DB3401 T 280-2022 公共资源交易电子档案管理规范.pdf

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1、 ICS 03.100.01 CCS A 14 3401 安徽省合肥市地方标准 DB3401/T 2802022 公共资源交易电子档案管理规范 Specification on electronic records management of public resources trading2022-11-03 发布2022-11-03 实施合肥市市场监督管理局发 布 DB3401/T 2802022 I 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由合肥

2、市公共资源交易监督管理局提出并归口。本文件起草单位：安徽合肥公共资源交易中心、安徽省质量和标准化研究院。本文件主要起草人：申德龙、胡浠冰、侯晓丽、阚卫海、祝小艳、张靖、樊润、吴倩。DB3401/T 2802022 1 公共资源交易电子档案管理规范 1 范围 本文件确立了公共资源交易电子档案管理的基本要求，并规定了在公共资源交易活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的存储、备份、使用以及销毁的要求。本文件适用于公共资源交易活动中产生的电子档案的管理。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 公共资源交易平台 pub

3、lic resource trading platform 执行统一的制度和标准，具备开放共享的公共资源交易电子服务系统和规范透明的运行机制，为市场主体、社会公众、行政监督管理部门等提供公共资源交易综合服务的体系。注：在不引起混淆的情况下，本文件中的“公共资源交易平台”简称“交易平台”。3.2 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。来源：GB/T 18894-2016，3.1 3.3 元数据 metadata 描述电子文件和电

4、子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。来源：GB/T 18894-2016，3.3 3.4 电子档案 electronic records 在公共资源交易活动中产生的以项目标段（包）为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准确、能反映公共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。3.5 电子档案管理系统 electronic records management system 用于电子文件的收集、整理与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信息系统。4 基本要求 应遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则。4.1 DB3401/T

5、 2802022 2 应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿4.2 或者销毁。应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。4.3 应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。4.4 5 电子文件的收集与整理 应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容信息与其形成时一致。5.1 应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。5.2 应遵循公共资源交易项目电子文件的形成规律，保持项目之间电子文件的有机联系。5.3 交易项目电子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“

6、项目标段（包）”为单位，按5.4 照电子文件归档材料目录对电子文件进行收集、整理。电子文件归档材料目录见附录 A。6 电子文件的归档 进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权交易等纳入公共资源交易目录交易项目的相关电6.1 子文件、元数据均应归档。应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权等公共资源交易项6.2 目实施主体或其代理机构在办理项目登记时应提交的材料，交易服务过程中产生的交易公告、要约邀请文件及其技术资料、评标（评审）报告、成交公示（公告）、竞得通知书、成交合同以及有关变更信息等反映公共资源交易活动全过程的资料。应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档

7、案门类代码、类别代码、项目名称、项目编号、6.3 年度、保管期限、页数、文件题名、文件编号、日期、计算机文件名等。应归档但未在电子交易系统中留存的文件，应及时扫描，并上传归档。6.4 应明文归档电子文件，专用软件产生的电子文件及其他通用型电子文件应转换为 PDF 电子文件。6.5 应对提交的归档申请电子文件的规范性、完整性进行检查，符合要求的，予以接受归档，不符合6.6 要求的，应退回归档申请。应采取在线归档或离线归档方式，在合同备案后 30 天内通过电子档案管理系统完成电子文件的归6.7 档。7 电子档案的存储 应为电子档案及其元数据的存储配备符合规定的计算机机房、硬件设备、电子档案管理系统

8、和网7.1 络设施。应建立独立的长期保存电子档案的离线存储库，离线存储的电子档案应与在线利用的电子档案物7.2 理分开。应对接收的项目电子档案进行编号、设置保存期限、推送入库。7.3 电子档案的保存期限分为永久、定期两种，工程类项目应永久保存，采购类及其他交易项目保存7.4 期限 30 年。同一项目电子档案的保管期限应相同。保存电子档案存储载体，应符合下列规定：7.5 a)电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存；b)单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清洁无尘，并竖立存放，且避免挤压；DB3401/T 2802022 3 c)环境温度应保持在 1424之间，昼夜温差不超过2，相对湿度

9、应保持在 3545之间，相对湿度昼夜温差不超过5；d)存储媒体应与有害气体隔离；e)存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光和防震动。8 电子档案的备份 每一个月对电子档案进行备份。8.1 电子档案管理系统应建立异地容灾备份体系。8.2 对离线存储的电子档案，宜根据存储载体的寿命，定期转存电子档案，转存时应进行登记。8.3 应对电子档案数据库每年进行一次抽样检验，抽样率应不低于 20%，发现问题应及时采取恢复措8.4 施。应每年安排备份数据恢复演练不少于一次。8.5 9 电子档案的使用 应明确电子档案工作人员，配备专用设备，公开使用须知和流程，审核使用者相关信息，并按要9

10、.1 求提供相应服务。查阅电子档案的应办理查阅手续，经批准后方可查阅，阅读档案应在规定地点和电子档案管理人9.2 员在场的情况下进行。公安机关、法院、检察院、纪检监察、审计部门或行业监管部门等需要复制电子档案的应办理手9.3 续，电子档案管理部门进行登记。出具电子档案证明时应加盖档案证明电子专用章。9.4 10 电子档案的销毁 达到或超过存档期限的档案应登记造册，报同级公共资源交易监管部门批准后登记销毁。10.1 应从存储设备及异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案，电子档案管理系统应在管理过10.2 程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。销毁电

11、子档案的离线存储介质时应对其实施破坏性销毁，实施销毁前，应对存储介质中的其他电10.3 子档案进行离线存储介质的迁移。DB3401/T 2802022 4 A A 附录A （资料性）电子文件归档材料目录 电子文件归档材料目录见表A.1表A.3。表A.1 工程建设类项目电子文件归档材料目录 序号 类型 资料名称 份数 归档情况 审核情况 备注 1 清单 移交资料清单 2 受理资料 委托代理协议 3 进场交易协议 4 申报项目的资金落实证明或相关证明 5 其他资料 6 招标资料 资格预审文件及预审报告 7 资格后审文件、招标文件 8 招标公告 9 澄清/变更公告 10 工程量清单及控制价 11 造

12、价审核相关资料 12 其他资料 13 开评标资料 专家抽取申请表 14 评标报告 15 评委详细评分表 16 投标文件（所有投标单位）17 其他资料 18 中标资料 中标公告（中标候选人公示及中标结果公示）19 中标通知书 20 进场交易见证书 21 合同及履约 22 其他资料 注：归档情况一栏中，表示有，表示无。项目负责人：归档人：归档日期：DB3401/T 2802022 5 表A.2 政府采购类项目电子文件归档材料目录 序号 类型 资料名称 份数 归档情况 审核情况 备注 1 清单 移交资料清单 2 受理资料 项目受理登记表 3 项目需求 4 采购文件确认记录表 5 招标代理协议 6 其

13、他资料 7 采购资料 采购公告 8 答疑变更 9 采购文件 10 其他资料 11 开评标资料 专家抽取申请表 12 开标记录表 13 开标大会议程 14 评标报告 15 评委详细评分表 16 投标文件（所有投标单位）17 其他资料 18 中标资料 中标结果 19 中标通知书 20 进场交易见证书 21 合同及履约 22 其它资料 注：归档情况一栏中，表示有，表示无。项目负责人：归档人：归档日期：DB3401/T 2802022 6 表A.3 产权交易类项目电子文件归档材料目录 序号 类型 资料名称 份数 归档情况 审核情况 备注 1 清单 移交资料清单 2 受理资料 项目立项等资料 3 委托代理协议 4 进场申请表 5 其他资料 6 招标资料 项目公告 7 补充/变更公告 8 招标文件 9 其他资料 10 开评标资料 专家抽取申请表 11 评标报告 12 评委详细评分表 13 投标文件（所有投标单位）14 其他资料 15 中标资料 中标公告（候选人公示及结果公示）16 中标通知书 17 合同及履约 18 其他资料 注：归档情况一栏中，表示有，表示无。项目负责人：归档人：归档日期：