DB13 T 2926-2018 公共资源交易电子档案管理规范.pdf

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1、ICS 03.100.01 A 02 DB13 河北省 地方标准 DB 13/T 2926 2018 公共资源交易电子档案管理规范 Specification onpublic resource tradingelectronic records management 2018 - 12 - 13 发布 2018 - 12 - 31 实施 河北省市场监督管理局 发布 DB13/T 2926 2018 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1-2009给出 的规则起草。 本标准由 河北省 政务 服务管理办公室 提出 。 本标准由河北 省服务 标准化 技术委员会 （ SAHB/TC 264） 归口

2、。 本标准 起草单位： 河北 省 政务 服务 管理办公室 、上海中信信息发展股份有限公司 。 本标准起草人： 李博、周爱清、付俊生、曹红军、张秀阳、冯远心、李学广、袁嘉新。 DB13/T 2926 2018 1 公共资源交易电子档案管理规范 1 范围 本标准规定了在公共资源交易活动中产生的，具有保存价值的归档电子文件的形成、收集、整理、 移交与电子档案的 接收 、 存储、备份、利用、鉴定和安全管理的一般方法。 本标准适用于各类公共资源交易活动中所产生的电子档案管理，其他交易活动中产生的电子档案 管理可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅

3、注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T33190-2016 电子文件存储与交换格式 GB 50174-2017 数据中心设计规范 DA/T 15-95 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语 DB13/T 1534-2012 公共资源交易中心建设与管理规范 档案信息系统安全等级保护定级工作指南（档办发 20135

4、号） 3 术语和定义 GB/T 18894-2016， DA/T 58-2014， DB13/T 1534-2012界定的以及下列术语和定义适用于 本文件。 3.1 公共资源交易 public resource trading 涉及公共利益、公众安全的具有公有性、公益性的资源交易活动。 3.2 公共资源交易平台 public resource trading platform 实施统一的制度和标准、具备开放共享的公共资源交易电子服务系统和规范透明的运行机制，为 市场主体、社会公众、行政监督管理部门等提供公共资源交易综合服务的体系（以下简称交易平台）。 3.3 公共资源交易项目 public r

5、esource trading project 在公共资源交易平台进行交易的项目（以下简称项目）。 DB13/T 2926 2018 2 3.4 发起方 sponsors 公共资源交易的发起机构 。 包括采购人、招标人、出让人、转让方、委托人等。 3.5 中介机构 intermediaries 公共资源交易的中介代理或服务机构 。 包括招标代理机构、政府采购代理机构 、拍卖采购代理机构 、产权交易机构等。 3.6 响应方 responders 公共资源交易的响应机构。 包括投标人、供应商、受让人、竞买人等。 3.7 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程

6、的数据。 GB/T 18894-2016， 3.3 3.8 交易系统 trading system 管理公共资源交易活动，形成公共资源交易电子文件的计算机信息系统。 3.9 电子档案管理系统 electronic records management system 用于 电子文件的收集、整理、移交与电子档案的 接收 、 存储、备份、利用、鉴定和安全管理 的信 息系统。 3.10 预归档 pre-archiving 将 业务系统 形成的归档电子文件和元数据，通过推送、捕获、导入等方式，进入电子档案管理系 统的过程。 3.11 归档 archiving 将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统

7、整理的电子文件及其元数据管理权限向档案管 理部门提交的过程。 GB/T 18894-2016， 3.12 3.12 档案证明电子专用章 electronic seal for archival evidence DB13/T 2926 2018 3 各级交易平台档案管理部门出具档案证明时，用于识别单位身份并表明认可其中内容真实性、完 整性的电子印章。 4 总则 4.1 应遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则。 4.2 应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。 4.3 应建立健全管理 制度，明确电子文件归档和电子档案管理 相关部门和人员 的职责与

8、分工： a) 交易平台 （ 或中介机构 ） 项 目经办人员负责电子文件预归档，并向交易平台档案 管理部门 移 交电子档案； b) 交易平台档案管理部门负责电子档案的接收、保管、存储、利用等工作； c) 交易平台信息技术部门 负责 为公共资源交易电子文件归档和电子档案管理工作提供日常信息 技术支撑，为电子档案数据采集、存储、备份、迁移等工作提供保障 ； d) 交易平台保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理 。 4.4 应明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序和格式等要求。 4.5 应执行规 范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。 4.6

9、 应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档和电子档案管理。 4.7 各级交易平台档案管理部门 可 只采用 电子档案方式保存交易档案 ，国家另有规定的除外。 5 归档电子文件形成 5.1 公共资源交易参与方首次参与交易活动时，应对交易活动中形成的电子文件与电子档案产权归属 做出约定。 5.2 发起方、响应方应与中介机构签订承诺文件，对各自在交易活动中形成的电子文件的真实性、完 整性负责。 5.3 归档电子文件应使用符合 如下要求的 电子签名 ： a) 电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； b) 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； c) 签署后对电子签名的任何改动能够

10、被发现； d) 签署后对 电子文件 内容和形式的任何改动能够被发现。 5.4 归档 电子文件 的 格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能 ， 并支持向长期保存格式转换。归档格式应符合以下要求： a) 版式电子文件的归档格式应按照 DA/T47-2009、 GB/T33190-2016 等执行，可采用 PDF、 OFD 等格式； b) 录音类电子文件应以 WAV、 MP3 等格式归档；录像类 电子文件应以 MPG、 MP4、 AVI 等格式归档； c) 归档纸质文件扫描形成的数字副本应以 JPG、 TIF 等格式归档，并进行 PDF 或 OFD 格式转换。 DB13

11、/T 2926 2018 4 6 归档范围 6.1 公共资源交易项目 相关 电子文件均应归档 。 注 ： 包括按照河北省公共资源交易目录要求进场交易的各类公共资源交易项目， 以及 在各级公共资源交易平 台完成的河北省公共资源交易目录以外的项目和民间投资的不属于依法必须招标的项目。 6.2 电子文件归档范围 包括但不限于 ：注册登记文件、交易发起文件、交易响应文件、评审过程文件、 验收证明、质疑答复、投诉处理决定等交易活动记录及其他有关文件、资料。 6.3 电子文件应归档元数据 包括但不限于 ：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目名称、项 目编号、年度、保管期限、页数、文件题名、文件编号、

12、责任者、日期、计算机文件名等。 6.4 公共资源交易监控录像电子文件归档范围 包括但不限于 ： 交易文件签收、 开 评 标 （挂牌、拍卖） 和专家抽取 等 交易活动录像记录 。 6.5 监控录像电子文件应归档元数据 包括但不限于 ：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目 名称、项目编号、年 度、保管期限、责任者、格式信息、编辑者、摄录时间、编辑时间、时间长度、 总帧数、内容起始时间、内容结束时间、分辨率、帧率、视频比特率等。 7 归档电子文件的收集与整理 7.1 应 按归档范围 收集归档电子文件及其组件与元数据，保持电子文件内容信息与其形成时一致。 7.2 应齐全、完整地收集同一项目形成的

13、全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。 7.3 应遵循公共资源交易项目电子文件的形成规律，保持项目之间电子文件的有机联系。 7.4 应通过推送、捕获、导入等方式，使 包含 归档电子文件及其元数据的预归档 信息 包进入电子档案 管理系统的预归档库。 7.5 归档电 子文件应以件为整理单位，相关的归档纸质文件整理应与归档电子文件整理协调统一。 7.6 归档电子文件的保管期限分为永久、 30 年和 15 年，同一项目归档电子文件的保管期限相同。 7.7 对归档电子文件采用“类别 年度 保管期限 项目”的分类方法进行分类。 7.8 应 参照河北省公共资源交易归档文件整理规则 ，分配归档电子文件的

14、件号、档号，形成电子 档案 信息 包。 8 归档电子文件的移交和接收 8.1 应在交易活动完成 30 个工作日内，按相关规定整理归档电子文件，然后向档案管理部门移交。 移交前应完成下列检查： a) 应清点、核实归档电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等； b) 应对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行鉴定，鉴定合格率应达到 100%。 8.2 应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线或离线方式，通过电子档案管理系统归档 接口或客户端功能完成归档电子文件及其元数据的移交和接收。 DB13/T 2926 2018 5 8.3 应支持基于电子档案管理系统完成归档

15、电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、移交等主要归 档流程，并应添加个人电子签名。 8.4 档案管理部门对 归档 的电子文件进行清点和检测，检测合格后进行接收。 8.5 档案管理部门应将清点、检测 合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统，自动采集电子 文件元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为。 8.6 应依据清点、鉴定结果，按项目或归档年度填写电子文件归档登记表（ 参 见 GB/T18894-2016 附录 A.1），完成电子文件的归档过程。 9 电子档案的存储和备份 9.1 应为电子档案及其元数据的 存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存

16、储设备。 9.2 电子档案管理系统应依据电子档案存储信息包结构，在计算机存储器中集中有序地存储电子档案 及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储 路径。 9.3 在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描诊断 ，发现问题应及时处置。 9.4 应建立独立的电子档案长期保存库。长期保存的电子档案应与在线利用的电子档案物理分开。 9.5 应确保只有在获得授权的情况下才能访问长期保存库，执行相关业务操作应履行相应审批程序， 获准后进行操作并记录操作过程日志。 9.6 在进入长期保存库前，应将电子档案按照 DA/T47-2009 的要求转换成适合长期保存的格式，记录 其存储载体及软硬件环境；并对电子

17、档案及元数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，防 止不合格的电子档案进入长期保存库。 9.7 应定期对长期保存的电子档案进行检测，对不同门类的电子档案采取有针对性的检测频度，检测 方式包括全部检测或抽样检测。发现异常情况时，应及时采取保护、恢复 或迁移 措施。 9.8 当电子档案依赖的系统环境发生变化或 新的长期保存格式出现时，应对电子档案进行格式转换。 转换完成后， 应 继续保留原格式。 9.9 当新的适合长期保存的存储载体出现或者软硬件环境发生重大变化时，应对电子档案进行迁移。 迁移前应做好备份工作，充分进行测试并且制定应急预案，以防迁移过程中发生数据丢失或破坏的情 况。 9.10

18、 应在确保电子档案的真实、完整、可用和安全的基础上，统筹制 定电子档案备份方案 ,对进入长 期保存库的电子档案进行有序备份，要求如下： a) 应确定电子档案备份周期，并按期对电子档案进行 备份； b) 应采用一次写 入 光盘、磁带等离线存储介质，按照 DA/T38-2008、 DA/T15-95 等标准实施电子 档案的离线备份，特别重要的电子档案可以通过制作缩微品等方式进行异质备份； c) 应采取 “ 3-2-1” 的异地、异质备份机制 （ 即 ： 至少保存 3 套电子档案数据，至少保存到 2 种不同介质上， 宜 将 1 套数据离线异地保存 ） ； d) 应按照 DA/T38-2008、 DA

19、/T15-95 等标准定期对备份数据进行抽样检测。光盘每两年抽检一次， 抽样率不低于 10%；磁带每年抽检一次，抽样率不低于 5%，并每 2 3 年倒带一次。当载体质 DB13/T 2926 2018 6 量下降时应适当缩短检测周期，抽样检测中如果发现误差应扩大 100%检测，并对误差进行修 正； e) 应每年至少安排一次备份数据恢复演练。 10 电子档案的利用和统计 10.1 电子档案利用坚持统一管理、安全保密、方便快捷、服务高效的原则，提供就近查档、远程出 证等各项电子档案利用服务。 10.2 档案管理部门负责电子档案利用工作，应明确工作人员，配备专用设备，公开利用须知和流程， 审核利用者

20、相关信息，并按要求提供相应服务。 10.3 电子档案项目级目录应公开利用，依政务公开要求对交易项目电子档案的项目级信息（包括项 目编号、项目名称、发起方、实施单位、金额、年度等）实施公开。电子档案内容应控制使用 。 10.4 电子档案利用服务包括现场利用和远程利用。档案管理部门 出具电子档案 证明 时应加盖档案证 明电子专用章。 10.5 档案管理部门及其工作人员应按照使用权限及其操作流程提供电子档案利用服务 ,并严格遵守 国家相关保密规定。 10.6 利用者应在权限允 许范围内利用电子档案。利用者对所获取的、非公开的电子档案的安全负责， 不得随意传播、复制，转给他人。非公开的电子档案及其复制

21、件需要携带、寄运或传输至境外的，按 照国家有关规定执行。 10.7 电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方 面采取严格的管理措施。 10.8 应按照档案统计年报要求及本单位实际需要，按年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、 格式、时长、销毁、移交等要素，对电子档案数量等情况进行统计。 10.9 可按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电 子 档案利用情况进行统计。 10.10 档案管理部门应利用相关统计数据开展电子档案利用效益分析。 11 电子档案的鉴定和处置 11.1 应建立电子档案鉴定小组，对到期的电子档

22、案进行销毁鉴定。 11.2 应根据 主管部门制定的 档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出被鉴定对象的销毁或续存 意见，必要时可协商相关部门。销毁鉴定意见经领导或主管部门审核、批准后方可实施。 11.3 电子档案的销毁应按照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。 11.4 应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除 被 销毁的电子档案，电子档案管理系统应在 管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，将 被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。 DB13/T 2926 2018 7 11.5 销毁电子档案的离线存储介质时应 对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对 存储 介质中的其他 电子档案

23、进行离线存储介质的 迁移 。 11.6 属于保密范围的电子档案，其销毁应按国家保密规定实施。 12 电子档案的安全管理与安全技术 12.1 电子档案的安全管理工作应遵循统筹规划、分级管理、突出重点、明确责任、加强监管、防控 为主的原则。 12.2 应将电子档案安全管理纳入单位安全管理工作内容，提供必要的人员、经费、设施等保障，明 确电子档案安全管理工作的主管领导、人员分工和岗位职责。 12.3 电子档案数据管理应实行系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员“三员分立”，科学 划分电子档案数据管理人员的权限与责任。 12.4 进行电子档案管理系统建设时，应对网络系统集成、软件研发、工程监理等施

24、工单位进 行安全 审查，签订安全责任协议，电子档案管理网络与系统设计方案 应与 电子档案安全方案同步规划、同步 落实。 12.5 应严格按照档案信息系统安全等级保护定级工作指南的要求，制定电子档案管理系统的安 全保护等级。 12.6 应为电子档案管理系统提供必要的基础设施和运行环境，包括防雷、防静电、防磁、防火、防 水、防盗、稳压、恒温、恒湿等， 宜 建设符合 GB50174-2017 要求的 B 级机房。 12.7 电子档案管理系统网络构架与服务器发生调整，以及数据库软件、应用系统等实施更新、升级 后，应对系统运行状况进行安全检测，及时消除安全隐患。 12.8 电子档案管理系统运行环境应安装

25、公安部门认可的防、杀毒软（硬）件产品，开展系统的病毒 监控、防范、搜查和杀灭工作，防止病毒、黑客对电子档案的恶意损坏。 12.9 电子档案管理系统应综合运用数字签名、可信时间戳等技术手段，防止电子档案数据被篡改、 伪造，有效保障电子档案的真实可信。 12.10 电子档案管理系统应实现完备的日志和跟踪功能，在电子档案形成、 收集、整理、存储等环节， 应保证每项工作过程有记录、可追溯。 12.11 一旦发现电子档案发生数据泄密，应及时采取补救措施，并按照有关规定及时向当地档案行政 管理部门、保密工作部门以及上一级公共资源交易监督管理机构的档案管理部门报告。 DB13/T 2926 2018 8 参 考 文 献 1 河北省公共资源交易归档文件整理规则 （冀交易监督 201869号 ） 2 河北省公共资源交易目录（冀政办函 201630号） _