HJ T 8.5-1994 环境保护档案管理规范.环境保护仪器设备.pdf

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1、中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范环境保护仪器设备发布实施国家环境保护局发布中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范环境保护仪器设备国家环境保护局批准实施为加强环境保护仪器设备档案以下简称仪器设备档案的管理充分地发挥仪器设备档案在环境保护事业中的作用制定本规范本规范依据环境保护档案管理办法制定主题内容与适用范围本规范规定了仪器设备文件材料的管理归档仪器设备档案的管理利用等主要内容本规范适用于环境保护系统的仪器设备档案管理工作引用标准科学技术档案案卷构成的一般要求中国档案法环境保护档案分类表术语环保仪器设备档案是指在引进购置验收使用维修调拨报废过程中形成的用于环保管理工

2、作的仪器设备的文件材料文件材料的管理与归档文件材料的形成与积累仪器设备在申请购置过程中形成的文件材料由购置单位负责积累仪器设备开箱验收所形成的文件材料由购置单位或购置者负责积累仪器设备在运转过程中形成的维修计量记录等由使用部门负责积累仪器设备的调拨报废清单由主管部门负责积累重要的仪器设备开箱验收时要有档案部门的人员参加进行审查并记录随箱文件文件材料的归档归档范围见附录归档时间仪器设备在启封开箱验收后三个月内归档自行制造的仪器设备文件材料应在验收使用后二个月内完成归档重要的仪器设备的计量维修记录重大事故记录折旧调拨改装报废等记录的归档时间应在文件材料形成两个月内归档归档份数一般将原件归档凡是重要

3、的使用频繁的文件材料应归档一式二套归档要求仪器设备档案应由档案部门集中统一管理仪器设备购置单位使用部门将随箱文件材料安装调试记录验收报告整理组卷后按规定时间移交档案部门仪器设备在运转过程中形成的维修计量记录等由使用部门定期向档案部门移交自行研制的仪器设备形成的文件材料由研制者按规定时间移交档案部门仪器设备运行记录维修记录应用统一的记录表格见附录附录各种记录必须做到纸张优良书写工整禁止使用铅笔圆珠笔书写归档手续仪器设备购置单位使用单位在规定的时间内到档案部门办理移交手续交接双方填写移交清单见附录各留一份备查文件材料整理组卷按科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理组卷与仪器设备关系密切的管理性文件

4、应列入仪器设备类中组卷按仪器设备或仪器设备的各个组成部分形成的文件材料组成一个或若干个案卷研制开发的仪器设备在研制过程中形成的文件材料可参照环保科研档案管理规范第条执行卷内文件材料的排列可按依据性材料设备开箱验收设备安装调试设备运行维修随机图样等排列随机图样也可单独组卷归档的技术图纸产品设备的蓝图按统一尺寸折叠归档监督管理凡不归档或未按规定归档的主管部门有权停拨仪器设备的零配件及维修费档案的管理分类编号按中国档案分类法环境保护档案分类表进行分类标引给出分类号根据本单位形成的仪器设备档案的数量决定用到几级类目档案的保管仪器设备档案入库应及时地登记和整理一种产品或一部仪器设备所形成的档案应分别排列

5、在一起不能互相混淆底图一律平放或卷放保管严禁折叠防止损坏库房管理按档案库房技术管理暂行规定环境保护档案管理办法执行档案的鉴定档案的鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定归档前鉴定仪器设备档案按仪器设备的价格功能等分为重要一般重要的仪器设备档案国家科委规定的二十三种仪器设备档案五万元以上仪器设备档案一般的仪器设备档案五万元含五万元以下三千元含三千元以上仪器设备档案归档后鉴定库存的仪器设备档案每年鉴定一次必要时可以提前对已报废的仪器设备的档案或无保存价值的档案予以剔除库存仪器设备档案鉴定须成立鉴定工作组鉴定工作组由仪器设备管理负责人和使用人员档案人员组成鉴定工作结束后鉴定小组写出鉴定工作报告鉴定工作报

6、告和档案销毁清册由档案部门长期存档备查档案补充与修改档案部门必须对已归档的仪器设备档案的修改补充进行监督检查已归档的图纸需要修改或补充时承办单位应发给档案部门修改或补充通知单并附图纸已归档的图纸文字材料如有作废或停止使用情况承办单位必须及时通知档案部门予以注明档案的利用借阅随机说明书图纸等文件材料产品的底图蓝图原件不外借使用频繁的说明书图纸等使用单位可复制一份使用说明书过厚不易复制的使用单位可与档案部门协商责成专人保管并定期办理借阅手续附录仪器设备文件材料归档范围补充件引进购置仪器设备文件材料归档范围工作阶段文件材料购置前期准备阶段购置单位部门的购置申请计划及各级主管部门的审批意见二十三种大型

7、仪器购置论证报告及专家意见仪器设备订货卡片及卡片说明订货通知单合同及发票复印件运单国外进口仪器设备的免税单国外进口仪器设备的报关单设备开箱验收安装调试阶段装箱单出厂证明书仪器设备编号及合格证书设备使用说明书维修说明书图纸附件机具等仪器设备的目录仪器设备开箱验收与合同不符处理过程中形成的全部文件材料仪器设备存在质量问题的索赔报告设备基础施工图安装调试记录及技术规程调试验收报告大型精密仪器开车鉴定的专家意见及有关文件材料安装精度检验合格证及性能鉴定设备运转阶段重要的运行使用记录设备维修改装报废阶段使用维修及重大事故记录设备使用技术鉴定报告及改装图纸资料改装申请书重要仪器设备的调出或报废报告及清单国

8、家规定的计量仪器设备的检定证书自行设计仪器设备文件材料归档范围工作阶段文件材料设计准备阶段设计任务书及技术协议书合同书为设计提供的原始数据及材料设计前调查研究材料各种方案分析论证材料设计阶段方案设计成套文件材料技术设计成套文件材料施工设计成套文件材料检验单位审查的文件材料试验测试阶段新工艺新技术试验报告产品试制过程中更改记录试验记录及有关材料材料工时消耗定额汇总材料定型的全套设计文件材料定型过程中形成的文件材料设备开箱验收安装调试阶段设备运转阶段设备维修改装报废阶段文件材料的归档范围参照附表附录仪器运行记录本格式参考件仪器运行记录本所室仪器型号名称续附录仪器运行记录装订线日期实验项目仪器运转时间使用时间使用功能仪器运转状况开机人附录维修记录本格式参考件维修记录本续附录维修记录仪器型号名称报修部门报修人报修日期维修前情况维修内容维修后情况维修日期维修人附录仪器设备档案移交清单格式参考件仪器设备档案移交清单仪器名称型号制造厂家及国别出厂编号出厂日期年月日购置日期年月日资产价值使用年限技术指标主要说明仪器的主要附件续附录序号随机文件图纸的名称数量备注移交单位移交人交接日期接收单位接收人附加说明本标准由国家环境保护局办公室提出本标准由中国环境科学研究院负责起草本标准主要起草人傅坚刘玉敏马海燕本标准由国家环境保护局负责解释