GB T 9852.1-1988 全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准 整理规则.pdf

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1、中华人民共和国国家标准全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准整理规则Staodards for the archives 01由enational multipurpose investigation of the coastal zone and tidal wetland resources Regulations 00 the physical arrangement 1 主题内容与适用范围UDC 651.53 551.46 GB 9852. 1 88 本标准规定了全时海岸带和海涂资源综合调查(以下简称为全国海岸带调查)档案整理的原则、流411和技术方法。斗、标准18用于全国各单位及个人对

2、海岸带调查档案的整理。2 引用标准GB 1852. 2 全国悔岸带和海涂资源综合调杳档案标准著录细则G Il 9X52. 全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准分类法3 名词术语3. 1 俞国海岸带调查档案是国家机构、社会组织和个人从事海岸带和海涂资源调查活动直接形成的文子、阁表、卢象等形态、的历史记录。3. 2 利案怪现z是根据规定的原则和技术方法，对己确定归档的文件材料进行系统化排序和组织保管f j8hl棋、3. 3 梢案中在理流程:是档案辖理各工序次第的排列。3.4 保传单位z为便于档案的保管与利用，而确定的档案实体保管单元，有案卷、册、袋、盒等形式。3.5 )(件材抖2本规则所指的文件材

3、料是特指构成全国海岸带调查档案的文献个体。4 全国海岸带调查档案整理流程国家海洋局1988-09-20批准1989-05-01实施GB 9852.1-88 系统t排州确定立件材抖所属机掏保管单位内豆叶材料蝙页组第1保管单位保管单位内立件材料嗣H保管单位排序与蝙号5 全国海岸带调查档案整理5.1 全国海岸带调查档案整理原则全国海岸带调查档案整理的原则是遵循档案的来源和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。5.2 调查机构的划分5.2.1 调查机构的划分原则是按海岸带调查实施的组织机构相互隶属关系、专业性质及项目逐级划分，划分方法见附录A。5.2.2 调查机构的划分方法z8. -

4、单位同时在海岸带调杏机构中的若干机构中承担任务，按不同的业务分别划入不同的相应调查机构中去囚b. 一单位既是某项专业调查的主持单位，又是该项调查的任务承担单位，则应只划为该项专业调查的主持单位。C. 主持单位不能确定时，所有参加单位一律划为任务承担l单位。GB 9852. 1-88 5.2.3 调查机构的排序:a. 各省(自治区、市)海岸带调查机构，依所管辖调查区域的地理位置，由北向南依次排序。b. 同一调查机构中的各专业按全国海岸带调查专业序列表识见附录B)规定的专业序刺排序。 同一调查专业主持单位之间，组长单位在前。副组长单位之间，依单位全称的汉语音序排序。d. 承担任务单位之间，依单位全

5、称的汉语音序排序。5.2.4 编制调查机构名册:8. 按调查机构划分和排序结果编制海岸带调查机构名册.b 全国海岸带调查机构的命名和编号参照本规则附录c，5.3 确定文件材料的所属机构5.3.1 以文件材料的第一责任者为根据，判定文件材料应归入的机构。5. 3. 2 若文件材料第一责任者不明确或未注明时，应借助文件上的各种注记，文件的内容等判定出文件材料的所属机构。5.3.3 非本单位直接形成的，但已成为单位工作直接依据性文件或有单位领导、负责人的重要批示，应归属该机构。5. 4 文件材料分类5.4. 1 文件材料分类是在确定文件材料所属机构的基础上，依全国海岸带和海涂资源综合调查档案整理分类

6、方案H附录D)对文件材料进行分类，以同类文件材料为单元，形成文件材料的排序基础。5.4.2 文件材料分类方法25.4.2. 1 依据GB9852.3根据文件材料内容确定所属类别。5.4.2.2 一份文件材料若涉及若干内容，应认真判定作者写作目的，择出文件材料最主要内容，并以此为根据迸行分类。5.4.2.3 文件材料分类的结果，必须是把文件材料分到与其内容相适应的最小类目中去。5.5 文件材料排序5.5.1 文件材料排序是以文件分类整理形成的文件材料类别为基础，对同类文件材料按形成时间等条件确定排列次序。5.5.2 文件材料排序方法:5. 5. 2. 1 文件材料排序方法分为二类，管理类文件材料

7、按形成时间排序，技术文件材料按专题再按要素、地域、时间等进行排列。5.5.2.2 遇到下列情况时，应先把文件材料集中形成一定的文件组合，并以首份文件材料为准予以排列。文件材料组合和首份文件确定方法如下a 同一事物的请示与批复、来函与复函等，答复性文件材料在前。b 一份文件材料的不同稿次，成文在前，其后按定稿、修改稿、初稿顺序排列，初稿之间按其形成时间由近及远依次排列。c 说明性文字材料和被说明的照片和图表等，说明性文字材料在前。d. 会议性文件材料先将文件材料按每次会议集中再以会议召开的时间为准排序。e. 某些重要的具有较大独立性的组完整的文件材料可集中，以事物的发生时间先后排序。5.6 组织

8、保管单位5.6.1 保管单位划分:5.6.1. 1 在文件材料分类排序的基础上，参照以下要求，进行合理分割，形成以案卷形式为主的保管单位。a 管理类文件材料与技术文件材料应分别主卷。b. I司类文件材料可划分为若干案卷。案卷厚度不大于1.5 cm。c 文件材料载体类型不同，外型差异较大，密级、保管期限不同时应分别立卷。GB 9 8 5 2. 1 - 8 8 d. 符合本规则5.5.2.2条款的文件材料及其附件，应尽量集中子同一案卷内，或组成若干连续的独立案卷。5.6.2 保管单位内文件材料编页=5.6.2.1 保管单位内纸张的一面即为一页，编页时不考虑纸张的开本和类型。5.6.2.2 无内容的

9、空白页不编页。5.6.2.,3 原作者拟制的文件材料封面应编页。5.6.2.4 保管单位内封面、目录、备考表不编页。5.6.2.5 编页号码统一采用阿拉伯数码，由001起连续编写。5.6.2.6 般纸张材料的页码填写按书写格式在每页的右上角(反面填写在左上角h图祥、照片等填写在背面的左上角囚5. 6. 3 填写内封面z5.6.3.1 案卷内封面中各项内容的填写，应符合规定，案卷内封面格式见附录E.5.6.3.2 可用案卷级书本式著录款目替代案卷的内封面。5.6.4 保管单位内文件材料编目25.6.4. 1 保管单位内文件材料目录应按保管单位内文件材料排序依次填写，保管单位内文件材料目录格式见附

10、录F.5.6.4.2 可用文件级书本式款目替代保管单位内文件材料目录。5.6.5 填写备考表5.6.5. 1 备考表中的文件材料页数须用中文数字大写，组织保管单位人和检查人应签名。备考表格式见附录G.5.6.6 装订25.6.6.1 装订的案卷应使用统a的案卷皮。5.6.6.2 为防止纸张超出卷皮和文字被装订线内，对过大或过小的文件材料应进行适当技术处理。5.6.6.3 装订和棱糊时不要使用浆糊，并应剔除案卷中的金属物。5. 7 保管单位排列与编号5.7.1 按文件材料合理分割后，保管单位所获得的顺序编号。5.7.2 保管单位编号是按档案在调查机构内档案的大流水编号B5.7.2.1 保管单位编

11、号由调查机构编号和保管单位大流水编号两段组成。例TE案时天津市海岸带调查环保专业主持单位档案中的第11个保管单位。5. 8 保管单位编自5.8. 1 按保管单位排序填写目录。其格式见附录F.5.8.2 可用案卷级书本式代替款目保管单位目录。附录全国海岸带和海涂资源综合调查也构层次划分规划(补充件)A 全同禽岸带领寻小组。因四ME-圭国梅岸办真它省海l平带领寻小姐X吉海岸带领导小组真它专业协阙组茸它苦海岸办X省海岸办其它任务承担单位X承担任务单位革它任务承担单位来担任务单位编号片主.) S S办SZ SZOl- 09 SZIO-GB 9 8 5 2. 1 - 8 8 附录B全国海岸带调查专业序列

12、表(补充件)序号简字专业名称02 气气象(候专业03 水水文专业04 化海水化学专业05 地地质专业06 貌地貌与第四纪地质专业。7土土壤专业08 植植被专业09 林林业专业10 生生物专业11 环环保专业12 利土地利用专业13 社杜会经济专业14 测制图测绘专业15 编综合编写16 档档案整理附录E全国海岸带和海涂资源综合调查机构名称、简称、编号表(补充f牛)机陶全称标准全国海停带和海始资摞综合调杳领导小组全国海岸带调奇领导小组全国海岸带和梅涂资源综合调奇领导小组办公全国海岸办室简称XX省(自治区、市海岸带和海涂资源综告调查xx省(白治仄、市)海岸带调奇领导小组领导小组XX省(自治区、市海

13、岸带和海除资源综合调奇xx省(自治区、市)海岸办领守小组办公室xx省(自治区、市)海岸惜和l海涂资源综合调查XX省(自治区、市)海岸带xx专业组XX专业组XX省(自治区、市)海岸带和海涂资源综合调查XX省(自治仄、市)海岸带xx专业主持单位xx专业主持单位1:叫治区叫资源问杳XX骨(自治区、市)海岸带XX专、I何务原扭单xx专业任务承担单位位GB 9 8 5 2. 1 - 8 8 续表编号机构全称标准简称xx肯(自治区、市)x岸段海岸带和海涂资源综xx省岸段海岸办SO ) 什调查领导小组办公室xx省(自治氏、巾)x岸段海岸带和海徐资源调xx省岸段xx专业组SOZ 查xx专业组xx省(自治区、市

14、)x岸段海岸带和海挂靠资顿调xx省岸段xx专业组主持单位SOZOj09 在xx专业L持单位SDZ 1 0-xx省(自治区、市)x岸段海岸带和海涂资摞调查xx任好承担单位xx省岸段xx专业组任好承担单位iL: (1) S表尽省份简字。例:粤二化01(SDZ01)(21 0表Jr，壮段(调查区)中文编号。Z表示专业中文简宇(附件卧。广东省第二调查区海岸带化学专业主持单位附录D全国海岸带和海涂资源综合调查档案整理分类方囊(补充件)l 管理类文件材料11 任务规划12 实施组织13 成果验收11 统rl文件材料15 会议文件材料16 简报19 其它2.技术文件材料(按调查专业细分)7. 1 开发利用设

15、想22 调苦呈报告23 原始资料25 图中26 论文(正式出版物)2 标本29 其它GB 9 8 52. 1 - 8 8 式格面封案档查E 调机录制到附附件涂海和带岸海|斗海岸带和海涂资源综合调查档案专业(课题)名称本卷标题调查单位名称专业(课题)负责人本卷材料起止时间年月日至Jf j 日归档时间保管期限(共卷第卷)附录F文件材料目录格式(补充件)文件材料目录承担任务单位专业(课题)名称Jf段号案卷号州rfJ.j-标作者或定件材所在页码备比题执笔人料日期GB 9 8 5 2. 1 - 8 8 附录G备考表格式(补充件)备考表单位名称形成档案部门名称卷内共有材料张数张(大写)其中文字材料5* 图纸张照片张其他与本卷有关的案卷案卷号案卷年代立卷说明(本卷缺点及其他需要说明的问题)卷人:检查人z填表日期z附录H案卷目录格式(补充件)案卷目录岸段号馆室代号案在号标题密级保管期限附加说明:本标准由全国海岸带和海涂资源综合调查领导小组提出。木标准由国家海洋局标准计量中心归口。本标准宅要起草单位国家海洋局档案处.文件数张数年月日备注