文员管理规定.doc
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1、文员管理规定1目的:明确跟单文员的作业,避免工作的失误、提高工作效力。2适用范围:本程序适用于市场部各科室的跟单文员。3职责: 部门经理:负责审核科室文员的工作。部门科长: 负责监控各科室文员的工作。文员:负责实施作业程序。4程序:41 接收订单:411 订单以书面形式为准,尽量避免受理口头订单,口头订单应详细记录,并经经理助理审核后方可下单。42 处理订单:421 接单时必须要求客户传真书面订单,如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时,文员需要求该客户所属业务员填写特请单或送样(赠送)申请单 ,经经理助理审批后方可下单给计划。422 审核订单包括产品的规格、价格、交期等。423 审核订单时
2、如发现订单不清楚,首先查阅客户资料本;其次查阅以前订单确认表 。如以上两项仍查询不到,则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系。424 若所接订单与客户以前所用规格不一致,应及时询问客户是否需更改要求。425 订单确认 OK 后须按客户要求下单给物控,同时记录于订单记录表上,并及时回传客户订单,若交期不能满足客户需求应立即致电与客户协商,并在订单上注明实际交货期,重新回传订单。426 当天下午须将第二天需出货的产品在电脑中输入送货单并统一打印。427 将打印完的送货单与派车单夹在一起交由财务审核。5合理派车51 合理派用本科室运输车辆,保证正常情况下所派出的货均能送达。52 18:00 点
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