HJ T 8.1-1994 环境保护档案管理规范.科学研究.pdf

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1、中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范科学研究发布实施国家环境保护局发布中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范科学研究国家环境保护局批准实施为提高环境保护科学研究档案以下简称环保科研档案的管理水平充分发挥环保科研档案在环境保护科学事业中的作用制定本规范本规范依据科学技术研究档案管理暂行规定以及环境保护档案管理办法制定主题内容与适用范围本规范规定了环保科研文件材料的管理与归档科研档案的管理科研档案的开发利用及常用的工作表格等主要内容本规范适用于环境保护科研档案管理工作引用标准科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术研究课题档案管理规范中国档案法环境保护档案分类表术语环保科研

2、档案指在环保科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字图表声像计算机软件等记录形式的科研文件材料文件材料的管理与归档文件材料按科学技术研究课题档案管理规范进行管理和归档文件材料的形成与积累科研人员对科研项目形成的文件材料进行积累和归档是科研工作的一部分是科研人员的职责环保科研计划管理部门在下达科研计划的同时下达科研文件材料的积累立卷归档任务课题负责人接收科研任务后在制定课题研究工作计划时按档案管理办法的要求向课题组成员布置课题文件材料形成积累的任务由课题负责人或指定专人集中管理本课题的文件材料课题组应使用规格统一的科研文件材料积累专用袋和实验记录纸见附录附录课题负责人或文件材料专管人员调动

3、工作时必须做好科研文件材料的清理移交工作档案管理部门应督促指导协助科研人员做好科研文件材料的形成积累整理和归档工作文件材料的归档归档范围见附录归档时间研究周期长的课题按科研文件材料的形成阶段归档研究周期短的课题在研究任务完成后一次归档由若干个专题子专题组成的重大科研项目课题当一个子项结束后即可进行归档科研课题总结鉴定后应在两个月内完成科研文件材料的归档工作归档份数科研文件材料一般归档一份重要的使用频繁的应酌情增加份数科研论文报告等应附原稿研究过程中形成的计算机软件录音带录像带等应归档一份软盘应附输出件一份归档要求在科研文件材料归档前由课题负责人或指定的专人对本课题形成的文件材料按照有关规定进行

4、整理归档科技成果的奖励申报及科研成果在推广应用阶段形成的文件材料由课题组负责收集归档由几个单位协作完成的科研课题协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料并将复制件送交主持单位由课题主持单位归档保存一整套档案几个单位共同主持的课题应将在协议书中明确科研文件材料的归档和归属并交换档案目录与国外合作的研究课题经协商后在协议合同中应明确科研文件材料的归档办法获得负结果或因故中断的科研课题的文件材料亦要归档归档手续课题负责人应填写科研课题简介见附录课题结束后课题负责人在规定时间内到档案部门办理移交手续档案部门验收后课题负责人和档案人员填写档案移交清单见附录移交时按清单交点清楚交接双方签字各留一份以

5、便查考课题承担单位向计划主管部门报送有关文件材料计划主管部门定期向同级档案部门移交文件材料整理组卷按科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理组卷课题结束含最终完成中断或中止后课题负责人要组织本课题所形成的应归档的科研文件材料整理组卷工作本单位科研管理部门将积累的有关课题的文件材料会同课题组汇总整理成卷课题组长在归档前应对每个案卷的保管期限和密级提出具体意见鉴定方法见条根据科研文件材料的形成规律保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理组成一个或若干个案卷研究课题的科研文件材料较多可按课题的五个阶段分别组成若干个案卷科研准备阶段开题报告计划任务书及审批文件合同或

6、协议等研究实验阶段实验工作中的原始记录整理出来的数据分析图片照片录像磁带录音带幻灯片标本等总结鉴定验收阶段计划执行情况阶段成果报告研究论文研究成果及鉴定总结等成果申报和奖励阶段科技成果报告表奖励申报书获奖材料奖章奖状证书的原件或影印件专利申请书和证书的原件或影印件等推广应用阶段转让合同协议书成果被引用情况材料成果宣传报道材料等研究课题科研文件材料较少可组成一卷即一题一卷直接按科研工作阶段或重要程度整理组卷案卷内科研文件材料的排列顺序是依据性材料成果性材料在先原始材料在后文字材料与图样的排列顺序是文字材料在先图样在后图样按目录或图号排列声像材料应用文字标出摄像或录音的对象时间地点中心内容和责任者

7、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录对文件材料的题名不要随意更改和简化没有题名应拟写题名有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写没有责任者年月日的文件要考证清楚填入有关项内有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内若无情况可说明也应将立卷人检查人的姓名和时间填上以示负责备考表应置卷尾案卷封皮应逐项按规定填写清楚案卷题名要简明确切地反映卷内文件材料内容一般包括责任者内容和名称等体式一致文字简练使用简称应通用易懂并用毛笔或钢笔书写字迹要工整清晰卷内文件材料要去掉金属物对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷案卷应采用三孔一线的方法装订不装订的案卷卷中的每份文件

8、应逐件用细线装订卷内文件材料应按排列顺序依次偏写页号或件号装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角背面的左下角填写页号页号均从开始不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档号章并逐件编写件号图表和声象材料等也应在装具上或在声象材料的背面逐件编号卷内不同尺寸的科研文件材料要折叠为统一幅面对于不宜用卷夹或卷盒保管的环保科研文件材料另行系统安全保存归档监督管理研究课题在鉴定验收前应将准备归档的科研文件材料交档案部门进行预验收档案部门出具证明材料见附录计划部门根据档案部门预验收情况对未达到归档要求的课题组计划部门不批准其办理课题鉴定手续和开新课题研究课题在申请成果公报登记及申报科技成果奖前必须完

9、成组卷归档任务档案部门出具归档情况证明材料否则不能登记及申报成果档案的管理分类编号按中国档案分类法环境保护档案分类表进行分类标引给出分类号根据本单位形成科研档案的数量和内容决定用到几级类目环境保护科研档案的编号由全宗号案卷目录号分类号案卷号构成全宗号目录号分类号案卷号档案的保管每五年对库存档案进行一次全面检查写出书面总结发现科研档案有破损变质要及时修复绝密案卷由专柜保存库房管理按档案库房技术管理暂行规定环境保护档案管理办法执行档案的鉴定档案鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段归档前鉴定以整套课题档案为单元按照课题来源课题的学术意义技术水平获奖情况划分为重大重要和一般科研档案重大级研究课题

10、档案国家和国家环保局下达的研究项目以及重要的国际合作项目的档案获得国家省部级科技成果奖项目的档案重要级研究课题档案国家各部门和省直辖市自治区下达的研究项目以及一般国际合作项目的档案一般级研究课题档案除上述两级以外的一般性研究项目确定案卷的保管期限是以整套研究课题档案为单元根据环保科研档案归档范围和保管期限表结合档案文件性质以及不同学科专业和科研课题类型的特点确定其保管期限科研档案的保管期限分为三种永久长期年短期年以下科研档案的密级按照国家有关规定分为绝密机密秘密三种归档后鉴定库存的科研档案每年鉴定一次必要时可以提前对保管期限到期的和密级需要调整的案卷应重新加以调整对无继续保存价值的档案予以剔除

11、档案鉴定须成立鉴定工作组并由鉴定工作组负责完成档案鉴定任务鉴定工作组由单位主管科研工作的领导或总工程师科研管理人员科技人员和档案人员组成鉴定工作结束后鉴定小组写出鉴定工作报告内容主要包括小组成员名单鉴定范围案卷保管期限密级调整情况销毁档案数量等同时编制科研档案销毁清册见附录各一式二份一份报请单位主管领导审查批准存档一份送上级主管部门备案鉴定工作报告和档案销毁清册档案部门应长期存档备查档案补充与修改科研管理部门和课题组应随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料经整理向档案部门补充归档档案部门根据补充材料及时对案卷保管期限进行调整对已归档的科研文件材料需要修改时必须经研究室主任或

12、有关主管负责人批准同意后填写修改申报单方可进行修改未经批准严禁修改已归档的任何科研文件材料档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理编目归档材料不多的可归入相关的案卷内并填写卷内目录归档材料较多的可单独组卷编目档案的利用建立环保科研档案的借阅保密制度划分好档案的开放与控制界限属于国家机密和专利的科研档案不对外开放未公开的科研档案需经有关部门负责人批准方可查阅外单位人员查调档案需持单位介绍信说明利用目的和范围后经档案室负责人批准后方可阅览利用档案者不得擅自转借任意抄录档案内容如需复制有关档案材料应经有关领导批准方可复制附录环保科研档案归档范围和保管期限表补充件科研工作阶段文件材料名称保管单位保管

13、期限承担单位主管部门重大重要一般一科研准备阶段科研课题申请可行性报告与课题论证材料永久永久或长期长期或短期任务书委托书合同协议书永久永久或长期长期或短期课题研究计划含各年度各阶段永久或长期长期或短期短期文献调研综述报告和考察报告永久或长期长期或短期短期应用前景调研报告永久或长期长期或短期短期实验调查考察观察方案等永久或长期长期短期二研究试验阶段实验测试规划野外调查考察观察的各种原始记录及综合分析材料永久永久或长期长期数据处理材料包括计算机处理材料如程序设计说明程序框图计算结果永久长期短期设计文件和图纸底图蓝图永久长期短期阶段研究工作小结永久长期短期课题研究计划执行情况表永久长期短期计划调整或撤

14、销报告永久长期短期样品标本等实物的目录永久长期短期照片底片录音带录像带影片拷贝幻灯片等永久永久或长期长期三总结鉴定验收阶段课题工作总结包括各阶段的永久长期短期科研投资情况和经费预决算材料永久永久或长期长期查新证明书鉴定申请书永久永久或长期长期鉴定证书或视同鉴定证书永久永久或长期长期鉴定会材料评审人签名单评审意见等永久永久或长期长期研究报告永久永久或长期长期论文和专著永久永久或长期长期四成果申报和奖励科技成果报告表登记表永久永久或长期长期科技成果申报书及审批文件永久永久或长期长期获奖材料奖章奖状证书的原件或影印件永久永久或长期长期专利发明的申请书公证书的原件或影印件永久永久或长期长期续附录科研工

15、作阶段文件材料名称保管单位保管期限承担单位主管部门重大重要一般五推广应用阶段转让合同协议书永久永久或长期长期或短期开发和推广应用方案及实施情况材料永久永久或长期长期或短期生产定型鉴定材料技术改造材料永久永久或长期长期或短期市场调查分析报告永久长期短期扩大试生产的设计文件工艺文件永久永久或长期长期或短期成果被引用或投产后反馈意见永久永久或长期长期或短期成果宣传报道材料长期长期短期标本样品等实物的目录永久永久或长期长期照片幻灯片影片录音带录像带光盘等载体材料永久永久或长期长期附录科研文件材料积累袋封面格式参考件单位名称科研文件材料积累袋室组名称课题名称课题编号负责人序号名称执笔人页数序号名称执笔人

16、页数本袋材料起止日期密级备注附录实验记录本格式参考件编号密级实验记录本课题名称课题编号室组名称保管使用人记录起止日期自年月日至年月日封面续附录实验记录本使用注意事项本记录本专供实验记录之用不得记载其他无关事项本记录本须妥为保管不得遗失转借他人凡写错作废的张页均不得撕毁课题完成后统一归档如因工作调动应将记录本留室组内存查一律用蓝黑墨水的钢笔书写字迹要清晰整洁封二续附录共页第页注根据科研工作的需要表内横线可印成明线或暗线附录科研课题简介表格式参考件科研课题简介表课题名称课题编号任务来源课题负责人主持单位协作单位工作起止日期课题进展阶段完成最终完成中断或停止研究经过及主要结果续附录课题经费预算和决算

17、获奖或获得专利情况成果推广情况和经济社会效益课题有何著作或论文报告正式发表续附录姓名职称单位承担何工作起止日期本人签字附录科研档案移交清单格式参考件科研档案移交清单课题名称共页第页装订线序号档号科研档案材料名称课题负责人件数或页数密级保管期限备注移交单位接收单位移交人接收人交接日期年月日附录科研档案验收证明表格式参考件科研档案验收证明装订线课题名称课题编号负责人档案审查验收意见验收部门盖章审查人签字年月日附录科研档案销毁清册格式参考件科研档案销毁清册单位名称销毁数量销毁原因续附录科研档案销毁清册装订线序号案卷档号或文件编号案卷或文件名称数量卷件密级起止日期文件日期备注附加说明本标准由国家环境保护局办公室提出本标准由中国环境科学研究院负责起草本标准主要起草人傅坚马海燕本标准由国家环境保护局负责解释