GB T 15418-1994 档案分类标引规则.pdf

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1、中华人民共和国国家标准GB/T 15418 - 94 档案分类标引规则Guidelines for the archives classification indexing 1 主题内容与适用范围1. 1 为了正确进行档案分类标引，选用恰当的标识表达档案文献的主题，保证档案分类标引的质量，提高检索效果，实现档案资源共事，特制订本规则。1. 2 本规则适用于各级各类档案馆(室)使用中国档案分类法对所藏各种类型的档案进行分类标刑。1. 3 本规则适用于编制档案分类目录、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。2 51用标准GB 3860 文献主题标引规则GB 3792.5 档案著录规则

2、I50 5963一1985(E)文献工作一文献审读、主题分析与选定标号!词的方法3 术语3. 1 档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3. 2 )用于对档案进行分类标引的工具。包括，中华人民共和国档案分类表、清代档案分类表、4民国档案分类表以及新民主主义革命档案分类表。3.3 主表档案分类法的主体，是一种文献分类体系的具体体现。中国档案分类法的主表是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础组成的逐级展开的逻辑系统。3.4 复分表也称附表、辅助表。在编制

3、中档法时，将主表中采用同一标准进一步细分的相同类目合并起来，并配以号码编排成表，附于正表之后。以节省篇幅，供主表的类目进一步细分使用。复分表按其应用的不同范围分为Jm用复分表和专类复分表等。3. 5 分类表索引将主表中的类目(包括注释)改编成主题标臼形式，按主题法原则依一定字顺、次序排列起来，并标明分类号，指引检索者查找所需主题在主表中的位置。3.6 档案分类标引将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋f分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统.从而达到系统反应档案，便于检索、利用。国家技术监督局1994

4、-12-28批准1995-08-01实施.R3 GB/T 15418-94 3.7类目又称类名，是些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。类日是档案分类表的构成单元。一个类日般包括一个档案主题，但有时也包括A个以上的档案主题，形成一个类组。3.8 分类号类曰的简l归编码、标符号，可固定全部类曰的先后次序和明确个类日在分类体系中的特定位青以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。3. 9 类臼注释对类目的说明，用于明确类目的内容范围，指出类H之间的关系，规定需要使用的特殊分类方法。3.10 梢案主题文件或案卷中用以表达档案记述和反映的事物内

5、容的总称，即档案的中心内容。一份文件或J个案卷可以有4个以上的主题。3. 11 梢案馆永久保管档案并向社会提供服务的单独设置的文化事业机构。3. 12 档案宅国家机构、社会组织、企业、事业单位内部设贵的文化事业机构。3. 13 立档单位构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者。3. 14 全宗个国家机构、社会组织、个人或同生产、建设、科研活动形成的具有有机联系的文件寝体，是档案的基本分类和管理单位。3. 15 案卷曲瓦有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位。3.16 文件是为处理各种事务而按着规范的形式直接形成的具有法定效闸的信息

6、记录。3. 17 卷内目录案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。3. 18 卷内备考表.卷内文件状况的记录，通常排列在卷内文件之后。4 分类标51基本规则4. 1 档案分类标引的依据是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时.应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。4.2 档案分类标引应依据中国档案分类法及其使用指南，4.3 档案分类标引时，要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。4.4 档案分类标引

7、应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以主主题者，除按第-主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。4. 5 档案分类标引必须按专指性的要求，分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目(上位类)或与档案内容密切相关的类目。4.6档案分类标引应保持致性。各种文本、载体类理的同主题档案所标引的分类号均应一致。遇付某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类日，以及.4 S I GB/T 15418-9

8、4 增设类日，都应作出记录，以后遇有类似情况.均按此处理。5 各种类型档案分类标引规则5. 1 档案分类袤的选用5. 1. 1 清代档案使用清代档案分类表进行分类标引。该表的级类自适用于清代以前作历史时期t案的分类标引。5. 1.2 民国档案使用4民国档案分类表进行分类标引。5. 1. 3 革命历史档案使用新民主主义革命档案分类麦进行分类标引。5. 1. 4 中华人民共和国时期的档案使用中国档案分类法进行分类标引。5.1.4.1 国家综合档案馆、党政机关档案室所藏的中华人民共和同时期的档案应选使中国档案分类法进行分类标引。5. 1.4. 2 专业档案馆(室部门档案馆(室)、企业事业单位档案馆(

9、室).在使用中国档案分类法进行分类标引时，本专业的档案可使用行I.分类表进行分类标引。5.2 档案分类标寻|级次。一般以文件级、案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的几份文件或几个案卷情况，也可以作为个单元进行分类标引。6 各种主题档案分类标引规则6. 1 主题的类型主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种。单主题包括单元主题和复合主题(多元主题)，多主题则由儿个单主题组成。6.2单主题档案的分类标引6. 2. 1 单主题文件或案卷，一般依主题主体因素所属的类目标寻h若是从一个方面对主题进行论述，就依这方面所属类目标引p若是从多方面对主题论述，伞般只依主题所属类目

10、作整体标引。6.2.2 文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据中国档案分类法关于集中与分散的有关规定进行标引。6.2.3 文件或案卷论述的主题涉及国家、地区、民族、时代等因素肘，若中国档案分类法中注明需要复分则应标出复分号，否则可以省略。6. 3 多主题档案的标弓l6. 3. 1 文件、案卷论述的是两个以上的主题，标引时应充分考虑利用者的检索需要、参考价值大小以及各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予一个或几个分类号。6.3.2 文件、案卷论述的几个主题之间是并列关系，参考价值大.除对第主题按其属性给予分类与外，第三、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提供更多的

11、检索途径。6.3.3 文件、案卷论述的几个主题之间是从属关系，即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上位类目作整体标弓1.若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类自作互见标引。6.3.4 文件、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系，一般依结果或受影响的主题所属类目标11。对于互为因果的、互相影响的主题做全面标引。6.3.5 文件、案卷论述的几个主题之间，一个主题应用于多个主题.般依被应用主题所属类目标引。必要时可以对其他主题附加相应的分类号。7 档案分类标引工作程序7.1 研读分类法一标引人员在标引E作开始时，应系统研读中国梢案分类法的编制说明、主表、附表，了解该法的编制曰的、适用范

12、围、分类原则、体系结构、标识符号、类日注释，辨清上位类、同位类、Ff丘类、理论与应用等关系，深入透彻地掌握其使用h法。.t tl :1 GB/T 15418-94 7.2档案主题分析应充分考虑it档单位的性质、职能和任务，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。7.2.1 分析题名文件和案卷的题名，是责任者或主卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，分析题名能直观地把握档案的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷.不能准确地、直接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文

13、。7.2.2浏览正文通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的iF.文。票点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意圈，从而确定档案内容论述或涉及的主题。7.2.3 查阅文件版头和案卷封面一-党、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称，发文字号，文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署。此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内曰录、卷末备考表等。它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等，都能提供一定的参考。7.3 判定类别-一进行主题分析后，

14、须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径。然后根据主题性质，到中国档案分类法中查找其所属的类目。7.4 标引分类号一是用中国档案分类法中的类号来表达档案主题性质的标引过程，也就是将要rj定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、主题多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、-致、适度地标引出来。遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上元确切类目可归时，各档案馆、室可增设新类自予以分类标引，同时上报中裆法编委会确认。今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。7.5 审校一一审校是分类标引的最后

15、一道工序，是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确.恰当，辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标号l的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。7.5.1 自校一一标引审校的第一环节回标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，归稍不当，前后不一致，符号炸误，应及时予以纠正因7.5.2 L校标引审校的第二环节。标引人员通过对标引结果的相互校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标号l的一致性。7.5.3 总校标引审校的最重要环节。在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过

16、总校进步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化。同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。8 档案分类标51质量管理8. 1 衡量标引工作质量的因素一二主要指标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引深度。影响标号!工作质量的因素是z标引工作的组织管理、标引人员的业务水平和中国档案分类法本身的质哇。8.2 制定分类标引的规章制度一各单位可制定标引工作细则回它是在档案分类标寻!规则的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括2分类标号|的程序和具体组织规程;中国档案分类法简表、行业表、复分袤的使用范围和使用方法，

17、集中归类与分散归类、交替类日的采用、标号l的深度，以及标引责任制等等。8.3 分类标引人员的素质和要求一标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识，熟悉本馆、室的档案分类方法，并能用来标引档案材料g具有阅读、分析、概括、提练档案主题和准确归类的能力;认真负责，周密细致，有良好的职业道德。标引人员宣实行专业分工，并保持相对稳定。8.4 建立标引人员与利用者的联系标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评和建议，并通过对利用者提问和检索结果的分析不断改进工作。186 GB/T 15418-94 8.5 加强中国档案分类法的管理各档案馆、室在使用巾档法过程中遇到的各种问题和处理h法要作记录，并填A号修改意见登记表，报送主管部门.以便对中国档案分类法定期增补和修改，使之日臻完善。附加说明:本标准由全国情报文献标准化技术委员会第五分委员会提出。本标准由中国档案分类法编委会起草。本标准主要起草人邹步英、邓绍兴、郭文柄、王光越。187