HJ T 8.4-1994 环境保护档案管理规范.污染源.pdf

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1、中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范污染源发布实施国家环境保护局发布中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范污染源国家环境保护局批准实施为加强污染源档案管理工作充分地发挥污染源档案在环境保护事业以及社会主义现代化建设中的作用结合污染源档案的自身特点制定本规范本规范依据环境保护档案管理办法制定主题内容和适用范围本规范规定了污染源文件材料的管理与归档污染源档案的管理和利用等内容本规范适用于环境保护系统的污染源档案管理工作引用标准科学技术档案案卷构成的一般要求中国档案法环境保护档案分类表术语污染源档案指中央和地方环境保护行政管理部门及其所属的各级环境科研环境监测机构在对污染源

2、管理和污染源调查污染监测等过程中形成的具有保存价值的文字图表声象计算机软盘等记录形式的文件材料文件材料的管理与归档文件材料的形成与积累环境污染管理科研监测人员对环境污染管理和治理中形成的文件材料进行积累和归档是环境管理工作的一部分是环境污染管理科研监测人员的职责各有关单位要建立健全污染源文件材料的形成与积累制度要把污染源文件的形成积累列入有关部门和人员的职责范围确保污染源文件材料的完整准确各类污染源调查的准备实施总结等阶段形成的文件材料由调查负责人指派专人进行收集要建立污染源档案动态数据库重点工业污染源企业的环保部门每年按规定向各省市环保部门报送一套重点工业污染源调查表环境污染及其防治项目的防

3、治技术与措施防治政策和法规等文件材料由项目负责人指定专人把治理过程中形成的文件材料包括污染治理项目报告有关论证材料任务书协议书各类实验记录小试中试或工业化总结报告治理成果报奖及推广应用材料等进行整理归档档案部门经常督促检查指导并协助有关人员做好文件材料的形成积累整理和归档工作文件材料的归档归档范围见附录归档时间凡属污染源管理的文件材料按年度进行归档每年第季度将上一年度文件材料进行归档凡属污染治理项目的文件材料其中周期过长的项目按其文件材料形成阶段归档周期短的项目在治理研究任务完成后一次归档凡属污染源调查项目要在成果验收后个月内归档密级性强的污染源文件材料需要随时形成随时归档归档份数污染源管理污

4、染源调查污染治理的文件材料均归档一份重要的使用频繁的可酌情增加份数在污染源管理调查监测治理等过程中形成的计算机软盘原始程序录音带录像带等归档一份归档要求凡属污染源归档范围的各类文件材料按规定在归档前均应指派专人专管或兼管负责收集整理和归档各类成果的奖励申报应用推广过程中形成的文件材料仍由各有关部门进行收集整理由几个单位联合完成的污染治理或污染源调查项目的文件材料应由主持完成单位负责归档保存一套完整档案材料各协作单位保存本单位承担的文件材料原稿在本单位保存复印件送主持单位归档的文件材料要做到审查手续完备一律用钢笔碳素墨水或蓝黑墨水书写并材料优良字迹工整图样清晰规格及格式统一去掉文件材料中金属物装

5、订整洁以适应长久保存归档手续完成任务后环境污染管理专项任务完成后污染治理项目鉴定后污染源调查验收后由项目主要负责人在规定的时间内将系统整理的档案向档案部门移交并填写移交清单档案部门按清单验收双方交接清楚并在清单上签字各留一份备查文件材料整理组卷按科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理组卷组卷要遵循污染源文件材料的形成规律保持卷内文件材料的内在联系将每一项污染源管理工作中所形成的文件材料组成一个或若干个案卷便于档案的管理和有效利用同一年或同一周期所产生的污染源管理的文件材料应归在一起跨年度的归在结束的一年计划总结归在针对的一年污染源综合调查或专项调查的文件材料可按调查的不同阶段等分别组成若干案卷

6、污染源治理或防治项目研究的文件材料在治理项目结束后由课题负责人或指定专人对本项目所形成的应归档的文件材料和计划管理部门积累的有关文件材料汇总整理成卷对重点污染源单位进行污染源调查所形成的文件材料应以每个重点污染源单位为基本立卷单位视文件材料的多少组成一个或若干个案卷对一般污染源单位进行普查所形成的文件材料按行业区划分结合隶属关系组成一个或若干个案卷在一个案卷内应是使用价值相同的一组污染源文件材料不同使用价值的文件材料应分别组卷联系密切的文件材料不宜勉强分开应以价值小的服从价值大的保管期限短的服从保管期限长的案卷内污染源文件材料的排列是批复在前请示在后正文在前附件在后印本在前底稿在后文字材料在前

7、图表在后图样按目录或图号排列声象材料应用文字标出录像或录音的对象名称时间地点责任者和主要内容卷内图件或不同尺寸的污染源文件材料要折叠为统一幅面案卷内文件材料中有需要说明的内容如有的项目人员变动责任人不清时间不详等均应逐项填入备考表内若材料齐全也应将立卷人检查人的姓名和时间填上案卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号装订的案卷统一在有书写内容的页面的右下角编写页号双面书写的文件材料正面在右下角背面在左下角编写页号页号均从号开始案卷封面卷内目录原有图样目录除外卷内备考表不编写页号不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方盖档号章并逐件编号图表和声象材料等应在装具上或声像材料的背面逐件编号归档监督管理污染源

8、调查污染源管理污染源防治项目在鉴定验收前将准备归档的污染源各有关材料交档案部门进行预验收经验收合格即归档的文件材料齐全完整后报本单位项目管理部门确定其任务已完成方可组织鉴定或验收污染源调查或污染防治治理项目在申报各类成果奖励前必须完成归档任务档案部门出具归档合格证明材料后方可申报成果对应归档而不履行其归档手续者视未完成任务档案的管理分类编号按中国档案分类法环境保护档案分类表进行分类标引给出分类号在分类整理时可根据本单位形成的污染源档案的数量和内容决定用几级类目一般单位形成的文件材料建议使用到三级类目进行分类个别单位档案数量较多也可选用到第四级类目分类目录按环境保护档案分类表中执行档案的保管按照

9、档案库房技术管理暂行规定环境保护档案管理办法执行档案的鉴定档案鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段归档前鉴定污染源调查档案是按调查任务和来源调查的内容重要程度深度与广度获奖情况划为重大重要和一般污染源调查档案属于重大级污染源调查档案国家和国家环保局下达的综合性的污染源调查涉及军工保密等单位污染源调查档案获得国家省部级奖励的档案属于重要级污染源调查档案国家各部门和省直辖市自治区下达的污染源调查的档案确定为重要污染源单位的调查档案属于一般污染源调查档案除上述两级以外的一般性污染源调查项目污染治理项目档案按治理项目来源治理后达到的技术水平推广应用情况获奖情况等可划分为重大级重要级和一般的污染治

10、理档案属于重大级污染治理项目档案国家和国家环保局下达的污染治理项目及重要的国际合作项目的档案获得国家省部级奖励的档案属于重要级污染治理项目档案国家各部门和省直辖市自治区市下达的污染治理项目及一般国际性合作项目的档案推广应用效果显著的环境效益经济效益好的档案除上述两级以外的档案均为一般性污染治理项目的档案污染源档案的保管期限分为永久年以上长期年短期年以下三种污染源档案的密级分为三种绝密机密秘密一般污染源调查档案涉及工厂的工艺过程特别是军工企业测试数据等视其重要程度划分密级归档后鉴定库存的污染源各类档案年集中鉴定一次必要时可提前对密级需要调整和保管期限到期的要重新鉴定加以调整对失去保存价值的档案可

11、剔除销毁污染源档案的鉴定工作须成立鉴定小组鉴定工作组由单位主管领导或总工程师计划管理人员科技人员或污染管理人员和档案人员组成鉴定工作结束后鉴定小组写出鉴定工作报告鉴定工作报告和档案销毁清册各一式两份一份送上级主管部门备案一份经单位主管领导审查批准后由档案部门长期存档备查档案补充与修改根据污染源自身特点即污染的情况不断发生变化必须定期或随时对向环境排放污染物质的污染源进行调查或监测把其结果动态性的档案材料补充到已归档的案卷中去用以判断其是否符合国家或地方制定的排放标准为环境污染管理处理污染事故和纠纷排污收费提供依据科研计划管理部门和污染源调查组或污染治理项目专题组应随时收集在科技成果申报获奖及推

12、广应用阶段形成的文件材料经整理向档案部门补充归档档案的利用按照环境保护档案管理办法执行附录污染源档案归档范围保管期限表补充件污染源调查工作阶段归档范围保管期限重大重要一般一调查准备阶段各类污染源的调查计划和审批材料永久永久长期有关文件规定会议材料经费预算永久长期长期各类污染源的调查方案野外调查考察方案永久长期短期二调查实施阶段各类污染源调查文字说明登记表调查表汇总表分布图评价图及有关照片和声象材料永久长期短期三总结验收阶段各类污染源的调查工作报告调查报告综合报告专项研究报告永久永久长期污染水平分析测试报告永久长期短期各类调查结果的验收报告的审查评价意见永久长期短期四成果获奖申报阶段各类污染源成

13、果报告表登记表永久永久长期申报评议书与审批文件永久永久长期获奖材料奖状证书的原件或影印件永久永久长期污染治理治理工作阶段归档范围保管期限重大重要一般一治理项目准备阶段治理项目开题报告和有关论证材料永久长期长期任务书协议书合同书委托任务书永久长期长期治理项目实施计划永久长期短期专项调研和综述报告永久长期短期推广应用前景的预测报告长期长期短期二小试阶段实验测试野外考察等的原始记录及数据整理包括计算机处理材料的综合分析材料永久长期长期小试装置设计文件及工艺流程图设备图底图蓝图永久长期短期阶段实验工作小结永久永久长期项目执行情况表永久长期短期小试总结报告永久永久长期各类声象材料等永久永久长期小试鉴定有

14、关材料永久永久长期续表工作阶段归档范围保管期限重大重要一般三中试或工业化阶段扩大实验任务书合同书审批文件会议纪要永久长期短期扩大初步设计有关材料实验方案永久长期短期工程施工设计有关材料包括厂房土建工艺水电暖及办公楼的施工图经费预算等永久长期短期设备设计图设备安装图及安装记录永久长期短期实验运行记录包括设备性能情况和污染物治理效果的测试数据等永久长期短期四总结验收阶段治理项目工作总结永久长期短期验收申请书永久永久长期验收或鉴定证书永久永久长期验收或鉴定会材料永久永久长期治理研究报告永久永久长期论文和专著等永久长期长期五成果报奖阶段治理成果报告表登记表永久永久长期治理成果申请和审批文件永久永久长期获奖材料的原件或影印件永久永久长期治理成果报专利发明的申请书公证书的原件或影印件永久永久长期六治理成果推广应用阶段市场调查分析报告永久长期短期成果转让合同协议书永久长期短期开发和推广应用方案实施情况永久长期短期成果被引用或投产后的反馈信息永久长期短期各类声象材料永久长期短期附加说明本标准由国家环境保护局办公室提出本标准由沈阳市环境科学研究所负责起草本标准主要起草人韩树春丛静本标准由国家环境保护局负责解释