DB44 T 919-2011 广东省房地产档案业务规范.pdf

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1、 DB44 备案号：32039-2012 A 14 ICS 01.140.20 广东省地方标 准 DB44/T 9192011 Requirements of Guangdong real estate records management 广东省房地产档案业务规范 2011-09-23 发布 2011-12-31 实施 广东省质量技术监督局 发布 DB44/T 9192011 目 次 前言 . 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 原则与要求 . 2 5 文件的整理与归档 . 2 6 档案的著录与检索 . 3 7 档案的保管与安全 . 4 8 档案的利用

2、. 5 9 档案的鉴定与销毁 . 6 10 档案信息化 . 6 附 录 A . 8 附 录 B . 10 附 录 C . 18 附 录 D . 19 DB44/T 9192011 I 前 言 本标准依据GB/T1.1-2009规则进行起草。 本标准由广东省档案局归口。 本标准起草单位：广东省档案局、广州市房地产档案馆。 本标准主要起草人：李士智、钟伦清、许日新、刘浩明、李力红、罗素敏、刘茵、李敏志、 彭万里、郑昕玲、夏致勇、张玮、伍飞红、邱永祥。 DB44/T 9192011 1 广东省房地产档案业务规范 1 范围 本标准规定房地产文件的整理、归档，档案的著录、检索、保管、利用、鉴定销毁和信息

3、化建设 的要求和方法。 本标准适用于省内各级房地产行政管理部门在房地产管理活动中形成的业务档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本 文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T13968 档案交接文据格式 GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T18-1999 档案著录规则 DA/T25 档案修裱技术规范 DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范 JGJ/T30-2003 房地产业基本术语标准 建标103-2

4、008 档案馆建设标准 3 术语和定义 DA/T1、JGJ/T30界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 房地产文件 real estate document 房地产行政管理部门在房地产权属登记、房地产市场管理等活动中直接形成的针对具体房屋的个 案审批或专项管理的业务材料，包括各种形式的申请材料、审批材料和其它具有保存价值的材料。 3.2 房地产档案 real estate records 归档保存的房地产文件。 3.3 业务部门 business d epartments 履行房地产行政管理职责的具体业务工作部门。 3.4 房屋状态 housing status 房地产档案重要著录项

5、目，表明房屋管理实时状态，包括房屋查封、设定他项权利、注销、灭失 等状态。 3.5 房地产档案信息化 real estate archival informationization 房地产档案信息化是依托房地产档案的规范化管理，应用现代信息和网络技术，推动房地产档案 信息资源传播整合的过程。其目的是提高房地产行政管理水平，提升房地产信息资源为社会提供公共 DB44/T 9192011 2 服务的能力。 4 原则与要求 4.1 房地产档案工作是房地产管理工作的组成部分，实行统一领导、分级管理的原则。房地产行政管 理部门应维护房地产档案的完整、准确和系统，对档案信息进行动态管理，努力保持档案信息与

6、房地 产权利现状的一致，使档案能及时、真实反映行政管辖范围内的房地产现状。 4.2 房地产行政管理部门应以业务和档案一体化管理为导向，建设档案管理与业务管理相融合的信息 系统，推进档案信息化建设，提升档案为房地产管理业务和社会服务的能力。 5 文件的整理与归档 房地产行政管理部门应建立文件的立卷归档制度，包括归档范围、归档时间、质量要求、整理方 法和归档手续等。 5.1 文件的归档范围 5.1.1 凡是在房地产管理活动中直接形成的、反映房屋管理活动过程，对维护国家、社会和公民权益 具有凭证价值、对房地产管理工作具有查考价值、对历史研究和城市发展具有利用价值的各种形式和 载体的文件，在办理完毕后

7、均应交档案部门保存。任何组织或个人不得据为已有或拒绝归档。 5.1.2 具有下列情况之一的材料不予归档：重份的文件；无查考价值的信封和通知卡；无参考价值的 群众反映材料、调查提纲、介绍信和便条等。 5.2 文件的归档时间 为确保房地产档案信息及时全面反映房地产状态，房地产业务办理完毕，电子信息应即时归档， 纸质档案应定期归档：涉及权利状态变动的宜在结案三天内移交，其他的在结案一年内移交。 5.3 归档文件的质量要求 5.3.1 归档文件应为原件。只能提交复制件的，应经经办人与原件校对无误后，签名或加盖印章确认， 并注明校对日期，复制自其它部门的文件需注明原件存放处。多件个案共用一份原件的，应将

8、其原件 存于其中一件个案中，并在其他个案中注明原件保存处。 5.3.2 归档文件必须完整、准确，系统。完整是指应归档文件无遗漏；准确是指归档文件记录的内容 与客观事实相符，签署手续完备；系统是指归档文件能体现卷内文件之间的有机联系及每一宗房地产 之间的有机联系。 5.3.3 归档文件的印制、书写、装订应符合档案保护的要求。对已破损的材料应予修整；字迹模糊或 易褪变的材料应予复制，复制件与原件一并归档。 5.4 归档文件的整理方法 5.4.1 文件的整理实行谁办理谁立卷的原则。按照各地房地产行政管理部门的内部分工，各业务部门 在工作中形成的应归档文件，由业务部门负责收集和立卷整理。 5.4.2

9、归档文件必须进行分类。分类应以房地产管理的职能活动为主要依据，兼顾文件的内容和形成 特点。具体分类办法参见广东省房地产档案分类编号方法（附录）。 5.4.3 归档文件必须进行立卷。文件立卷应遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，区分保管期 限，便于保管和利用。具体立卷方法参见广东省房地产文件立卷方法（附录）。 DB44/T 9192011 3 5.5 文件归档的手续 文件立卷后应按结案顺序交档案部门，交接时应填写档案交接文据（档案交接文据格式参见 GB/T13968）和编制交接目录（参见附录C）。交接双方根据交接目录清点核对档案，并履行签字手续。 交接目录应至少一式两份，交接双方各存一份。

10、5.6 补充文件的归档 5.6.1 已归档案卷因注销、更替、新增等原因需补充文件，由业务部门根据审批权限填写补充通知书， 档案部门根据通知书对档案实体及相应的数据信息（检索工具、数据及影像库）履行补充整理，并保 持档案及信息的准确一致。 5.6.2 补充文件的归档范围包括申请、证明、审批等文件及相关数据信息，应在工作结束时完整整理 归档。 5.6.3 业务部门应按照归档要求对工作中形成的补充文件及时进行收集整理和移交。 5.6.3.1 补充文件应进行排列编目整理、确保与原案卷联系的系统性和准确性。 5.6.3.2 补充文件整理除符合一般归档要求，还须符合以下要求： 对需要收回注销的补充文件应在

11、首页标上注销标识，并在注销标识旁由经办人员和批准机构签名 盖章，注明签署日期。 以补充文件替换原案卷文件，应在归档文件目录备注栏标明被替换文件所在案卷号、文件名称、 页码。 5.6.3.3 补充文件与归档目录和通知书一并移交。通知书应包含事项：原案卷号、房地产地址、宗地 号、补充事由、内容、补充文件名称、件数、经办人员和审批人签名、签署时间、批准机构盖章等。 5.6.4 档案部门应履行补充文件的接收、补充立卷及检索工具等相关数据信息的补充整理。 5.6.4.1 接收归档时按照相关归档要求检查移交文件质量，并对照移交目录和通知书，逐一清点后履 行交接手续。 5.6.4.2 根据通知书要求对归档的

12、补充文件进行并卷整理和相关数据信息更新。 5.6.4.3 并卷整理工作要求：在原案卷最后编码页后，按照补充文件卷内目录、通知书、补充文件顺 序排列立卷。 注销文件并卷，按照补充要求并入原案卷，并要在原案卷相应的卷内文件目录备注填写注销标识 和通知文号。 更替文件并卷，补充文件与被替换的文件一并存留原案卷，在卷内文件目录相应位置备注栏互为 注明。 新增文件立卷，直接按要求并入原案卷。 5.6.4.4 凡需并案立卷的案卷，应在卷内备考表注明：补充文件归档通知书编号、立卷人及检查人签名、 补充立卷时间。 6 档案的著录与检索 6.1 档案的著录 6.1.1 房地产档案应根据 DA/T18-1999

13、的要求按卷进行著录，同时补充房地产管理特有的著录条目和 其他标识信息与数据，建立档案目录数据库。 6.1.2 房地产档案著录应注意采集办案结论性信息。如房地产登记档案的著录，必须先采集登记簿的 内容信息，其著录项应包括：房地产登记案号、房屋编号、权证号码、宗地号、房屋坐落、权利人名、 DB44/T 9192011 4 登记时间、发证时间、归档时间、补充时间、房屋状态、互见号、档案编制单位、密级、保管期限、 档号、案卷数等。 6.1.3 目录建库。目录建库应选择通用的数据格式，应能直接或间接通过 XML 文档进行数据交换。 6.2 档案的检索 6.2.1 档案部门应根据著录内容和利用需求编制检索

14、工具，保持以房地为宗的案卷间的有机联系，设 立房地产案件编号、房屋编号、权利人名、房屋坐落、座标、宗地号等房地产信息检索途径。 6.2.2 房地产档案检索工具应包括宗地号目录、地址目录、新旧门牌对照目录、新旧地号对照目录、 案卷流水号索引、房地产编号索引、权利人名索引等，并尽可能编制图形库索引。 7 档案的保管与安全 7.1 管理原则 档案的保管与安全管理工作应遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。 7.2 组织领导 房地产行政管理部门应明确档案安全主管领导和各级档案安全责任人，规定各岗位人员的档案安 全职责，实行档案安全责任制；建立健全档案保管和安全管理的规章制度，确保档案实体和

15、信息的安 全。 7.3 库房管理 7.3.1 各级房地产行政管理部门应设置与本单位档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房的设置应 符合建标 103 2008 要求。库房容量应按保管职能要求设计，根据档案的接收保管年限预计，档案馆 以 30 年档案接收量、档案室以 10 年接收量为宜。档案库房应符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、 防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求，并根据档案的重要性和载体等因 素区别保持适宜温湿度。档案库房应设置适当的档案装具以提高档案库房的利用率。 7.3.2 档案部门应根据保管要求制定库房管理制度，明确库房管理人员的职责；根据确保安全、出入 有序、

16、操作方便、流向清楚的原则编制本单位的档案出入库管理制度。 7.3.3 档案部门应按档案类别分区存放档案，并按接收时间编定案卷流水号，同类档案应根据从小到 大、从左到右，从上到下的原则按案卷流水号顺序排放。 7.3.4 辖区内街道数量少，或宗地数量少的档案室也可按地址或宗地号并卷管理，按门牌号或宗地号 顺序排架。排架时注意预留空间。 7.3.5 物理归档的电子档案应严格按照电子档案保管的相关规定执行管理，直立存放于防尘、防磁、 防垢、防变形的装具中，并定期进行抽样检查，确保载体所存信息完整可用。 7.3.6 档案馆每两年、档案室每一年应分别对馆藏、室藏档案资料进行一次全面的清点登记，做到账 物相

17、符。 7.4 档案保护 档案工作人员对馆藏档案应定期进行安全检查，发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象，光盘、硬 盘等存储设备出现损坏现象时，要及时报告，并采取修复、复制等措施进行抢救。 7.4.1 有害生物防治 档案部门要认真做好库房管理工作，采取积极预防措施，有效地防止档案霉菌、害虫的发生。严 DB44/T 9192011 5 格控制库房温、湿度，并保持清洁。档案库房及柜架应定期施放驱虫防霉药物。当档案出现霉菌及发 现害虫时，应及时采取低温冷冻、真空充氮、熏蒸等措施进行灭杀、消除。 7.4.2 信息数据安全保护 7.4.2.1 档案信息数据库应由专人负责管理，采取数据库加密、存取控制、备份恢复

18、与数据库审计日 志等相应的安全保护措施，严禁非数据库管理员绕过应用系统直接进入数据库操作。未采取必要的安 全保密技术防范措施的档案信息基础数据库不得联入局域网、政务网及互联网等网络。 7.4.2.2 在档案数字化加工和档案信息交接过程中的各种介质、临时处理数据库必须及时安全妥善处 置，避免数据信息扩散。 7.4.2.3 建立信息系统数据存储备份方案。采取网络在线存储备份，近离线存储备份，异地、异质备 份等相结合的技术手段，并指定专人负责操作。 7.4.3 档案修复 档案保管和利用中，发现档案沾上各种污斑时，应及时去污。档案纸张发生变脆、霉烂、残缺或 黏结成砖等损毁现象以及字迹模糊、褪色时，应对

19、档案进行脱酸、加固，如需要修裱，应依照DA/T25 进行。 7.4.4 档案复制 为保护档案原件和延长档案寿命，档案部门可利用缩微等形式制作内容与档案原件相同的复制品 进行保存。对其中特别珍贵、重要、有特殊意义的档案和特殊载体、对保管条件有特殊要求的档案， 可建特藏室专门管理。 7.5 应急管理 建立档案和信息系统安全应急处理预案，避免档案或系统硬件和软件受自然灾害和人为破坏，防 止档案的散失、泄密。出现故障后尽快按故障处理程序排查，利用备份进行信息还原，将突发事件造 成的损失降至最低程度。 8 档案的利用 8.1 档案部门应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。 8.2 档案部门应当逐

20、步实现以复制件或缩微品代替原件提供利用。 8.3 各级房地产行政管理部门应建立健全房地产档案利用制度，根据利用者的类型和档案的类别、内 容确定不同的利用范围，规范房地产档案利用行为。 8.4 房地产档案的利用包括信息的利用和档案文件的利用。 8.4.1 信息按照如下原则提供利用： 自然人、法人和其他组织提供房屋坐落及证书编号、文号，可以查询房地产档案中不涉及国家秘 密、商业秘密、个人隐私的行政办理结论性信息，如房屋基本状况及查封、抵押、异议登记、预告登 记等权利限制状况。权利人、利害关系人提供身份证明和证明其属于利害关系人的材料，可以查询、 复制房地产档案中和其利益直接相关的行政办理结论性信息

21、，如登记簿上的相关信息。 8.4.2 房地产档案文件的提供利用应遵循分级分类原则： 各级房地产行政管理部门内部工作人员可以利用本业务部门形成的档案，利用其他业务部门的档 案，则须征得该类档案形成部门的同意； 公检法机关和有关党政机关可以利用与其执行公务或办理事项直接相关的文件； DB44/T 9192011 6 权利人和利害关系人可以利用与其权利和利益直接相关的文件； 律师因代理法院已立案受理的诉讼案件，可以利用与其承办案件直接相关的文件。 8.5 各级房地产档案部门保存的房地产档案均属未开放档案，凡利用房地产档案，均应严格按相关规 定办理利用手续。 8.6 利用程序应包括以下环节：接待验证、

22、登记填表、查阅目录、调出档案实体或查询档案信息、阅 览或复制、出具档案证明。 9 档案的鉴定与销毁 9.1 鉴定依据 各级房地产行政管理部门应建立本部门的房地产档案鉴定与销毁制度，以国家的档案工作法律法 规规章和建设（房地产）主管部门的有关规定为依据，制定房地产档案的保管期限表，作为鉴定标准。 （参见附录D） 9.2 组织领导 房地产档案鉴定工作应由房地产行政管理部门分管档案工作的领导主持，由房地产档案部门和有 关房地产管理业务部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组负责审核房地产档案的保管期限，并定期 对房地产档案的存毁进行鉴定。 9.3 鉴定方法和程序 鉴定小组负责对保管期限满的档案进行鉴定销

23、毁。对档案形成部门所作的反映全案基本情况的结 论性材料或经鉴定仍有保存价值的房地产档案案卷或卷内文件，应重新整理编号，划定新的保管期限， 妥善加以保管；对被确定无继续保存价值的房地产档案，要逐卷逐件编造清册，并写出销毁报告，经 本级房地产行政管理部门主管领导审查批准后方可销毁。 9.4 销毁手续和方式 9.4.1 经核准销毁的纸质房地产档案应送本行政区域保密部门指定的造纸厂进行销毁。 9.4.2 以电子介质为载体的档案的销毁，参照 GB/T 18894-2002 中鉴定销毁的有关规定执行。 9.4.3 销毁档案时，鉴定小组应指定两个以上的专人进行监销。监销人员应对照销毁清册，核对将要 销毁的档

24、案材料进行，确认无误时，方可进行销毁。档案销毁后，销毁人员及监销人员应在销毁清单 上签字，严格防止房地产档案遗失和泄密。鉴定销毁过程形成的文件须整理归档，永久保存备查。 10 档案信息化 10.1 原则 房地产档案信息化应坚持全程化管理原则，真实性、完整性原则，可读性原则，安全性原则。 10.2 档案管理信息系统 10.2.1 房地产行政管理部门应采用电子计算机进行房地产档案信息的贮存与检索，逐步建立起本地 区统一的房地产档案信息系统。 10.2.2 档案管理信息系统的功能 10.2.2.1 档案信息的形成和检索功能 DB44/T 9192011 7 业务办理完毕，有保存价值的电子信息可实现即

25、时归档，生成档案信息并提供利用。通过建立档 案号与档案电子信息的关联，实现多途径的、灵活的组合查询和模糊查询，确保查全查准。有条件的 部门应逐步结合地理信息系统GIS的检索途径，实现通过房屋的空间位置信息检索档案电子信息。 10.2.2.2 档案实体管理功能 系统应实现对档案实体的签收、编制档案号等功能，建立档案号与档案电子信息的关联。 应实现 档案出入库管理，记录出入库管理的所有调案申请信息和调案流程信息等。 10.2.2.3 纸质档案数字化管理功能 按照纸质档案数字化技术规范进行扫描加工后的档案数字化成果应能够通过统一的程序上传至档 案管理信息系统，实现档案数字化成果的网络利用。 10.2

26、.2.4 权限管理、操作记录与安全审计功能 系统应能通过权限分配，使不同类型的用户进入系统后只能获取其权限范围内的信息。应能将用 户对系统的各种操作自动进行实时记录，如实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。对于动态 维护或重要数据操作则进行安全统计，能够记录操作前的原始数据，以便实现历史版本管理功能。 10.2.2.5 密级管理功能 系统应能够对档案电子信息进行密级管理，对高密级信息的查询能够特别授权，对所有用户及其 操作记录到操作日志，包括操作的用户、时间、操作类型、操作内容等，以备追溯。 10.3 档案数字化 房地产档案数字化除依照DA/T 31-2005进行外，还需要遵循如下的技术要

27、求： 10.3.1 所有 A0 幅面以内（包括 A0 幅面）的档案材料应按原有幅面一次扫描完成，尽量不采用小幅 面扫描后的图像拼接方式处理，不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。 10.3.2 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应选择200dpi，本标准 推荐使用分辨率300dpi 的彩色扫描模式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当 提高分辨率。扫描图像缩放比应为 100%，用数码相机拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。照 片档案数字化应采用扫描方式进行。 10.3.3 目录编制应以文件为单位，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内

28、容要求等。数字化房 地产档案目录著录项中一般应具有“目录名称”、“件号”、“页号”、“幅面大小”、“是否复制 件”、“是否原件不清”、“密级”、“备注”等。 10.3.4 对于原件不清楚且又无法考证的信息，原则上不做修饰，对原件部分信息难以肉眼辨别或原 件信息残缺的，设置“原件不清”标志。对于复制件，设置“复制件”标志。根据房地产档案保密要 求，对需要设定密级的档案，应设置相应的页密级属性。 10.3.5 纸质档案目录数据库中的每一份文件宜有一个与之相对应的唯一档号，采用该档号分段建立 相应的分级目录文件夹，可按“档号_页码”作为文件名定义规则按顺序对图像文件命名。 10.3.6 图像文件宜以

29、单个文件的形式存放于 FTP 文件服务器，图像文件的 FTP 存储路径和目录属性 存放在数据库中，通过档案目录数据库与图像文件的一一对应关系实现对影像的自动搜索。 DB44/T 9192011 8 附 录 A （资料性附录） 广东省房地产档案分类编号办法 为了统一全省房地产档案的分类编号方法，实现全省房地产档案整理、编目规范化，便于房地产 档案信息的交流和实体管理，根据广东省机关档案分类办法，结合房地产档案的专业特点，制定 本办法。 一、分类原则 （一）本办法把房地产档案作为一种专门档案，列入房地产行政管理部门形成的全部档案中进行 分类。 （二）房地产档案类别设置的原则是：以房地产行政管理部门

30、的职能分工为主要依据，适当兼顾 档案的内容和形成特点，便于保管和利用。 （三）本办法留有扩展余地，各有关单位在实施本办法时，可结合各自的实际情况进行细化和补 充。遇有本办法所列类别之外的文件，可增设新的属类或小类，对本办法中未作细分的属类可根据需 要再分设小类。 （四）在本办法公布之前各单位已设置的档案类别及代字、代号原则上可维持不变。 二、适用范围 本办法适用于对全省各级房地产行政管理部门的房地产档案的分类、编号和排架。 三、类别设置 （一）房地产档案作为一个大类，用字母“ G”代表。 （二）在“房地产档案”这一大类下，分设下列属类和小类： G1 房地产产权登记档案 G2 产权处理档案 G3

31、 公逆产处理档案 （指建国初期人民政府对前国民政府各级机关及人员的产业进行清理所形成的档案） G4 外人产处理档案 （指建国初期人民政府对外国政府、企业、社会团体及外国侨民持有的产业办理登记所形成的档 案） G5 房地产市场管理档案 G6 房屋租赁档案 G7 房屋安全管理及危房改造档案 G8 房地产仲裁档案 G9 地图 G10 住房保障管理档案 G11 房屋修缮档案 G12 房屋征收管理档案（含拆迁） G13 行政案件复核、诉讼 （三）各级房地产档案管理部门对房地产档案进行分类时，应尽量与本办法保持一致。当本办法 所设置的类别包容不了所形成的档案内容时，可在“G13”后面增设新的属类。在各大类

32、下可根据实际 工作职能和需要，划分小类，如： “G1房地产产权登记档案”类目下可分设：所有权登记、抵押权登记、地役权登记、预告登记等 档案小类。“G2产权处理档案”类目下可分设：接代托管、国家经租等档案小类。“G5房地产市场管 理档案”类目下可分设：商品房预售许可证、房改房出售审批等档案小类。“G6房屋租赁档案”类目 DB44/T 9192011 下可分设：直管房租赁管理档案、租赁登记备案等档案小类。 四、编号方法 房地产档案案卷按“属类”分别编流水号，其档号结构为“类别号项目号案卷号”。示 例： G12003 9 第 9 号案卷 （案卷号） 年度代号项（项目号） 房地产档案中的产权登记类（类

33、别号） 其中，“项目号”是为区分不同的目录本而给定的一个代字或代号，各单位可根据各类档案的实 际情况设定。此例中，“项目号”由时间段组成，其时间代号统一取立案年度或结案年度。 G1解 9 第 9 号案卷 （案卷号） 地域代字项（项目号） 房地产档案中的产权登记类（类别号） 此例中，“项目号”由行政街的代字组成，代字为房地产所在街道的首字。 G1广9 第 9 号案卷 （案卷号） “广”字项（项目号） 房地产档案中的产权登记类（类别号） 此例中，“项目号”由代字组成，代字采用具有联系性或连续性的一句话或一个单位名称，如“广 东省湛江市房屋管理局”等等。 G1 AE 1 第 1 号案卷（案卷号） “

34、”代号项（项目号） 房地产档案中的产权登记类（类别号） 此例中， “项目号”由2位字母流水序列组成，由AA至ZZ共676个代号，案卷号由4位数的流水序列 组成，每满9999即换一个项目号。 9 DB44/T 9192011 10 附 录 B （资料性附录） 广东省房地产文件立卷方法 B1 立卷原则 文件立卷应遵循文件形成规律，保持文件间有机联系，区分保管期限，便于保管和利用。 B1.1 个案审批工作所产生的文件，按“一案一卷”的原则组卷，一宗审批过程立为一卷。 B1.2 专项工作所产生的文件，按项目组卷，视材料多少立一卷或多卷。 B1.3 日常性管理工作所产生的文件，可按文件形成的时间及所管理

35、对象的地点特征组卷。 B1.4 业务办理形成的图纸随案组卷，阶段性成果图或地区类图纸则单独组卷。 B2 卷内文件排列 卷内文件按重要程度或按案件客观进程进行排列。 B2.1 卷内文件按重要程度排列的，应遵循如下原则：结论性审核材料在前，依据性材料在后。 B2.2 卷内文件按案件客观进程排列的，应按办案时间先后顺序排列。 B3 卷内文件的编号 B3.1 整卷装订的案卷，卷内文件有书写内容的页面均应按顺序编写页号。页号一律使用阿拉伯数 字，字体要端正、清楚。单面书写的文件可在其右下角编写页号；双面书写的文件，正面可在其右下 角,背面可在其左下角编写页号。 B3.2 单件装订的案卷，应在每份文件首页

36、加盖档号章，并填写档号章的相关项目。档号章可盖在 文件上方空白处，内容包括：类别号、项目号、案卷号、件号。 B3.2.1 类别号：各类档案的代号。指依据广东省房地产档案分类编号方法给定的档案类别代 号或各单位自定的与之相适应的档案类别代号。 B3.2.2 项目号：为区分不同目录本而给定的代字或代号，分属类编排。各单位可根据各类档案的 实际情况设定项目号，数量较少的档案类型可不设项目号。编制方法参见附录。 B3.2.3 案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用阿拉伯数字标识，按序依次排列编号，一般不要超 过五位数，不能重号或空号。 B3.2.4 件号：单件装订的案卷内每一份文件的排列顺序号。 B3.3

37、 案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表、案卷封底不编号。 B4 卷内目录的编制 用计算机打印或手工填写卷内目录。手工填写时应使用耐久性字迹材料，字体工整清晰。 B4.1 整卷装订的卷内目录式样见图 B.1，内容及填写方法如下： DB44/T 9192011 卷内目录 顺序号 37 1mm 文件名称 页次 备注 11 210mm 156mm 左白边: 28 1mm 15mm 15mm 30mm 立卷人： 审查人： 立卷时间： 图B.1 卷内目录样式(整卷装订方式) 20mm 15mm 297mm 225 mm 10mm B 4.1.1 顺序号：卷内文件的排列顺序号，一份文件一个号，

38、用阿拉伯数字从 1 起依次标注 ，不得 重号或空号。 B 4.1.2 文件名称：文件自身的标题，不得随意更改和省略。如文件没有标题，应根据内容准确简 炼地拟写一个标题。 B 4.1.3 页次：每份文件首页所在的页号，最后一份文件应填起止页号，如 51/53。 B 4.1.4 备注：需要注明的内容。 B 4.1.5 立卷人：由负责立卷整理的人员签名。 DB44/T 9192011 B4.1.6 审查人：由案卷质量审核人签名。 B4.1.7 立卷时间：归档文件立卷整理完毕的日期。 B4.2 单件装订的卷内目录式样见图 B.2，内容及填写方法如下： 卷内目录 件号 文件名称 页数 备注 12 156

39、mm 10mm 225mm 左白边: 28 1mm 15mm 15mm 30mm 立卷人： 审查人： 立卷时间： 20mm 37 1mm 210mm 15mm 297mm 图 B.2 卷内目录样式(单件装订 方式) B 4.2.1 件号：卷内文件的排列顺序号，一份文件一个号，用阿拉伯数字从 1 起依次标注，不得重 号或空号。 B 4.2.2 页数：每件文件的总页数。 B 4.2.3 文件名称、备注、立卷人、审查人、立卷时间的填写方法同 4.1 整卷 装订的卷内目录。 B4 .3 卷 内目录排列在卷内文件的前面。 DB44/T 9192011 B 5 案卷封面的编制 案卷卷皮可采用软卷皮、硬卷皮

40、、档案袋等形式。卷皮封面的式样见图 B.3，内容及填写方法如下： 13 (全宗名称) (类目名称) 测 量： 房屋座落： 结案日期： 材料名称： 立卷单位： 文号 归档号 缩微号 保管期限 档案袋规格：a b315mm 225mm 软卷皮规格：a b302mm 215mm 图 B.3 案卷封面式样 b 全宗号 类别号 项目号 案卷号 45mm 16mm 16mm 16mm16mm 16mm 2mm 25mm 25mm 30mm 25mm 25mm 2mm 粗黑线 30mm 30mm 1mm 25mm a DB44/T 9192011 14 B5.1.1 全宗名称：立档单位的全称或通用简称。 B

41、5.1.2 类目名称：本单位档案分类方案中的第一级类目的名称。 B5.1.3 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容，可包括该卷档案所涉及的宗地号、房屋 座落等内容。 B5.1.4 材料名称：卷内文件的具体类型名称。 B5.1.5 结案日期：卷内结论性文件的审批日期。 B5.1.6 立卷单位：负责文件组卷工作的部门。 B5.1.7 文号：卷内结论性文件的文件编号。 B5.1.8 归档号：业务部门将文件立卷后交给档案部门时所编的顺序号，可根据实际情况选择是否 设定归档号。 B5.1.9 缩微号：本卷档案所对应的缩微品编号。 B5.1.10 保管期限：立卷时划定的保管期限。 B5.1.11 档

42、号： 内容包括全宗号、类别号、项目号、案卷号。 B5.1.11.1 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 B5.1.11.2 类别号的填写方法同 3.2.1。 B5.1.11.3 项目号的填写方法同 3.2.2。 B5.1.11.4 案卷号的填写方法同 3.2.3。 B6 卷内备考表的编制 B6.1 手工填写或用计算机打印卷内备考表。手工填写时应使用耐久性字迹材料，字体工整清晰。卷 内备考表式样见图 B.4，内容及填写方法如下： B6.1.1 本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等需要说明的问题，并签署整理 人员及审核人员的姓名和填写时间。 B6.1.2 归档文件如有多次补充、移

43、出等情况，应按时间先后顺序分别填写各次的情况说明，签署 各次经办人员的姓名、日期。 B6.2 卷内备考表排列在卷内文件的后面。 DB44/T 9192011 卷内备考表 156mm 10mm 225mm 左白边 28 1mm 15 20mm 210mm 297mm 60mm 本卷情况说明： 30mm 37 1mm 说明：此表可直接印在封底上。 图 B.4 卷内备考表式样 B 7 档案 盒的编制 采用软卷皮 整卷装订或 装订后装入 档案袋的案 卷，应装入 档案盒内保 存，档案盒 正面内容可 以不 填写，仅填写盒脊项目即可。盒脊项目式样见图B.5。其中 ：全宗名称、全宗号、保管期限、类别号、 项目

44、号、案 卷号的填写 方法与案卷 封面相应项 目的填写方 法相同，年 度则填写盒 内案卷文件 的起止 时 间。 归档文件单 件装订后直 接装入档案 盒的案卷， 档案盒正面 内容和案卷 封面的内容 相同，档案 盒正 面和盒脊项目应按前述方法填写完整。 DB44/T 9192011 16 全宗名称 全宗号 年度 保管期限 类别号 项目号 案卷号 / a=40、50、60mm 30mm 2mm 粗黑线 1mm 50mm 15mm 15mm 30mm 320mm 30mm 30mm 30mm 30mm 30mm 30mm a 30mm(以下 各栏同) 图 B.5 卷盒脊背样式 DB44/T 919201

45、1 17 B 8 案卷装订方式 案卷装订可采用整卷装订或单件装订方式。装订时应剔除文件上原有的金属物，破损文件予以修 裱，因幅面过小难以装订的文件要用4 纸进行托裱。 B8.1 采用整卷装订方式时，以三孔一线的线装方法为宜，文件向左下角对齐，由立卷人在装订线 结扎处贴封条后加盖骑缝章。大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片，保持平整。 B 8.2 采用单件装订方式时，卷内的文件以件为单位用细线或符合档案技术标准的粘结剂进行缝（粘） 合后，按顺序装入档案盒（袋）。 DB44/T 9192011 18 附 录 C （资料性附录） 档案交接目录示例 商品房预售许可证档案交接目录 类别号： 项目号： 案卷号 预售证号 项目名称 预售单位 结案日期 备注 移交人: 接收人: 接收时间: D