GB T 15418-2009 档案分类标引规则.pdf

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1、ICS 0 1. 140.20 A 14 GB/T 15418 2009 代替GB/T15418 1994 Guidelines for the archives classification indexing 2009-09-30发布2010-02-01实施_ :、川，一一中华人民共和国国家质量监督检验检菇总局中国国家标准化管理委员会发布GB/T 15418 2009 目次-infuuaaFhUFhunJE 范围. 术语和定义基本规则. . 各种类型档案分类标引规则. . . . . . . . 各种主题档案分类标引规则档案分类标引工作程序. . . . 档案分类标引质量管理.-A141A1

2、Anrunruq I 前本标准代替GB!T15418 1994 , 本标准与GB/T15418 1994相比主要变化如下:对标准的适用范围进行了重新界定;对术语进行了宿JllJ1j;增加了吕次和前言。本标准由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口。本标准起草单位:国家档案局。本标准主要起草人z王光越、宋扬、4阳，nT:0 本标准所代替标准的历次版本发布情况为:GB/T 15418 1994。GB/T 15418 2009 皿GB/T 15418 2009 档案分类标引规则1 范围本标准规定了档案分类标引的基本原则、不同类型和主题的档案分类标引规则，以及档案分类标寻l工。本标准适用于各级各类档

3、案馆(室使用中国档案分类法对所藏各种类型的档案进行分类标引;适用于编制档案分类目录、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。2 和定义下列术语和定义适用于本标准。2. 1 标引indexing 对档案内容进行, 予检索标识的过程。2.2 分类标引cJassified indexing 对档案内容进行3 基本规则, 分类号标识的过程。3. 1 档案分类标引以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。3.2 档案分类标引应依据中国档案分类法

4、及其使用指南。3.3 档案分类标引时，要正确地理解类自涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目四。3.4 档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。3.5 档案分类标引必须按专指性的要求，分人恰当的类目，切不可分人较宽的上位类或较窄的下位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目(上位类)或与档案内容密切相关的类目。3.6 档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的

5、分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。4 各种类型档案分类标引规则4. 1 档案分类4. 1. 1 清代档案使用清代档案分类表进行分类标引。清代以前各历史时期档案的分类标引使用该表的一级类目。4. 1.2 民国档案使用民国档案分类表进行分类标引。4. 1.3 革命历史档案使用新民主主义革命档案分类表进行分类标弓I 4. 1.4 中华人民共和国成立以后的档案使用中国档案分类法进行分类标引。l GB/T 15418 2009 4. 1. 4. 1 国家档案馆、进行分类标引。的

6、中华人民共和国成立之后的档案使用中国4.1.4.2 其他各类档案馆(室)，在使用中国档案分类法进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引。4.2 档案分类标引级次一般以文件级、案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的几份文件或几个案卷情况，也可以作为一个单元进行分类标引。5 各种案分类析、引5. 1 主题的类型案内容可分为单主题和多主。单主题包括单元主题和复合主题(多元主题)，多主题则由几个。5.2 单主题档案的分类标引5.2. 1 单主题文件或案卷，一般依主题主体因素所属的类目标寻I;若是从一个方面对依这方面所属类目标寻I;若是从多方面对主题论述，一般只依

7、主题所属类目作整体标引。, 5.2.2 文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据中国档案分类法关于集中与分散的有关规定进行标引。5.2.3 文件或案卷论述的主题涉及国家、地区、民族、时代等因素时，若中国档案分类法中注明复分则应标出复分号，否则可以省赂。5.3 多主题档案的标引5.3. 1 文件、案卷论述的是两个以上的主题，标引时应充分考虑利用者的检索需要、参考价值大小以及各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予一个或几个分类号。5.3.2 文件、案卷论述的几个主题之间是并列关系，参考价值大，除对第一主题按其属性给予分类号外，第二、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提

8、供更多的皿J9-p:.。5.3.3 文件、案卷论述的几个主题之间是从属关系，即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上位类目作整体标弓|。若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类目作互见标引。5.3.4 文件、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系，一般依结果或受影响的主题所属类目标引。对于互为因果的，互相影响的主题做全面标引。5.3.5 文件、案卷论述的几个主题之间，一个主题应用于多个主题，一般依被应用主题所属类目标引。必要时可以对其他主题附加相应的分类号。6 分类标引工6. 1 标引人员在标引工作开始时，应系统研读中国档案分类法的编制说明、主表、附表，了解该法的编制目的、适用范围、分

9、类原则、体系结构、标识符号、类目注释，辨清上位类、同位类、下位类、理论与应用等关系，VI/、=阴咄于阻J-ty;.JTl 14恼。6.2 应充分考虑立裆单位的性质、职能和任务，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。6.2. 1 分析题名文件和案卷，是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内下，刁亏内容，所以的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地、直为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。2 G/T 15418 2009 6.2.2 浏览E文通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别

10、时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的阻。6.2.3 查阅文件版头和党、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称，发文字号，文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署。此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内目录、卷末备考表等。它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等，都能提供一定的参考。6.3 判定类别进行主题分析后，须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用途径。然后根据主题性质，

11、到中国档案分类法中查找其所属的类目。6.4 标引分类号用中国档案分类法中的类号来表达档案主题性质的标引，即将判定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、主题多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上元确切类目可归时，各档案馆、室可增设新类目予以分类标引，同时上报中国档案分类法编委会确认。今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。6.5 审校审校是分类标引的最后一道工序，是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确、恰当

12、，辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是杏正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。6. 5. 1 自校标引审校的第一环节。标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，前后不一致，应及时予以纠正。6.5.2 互校标引审校的第二环节。标引人员通过对标引结果的校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的致性。6.5.3 总校标引审校的最重要环节。在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校进一步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化。同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。7

13、 档案分类标引7. 1 衡量标引工作质量的因素主要指标号l的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标寻l深度。影响标引工作质量的因素是:标引工作的组织管理、标引人员的业务水平和中国档案分类法本身的质量。7.2 制定分类标引的各单位可制定标引工作细则。它是在档案分类标引规则的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括2分类标引的程序和具体组织规程;(中国档案分类法简表、行业表、复分表的使用范围和使用方法，集中归类与分散归类、交替类目的采用、标引的深度，以及标引责任制等等。7.3 分类标引人员的素质和要求标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识;熟悉本馆、室的档案分类方法，并能用来标3 G/T 15418 2009 引档案材料E具有阅读、分析、概括持相对稳定。归类的能力。标引人员宜实行专业分工，并保7.4 建立标引人员与利用者的联系标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评间和检索结果的分析不断改进工作。7.5 加强中国档案分类法的管理，并通过对利用者提、室在使用中国档案分类法过程中遇到的各种问题和处理方法要作记录，并填定修改意见登记表，报送主管部门，以便对中国档案分类法定期增补和修改，使之曰:臻完善。4