QJ 2777.1-1995 航天文献编目规则 航天科技档案编目规则.pdf
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1、j.I 中国航天工业总公司航天工业行业标准QJ 2777.1 2777.4-95 航天文献编自规则1995-06-27发布1” 12 01实施中国航天工业总公司发布目录QJ 2777.1叫95航夭文献编目规则夭科技档袋编囚规则.川”.(I) QJ 2777.295 航夭文献编目规则凶书编罔规则川”.”(27)QJ 2777.395 航夭文献编自规则标准文献编阴规则.”(37)QJ 2777.4-95航夭文献编自规则天文献阴录组织规则.(47) 中国航天工业总公司航天工业行业标准航天文献缩目规则航天科技档案编目规则1主题内容与适用范围QJ 2777.1-95 本标准规定了航天科技档案(含科技文件
2、以下统称科技档案)编目各环节的工作内容、程序、方法与质量要求本标准适用于航天产品档案科技研究档案、民用产品(简称民品)档案、基本建设(简称基建)档案、设备仪器档案子工编目和计算机编日,其他类目科技档案的编目亦应参照使用2引用标准GJB 1319 国防科技文献叙词标引规则QJ 1089技术文件管理规定工艺文件的管理规定QJ 1090技术文件管理规定研究试验文件的管理规定QJ 1091 技术文件管理规定设计文件的管理规定QJ 1092技术文件管理规定技术文件管理表格式样QJ 1167研究试验文件管理制度研究试验文件的概念和分类QJ 1244 科技档案检索数据采集规则QJ 1433 航天科技档案分类
3、法QJ 1587 基本建设工程档案管理规定QJ 1648 文献分类标引规则QJ 1714.6航天产品设计文件管理制度设计文件的完整性QJ 1821 文献字JI阪目录排检规则QJ 1837 民用产品档案管理规定QJ 1915科技文件管理数据采集规定QJ 2347 设备和仪器档案管理规定QJ 2595 航天档案类目划分与档号编制规则QJ 2777.4航天文献编目规则航天文献目录组织规则中国航天工业总公司1995-06-27批准1995-12-01实施1 QJ 2777.1 - 95 3术语3. 1科技档案编自依据科技档案的内容特征和形式特征,按照一定规则进行标引、着录及条吕组织的全过程,3. 2科
4、技档案著录在编制科技档案吕录肘,对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择、记录的过程3. 3科技档案条目科技档案著录的结果,是反狭单份或案卷科技文件内容特征和形式特征的著录项吕的组合3. 4 目录组织依据一定原则和方法将著录的条吕立E合成目录必过程3. 5保管单位档案部门管理科技档案的基本单位,由单份或一主E具有有机联系的科技档案组合而成的卷、过去或袋盒,又称案卷3. ti馆藏吕录依据馆藏内容,按照档案自然形成规律,保持稳案之间剖有机联系进行编部部科技档案目录系统3. 7档案分类目录按条吕中表达档案内容特征的分类号大小烦序排序的一种自录3. 8主题吕录按条吕中的主题词(叙词排序的一种字烦目录3
5、. 9项目代号由上级主管部门给定,表示科技档案所属产品型号、系统、工程、重大科研h生产项目等的代号如:型号ft号、基建工程代号、重大科研项目代号3. 10子项代号由科技管理部门给定,表示课题、分课题、产品、仪器、设备等始代号及基建工程始栋号等,4析、言i4. 1 分类标号:4. 1. 1 标引工具分类标引应采用QJ1433规定的分类原则与分类表给予分类号标识2 QJ 1:777 .1 - 95 4. 1. 2标51规则分类标引规则按QI1648的规定执行4. 1. 3标51深度标引深度一般为1个,当涉及两个以上主题对,可以标寻i两个分类号4. 1. 4标51方式4.1.4.1科技档案组成保管单
6、位后自档案人员逐份进行分类标引4. 1. 4. 2 同一科技档案始不同份次应标引相同的分类号4. 1. 4. 3分类表中无确切类吕时,可以妇人上位类吕或与文伶内容最密切始相关类目4. 1. s标言i结果记录4.1.5.1分类标引结果应准确记录在保管单位的封面标签、著录卡或著录工作单上4.1.5.2标引结果是两个分类号时其中主要分类号著录在前4. 2 叙词标引4. 2. 1标51工具叙词标引应采用航天科学技术叙词表以4. 2. 2标引规则叙词标引规则步骤及质量管理要求等按GJB1319规定执行4. 2. 3标引深度手工检索系统标引深度不低于2个;计算机检索系统标寻l深度一般不大于5个,不得过度标
7、引4. 2. 4标目词的选定叙词标号;的同时应选出具有独立检索意义的标引词作标吕词,并分别绘出范畴号4. 2. s标号!方式4.2.5.1各类吕科技档案应逐份进行叙词标寻I.4. 2. 5. 2 设计文件和工艺文件的叙调标引,采用计算机检索系统抬取关键词,档案人员将关键词转换为叙词的方式4. 2. 5. 3研究试验文件(以下简称研试文件由撰写入编写并标引叙词,摸人文件封面的“主题诲栏吕中,档案人员给予审核,4. 2. 5. 4项目代号或子项代号在着录项目中已有的,不再作为主题概念标引4. 2.宝.s地补删除、修改叙词或采用自由词标引均应登记,并上级主管部门统一处理4. 2. 6标号!结果记录4
8、. 2. 6. 1 叙词标引结果应准确记录在著录卡或著录工作单上4.2.6.2标寻l词按其揭示档案内容的重要程度依次排列3 QJ衍亏7.1- 95 4. 2.岳.3范畴号著录在标吕i远的右方4. 2.岳.4 白白词在右上角加气标记4. 3标引审校4. 3. 1标寻i工作应建立严格部审校制度,除自审和互审外,还应选派精通标弓i技术的专职或兼职人员负责审校4. 3. 2标引审校应按QJ1648、GJB1319的标寻!规则逐份进行4. 3. 3标引符合率应不低于批量的95%.5著录5. 1著录项民著录项目名称毛细则和标识方法按QJ1244、QJ1915的规定执行5. 2著录格式著录格式分卡片式和工作
9、单式,5. 2. 1设计文件、工艺文件底图帐吕的著录采用QJ1092中表3综合登记卡格式5. 2. 2设计文件、工艺文件复印固和研试文件帐自的著录采用QJ1092中表11或QJ 1244规定的卡片式格式s. 2. 3型号体系吕录及其他产品、项目、课题目录、分类目录、主题目录、专题目录等的著录采用QJ1244规定的卡片式格式或采用附录A(参考件中ALA2的工作单式,5. 3著录单元5. 3. 1设计文件文字内容和表格内容按单份文件部代号著录;图样按产品、组(整件代号或组(整件内每个代号著录,s. 3. 2基本产品工艺文件按单份文件的代号著录i辅助产品设计文件(专用工艺设备,非标准设备一般按设计文
10、件代号著录;大型非标准设备按组件代号著录5. 3. 3研试文件和科技研究档案按单份文件的裆号或文件编号著录,必要时以案卷为著录单元5. 3. 4 民品、基建、仪器设备档案按单份文件或案卷编号著录,5. 4著录用文字5. 4. 1著录用文字必须规范化,汉字必须使用通用汉字和简化字总表中规范的汉字用数码表示约数据项一律用两位伯数字5. 4. 2著录文字必须正确、清楚、整沽5. 5著录审校5. s. 1 著录审校应视本单位条件采取自检、互检或专人审校s. 5. 2著录审校包括王在条白审校和总体审校应按本章规定检查条吕与著录对象的形4 QJ 2777.l - 95 式特征、内容特征是否致,确保条自完整
11、准确、系统、无遗漏和错误6 日录类型与要求6. 1馆藏自录6. 1. 1 馆藏自录包括以下类型:a.卷内目录;b.馆藏帐目;c.体系目录;d.总目录;e.由以上自录派生而成约子项代号索引、文件编号索引等1. 2各级档案部门的科技档案应分类吕编制馆藏自录其中体系吕录包括航天产品型号总体、系统、分系统目录和其他类吕科技档案始产品、项目、课题吕录,6. 1. 3部所厂级档案部门编制的航天产品型号体系吕录归档或定型、王祥科技文件幸II纳入院局、基地科研计划的其他类运科技档案目录应报送总公司、院(局、基地楼案馆6. 1. 4各类科技档案总目录应由总公司或豌(局、基地)档案馆统一组织编幸t6. 2分类巨录
12、各级档案部门应根据现代化管理条件,有计划、有步骤地实现各类自科技档案分类目录的编制3主题目录手工编制主题目录选取1、2个主要标目词轮排,计算机自动编自可选取全部标吕词轮排4专题目泵4. 1各级街案部门应依据科研生产和科技管理需要确定具有检索意义题白,按题目选定相关档案编制专题目录6. 4. 2专题目录应与分类目录的类及黑类协洞一致,不应矛盾6. 5 目录格式5. 1 目录格式一般采用卡片式或书本(薄式固定格式,规定如下:a.卡片式目录的格式向条吕著录格式,按5.2条规定;b.书本式目录采用QJ1古92中表18灼格式;薄式馆藏胀自采用QJ 1092中表2和表10的格式,6. 5. 2部所厂级报送
13、总公司、院(局、基地)的体系吕录及总目录必须采用书本式格式并附有封面,封顶格式见附录A(参考件中表A3,6. 6计算机检索系统编自5 QJ 2777.1 - 95 6. 6. 1计算机编自工作应实行也总公司、院局、基地档案馆集中统一管理、规划与协调,部所厂级档案部门应根据统一的规划要求锁定本单位实施计划6. 6. 2公司、院局、基地档案部门应根据航天档案信息系统吕标要求建立文献B录数据库,成为目录检索、查询字,心,7保簧单位编自进入各级挡案部门的科技档案必须划分类吕,确定保管单位、固定保管单位内文件排列顺序,进行保管单位编自7. 1 类目划分科技档案的类目划分应符合QJ2595规定7. 2保管
14、单位组成要求7. 2. 1组成保管单位应在同一类自科技档案的同一项目代号或子项代号内,根据数量多少、制成材料的不同组成一个或若干个保管单位,做到外形整齐,便于保管和使用,它的形式是卷、烦或袋、夹、盒7. 2. 2一个保管单位内一般应是同一载体文件中照片除外),同一保管单位的底00应是同一保管期限7. 2. 3不同密级伯科技街案组成一个保管单位时,按其中最高密级确定保密等级绝密文件应单独组成保管单位,7. 3保管单位确定与文件排序7. 3. 1航天产品档案应在型号总体、系统一分系统内,按设计文件、工艺文件、研试文俘的不同技术内容及产品一组(整)件或专业一课题岱配套关系分别组成保管单位和排序,具体
15、要求规定如下:a.设计文件应符合QJ1091第2.3条、4.2条规定;b.工艺文件应符合QJ1089第2.3条规定;c.研试文件应符合QJ1090第2.2条、4.1条规定,7. 3. 2科技研究档案保管单位确定与文件排序按7.3.lc条规定7. 3. 3 民品档案应以项目(课题的产品型号为单元,按立项依据性文件、研秘生产文伶、经营销售文件、其它文件等类别分别组成保管单位和有秩序排序,具体要求规定直在下:也应符合QJ1837中5.1条、5.2条规定;b.研制生产文件(包括全套设计文件、工艺文件、研试文件)应符合7.3.1条的规定;c.军民兼容良品档案按7.3.l条规定7. 3. 4基建档案保管单
16、位确定及文件排序应符合QJ1587中7.2条规定6 QJ 2777.1 - 95 7. 3. 5设备仪器档案保管单位确定及文件排序应符合QJ2347中8.2条规定7. 4保管单位编自7. 4. 1 封面的编制封面分为案卷封商外封商与文件封理(内封在百两种文件封面也编制单位的责任者在文件形成对填写,案卷封峦由档案人员填写封面标签,格式一般按QJ1092中表9规定仪器设备档案封面标签按QJ2347中格式1规定7. 4. 2 页号的标识保管单位应以有书写内容始页西编写页号,案卷封面、卷内目录(原有留样吕录除外及卷内各考表不编页号7. 4. 3裆号、分类号、底理总号的给定设计文件、工艺文件复印盟及研试
17、文件按单份文件给定挡号和分类号;底图按保管单位给定底翻总号编制方法如下:裆号按QJ2595第6章的规定给定;倒m丁Lt工案翻三级类号(由各单位白定)二级类号(CZ2E的型号代字一级类号(航天产品档案)(航天产品档案不进馆或分库保管可省略)b.分类号标识方法见4.1条;c.设计文件、工艺文件的底00总号应在建立总登记帐目时给定一般由型号(项吕或子项代字、总号颜序号和1分号(在卷或骂!沟的页号)组成,总号指总登记帐吕的序号J: L二气二案卷页号总号(总登记胀的!字号)型号(项吕或子项代字7. 4. 4卷肉目录的编制卷内吕录的编制要求如下:也卷内目录格式按QJ1092中表17的规定;? QJ 277
18、7.1 - 95 b.保管单位是单份文件的不编制卷内吕录单独组卷的设计文件、工艺文件归档肘,责任者已编制图样目录的,就不再另行编制卷内目录;c.卷内吕录的条目排检应与保管单位内科技档案始排列次序一致7. 4. 5卷内备考袤的编制卷内备考表应注明案卷内科技街案的件数、页数及在纽卷和案卷使用过程中需要说明的闷题,排列在案卷内科技档案的尾灭之后,言需要对编制,S馆藏i帐目绩和j8. 1 航天产品档案8. 1. 1 设计文件、工艺文件底部帐吕编制规则分别按QJl自91中2.4条和QJ1089中2.4条规定,8. l. 2设计文件、工艺文件复印00帐目编制规则分别按QJ1091中4.3条和QJ108争中
19、4.2条规定8. 1. 3研试文件帐目编制规则按QJ1090中2.2条和4.2条规定8. 2科技研究档案事,2.1 科技研究档案牵挂自编剥规则按8.1.3条规定8. 2. 2预先研究项目档案应按新产品、新技术、新材科、新工艺研究等不同专业和项目分别编制帐目,8. 3良品档案8. 3. 1 民品销案应按项目(课题)始产品型号和类别号分类建立帐目,按文件编号舵递增顺序排检e8. 3. 2 民品设计文件、玉艺文件、研试文件按8.1.l条8.1.3条规定编制帐目与排栓,8. 4基建档案8. 4. 1基建档案应以项目工程代号为单元,按总类及单项工程代号分类编制帐目8. 4. 2 帐目编制规则按QJ158
20、7中8.2条规定8. 5设备仪器档案量,5.1 设各仪器档案应以单台设备仪器的产品(仪器代号分类编秘帐吕8. 5. 2分级保管的设备仪器应按QJ2347中3.2条、8.1条规定由部所厂级档案部门和设备仪器管理部门分级编制帐目,部所厂级革当案部门应各有总目录,8. 5. 3 帐吕编制规则按QJ2347中8.4条规定岳帐目格式帐目格式按岳.5条规定9 吕录组织8 编IJd I I /.l - Y:!I . 1型号体系目录的组织9. 1. 1型号总体、系统及分系统吕录应分设计文件、工艺文件和研试文件进行自录组织9. 1. 2隶属编号设计文件编到纽件;十送分类编号设计文件编到囚级整件;研试文件按着录单
21、元的文件编号或档号予以编制;工艺文件按专业或类别以产品设计文件代号或工艺文件代号予以编制9. 1. 3设计文件吕录按下列方法排检:也同一型号产品)代号内,按文字内容明细表MX除外、表格内容及留样的先后顺序排检;h,同一型号(产品)代号或专业内文字内容或表格内容的条日,按文件箭号的汉语拼音字母顺序排检(兑附录A(参考件)表A4)或按QJ1714.岳规定原则排检(见附录A (参考件)表A到上报总公司、院局基地目录及编制型号总吕录时必须采用附录A (参考伶表AS排检方法;相同文件简号或不带文件简号的条吕按文件编号(代号递增顺序排检;图样按产品、组(整)件代号递增顺序排检以产品或组(整件内设计文件代号
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