DB36 T 959-2017 林木良种基地专业档案管理规范.pdf

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1、 ICS 65.020.99 B 01 DB36 江 西 省 地 方 标 准 DB 36/ T959 2017 林木良种基地专业档案管理规范 standardization of establishment and management of professional archives for forest thoroughbred base 2017 -10 - 23 发布 2018 - 01 - 01 实施 江西省质量技术监督局 发布 DB36/ T959 2017 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 档案建立 . 2 5

2、档案管理 . 3 6 档案员培训 . 3 附录 A（资料性附录） 建档内容 . 4 DB36/ T959 2017 II 前 言 本标准编写规则符合 GB/T 1.1-2009标准化工作导则 第 1部分：标准的结构和编写的规定。 本标准由江西省林业厅提出并归口。 本标准起草单位：江西环境工程职业学 院、江西省林木种苗和林场管理局、赣州市林木种苗站、信 封县林木良种场。 本标准主要起草人：欧斌、宋墩福、朱江华、陈叶、李畅、翟学昌、艾卿、陈建华、胡晓健、卢清 华、刘金生。 DB36/ T959 2017 1 林木良种基地专业档案管理规范 1 范围 本标准规定了良种基地的档案建立、档案管理和档案培训

3、。 本标准适用于林木良种基地的专业档案建立和管理。其他良种基地可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB 2772 林木种子质量检验规程 GB/T 14071 林木良种审定规范 GB/T 16619 林木采种技术 GB/T 16621 母树林营建技术 LY/T 1340 主要针叶造林树种 优树子代遗传测定技术 LY/Y 1345 主要针叶造林树种 种子园营建技术 3 术语和定义 以下术语和定义适用于本文件。 3.1 林木良种 经过审定或认

4、定的优良种源、优良家系、优良无性系以及种子园、母树林生产的种子或采穗圃生产 的穗条 等。 3.2 林木良种基地 按照国家营建种子园、母树林、采穗圃等有关规定的要求而建立的，专 门从事林木良种生产的场所。 3.3 重点林木良种基地 具备较好的自然和生产条件，建设与管理规范，收集的育种资源丰富、保存完好，拥有掌握基本林 木品种选育技术的科技队伍，在林木良种生产中起到骨干示范作用，经国家林业局或省林业厅严格筛选 和科学评定后确定的林木良种基地。 3.4 DB36/ T959 2017 2 专业档案 反映专门领域活动的档案。本 文件 中特指 与林木良种基地生产和管理相关的历史、生产、管理、科 学研究等

5、方面的文献、调查原始数据、图表及资金使用等资料的档案。 3.5 档案员 从事林木良种基地专业档案的入库、分类、整理及查阅、保密和保管等相关工作的专业技术 人员， 要求是林业专业技术人员或对林木良种基地工作熟悉和具有相关工作经验的人员。 3.6 建档模式 据本标准要求建立的林木良 种基地专业档案具体内容的档案集合样式。 4 档案建立 4.1 建档原则 4.1.1 简便实用 原始记录、图表及汇总材料等文件装订成册，分类归档，并建立电子档案。 4.1.2 及时准确 原始记录材料、汇总材料及有关资料原件或其复印件及时归档，确保归档资料完整全面，准确无 误。 4.1.3 分类归档建档 对良种基地专业建设

6、档案按照本标准的模式分类建档、分类管理。 4.2 建档对象 良种基地的立项、生产、调查、科研、经营情况、基建设备及其直接相关的资金使用 （区别于财务 会计档案）等文件材料。 4.3 建档方法 将整个良种基地专业档案材料分类归档建档。对于归档中的格式化文件，按一定规格的图表逐年填 写，做到结构合理、简单明了、内容全面。同类非规格化文件数量多的，可在该同类归档材料扉页前加 一检索明细表。档案袋或档案盒面上，填写建档单位、分类编号、类别名称、建档日期、档案员姓名等。 4.4 建档内容 参见附录 A。 5 档案管理 DB36/ T959 2017 3 林木良种基地单位应建立档案管理制度，定岗、定人、设

7、立专用档案室，完善硬件、软件设备，完 善档案建立、借阅、检查、保密、保管等制度。 5.1 及时归档 良种基地单位应指定 专职或兼职档案员及时对各类归档文件进行收集归档，完善档案资料。需逐年 填写的数据资料由档案员负责及时填写。归档的文件必须准确无误，不得弄虚作假。有关人员必须将自 己所负责的良种基地的档案资料主动及时交与档案员保管。 5.2 纸质与电子档案同步建立 良种基地建设档案材料除一手 纸质 资料外，需建立备份制度，并 建立电子档案进行备份保存。 经常 使用的资料可采用复印件、扫描件、照片或电子档案形式替代使用。 5.3 档案填写 原始资料记录或材料图表的整理，尽量参考使用相关标准和文件

8、中的规范格式或表格，使用碳素墨 水书写，要求字迹清晰，工整规范。 5.4 借阅制度 档案材料不得随意公开，确因工作需要查阅档案资料的，必须经良种基地单位分管行政领导及相关 技术人员同意方可借阅。建立完善的借阅登记制度。 5.5 检查制度 每年年底由档案员会同有关领导和技术人员对良种基地专业档案进行一次全面的清理，重点针对当 年应归档的材料进行清理，发现漏缺或记载内容不完整（如未记录日期、调查人等因子），及时补增。 5.6 档案保密 做好良种基地档案资料的保密工作，纸质资料和电子版资料均不得泄露，电子版未经批准不得上传 到网络上。 5.7 档案保管 档案建立与保管应设专门的档案员，由熟悉良种基地

9、生产的技术人员 担（兼）任。档案员要相对稳 定，若调动工作，必须做好档案移交工作。做好档案材料的防霉、防虫、防火工作。 6 档案员培训 应对档案建立人员进行一定的技能培训，按照江西省档案工作规范化管理办法开展档案员培训 工作。 DB36/ T959 2017 4 A A 附 录 A （资料性附录） 建档内容 A1 项目建议书、总体规划设计、往来文件类 A1.1 项目建议书、 项目规划（国家杉木良种基地、省级杉木良种基地规划等）、科技支撑合作协议、合同 协议类 A1.2 可行性研究报告、专家论证意见等 A1.3 基地建设请示报告文件 A1.4 总体规划设计方案、及位置图、规划图等有关图表 A1.

10、5 有关批复文件（含批复的修订后的可行性研究报告、规划、总体设计、协议书等） A1.6 实施方案、年度作业设计 A1.7 上级来文（含上级下达的年度投资计划、物资分配计划等文件） A1.8 年度生产经营管理方案（抚育、调查等） A1.9 其它 A2 良种基地基本情况类 A2.1 种子园 A2.1.1 自然概况（立地情况表：土壤、植被等立地条件因子；气候观测表：历年光照、温度、降雨等 气象因子等） A2.1.2 平面位置图及分区（并注明图示） A2.1.3 分小区原始无性系定植、嫁接、补接登记表及配置图 A2.1.4 建园无性系数（含分小区无性系数）、无性系号（优树号）、建园无性系现实增益情况表

11、。 A2.1.5 优树无性系来源资料（优树登记表及优树照片、优树汇总表与分布图） A2.1.6 分小区无性系母株生长观测情况（调查情况表：发育情况、生物学指标、经济性状指标、成活 率、正冠率等 A2.1.7 其它 A2.2 无性系繁育 A2.2.1 历年 “ 四圃 ” （原种圃、采穗圃、测定 圃和扦插圃）基本情况（面积、地点、无性系数、无性 系来源等情况） A2.2.2 “ 四圃 ” 生长情况观测记录 A2.2.3 “ 四圃 ” 采穗、育苗、造林情况 A2.2.4 其它 A2.3 母树林 DB36/ T959 2017 5 A2 良种基地基本情况类 (续 ) A2.3.1 自然概况（参考 A2

12、.1.1） A2.3.2 基本情况（种子来源记录及证明、种植时间、去劣存优选择标准、疏伐记录）、平面图 A2.3.3 母树生长发育情况 A2.3.4 其它 A2.4 引种示范林 A2.4.1 自然概况（参考 A2.1.1） A2.4.2 基本情况、平面图、小班图 A2.4.3 引种树种名录 A2.4.4 引种树种原产地、生态习性、生长发育情况 A2.4.5 各树种生长发育调查（营养生长、生殖生长各相关指标调查） A2.4.6 各树种物候观测情况 A2.4.7 其它 A2.5 采穗圃 A2.5.1 基本情况（参考 A2.1.1） A2.5.2 无性系排列配置图、补植情况 A2.5.3 无性系数、

13、无性系来源、无性系号对照表 A2.5.4 各无性系生长发育 调查 A2.5.5 穗条采集、生产育苗及销售情况 A2.5.6 其它 A2.6 良种造林示范林 A2.6.1 基本情况（造林地基本情况、种子来源证明、面积、造林时间、地址、株树等） A2.6.2 实施方案 A2.6.3 示范林生长情况调查 A2.6.4 其它 A2.7 良种基地重要变更情况 A2.8 其它 A3 生产管理类 A3.1 林木种子生产和经营许可证情况 A3.2 抚育管理（包括去萌抹芽、除草、松土、灌溉、修剪、维修林道及其用工量等） A3.2.l 种子园的抚育管理 A3.2.2 采穗圃的抚育管理 A3.2.3 收集区的抚育管

14、理 A3.2.4 母树林的抚育管理 A3.2.5 试验林的抚育管理 A3.2.6 其它 A3.3 施肥（含施肥方法、时间、数量、种类，每年次数及其用工量等） A3.3.1 种子园施肥 A3.3.2 采穗圃、收集区、母树林、试验林施肥 A3.3.3 套种绿肥情况 A3.3.4 其它 DB36/ T959 2017 6 A3 生产管理类 (续 ) A3.4 病虫害防治（病虫害调查，防治措施、方法、次数、药剂用量、用工量等） A3.4.1 种子园病虫害防治 A3.4.2 采穗圃、收集区、母树林、试验林病虫害防治 A3.4.3 其它 A3.5 种子园人工辅助授粉（授粉方式、时间、天气等） A3.6 种

15、子园去劣疏伐 A3.6.1 去劣疏伐作业设计 A3.6.2 实施情况与验收材料 A3.6.3 效果调查 A3.6.4 其它 A3.7 防火林带建设 A4 良种生产经营类（产量、质量、去向等） A4.1 历年种子产量 A4.1.1 种子产量预测调查 A4.1.2 种子实际产量（含结实面 积总产量、单位面积产量） A4.1.3 分小区种子实际产量 A4.1.4 分无性系结实量调查登记表 A4.1.5 种子生产档案（种子生产档案表 :果实采集、加工调制情况；种子产量、出入库、流向情 况） A4.1.6 其它 A4.2 历年穗条产量 A4.2.1 穗条总产量及各无性系穗条产量 A4.2.2 穗条利用情

16、况（销售去向、数量） A4.2.3 其它 A4.3 种子播种品质（种子园混系种子和各无性系单系种子） A4.3.1 种苗检验人员资格证 A4.3.2 实验室检验结果 （各种批自检、国家或省级抽检报告或证书）：包括千粒重、净度、发 芽率、含水量、优良度、生活力及原始检测记录表等。 A4.3.3 大田播种育苗有关数据（单位播种量、场圃发芽率、苗木基本生长指标调查记录等） A4.3.4 其它 A4.4 良种去向记录（自用、销售合同、标签、种子客户记录等） A4.5 育苗和苗木出圃情况（育苗技术措施，起苗、分级、去向、标签等） A4.6 种子遗传品质 A4.6.1 子代测定原始记录及分析结果汇总材料

17、A4.6.2 群体遗传测定原始记录及分析结果汇 总材料 A4.6.3 无性系测定原始记录及遗传增益情况分析结果汇总材料 A4.6.4 其它 A4.7 种子经营档案（种子经营档案表） DB36/ T959 2017 7 A4 良种生产经营类（产量、质量、去向等） （续） A4.8 种子生产应用效果（用户用种信息反馈） A4.9 其它 A5 直接经济效益类（含种子、穗条、苗木、去劣疏伐材收入等） A5.1 历年采、晒种子单价成本、种子销售额（生产良种的直接经济收入） A5.1.1 种子采收、加工调制、贮藏单价及经费支出 A5.1.2 种子销售单价及销售收 入 A5.1.3 其它 A5.2 去劣疏伐

18、材收入 A5.2.1 去劣疏伐成本开支 A5.2.2 去劣疏伐材销售收入 A5.2.3 其它 A5.3 无性系穗条外调收入（含直接成本与收入） A5.4 无性系苗、优良家系苗成本与收入 A5.5 试验林间伐材、主伐材直接生产成本与销售收入 A5.6 其它 A6 科学试验与成果类 A6.1 遗传测定林（含方案，苗期、林期测定基本情况，调查记录，分析与结果） A6.1.1 子代测定苗、子代测定林 A6.1.2 群体（混系）遗传测定林 A6.1.3 无性系测定 A6.1.4 其它 A6.2 收集区（基因库） A6.2.l 自然概况、基本情况 A6.2.2 各无性系（基因资源）来源登记表 A6.2.3

19、 无性系（基因资源）定植图 A6.2.4 各无性系（基因资源）生态习性、生物学特性 A6.2.5 母树生长观测调查 A6.2.6 其它 A6.3 种源试验 A6.3.l 基本情况 A6.3.2 各种源来源登记表 A6.3.3 种源测定苗期、林期配置图 A6.3.4 各种源生 态习性、生物学特性 A6.3.5 母树生长观测调查 A6.3.6 其它 A6.4 区域试验 DB36/ T959 2017 8 A6 科学试验与成果类 （续） A6.4.1 区域试验方案 A6.4.2 区域试验地基本情况 A6.4.3 区域试验苗期、林期观测情况 A6.4.4 区域试验数据比较分析 A6.5 其它各类试验（

20、含项目建议书、试验开题报告、方案、实施情况、调查记录、分析结果等） A6.5.1 物候观测研究 A6.5.2 人工辅助授粉 A6.5.3 人工控花、控粉、控果试验（杂交制种） A6.5.4 施肥试验研究 A6.5.5 病虫害防治试验研究 A6.5.6 满果粉试验 A6.5.7 高产稳产综合试验 A6.5.8 其它 A6.6 成果鉴定、申报材料及获奖证书等情况 A6.7 良种审定申报材料与审定文件、良种证书等 A6.8 科技论文（含良种基地单位和个人撰写发表的林木良种科技论文） A6.9 其它 A7 基建设备类 A7.1 基建类 A7.1.1 基本建设项目设计审批、验收文件 A7.1.2 基建项

21、目内容一览表 A7.1.3 招投标文件 、监理文件 A7.1.4 其它 A7.2 设备类 A7.2.1 设备名称数量登记表、照片、票据 A7.2.2 设备使用说明，维修、校准记录 A7.2.3 设备政府采购文件 A7.2.4 其它 A8 资金来源与投放及物资类 A8.1 分项目分年度资金来源、投放情况总表 A8.2 生产类（资金来源与投放） A8.2.1 种子园（分定（植）砧、嫁接、抚育管理、施肥、病虫害防治、采晒种等等） A8.2.2 采穗圃、收集区、子代林等（分营建与管理） A8.2.3 其 它 A8.3 基建类（分年度、项目、资金来源及投放，即完成投资额情况） A8.4 设备类（分年度、

22、项目、资金来源及投放，即完成投资额情况） DB36/ T959 2017 9 A8 资金来源与投放及物资类 （续） A8.5 科研类（分项目经费来源及使用情况） A8.6 物资类（农资、建材等） A8.6.l 历年购入物资种类及投资额 A8.7 其它 A9 基地建设（项目）验收资料、总结材料类 A9.1 基地建设（项目）验收 A9.1.1 基地建设（项目）工作总结及技术报告 A9.1.2 验收 报告及验收小组名单（签字名单） A9.1.3 其它 A9.2 良种基地总结材料类 A9.2.l 年度工作总结 A9.2.2 技术总结报告 A9.3 参加良种工作会议材料 A9.4 其它 A10 其它材料、图片类 A10.1 各级领导、专家指导，视察基地工作时的讲话材料、工作照片等 A10.2 良种基地间交流、会议材料 A10.3 基地单位及相关个人受表彰、奖励等材料 A10.4 各级管理机构印发的有关基地的文件（良种补贴、良种申报、质量抽查、结果通报等 文件） A10.5 其它 _