CNAS-TRC-008-2010 多场所组织审核指南.pdf
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1、CNAS-TRC-008: 第 1 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 CNAS技术报告 多场所组织审核指南 中国合格评定国家认可委员会 CNAS-TRC-008: 第 2 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 序 认证和认可作为一种国际通行的技术性方法,因其对质量、环境、安全和能力等方面控制措施的评价作用以及在贸易、消费、健康、信息和社会责任等领域的广泛运用,已经成为服务于国家经济发展、贸易政策的重要技术手段和公共行政管理的重要依托。我国政府、行业和社会对认证认可活动及其结果的高度重视和逐步认同,提升了认证认可工作的技术权威性和社会价值,
2、 同时也给认证认可工作提出了更高的发展要求,即提高认证认可工作质量、增强认证认可工作的科学性和有效性,以此确保认证认可结果的可信性。 中国合格评定国家认可委员会(CNAS)一贯重视认证认可基础理论和应用技术的研究, 并将其作为实现认证认可工作可持续发展的一项重要措施。 本着发挥行业优势、共同开发和资讯共享的原则,围绕 规范认证工作,提高认证有效 性这一宗旨,CNAS组织开发了为认证工作提供实用帮助的系列技术报告。 这些技术报告体现了与认证和审核有关的理念、 方法和经验,反映了认可机构和认证机构对有关认可规范和相关标准的一 致理解和认识。这些技术报告旨在为认证机构的管理和审核提供指导,并不打算作
3、为对 有关认可规范及相关标准要求的释义,它们仅从操作层面上就实施方法给出指导 性建议,所提供的示例并非唯一可选的方法。这些技术报告可为认证机构的管理和 审核借鉴之用,也可为认可机构的评审提供参考。 本技术报告提出了多场所组织审核的抽样、时间安排、重点把握的内容和要点。为管理体系认证机构实施多场所组织审核提供指导。 文件附录分别给出了各类多场所组织的结构示例和多场所审核时间安排示例,可供认证机构及认可评审员参考。 本指南文件由CNAS提出并归口。 本指南文件主要起草单位:CNAS和中国船级社质量认证公司 本指南文件主要起草人:左平、穆瑾、刘晓红、黄学良、瑞启光、黄荣峰。 CNAS-TRC-008
4、: 第 3 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 目 录 1 引言 . 4 2 适用范围 . 4 3 规范性引用文件 . 4 4 术语和定义 . 4 5 多场所组织特点 . 5 5.1 多场所组织的组织结构形态 . 5 5.2 分场所的分权程度 . 7 5.3 中心办公室 /总部和各场所的接口 . 8 6 基于风险的抽样原则 . 8 6.1 抽样原则 . 8 6.2 抽样程序 . 9 6.3 抽样要求 . 9 7 抽样方法 . 10 7.1 一般原则 . 10 7.2 抽样方案 . 11 7.3 确定抽样审核现场的时机 . 12 7.4 特例情况 . 12 8 多场所
5、审核时间 . 13 8.1 一般原则 . 13 8.2 审核时间的计算 . 13 9 多场所认证过程的控制 . 14 9.1 申请受理 . 14 9.2 审核方案 . 15 9.3 审核实施 . 16 9.4 认证证书 . 17 附录 A(资料性附录)企业组织结构 . 19 附录 B(资料性附录)多场所审核时间示例 . 23 CNAS-TRC-008: 第 4 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 多场所组织审核指南 1 引言 本指南对多场所组织审核中的抽样原则、抽样方法、时间分配、认证过程的控制等提出指南, 旨在确保对管理体系覆盖的所有场所的审核均符合相关标准提供充
6、分的信心,并确保多场所认证在有效性和经济性方面均切实可行。 2 适用范围 本指南适用于质量、环境、职业健康安全管理体系等领域多场所组织的认证。其他认证领域可参考使用。 本指南虽然未对临时场所的审核提出指导性信息, 但临时场所审核的原则可参照本指南。 本指南不对认可规范性文件中无歧义的要求进行解释或说明, 也不对规范性文件中的任何要求进行细化或深化。 3 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本指南的条款。 凡是注日期的引用文件,其随后的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本指南,然而,鼓励本指南的使用者研究是否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适
7、用于本指南。 CNAS-CC01 管理体系认证机构要求 (等同采用 GB/T 27021-2007) CNAS-CC11:2008 强制性文件-基于抽样的多场所认证(IAF MD1:2007,IDT) CNAS-CC15:2009 管理体系审核时间(QMS、EMS、OHSMS) GB/T 19011:2003质量和/或环境管理体系审核指南 ( ISO 19011:2002, IDT) CNASGC11质量管理体系认证机构认证业务范围管理实施指南 CNASGC31环境管理体系认证机构认证业务范围管理实施指南 CNASGC41职业健康安全管理体系认证机构认证业务范围管理实施指南 4 术语和定义 上
8、述规范性引用文件给出的术语和定义适用于本指南。 4.1 场所 CNAS-TRC-008: 第 5 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 组织实施活动或提供服务的常设地点。 4.2 多场所组织 指组织有一个确定的中心职能机构(以下称作中心办公室,但不一定是组织的总部)来策划、控制或管理某些活动,并且有一个由地方办公室或分支(即场所)组成的网络来实施(或部分实施)这些活动。 4.3 集权 组织的管理决策权在很大程度上向处于较高管理层次的职位集中。 4.4 分权 组织的管理决策权在很大程度上从高层向处于较低的管理层次的职位集中。 5 多场所组织特点 随着组织的发展及领导体制
9、的演变,组织的管理模式也经历了一个发展变化过程, 表现在组织的结构构成正从常规型向集团型和细微型方向发展。 伴随着这种变化,多场所组织趋于越来越多。 通常,一个多场所组织可以包含一个以上的法律实体,但该组织的所有场所应与该组织的中心办公室具有法律或合同联系,并有共同的管理体系。该管理体系应由中心办公室建立,并由中心办公室对其进行持续的监督和内部审核。这意味着中心办公室有权要求各分场所在必要时采取纠正措施。适用时,中心办公室和各场所的正式协议宜对此做出规定。 5.1 多场所组织的组织结构形态 多场所组织内部管理的组织形态一般分为U型 (一元结构 )、M型 (多元结构 )和H型 (控股结构 )三种
10、基本类型。三种基本类型的分场所的分权程度不同。 5.1.1 U型组织结构(Unitary form enterprise) U 型组织结构是一种中央集权式结构。它是一种高度集权的结构 ,多适用于比较单一的中小型企业。这种结构适合于规模较小、产品品种少、生产连续性和专业性强的组织。其各场所提供的产品、服务本质上属同一种类。 U型组织结构中的多场所,在管理体系中表现为其场所承担组织产品(服务)实现过程中某一生产(服务)流程的作业或某一职能作业;其分权程度低。 典型的U型结构多场所组织的例子有: CNAS-TRC-008: 第 6 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 类型
11、 举例 分权程度高度集权的生产或服务企业 不同地域的生产车间/服务场所; 不同地域的从事类似业务的不同部门 不同地域的产品延伸服务网络/站; 服务提供商长期工作地点在服务外包、发包商处(如劳务分包等)。 低 连锁服务业中的直营门店 不同场所的门店都是由同一经营实体(总公司)所有。 5.1.2 M型组织结构(Multidivisional structure) M 型组织结构亦称事业部制或多部门结构,有时也称为产品部式结构或战略经营单位。这种结构可以针对单个产品、服务、产品组合、主要工程或项目、地理分布、商务或利润中心来组成若干个事业部或分公司。 M型结构是分级管理 、分级核算、自负盈亏的一种形
12、式,即公司按地区或按产品类别分成若干个事业部或分公司,从产品的设计,原料采购,成本核算,产品制造,一直到产品销售,均由事业部或分公司,实行单独核算,独立经营,公司总部只保留人事决策,预算控制和监督大权,但公司仍将事业部或分公司当成一个部门来进行管理。 M型组织结构中的多场所,在管理体系中表现为: 场所承担组织某一地区或某一产品的生产(服务)过程中的大部分过程,或 场所承担某一地区或某一产品的主要价值创造过程中的大部分过程,或 场所承担某一地区或某一产品的关键支持过程中的大部分过程; M型结构模式分权程度较大。 典型的M型结构多场所组织的例子有: 类型 举例 分权程度 事业部制的生产或服务企业
13、不同地域或同一地域的具有管理职能、 承担相同或不同产品生产/服务的非法人分公司; 不同地域或同一地域的多个事业部; 不同地域或同一地域的多个业务中心或研发机构; 中 CNAS-TRC-008: 第 7 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10 日 连锁服务业中的事业部制直营门店 不同场所的门店都是由同一经营实体 (总公司)所有; 中 5.1.3 H型组织结构(Holding company,Hform) H型组织结构即是控股公司结构, 它是企业集团的组织形式。 在H型组织结构中,公司持有子公司或模拟法人分公司部分或全部股份, 下属各子公司具有独立的法人资格,是相对独立的利润中
14、心。各子公司保持了较大的独立性。但是为了协调全公司的业务,母公司主要是对子公司进行计划管理、财务管理和人事管理。下属子公司的组织结构可能也有U型或M型组织结构。 H型组织结构中,母公司借助于战略与决策、人事、监管、资产等管理建立与子公司的联结关系。母公司对子公司的控制,主要集中在战略与决策、人事、监管和资产管理上,在股东会和董事会的决策中发挥作用,并通过任免董事长和总经理来贯彻实施母公司的战略意图。 H 型组织结构中的多场所,在管理体系中表现为独立承担企业某一地区或某一产品的生产(服务)全过程和关键支持过程的全过程, 其显著特征是高度分权。 典型的H型结构多场所组织的例子有: 类型 举例 分权
15、程度子公司或模拟法人分公司 不同地域或同一地域的具有管理职能、承担相同或不同产品生产/服务的子公司; 不同地域或同一地域的具有管理职能、承担相同或不同产品生产/服务的模拟法人分公司; 高 连锁服务业中的特许经营 特许经营企业:不同场所的门店以单个门店经营权的授权为核心的连锁经营。 虚拟化的盟主组织 联盟下属的以合同为基础,进行制造、分销或其他业务经营活动的不同地域或同一地域的组织。这些组织对外以联盟组织的名义出现,不以分包商的名义出现。 5.2 分场所的分权程度 a) U型结构中多场所的分权程度低; CNAS-TRC-008: 第 8 页 共 24 页 发布日期: 2010 年 08 月 10
16、 日 b) M型结构中多场所的分权程度中; c) H型结构中多场所的分权程度高。 5.3 中心办公室/总部和各场所的接口 5.3.1 中心办公室/总部对其控制下的场所的管理是建立在公司管理体系基础之上的中心办公室/总部对场所的管理体制。它包括两方面的内容,一是以产品为基础的生产和市场经营管理,二是以产权为基础的企业组织管理。中心办公室/总部和各场所的接口从总体上体现在集权与分权上。 5.3.2 对于管理体系而言,在管理体系中: a) 中心办公室/总部行使战略中心、资源中心和管控中心的职能; b) 中心办公室/总部和各场所的职能、过程控制应与其集权与分权程度相一致; c) 组织中心办公室/总部应
17、对包含了多场所的整个组织建立管理体系; d) 中心办公室/总部组织管理评审时应覆盖多场所; e) 全部相关场所(包括中心管理职能)应按照组织的内部审核方案进行审核; f) 中心办公室/总部应从各场所收集和分析数据,必要时行使权力进行组织变更或改进(如:体系文件和体系变化、管理评审、投诉、内部审核、纠正措施的评价等) 。 6 基于风险的抽样原则 任何决 定多场所抽样的支持性信息和方法宜在认证机构的文件中明确规定并保持最新,以便追溯。 6.1 抽样原则 认证机构在选取多场所的样本时,宜有目的地选取一部分样本,同时随机选取另一部分样本,从而使样本相对于接受抽样的不同场所既具有代表性,又包含随机抽样的
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