董事长办公室秘书岗位职责及工作流程.doc

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1、董事长办公室秘书岗位职责及工作流程一办公室内务 1每天准时上班。 2开窗通风。 3清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。 5为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时） 。 6每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。 7及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。 8每两周吸尘一次。 二、文件管理 流程齐全 分类合理 处理及时 管理规范 1对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。 2外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。 3内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件

2、夹内，便于董事长看阅。 4外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内） 。 5内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内） 。 6公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。 7重要的和紧急的文件，须提醒董事长。 8每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。 9根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。 三、来宾接待 彬彬有礼 热情接待 1笑脸相迎，茶水相待。 2询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3索要名片。 4及时向董事长请示。 5按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水） 。 6根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 四、会务服务 1董事会 准备充分 安排周全 接待周到 组织完善 会议议程的拟定。 2确定与会人员。 3会议通知起草和发送。 4会议文件的准备。 5会议场所的确认及会场布置。 6会议签到及记录。 7与会人员的接待工作。