QSDA2 132 DA 4-2011 文件和资料的管理规定.doc

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1、 上海电力安装第二工程公司企业标准 Q/SDA2 132 DA 4 2011 代替 Q/SDA2 132 DA 4-2009 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.1.4 1.1.1.5 1.1.1.6 1.1.1.7 1.1.1.8 1.1.1.9 1.1.1.10 1.1.1.11 1.1.1.12 1.1.1.13 1.1.1.14 1.1.1.15 1.1.1.16 1.1.1.17 1.1.1.18 1.1.1.19 1.1.1.20 1.1.1.21 1.1.1.22 1.1.1.23 1.1.1.24 1.1.1.25 1.1.1.26 1.1.1.27 1.1

2、.1.28 1.1.1.29 1.1.1.30 1.1.1.31 1.1.1.32 1.1.1.33 1.1.1.34 1.1.1.35 1.1.1.36 1.1.1.37 1.1.1.38 1.1.1.39 1.1.1.40 文件和资料的管理规定 2011-05-17 发布 2011-05-17 实施 上 海电力安装第二工程公司 发布 Q/SDA2 Q/SDA2 132 DA 4-2011 I 前 言 本标准代替原 Q/SD2 132 DA 4-2009文件和资料的管理规定。 本次修订主要 增加了 文件资料管理 的执行部门 。 本标准的附录 A1、 A2、 A3 是规范性附录。 本标准的附录

3、 B 是资料性附录。 本标准由公司企业 策划部 提出。 本标准由公司办公室（档案）归口。 本标准主要起草人： 刘红根、 吴娟秀 。 本标准 本次修订人：吴娟秀 、张学军 。 本标准首次发布 1995 年 7 月。 本标准所代替标准的历次版本发布情况为： QG/DR 160 DA 6-2000 QG/DR 160 DA 6-2001 Q/SDA2 132 DA 4-2003 Q/SDA2 132 DA 4-2006 Q/SDA2 132 DA 4-2009 Q/SDA2 132 DA 4-2011 II 引 言 本规定作为公司管理标准，规范了文件和资料的管理活动，一切与文件和资料的编制、审核、批

4、准、发布、收发、标识、更改、评审、作废、归档和处置有关的 规 定，从即日起按本标准执行。 在制定本标准的过程中，编审者充分考虑了过去成功的管理经验，并根据企业今后的发展需要，适当增加先进的管理要求。 本标准在文件和资料的管理方法上，在标准化的前提下尽可能兼顾与习惯 的做法保持一致。 Q/SDA2 132 DA 4-2011 1 文件和资料的管理规定 1 范围 本标准对文件和资料的编制、审核、批准、发布、收发、标识、更改、评审、作废、归档和处置的职责和工作办法作出规定。 本标准适用于上海电力安装第二工程公司文件和资料的管理（不 适用于 公文 的管理 ）。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的

5、应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 国家档案局、国家经贸委、国家计委 档发 20025 号 企业档案管理规定 Q/SDA2 QAEGLSC 管理手册 Q/SDA2 133 DA 5-2011 档案管理规定 Q/SDA2 37 DA 1-2011 文件和资料的控制程序 Q/SEPC 1253-2009 工程文件（资料）管理规定 GB/T 50430-2007 工程建设施工企业质量管理规范 3 职责 3.1 经理 负责 管理程序、 管理手册、公司管理制度等文件的批准工作。 3.2 管理者代表 负责

6、管理手册的审核和组织程序文件的评审工作。负责 确定管理手册、程序文件 发放范围和数量 的阅批 。 3.3 总工室 3.3.1 负责公司管理制度的审核。 3.3.2 负责确定法律、法规、标准、规程、规范等 文件的发放范围和数量。 3.3.3 负责对法律、法规、标准、规程、规范 目录及 作废目录 进行 审批。 3.3.4 负责组织文件和资料的评审工作。 3.3.5 负责本公司项目施工组织设计的批准、发放范围及数量的审批。 3.3.6 负责对文件和资料的更改及处置作出审批。 3.3.7 负责对电子版文件的发放审批。 3.3.8 工程结束后，项目总工室负责对多余资料、图纸的回收销毁作出审批鉴定。 3.

7、4 部门 /工地 3.4.1 负责编制、审批本部门 /工地的文件，组织相关文件的评审工作。 3.4.2 指定专人建立文件和资料的接收、分发登记台帐，负责文件资料的积累、整理、保管工作。 3.4.3 负责做好文件修改工作。 3.4.4 配合做好作废文件的标识 和回收工作。 3.4.5 做好文件和资料的更改及反馈工作。 3.4.6 负责编制本部门 /本 工地的记录清单，并提出保管期限。 3.4.7 定期向档案室移交应归档的文件资料。 Q/SDA2 132 DA 4-2011 2 3.4.8 工程竣工后， 向项目资料室 提 交 多余 文件资料 回收 清单 。 3.4.9 文件扩大发放范围的复印件，应

8、作出标识，登记发放。 3.4.10 负责有关张贴文件前的标识（加盖部门或工地章） 3.5 工 程生产管理部 3.5.1 负责体系运行过程中形成文件的控制和管理。 3.5.2 负责组织及参与对新版法律、法规、标准和其它要求进行评审。 3.5.3 如有新版的法律、法规及标准应及时向档案室告知。 3.5.4 负责指导和 监督 项目施工过程中文件资料的整理、分类等工作。 3.6 企业策划部 3.6.1 负责体系文件编写的审核、评审组织工作。 3.6.2 负责组织对公司所有标准、制度的编写和修订工作，并确定其发放范围和出版数量。 3.6.3 新版表格由相关部门填写企业标准审批纪要，策划部组织评审。 3.

9、7 安全保卫部 3.7.1 负责 组织 对新版法律、法规、标准和其它要求进行评审 (如职业健康安全、环境保护等 )。 3.7.2 如有新版的法律、法规及标准应及时向档案室告知。 3.7.3 负责体系运行过程中形成文件的控制和管理。 3.8 项目工程处 3.8.1 负责确定工程技术文件的发放范围和复印数量。 3.8.2 负责在单位工程开工前对施工图纸组织会审。 3.8.3 负责对技术文件的更改及外来技术文件更改的反馈 进行审批 。 3.8.4 负责工程竣工资料和竣工 草 图的编制工作。 3.8.5 工程结束后，负责对多余资料、图纸的回收销毁工作。 3.8.6 负责竣工资料电子文件的制作及移交。

10、3.9 项目资料室 3.9.1 负责文件和资料的接收、分类、编号、登记、标识、发放。 3.9.2 负责对文件和资料的更改做好标识，并记录更改台帐。 3.9.3 负责对作废文件的标识和回收。 3.9.4 协助 项目做好 接受外部质量监督检查 所需资料 。 3.9.5 协助公司档案室对标准、法律、法规作废版本的回收工作。 3.9.6 负责工程竣工资料的 编码、装订、 移交 工作。 3.9.7 工程结束后，负责编制多余资料销毁目录清单。 3.10 办公室（档案） 3.10.1 负责文件和资料（包括电子版） 的接收、分类、编号、登记、标识、发放。 3.10.2 负责定期编制、发布文件有效版本目录，并在

11、公司 OA 系统上动态管理 。 3.10.3 负责定期（ 1 个 季度）收集新版法律、法规及其它要求的标准目录（政府部门公布），并传递给相关部门。 3.10.4 负责及时编制发布作废的文件目录并及时回收作废文件。 3.10.5 负责 监督和接收本公司各部门 /项目工程处 文件和资料的整理、移交、归档工作。 3.10.6 负责公司档案的保管、利用、 鉴定后的处置工作 。 4 工作内容和方法 4.1 文件和资料的编制、审批一览表：见附录 A1（规范性附录） 4.1.1 部门 /工地 编制的文件应注明编制、审核、批准人。 4.1.2 部门 /工地 编制的管 理制度应在企业策划部注册、备案。 Q/SD

12、A2 132 DA 4-2011 3 4.2 文件和资料的评审 4.2.1 文件和资料的评审范围：包括 法律、法规、 标准、规程、规范、施工现场的图纸以及企业自己编制的文件，参照文件和资料编制、审批一览表。 4.2.2 文件和资料的评审内容 ： 评审文件的适宜性和有效性，评审内容需记录。 4.2.3 文件和资料评审时间及方法 4.2.3.1 公司管理制度每 二 年评审一次，由主管经理组织评审。 4.2.3.2 企业外来标准、规程、规范的有效性每年由办公室（档案）负责外送评审一次。 4.2.3.3 施工现场的图纸在 单位 工程开工前由 项目工程部主管 组织进行评审。 4.2.3.4 施工过程中套

13、用的技术文件在套用前由该项目的技术主管负责或 委托组织进行评审。 4.2.3.5 其他文件根据实际情况组织评审。 4.3 外来文件和资料的识别 4.3.1 法律、法规、标准、规程、规范由总工程师识别。 4.3.2 施工技术文件和资料由 项目工程管理部 主管识别。 4.3.3 其余文件和资料由相关部门主管负责识别。 4.4 文件和资料编号的方法 文件的编号归口项目资料室，项目资料室可根据实际情况编号，由相关文件主管部门的主管审批，项目资料室可采取如下方法编号： 4.4.1 报审文件：表代码 -部门 -专业 +单位工程号 -流水号， 不能 区分 单位工程的可不写单位工程号。 表代码可以用 2 位阿

14、拉伯数字或若干英文字母代替，流水号宜 3 位。 4.4.2 内部文件：部门 -流水号。 4.4.3 验评文件：可参照报审文件编号或依据实际情况编号 。 4.4.4 编号应在文件的首页，有续页能辨清的，续页可以不编号。 4.5 文件和资料标识方法：见附录 A2（规范性附录） 4.5.1 办公室（档案） 、工程管理部（资料室） 发放文件和资料均应盖档案室章（资料室核准章）。 4.5.1.1 外来的文件和资料加盖档案室章（资料室核准章）。 4.5.1.2 内部文件和资料加盖档案室章（资料室核准章）。 4.5.2 管理手册、程序文件还需加盖受控章。 4.5.3 部门 /工地发放文件和资料加盖部门 /工

15、地章。 4.6 文件和资料的发放审批 4.6.1 办公室（档案） 、工程管理部（资料室） 发放文件应正确填写 “ 文件 资料发放处 理单” 交相关部门主管审批，如 : 4.6.1.1 管理 手册、 管理 程序由公司 管理者代表 审批发放范围和数量； 4.6.1.2 法律、法规、标准、规程、规范由公司总工程师审批发放范围和数量； 4.6.1.3 施工现场质监资料由项目总工程师审批发放范围和数量； 4.6.1.4 施工现场技术类资料、图纸由 项目 工程部主管审批发放范围和数量； 4.6.1.5 施工现场其他文件由其他相关部门主管审批发放范围和数量等等； 4.6.1.6 部门 /工地发放文件需部门

16、/工地 主管审批发放范围和数量。 4.7 文件和资料的收发 4.7.1 文件和资料的收发归口部门为 办公室（档案）、 工程管理部（资料室 ）。 4.7.2 办公室（档案）、 工程管理部（资料室 ） 负责公司文 件和资料的一级发放，部门 /工地 负责公司文件和资料的二级发放。 4.7.3 二级发放部门应设兼职资料 员负责文件和资料的收发，不得接受和发放未经 办公室（ 档案 ） 室核准的体系文件。 4.7.4 在发放文件和资料前均应作出标识。 Q/SDA2 132 DA 4-2011 4 4.7.5 一级发放和二级发放均应根据 “ 文件 资料发放处理单” 建立收发台帐。 4.7.5.1 领用者应签

17、署全名和日期。 4.7.5.2 加盖受控章文件不得代领 4.7.5.3 “ 文件 资料发放处理单” 不得用红笔或铅笔。 4.7.5.4 “ 文件 资料发放处理单” 应根据来源、类别的不同分类登记，以便于检索。 4.7.6 部门 /工地可以发放本部门 /工地 自己编制的文件，但需做好收发记录。 4.7.7 办公室（档案）、 工程管理部 （资料室 ） 发放文件和资料后的多余份数应妥善保存，不得随意堆放或遗失。 4.8 文件和资料的复印 4.8.1 办公室（档案）、 工程管理部（资料室 ） 复印文件和资料应根据 “ 文件 资料发放处理单” 确定复印份数。 4.8.2 部门 /工地 复印文件和资料应根

18、据 “ 文件 资料发放处理单” 确定复印份数。 4.8.3 管理手册不得复印。 4.8.4 部门 /工地 要复印单个管理程序，需经 管理者代表 批准。 4.9 文件和资料的破损及遗失 4.9.1 文件和资料的破损严重影响使用时，使用人可到文件和资料的控制部门办理更换手续。原文件和资料如有受控号，新文件和资料沿用原号，收回的文件和资料由文件和资料的控制部门集中处 理。 4.9.2 文件和资料如被遗失，经部门 /工地 的主管领导审核后，可到文件和资料的控制部门办理补领手续，遗失的文件和资料如有受控号，该受控号作废，新领文件和资料用新受控号。 4.10 文件和资料的更改 4.10.1 文件和资料的更

19、改应由文件和资料原编写人提出更改，经原批准人批准方可实施。如原编写人或批准人发生工作变动等情况，应由现相应岗位的人员提出更改或批准。 4.10.2 文件和资料的更改方法和型式 4.10.2.1 作业指导书修改应填写作业指导书修改审批单 。 4.10.2.2 其他文件的修改应填写文件修改审批单 。 4.10.2.3 更改的文件如需换版的，其标识为更改文件的版本号，如： QG/DR 160 DA6 2000 改为 QG/DR 160 DA6 2001；一年中多次修改的，第一次修改为更改文件的版本号，第二次修改为在版本号后加英文字母 B，以后依次类推，如：改为 QG/DR 160 DA6 2001B

20、。 4.10.2.4 更改的文件如需换页的，其标识可在前言中加以说明 。 4.10.2.5 更改的文件和资料不换页的，封面上应作修改标识，其型式为 : 4.10.3 文件和资料的内容划改 4.10.3.1 文件和资料的内容划改不得使用修改液或用纸粘贴更改处； 4.10.3.2 不得使用红笔或铅笔划改内容。 4.10.3.3 可用双划线划去需更改 内容，随后在附近空白处填写更改内容并盖上更改人名章。 4.10.4 图纸的更改 修改次数 修改编号 修改日期 Q/SDA2 132 DA 4-2011 5 4.10.4.1 资料室 收到设计院（制造厂）提供的设计修改单（设备 联系 单 ）后交工程管理部

21、主管审批签发 ，并依据签发单对 图纸的领用部门 发放设计修改单（设备 联系 单 ）。 4.10.4.2 资料室库存图纸由资料员根据图纸 设计修改单（设备 联系 单 ） 在图纸目录对应图号上填写修改单编号，部门和工地领用的图纸由兼职档案 (资料 )员填写。 4.10.4.3 工程管理部（资料室 ） 应保证发出的所有需更改的文件都得到及时更改，并监督有关部门 /工地做好文件和资料的更改工作，不得遗漏。 4.11 文件和资料的更改反馈 4.11.1 文件和资料的更改反馈 与否应由项目工程部主管审批，在“文件资料发放处理单”上注明。 4.11.2 资料员根据“文件资料发放处理单”，在发放给需反馈部门

22、/工地资料的其中一份上盖反馈章，反馈章一般应盖在文件的正页，若正页无法加盖时，可盖在其反面。 4.11.3 需反馈部门 /工地在处理完后需在反馈章内填写处理记录，处理记录需审批，其型式为 : 处 理 记 录 处理情况或结果 验证人 /日期 4.11.3.1 内部文件和资料的反馈处理记录由工地主任工程师审批。 4.11.3.2 外来文件和资料的反馈处理记录由项目工程部主管审批。 4.11.3.3 反馈部门 /工地在反馈内容处理完毕后，需到资料室在 文件资料原件上填写反馈记录。 处理过程中产生的文件资料 需与原文件一并归档。 4.11.3.4 文件资料的反馈方式也可依据业主、监理的要求执行。 4.

23、12 文件和资料 、图纸 的作废 4.12.1 办公室（档案）、 工程管理部（资料室 ） 在收到各类文件和资料的书面作废通知后，应交有关部门主管审批，再根据原发放记录通知相关部门 /工地逐一注“作废”标识，施工人员使用的必须收回，管理人员如需留作参考用的应加盖“参考”章。 4.12.2 国家和行业标准的作废以标准新书目、上级机关的正式来文和技监局情报所提供的信息等渠道为依据，经公司总工程师审批后，档案室根据原发放记录，逐一注“作废 ”标识并收回，管理人员如需留作参考用的应加盖“参考”章，合订本需在总目录上注作废篇的标识，并在作废篇的首页盖“作废章”。 4.12.3 办公室（档案）及时更新在 O

24、A 系统上的法律、法规标准目录，并动态管理。确保施工现场使用有效版本，以防止作废文件非预期使用。 4.12.4 办公室（档案）、 工程管理部（资料室 ） ）回收作废文件时，应在发放记录上作出明显标识，回收盖“作废章”，留作参考盖“参考章”。 4.12.5 文件和资料如部分作废，可收回的及时收回，不能收回的需在作废条目上加盖“作废”标识。 4.12.6 文件和资料如有换版，旧版的文件和资料应及时收回。 4.13 文件和资料 的保管期限及处置 4.13.1 文件和资料的保管期限表：见附录 A3（规范性附录）。 4.13.2 文件和资料的处置 4.13.2.1 工程结束后，部门 /工地应将有关文件集

25、中起来，填写文件材料回收清册，经部门 /工地主管审批后统一移交资料室集中处理。 Q/SDA2 132 DA 4-2011 6 4.13.2.2 工程结束后，资料室应根据档案室的归档要求，填写文件材料移交目录，做好文件和资料的移交工作。 4.13.2.3 工程结束后，资料室除应归档移交的资料外，其余文件应汇总造册，填写文件材料回收清册，连同部门 /工地的回收清册，经项目总工程师审批后，集中统一销毁。 4.14 电子版文件的管理 4.14.1 电子文件的发放由总工程师审批。 4.14.2 作废的电子 文件必须由发出部门进行回收。 4.14.3 凡部门 /项目工程处在公司局域网上发布文件必须在指定的

26、文件柜内，如： a） 公司的管理体系 文件以企业策划部在 OA 系统“信息交流 文档管理 体系贯标”和“信息交流 文档管理 企业标准化”文件柜内发布的文件为唯一现行有效版本。由企业策划部负责实时发布。从局域网上下载的文件，凡未加盖档案室核准章，均视作非受控文件。 b) 所有法律、法规、标准、规范类电子版文件，以办公室 (档案室 )在公司 OA 系统“信息交流 文档管理 法律、法规、标准和 其它要求”文件柜内发布的为准，其信息由公司档案室通过 OA 系统进行有效控制，公司员工可通过 OA 系统查询，及时了解最新资料。 c) 其它各类电子文件，凡在公司内部局域网上发布的，均以网上发布的为现行有效受

27、控文件，相关职能部门负责有效控制。从局域网上下载的文件，凡未加盖档案室核准章，均视作非受控文件。 d) 各项目工程处 分公司对上述公司发布的文件，可由项目工程处 分公司资料员在本区域局域网规定的文件柜内发布，在局域网上下载的文件，凡未加盖资料室核准章的，均视作非受控文件。 4.15 电子版文件的归档要求 4.15.1 归档电子文件与相应的纸质或其它载体形式的文件并存时，其相关内容应保持一 致。 4.15.2 文字型电子文件应统一保存为 XML、 Word、 TXT 为通用格式。 4.15.3 扫描电子文件保存为 TIFF、 PDF、 JPEG 格式文档。 4.15.4 声音文件保存为 MP3

28、格式。 4.15.5 视频和多媒体电子文件为 MPEG、 AVI 通用格式。 4.15.6 在办公系统上产生的电子文件，应采取严格的安全措施，及时备份，存储在脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。 4.15.7 归档电子文件如果采用不符合以上规范要求的格式，应转换成以上的通用格式，如无法转换，则应将该电子文件的相关软件一并归档。 4.15.8 归档电子文件的载体一般可用：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘等。 Q/SDA2 132 DA 4-2011 7 附 录 A1 （规范性附录） 文件和资料的编制、审批一览表 序号 文 件 名 称 组 织 编 审 编制部门 (人 ) 审 核 批 准

29、 1 经营管理制度 经理 经营计划部 总经济师 经理 2 施工计划 总工程师 工程管理部 总工程师 经理 3 投标标书 /合同 市场营销部经理 合同管理员 市场营销部经理 总经济师 /经理 4 开工 /竣工报告 工程管理部经理 工程管理部 工程管理部经理 经理 5 工程预算 经营计划部经理 预算员 经营计划部经理 总经济师 /经理 6 统计报表 经营计划部经理 计划统 计员 经营计划部经理 主管经营 经理 7 工程大事记 工程管理部经理 工程管理部 工程管理部经理 总工程师 8 施工技术管理制度 总工程师 工程管理部 总工程师 经理 9 施工组织设计 项目总工程师 各部门 /工地 项目总工程师

30、 /各相关专业主管 总工程师 10 施工方案 /作业指导书 项目工程部主管 各工地专工 /技术员 工程 管理 部专工 项目总工 11 施工调度会纪要 项目工程部主管 项目工程部 项目工程部专工 12 音像资料编制计划 项目工程部主管 项目工程部 项目工程部专工 项目总工程师 13 工程施工总结 项目总工程师 各部门 /工地专职工程师 项目总工程师 总工程师 14 质量管理制度 总工程师 工程管理部 总工程师 经理 15 质量事故报表 /台帐 工程管理部 工程 管理 部质检员 工程管理部 总工程师 16 质量工作月报 工程管理部 工程 管理 部质检员 工程管理部 总工程师 17 管理 手册 /程

31、序 管理者代表 相关部门 总工程师 /策划部 经理 18 质量计划 项目总工程师 相关部门 项目总工程师 项目经理 /总工 Q/SDA2 132 DA 4-2011 8 附录 A1(续 ) 序号 文 件 名 称 组 织 编 审 编制部门 (人 ) 审 核 批 准 19 管理体系内审计划 企业策划部 内审组长 企业策划部 管理者代表 20 管理体系内审报告 企业策划部 内审组长 企业策划部 管理者代表 21 管理评审会议纪要 经理 企业策划部 总工程师 经理 22 机械管理制度 总工程师 工程管理部（机管）/专工 总工程师 经理 23 固定资产管理台帐 工程管理部（机管） 工程管理部（机管） 工

32、程 管理 部机管主管 工程管理部经理 24 材料设备管理制度 总工程师 /经理 物资管理部 物资管理部经理 总工程师 /经理 25 材料申购计划 物资管理部 专业工程师 /技术员 工地专工 26 材料采购计划 物资管理部 材料计划员 物资管理部经理 项目经理 27 材料设备到货信息 /台帐 物资管理部 材料采购员 物资管理部经理 28 法律、法规、标准、规程、规范的有效版本目录 总工程师 档案管理员 办公室（档案） 总工程师 29 新版表格 企业策划部 相关部门 企业策划部经理 总工程师 Q/SDA2 132 DA 4-2011 9 附 录 A2 （规范性附录） 文件和资料发放、公布前的标识方

33、法 序 号 文 件 名 称 标 识 内 容 责任单位 (人 ) 说 明 1 管理 手册 编号、盖受控文件和档案室章 办公室（档案） 受控文件章盖左上角，档案室章盖封面空白处 2 质量计划 编号、盖档案（资料）室章 办公室（档案） /工程管理部（资料室） 资料核准章盖空白处 /档案室章盖封面空白处 3 施工组织设计 编号、盖档案（资料）室章 办公室（档案） 档案室章盖封面空白处 4 管理 程序 编号、盖受控文件和档案室章 办公室（档案） 受控文件章盖左上角，档案室章盖封面空白处 5 作业指导书（施工方案） 编号、盖资料室核准章 工程管理部 （ 资料室 ） 资料室核准章盖空白处 6 作业指导书修改

34、审批单 盖资料室核准章 工程管理部（ 资料室 ） 资料室核准章盖空白处 7 施工图、设备图纸 盖资料室核准章 工程管理部（ 资料室 ） 每册逐张盖资料室核准章 8 设计 /设备变更单、工程联系单 盖资料室核准章 工程管理部（ 资料室 ） 资料室核准章盖空白处 9 技术交底记录 盖资料室核准章 工程管理部（ 资料室 ） 资料室留存页盖核准章 10 法律、法规、规程、规范、标准 盖档案室章 办公室（档案） 封面空白 处盖章 11 报告、表格 盖部门 /工地章 部门 /工地 落款行盖章 12 内部使用文件 盖部门 /工地章 部门 /工地 落款行盖章 13 跨部门使用文件 盖主责部门 /工地章 主责部

35、门 /工地 落款行盖章 14 张贴文件 盖编制部门 /工地章 编制部门 /工地 落款行盖章 15 张贴摘抄文件 盖使用部门 /工地章 使用部门 /工地 落款行盖章 16 扩大发放复印的文件 盖部门 /工地章 部门 /工地 指二次复印的质量文件，封面空白处盖章 Q/SDA2 132 DA 4-2011 10 附 录 A3 （规范性附录） 文件和资料的保管期限表 序号 类 别 名 称 保 管 期 限 项目资料室 部门、工地 办公室（档案） 1 行政性文件 上级及施工单位来往的各种技术文件 原件以归到档案室为期限 转发件机组移交后 二十五年 经营类文件 a. 经营管理制度 新制度出版后 新制度出版后

36、 十年 b. 施工合同 归档之后 工程结束 二十五年 c. 施工合同预算资金设备人工定额分析 归档之后 工程结束 二十五年 d. 施工计划统计报表 归档之后 工程结束 年报永久 /季月报五年 e. 单位工程经营管理资料 归档之后 工程结束 十五年 a. 工程施工组织设计 归档之后 工程结束 长期 b. 专业施工组织设计 归档之后 工程结束 长期 c. 作业指导书 归档之后 机组结束 长期 d. 质量计划 工程结束 工程结束 长期 e. 工程施工大事记和施工总结 归档之后 工程结束 长期 4 管理类文件 a. 管理手册 /程序 新手册 /程序出版后 新手册 /程序出版后 十年 b. 管理制度 新

37、制度出版后 新制度出版后 十年 c. 体系类文件 归档之后 归档之后 五年 d. 工作报表 归档之 后 归档之后 年报永久 /季报、月报五年 e. 工作计划、总结 归档之后 五年 5 工程图纸 a. 施工图 (包括有关技术资料 )、设备图 工程结束 施工完毕归还 长期 b. 竣工图 移交甲方 移交甲方 长期 c. 设计变更通知单、设备修改通知单、缺陷处理签证单、工程联系单 归档之后 竣工草图编完 长期 6 其他 a. 原始记录 机组结束 长期 b. 受监焊口 X 光底片 工程结束 长期 c. 工程照相 工程结束 长期 Q/SDA2 132 DA 4-2011 11 附 录 B （资料性附录）

38、本程序使用的表格目录 序号 编 号 名 称 1 SDA2 2CH2.1-2001 会议记录 2 SDA2 141GC57.1-2001 图纸会审记录表 3 SDA2 15DA3-2006 文件 资料发放处理 单 4 SDA2 17DA5-2001 文件更改审批单 5 SDA2 18DA6-2001 文件修改记录 6 SDA2 145GC61-2001 作业指导书修改、审批单 7 SDA2 19DA7-2001 文件材料移交目录 8 SDA2 20DA8-2001 文件材料回收清册 9 SDA2 11CH11-2001 企业标准审批纪要 10 SDA2 21DA9-2001 电子版文件制作申请 单