeitung der Kundenanforderungenbzw. bei der Erstellung einer kundenspezifischen Gesamtlsung Erfordernis, den Nutzen dieser Lsung explizit deutlich zu machen

33、 Strukturierung und Gliederung des Angebots aufgrund des Angebotsum-fangsFr Angebote einfacher Bauelemente, Komponenten oder von Ersatzteilensind die folgenden Empfehlungen nur bedingt geeignet.Zielgruppen der Richtlinie sind in erster Linie: Vertriebsleiter, Marketingleiter und andere Fhrungskrfte,

34、 die die Gestal-tung der Angebote fr ihr Unternehmen festlegen Mitarbeiter aus Marketing oder Produktmanagement, die an der Gestal-tung von Angeboten bzw. an der Formulierung von Textbausteinen oderanderen Bestandteilen des Angebots mitwirken oder die einen vertrieb-lichen Produktkonfigurator aufbau

35、en oder einfhren Ingenieure und Techniker, die selbstndig Angebote erstellen und Ange-botsdokumente gestaltenSkalierung der RichtlinieDer hier beschriebene strukturelle Aufbau des Angebotsdokuments ist zuge-schnitten auf ein umfangreiches Angebot fr ein komplexes Produkt, verbun-den mit Engineering-

36、Aufgaben. Bei vertrieblich einfacher strukturierten Pro-dukten, wenn keine Engineering-Leistung erbracht wird oder bei niedrigererKomplexitt in der Einfhrung oder Inbetriebnahme knnen einzelne Ab-schnitte des Angebotsdokuments krzer ausfallen, zusammengefasst oderauch ganz weggelassen werden.Hinweis

37、e hierzu enthlt die Beschreibung des jeweiligen Angebotsabschnitts.SignalwirkungUnter dem Stichwort Signalwirkung“ finden sich im Text Anmerkungen zurpsychologischen bzw. werblichen Wirkung der jeweiligen Inhalte bzw. Ge-staltungsmanahmen in den einzelnen Angebotsabschnitten.2 Grundlagen2.1 Aufgaben

38、 und Ziele bei der AngebotserstellungInhaltlicher UmfangJedes Angebot muss folgende Information enthalten: Wiedergabe der Anforderungen des Kunden1)1) Die DIN EN ISO 9001 sieht fr die Vertragsprfung (Abschnitt 4.3) vor, sicherzustellen, dass die Kundenanfor-derungen angemessen dokumentiert und festg

39、elegt sind und dass der Lieferant die Fhigkeit zur Erfllung derForderungen des Vertrags besitzt (Ziffer 4.3.2). Nachdem je nach Gestaltung der Angebotsbedingungen durch einfaches Gegenzeichnen aus einem Angebot ein Vertrag werden kann, verlagern sich die Vorgaben derDIN EN ISO 9001 von der Vertragsp

40、rfung nach vorn in die Angebotsphase.B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04VDI 4504 Blatt 2 / Part 2 5 All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2010ScopeTasks and objectives in offer preparation1 ScopeTarget group of the guidelineThis guideline is

41、 intended for the use of manufacturers of machines, installa-tions and equipment. The main emphasis is on the design of the offer docu-ment for a particular scope of supply and services in the solutions business.Typical characteristics of the associated offer process and offer document in-clude (alt

42、hough not all of them need apply equally): engineering costs incurred in processing the customer requirements or inpreparing a customer-specific overall solution requirement to clarify explicitly the benefits of this solution structuring and classification of the offer on the basis of the scope of t

43、heofferThe recommendations which follow are only suitable to a qualified extent foroffers relating to relatively simple devices, components, or spare parts.The primary target groups of this guideline are: sales managers, marketing managers and other managers tasked with de-signing offers made by the

44、ir company employees in marketing or product management who participate in de-signing offers or in formulating text blocks or other constituent parts ofthe offer or who set up or introduce a sales-related product configurator engineers and technicians who prepare offers independently and who de-sign

45、 offer documentsScaling the guidelineThe structural organisation of the offer document which is described here istailored to a comprehensive offer for a complex product, and one bound upwith engineering tasks. In the case of products with a simple structure fromthe sales point of view, if no enginee

46、ring services are required or if there is arelatively low level of complexity in introduction or commissioning, individ-ual sections of the offer document may turn out shorter, be summarised oreven omitted entirely.Information in this regard is provided in the description of each section of theoffer

47、.Signal effectIn this guideline the keywords “Signal effect” indicate comments on the psy-chological or advertising-related effect of the corresponding contents or de-sign measures in the individual offer sections.2 Fundamentals2.1 Tasks and objectives in offer preparationScope of contentsEvery offe

48、r must include the following information: reproduction of the requirements of the customer1)1) DIN EN ISO 9001, as far as contract scrutiny is concerned (Section 4.3), states that it should be ensured thatcustomer requirements are appropriately documented and defined and that the supplier has the ab

49、ility to meetthe requirements of the contract (No. 4.3.2). Since depending on the form taken by the terms and conditions ofthe offer an offer can be turned into a contract by a simple countersignature, the requirements ofDIN EN ISO 9001 will be brought forward from contract scrutiny into the upstream offer phase.B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04 6 VDI 4504 Blatt 2 / Part 2 Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dssel