第四章 常用应用软件.ppt

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1、第四章 常用应用软件,4.2 电子表格处理软件 Excel,4.21-4.23 基本操作 4.2.4 公式与函数 4.2.5 数据的图表化 4.2.6 数据的管理和分析,桌面快捷方式,开始-程序菜单中,4.1 Excel 的基本知识,单元格,工作表标签,行标号,列标号,工作表区,编辑栏,状态栏,界面,名称栏,工作簿,工作簿是计算和储存数据的文件，一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为“XLS”。,工作表,一个工作簿可以包含多个工作表，默认情况下，Excel的一个工作簿中有3个工作表：sheet1、sheet2和sheet3，当前工作表为Sheet1，用户根据实际情况可以增减工作表和选择工

2、作表。,工作簿、工作表、单元格之间的关系,工作簿,工作表,单元格,基本概念,65536行,256列,受限内存大小,行与列,行：从1到65536 列：A，B，Z，AA，AB，AZ，IV，共256列,单元格,单元格是组成工作表的最小单位。每个单元格用它所在的列标和行标来引用，例如，D2引用列D和行2交叉处的单元格,单元格,活动单元格 选取单元格,输入数据,数值型数据默认右对齐(日期型数据) 文本型数据默认靠左对齐 有些数字，如身份证号码、电话号码、邮政编码，常常当字符处理。输入时需在数字前加上一个单引号。 输入的文字长度如果超出单元格宽度，若右边单元格无内容，则扩展显示到右边列；否则，截断显示。

3、逻辑型数据默认居中对齐 它只有两个值：“TRUE”和“FALSE”，可以用来代表实际生活中的“真”和“假”。,数据序列的自动填充,使用菜单命令 使用填充柄或者使用编辑-填充-序列 自定义序列的建立 工具选项自定义序列,公式,错误值 # 单元格太长（文本与数字格式不同） #REF! 单元格引用无效 #DIV/0! 在公式中出现了除以0的错误,公式以“=”开始,运算符,算术运算符：加号（）、减号（一）、乘（*）、除（）、百分号（%）和乘方（） 文本运算符：&（连接） 关系运算符：（等于）、（大于）、（小于）、=（大于等于）、=（小于等于）、（不等于） 关系运算符构成的关系表达式返回的计算结果为逻辑

4、值，逻辑值只有两个，即真（TRUE）或假（FALSE），当关系运算符两边的值满足关系运算符时，关系表达式的值为TRUE，否则为FALSE。 引用运算符；“:”（冒号）、“,”（逗号）和空格,运算优先级,引用运算符，取反，百分号，乘方，乘除，加减，连接符，关系运算符。如果运算优先级相同，则按从左到右的顺序计算。 括号内优先。,单元格引用： 单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。,单元格引用分为：相对引用绝对引用混合引用,单元格地址,行号,列号,单元格地址：C3,单元格地址：B8,活动单元格,填充柄,区域单元地址：C7:E8 还可以这样表示7:8 C:E 1:3表示1至3

5、行 A:B表示A至B列,相对引用,例：在F2中输入公式“C2+D2+E2”,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式 复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个 区域时，公式中的单元格地址会随着改变。,绝对引用,例：在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”,设置绝对地址 需在行号和列 号前加符号“$”,绝对引用是指在把公式复制 或填入到新位置时，使其中 的单元格地址保持不变。,混合引用,例：在H2中输入公式“G2*H$1”,混合引用是指在单元格地址的行号 或列号前加上“$”符号,当公式单元因 复制或插入而引起行变化时,公式的相对 地址部分会随位置变化,而绝对地址 部分不会变。,引用其他工

6、作表中的单元格 工作表!单元格区域引用 引用其他工作簿中的单元格 工作簿工作表！单元或区域引用 例：=md.xlsSheet1!$A$1,三维引用,数据清除,【编辑】【清除】 选择“格式”、“内容”或“批注”命令将分别只清除中单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令将单元格的格式、内容、批注全部清除，数据清除后单元格本身仍留在原位置不变 选定单元格或区域后按Del键，相当于选择清除“内容”命令,数据删除,【编辑】【删除】 “删除”对话框,单元格的复制移动,拖动：覆盖填充，复制整个单元格 剪贴板 基本操作与Word相同 单元格选择性粘贴,单元格、行、列的插入,【插入】【单元格】 “插入”对话框

7、 【插入】【行】或【列】 插入多行,其他功能,查找和替换功能 撤销与恢复 行与列的转换功能： 复制-选择性粘贴-转置,4.2 .3 工作表的格式化,设置字符、数字、日期和时间的格式 设置单元格格式 使用条件格式 对工作表的操作,设置数字、日期和时间格式,方法一：使用“格式”工具栏 方法二：使用菜单中的【格式】【单元格】 命令单击“数字”选项卡 选择格式 自定义格式,设置单元格格式,单元格对齐方式 Excel单元格的默认数据对齐方式是文本自动左对齐，数字自动右对齐 合并及居中 自动换行 缩小字体填充 文本方向 单元格边框和背景图案,设置单元格边框和背景图案,边框设置底纹设置背景图案设置,行高和列

8、宽的设置,拖动 双击边界 精确的指定行高和列宽 隐藏列或行,设置条件格式,格式-条件格式,工作表的编辑：,工作表,工作表间切换,删除工作表,移动工作表,命名工作表,插入工作表,复制工作表,密码区分字母的大小写,保护工作表和工作簿,工作表,sheet,工作簿,所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿,插入和删除工作表,Excel在缺省状态下默认每个工作簿中有三张工作表 【插入】【工作表】 【编辑】【删除工作表】,重命名工作表,方法一 双击要重命名的工作表名字标签 方法二 【格式】【工作表】重命名 方法三 右击要重命名的工作表名字标签，选择“重命名”命令。,给工作表标签添加颜色,【格式】【工作表】

9、工作表标签颜色,复制和移动工作表,【编辑】【移动或复制工作表】 可以在同一个工作簿中复制或移动工作表，也可以将一个工作簿中的工作表复制或移动到另一个工作簿中。,工作表窗口的拆分与冻结,可以使用【窗口】【拆分】命令 或用鼠标拖曳拆分框来拆分窗口 【窗口】【冻结窗格】 【窗口】【撤消窗口冻结】,函数,函数的输入 方法一：用键盘将字母逐个输入 方法二：利用“插入函数”对话框,输入函数,函数(106页),求和函数 SUM sum(参数1，参数2，) 求平均函数 AVERAGE 统计函数 COUNT 最大值函数 MAX 最小值函数 MIN 判断函数 IF IF(条件表达式，成立，不成立) 条件计数函数

10、COUNTIF *FREQUENCY 数组函数（按“Crtl+Shift+Enter”组合键 ）,函数的语法格式 函数名称(参数1,参数,2,),举例,SUM(B2:E2) SUM(B$2:B2) 累计求和 COUNTIF(F2:F100,”270”) IF (b285,”优秀”,IF(B270,”良好”, IF(B2=60, ”及格”,”不及格”) FREQUENCY(f2:f100,h2:h5),图表,创建图表 图表类型的选择 图表的编辑 图表的格式化,图表,用图形描述工作表 中的数据称为图表,图表,图表与生成它们的工作表数据相链接，当工作表中的数据改变时，相应的图表也随之改变。,利用图表

11、向导创建图表,第一步：选定创建图表的数据区域 第二步：单击“常用”工具栏的“图表向导”按钮或者选择【插入】【图表】命令 第三步：在图表向导的指导下，按四个步骤建立图表 1选择图表的类型和子类型 2修改选择的数据区和显示方式 3图表上添加说明性文字 4确定图表的位置,图表类型的选择,柱形图及条形图：用来显示一段时间内数据的变化或者描述各项数据之间的差异 饼图显示数据系列中每一项占该系列数值总和的比例关系 折线图：以等间隔显示数据的变化趋势 XY散点图多用于科学数据，特别是实验数据分析和函数图形 股价图：是用来描述股票价格走势的,图表的编辑,在编辑图表之前，必须先选定要编辑的图表对象 图表的移动、

12、复制、缩放和删除 图表类型的改变 图表中数据的编辑 删除数据系列 添加数据系列 系列次序的调整 图表中文字的编辑 增加图表标题和坐标轴标题 增加数据标志 突出指定数据,图表的格式化,图表区格式图案、字体坐标轴格式字体、刻度,4.2.6 数据的管理和分析,数据排序 数据筛选 分类汇总,排序,数据管理,选择关键字,排序方式,排序,根据排序关键字所在列数据的值来重排数据清单中的行,排序的方法,使用工具栏中的按钮 使用【数据】【排序】命令 最多可设置三个关键字 有标题行,数据筛选,是按指定的条件寻找和使用数据清单中的数据子集，筛选后将只显示符合条件的行，而隐藏其他行。,自动筛选,适用于简单条件，操作如

13、下： 【数据】【筛选】【自动筛选】 可以使用自定义条件,自动筛选,Excel提供“自动筛选”和“高级筛选”两种工作方式。,数据管理,自动筛选,高级筛选,数据区 条件区：条件区域必须具有列标志。 提取数据区,分类汇总,分类汇总用来求和、计数、求平均值等 在进行分类汇总之前，要先将数据清单按分类关键字进行排序 使用【数据】【排序】命令来完成 取消分类汇总可选择【数据】【分类汇总】命令，在“分类汇总”对话框中选择“全部删除”按钮。,分类汇总,数据管理,数据转换,Word表格和Excel工作表的数据转换 复制/粘贴 数据导入、导出,4.2.11 打印工作簿,页面设置 设置打印区域 页眉页脚 分页与分页

14、预览 打印预览和打印,页面设置,【文件】【页面设置】 1“页面”选项卡 2“页边距”选项卡 3“页眉页脚”选项卡 4“工作表”选项卡,设置打印区域,Excel默认打印整个工作表，如果需要打印工作表中的某一部分，必须先设置打印区域。 设置打印区域时，先选择要打印的区域，然后应用【文件】【打印区域】【设置打印区域】命令。 取消打印区域时，应用【文件】【打印区域】【取消设置区域】命令。,分页,Excel一般会自动为工作表分页，用户可以根据需要对工作表进行人工分页。 分页时，先将光标定位于要分页的单元格，然后选择【插入】【分页符】命令。 删除分页符可选择【插入】【删除分页符】命令。,分页预览,分页后选择【视图】【分页预览】命令，可进入分页预览视图 选择【视图】【常规】命令可结束分页预览回到普通视图中。,打印预览,【文件】【打印预览】,打印工作表,【文件】【打印】,