DB1501 T 0019—2021 党政机关会议服务评价规范.pdf

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1、I C S 0 3 . 0 8 0 . 0 1 C C S A 0 1 1501 呼 和 浩 特 市 地 方 标 准 D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 党 政 机 关 会 议 服 务 评 价 规 范 S t a n d a r d f o r e v a l u a t i o n o f c o n f e r e n c e s e r v i c e s o f g o v e r n m e n t a f f a i r s 2 0 2 1 - 1 2 - 3 0 发 布 2 0 2 2 - 0 1 - 3 0 实 施 呼 和 浩 特 市 市 场 监 督

2、 管 理 局 发 布D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 I 前 言 本 文 件 按 照 G B / T 1 . 1 2 0 2 0 标 准 化 工 作 导 则 第 1 部 分 ： 标 准 化 文 件 的 结 构 和 起 草 规 则 的 规 定 起 草 。 本 文 件 由 呼 和 浩 特 市 机 关 事 务 管 理 局 提 出 并 归 口 。 本 文 件 起 草 单 位 ： 呼 和 浩 特 市 机 关 事 务 管 理 局 、 内 蒙 古 自 治 区 质 量 和 标 准 化 研 究 院 。 本 文 件 主 要 起 草 人 ： 魏 晓 东 、 王 斌 、 张 泽 霞 、

3、吴 迪 、 闫 静 、 蒋 柠 、 吕 慧 枝 、 吕 燕 卿 。D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 1 党 政 机 关 会 议 服 务 评 价 规 范 1 范 围 本 文 件 规 定 了 各 级 党 政 机 关 会 议 服 务 评 价 的 原 则 、 评 价 组 织 、 评 价 方 式 、 评 价 内 容 、 评 价 应 用 等 内 容 。 本 文 件 适 用 于 党 政 机 关 会 议 服 务 评 价 。 2 规 范 性 引 用 文 件 下 列 文 件 中 的 内 容 通 过 文 中 的 规 范 性 引 用 而 构 成 本 文 件 必 不 可 少 的 条 款 。

4、 其 中 ， 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 仅 该 日 期 对 应 的 版 本 适 用 于 本 文 件 ； 不 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 其 最 新 版 本 （ 包 括 所 有 的 修 改 单 ） 适 用 于 本 文 件 。 G B / T 3 0 5 2 0 会 议 分 类 和 术 语 D B 1 5 / T 2 0 0 8 2 0 2 0 党 政 机 关 会 议 服 务 规 范 3 术 语 和 定 义 G B / T 3 0 5 2 0 界 定 的 以 及 下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件 。 3 . 1 会 议 m e e t i n g 在 特 定 的

5、 时 间 和 空 间 ， 通 过 讲 话 、 发 言 、 讨 论 、 答 辩 、 观 摩 、 演 示 、 商 议 、 表 决 等 多 种 形 式 以 达 到 安 排 工 作 、 议 事 协 调 、 交 流 信 息 、 政 策 宣 传 、 传 播 知 识 、 推 介 联 络 等 目 的 的 一 定 人 数 的 群 体 活 动 。 来 源 ： G B / T 3 0 5 2 0 2 0 1 4 ， 3 . 1 1 3 . 2 会 议 服 务 c o n f e r e n c e s e r v i c e s 为 党 政 机 关 提 供 会 议 预 定 、 接 待 、 保 障 的 服 务 工 作

6、 。 4 评 价 原 则 4 . 1 坚 持 公 开 、 公 平 、 公 正 的 原 则 。 4 . 2 坚 持 科 学 性 、 适 用 性 、 可 操 作 性 的 原 则 。 4 . 3 坚 持 以 评 促 改 、 持 续 改 进 的 原 则 。 5 评 价 组 织 5 . 1 应 成 立 评 价 领 导 机 构 ， 明 确 职 责 ， 负 责 组 织 实 施 会 议 服 务 评 价 活 动 。 5 . 2 成 立 评 价 小 组 ， 应 由 会 议 服 务 相 关 专 业 3 5 名 评 价 人 员 组 成 。 5 . 3 评 价 人 员 应 经 过 熟 练 掌 握 会 议 服 务 相 关

7、 业 务 知 识 。D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 2 6 评 价 方 式 6 . 1 单 位 内 部 评 价 ， 突 出 日 常 工 作 ， 对 发 现 的 问 题 通 过 现 场 打 分 、 现 场 拍 照 、 现 场 指 导 等 方 式 及 时 记 录 并 书 面 通 知 评 价 对 象 。 6 . 2 会 议 主 办 方 评 价 ， 对 会 前 设 施 设 备 和 会 场 整 体 准 备 ， 会 中 服 务 人 员 精 神 面 貌 与 服 务 进 行 评 价 。 6 . 3 评 价 采 用 百 分 制 ， 从 高 到 低 分 别 为 ： 9 0 分 及

8、以 上 为 优 秀 等 级 ； 7 6 8 9 分 为 良 好 等 级 ； 6 0 7 5 分 为 合 格 等 级 ； 6 0 分 以 下 为 不 合 格 等 级 。 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 见 附 录 A 。 7 评 价 内 容 评 价 内 容 为 D B 1 5 / T 2 0 0 8 2 0 2 0 中 第 4 、 5 、 6 章 中 规 定 的 服 务 要 求 ， 应 按 照 附 录 A 会 议 服 务 评 价 指 标 体 系 进 行 量 化 赋 分 。 8 评 价 应 用 8 . 1 可 作 为 服 务 质 量 好 坏 评 价 的 参 考 依 据 。 8 . 2

9、通 过 评 价 结 果 的 运 用 ， 推 进 机 关 会 议 的 管 理 ， 改 进 服 务 流 程 。D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 3 A A 附 录 A （ 规 范 性 ） 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 表 A . 1 规 定 了 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 。 表 A . 1 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 评价内容 序号 评价指标 分值 得分 基本要求 组织 管理 1 建立与会议服务相对应的各类组织机构，明确各部门和岗位工作职责和权限。 为各岗位建立服务流程和技 术规范，并在工作中贯彻落实。 2 2 建立完善

10、的机关会议服务管理制 度 ， 包括 ： 安全管理 、 档案管理 、 设备操作 、 会议接待 、 礼宾培训 、 环境 卫生等规章制度。 1 3 建立与相关部门有效的沟通机制，确保会议有序进行。 0 . 5 4 建立科学、合理的服务质量体系，对服务资源、服务过程、服务监督与改进进行管理。 1 设施 设备 用品 5 会场应具备基本的桌椅、扩声、灯光、电子屏系统，特殊会议场所应具备投票 、 表决 、 签到、保安和视频 会议系统。 1 6 会场应提供环保可再生的服务用品。 0 . 5 7 会场应提供垃圾分类设施、标识。 0 . 5 8 会场设备设施系统应符合国家和行业规定的设计标准， 设施设备供应商宜具

11、备质量管理体系认证和环境管 理体系资格证书。 0 . 5 9 定期检查、报修、保养设施设备用品，并做好相应记录。 0 . 5 1 0 明确维保责任，保证维护保养设施的安全技术性能符合安全要求。 0 . 5 人员 管理 1 1 应配备会议服务管理人员，负责工作对接、会议监管和设备管理。 1 1 2 会议服务人员上岗前需接受系统培训。 1 1 3 会议服务人员培训合格后上岗，需了解会议服务政策法规、熟悉会议场地及其他基本情况。 1 1 4 每年至少开展一次培训，可采用专家授课、定期演练、考试等多种形式。 0 . 5 1 5 会 议 服 务 人 员着 装 规 范 、 标 识 鲜 明 、用 语 礼 貌

12、 ， 熟 悉 会 议 礼 仪和 礼 宾 常 识 。 具 体 按 照 D B 1 5 / T 2 0 0 8 2 0 2 0 中附录B 要求执行。 1 信息 管理 1 6 应建立会议预订、会议要求、参会人员、会议时间的信息化管理系统。 2 1 7 应建立会议室使用内部查询系统。 1 1 8 应建立会议类型、标准、规格的数据分析系统。 0 . 5 1 9 应建立服务案例分析平台。 0 . 5 安全 与应 急 2 0 应制定消防疏散应急预案、设备保障应急预案、自然灾害应急预案等突发事件应急预案， 成立应急处置小 组。 1 2 1 应在会议室显著位置定制安全疏散示意图。 0 . 5 2 2 每年应至少

13、开展一次安全隐患排查，并及时进行整改。 1 2 3 应做好安全事故和自然灾害的防控措施。 0 . 5 2 4 每年应至少组织一次服务人员进行安全知识、应急救援知识教育和实战演练。 0 . 5 2 5 应建立安全巡查制度，配备足够的应急处置队伍和应急装备、器材。 0 . 5 2 6 应具有完善的视频监控系统、消防设施设备和安全防范设施设备，由专业人员负责操作。 0 . 5D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 4 表 A . 1 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 （ 续 ） 保密 措施 2 7 涉密会议应安排在会议设施设备符合保密管理要求和保密技术标准的涉密会议

14、室进行， 应根据涉密级别， 按照参会方的保密要求，应提供涉密安全设备。 1 2 8 会议期间不应使用手机、对讲机等无线通讯工具。 1 2 9 应建立会议保密制度，确定保密责任人，定期开展全员保密教育，明确保密纪律。 1 3 0 服务人员上会期间不应使用手机、对讲机等无线通讯工具。 1 3 1 参与会议服务保障人员应通过政治审查，入职前签订保密协议，并参加保密技能培训。 2 会议 服务 共性 要求 会前 准备 会议 预订 3 2 受理 预订信 息，了 解会 议类型 、召开 时间、 地点、 人数、 接待规 格、 会议流 程、会 议联系 人及重 要参会 人员需求。会议预订记录表参见附件 D 中表D

15、. 1 。 2 3 3 会议预定采取内部局域网的形式，重要或涉密会议使用纸质通知单。 0 . 5 3 4 收到服务通知后，应在 3 0 m i n 内制定服务方案，大型会议应在主办方确定会议相关事宜后 1 h 内制定服务 方案。 1 3 5 大型会议分别在会前 2 4 h 、会前2 h 主动与主办方沟通，确认无更改要求。 0 . 5 3 6 了解会议所需音频、视频设备类型和数量，确定设备摆放位置和其他特殊需求。 0 . 5 人员 组织 3 7 根据会议规格、会场所在区域分配工勤员接受任务并布置会场。 2 3 8 会议开始前 3 0 m i n ，服务人员按照会议接待任务分工进行准备工作。 2

16、会场 布置 3 9 会议开始前 1 d 向主办方提供会场座位图，提前1 h 摆好台型，应在会前1 h 完成会场清洁工作。 1 . 5 4 0 地面、会议桌、椅子、抽屉等地方无污迹、无灰尘，玻璃保持明亮洁净，设备用品无损坏。 1 . 5 4 1 会场、房间空气清新无异味，宜使用自然通风。 1 4 2 供热和供冷季节应提前 1 d 检查相关设备能否正常运行，并于会议开始前1 h 开窗通风。 1 4 3 会前 4 0 m i n 完成 会场物 品摆 放，茶 杯、桌 椅等保 持横、 竖、 斜一条 线，所 有用品 名称和 标识 面向参 会人 员。 1 . 5 4 4 会前 应逐个 开关灯 光， 检查其

17、照明效 果。 主席 台灯光 应单独 检查 开放 投影时 的灯光 效果 ，同时 检查灯 光 对主席台人员的照射 。灯盏应无损，亮度与颜色应协调一致。 1 4 5 需要摄影或摄像时，应提前安排器械架设位置。 0 . 5 4 6 音响设备应提前1 h 检查。会标应提前1 h 打开，会议开始前15 m i n 应再次检查确认。 1 设施 设备 布置 与调 试 4 7 召开常规会议时，应及时布置调试音频设备，根据会场需求摆放调试话筒，以保证会议效果。 0 . 5 4 8 对电 视电话 会议及 使用 多媒体 会议， 会议服 务承办 方会前 应与会 议主 办方对 接，提 前按会 议议程 调试好 音频、视频设

18、备，按要求做好录音录像工作。 0 . 5 4 9 应在 会前 2 4 h 完成 设备调 试， 并于会 前 4 0 m i n 复试 。大型 会议 应提前 一天完 成会场 布置， 临时 会议应 提 前2 h 布置完毕。 1 5 0 无线 话筒信 号接收 器应 充分考 虑信号 覆盖范 围，确 保电池 电量充 足， 重大活 动应准 备备用 话筒； 音响声 音大小合适，无杂音。 0 . 5 5 1 播放视频资料时，播放设备与显示设备应正确连接，画面显示正常。 0 . 5 引领 服务 5 2 服务人员应着统一工作服提前 3 0 m i n 在会场门口迎候， 指引参会人员做好签到并引领参会人员至会议室。

19、1 5 3 参会人员到齐后，服务人员应及时关闭会场门，并站立值守，避免无关人员影响会议进行。 1D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 5 表 A . 1 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 （ 续 ） 会中 服务 茶水 服务 5 4 参会人员入座后， 服务人员应及时提供饮用水， 倒水后杯把与桌面呈4 5 。 会议开始后每隔1 0 m i n 1 5 m i n 为参会人员续一次水，可根据会议议程及参会人员喝水进度适时调整续水时间间隔。 2 设备 保障 5 5 会场及公共区域温度应调节适宜，夏季空调温度设置不得高于2 6 ；冬季空调温度设置不得 低于2 0 。

20、2 会场 巡查 5 6 应观察与会人员动态，满足与会人员的需求，如传递麦克风、提供记录用纸和笔等。 1 5 7 有临时参会人员，为其提供座椅、饮水及其他与会议有关的服务。 1 5 8 根据会议时间、参会人数、会场温度，及时进行自然通风或设备通风换气，确保空气清新、温度适宜。 1 会后 整理 引导 退场 5 9 会议结束应及时打开会场大门，提醒参会人员带好随身物品，引导参会人员退场。 1 整理 要求 6 0 参会 人员全 部离场 后， 应将用 过的茶 杯、水 具、文 具收回 归类， 清洁 消毒后 放入备 品柜备 用。并 做好清 洁消毒工作记录。 2 6 1 清理会场卫生，擦尘、吸地、桌椅归位。

21、2 6 2 对会 场进行 紫外线 或臭 氧消毒 ，对物 体表面 采用含 氯消毒 剂擦拭 消毒 ，地面 采取消 毒液湿 式擦地 。有疫 情发生时，按相关防疫要求进行全面消毒。 2 6 3 关闭灯光、空调、音响、门窗并锁好门，做好会场安全检查记录。 1 遗物 品处 理 6 4 对物品遗留的具体位置、时间、拾获人信息等进行记录。 1 6 5 将遗留物品贴上标签，标明物品具体拾获地点、时间、单位信息。 1 6 6 将遗 留物品 的相关 信息 告知会 议主办 单位， 由会议 主办单 位联系 失主 。认领 人接收 遗留物 品之后 应签字 确认。 1 6 7 一般物品保存半年，贵重物品保存一年，对于超过保存

22、期限且无人认领的遗留物品由部门统一处理。 1 会议 服务 个性 要求 涉密会议 6 8 依据保密会议要求应在会前2 h 完成会场清洁、物品摆放整齐、设备调试正常。 1 6 9 由主办方通知保密及安全部门对设施设备进行检查，并做好相关记录。 1 7 0 会前1 h 依据保密人员要求做好配合工作，经保密人员检查后，所有人离开会场并锁门。 1 7 1 会前1 5 m i n 经主办方同意后，方可打开会场门，参会人员依次入场，工勤员不再进入。 1 7 2 提前摆放指示牌提醒参会人员将随身通信、录音、录像等设备统一存放于指定位置。 1 7 3 会议服务人员不应透露会议内容和参会人员信息。 2 7 4 会

23、议结束后， 资料由会议主办方统一回收。 不得自行销毁涉密文件， 不得向无关人员提供涉密会议资料。 2 外宾会见 7 5 会见时开启会场手机屏蔽器。 1 7 6 会见时应放置桌签及双方参会人员名单（涉外会见需印制双方语言台签）。 1 7 7 应配合主办方在门前或楼前进行等候迎宾，会见双方由服务人员引领入场。 1 7 8 结束后，服务人员应引领会见双方离开会场。 1 签约仪式 7 9 会场 安排以 方形布 置为 主，前 方摆放 签约台 ，签约 台应摆 放桌签 、文 件夹、 笔。正 后方为 正方形 座位区 域，签约台与背景板之间后留有余地，供证签嘉宾站立。 2 8 0 应根据主办方要求，服务人员负责

24、迎宾、导引、签约文本交换等工作。 1 8 1 应提前与签约仪式主办方沟通并进行签约仪式的彩排。 1 8 2 服务人员应引领双方主签人入场，并站立在签约台两侧1 m 处。 1 8 4 服务人员应引领双方签字并退场。 1 新闻发布 会 8 5 会前应了解会场采访流程。 1D B 1 5 0 1 / T 0 0 1 9 2 0 2 1 6 表 A . 1 会 议 服 务 评 价 指 标 和 分 值 （ 续 ） 8 6 根据主办方的要求，协助主办方，配置会场话筒扩音、录音设备及其他相关设施设备。 0 . 5 8 7 发布台设在背景板前，根据发布人数确定桌椅数量。如参加发布人数较多，需就近安排休息室等候

25、。 1 8 8 采访 区应设 置在发 布台 对面， 距离根 据会场 面积合 理安排 ，桌椅 距离 可适当 加宽。 采访区 应摆放 新闻媒 体桌 签、茶 水，应 布置 合理的 摄像机 位及配 备数量 足够的 移动话 筒。 现场服 务人员 应递送 采访区 记者使 用的移动话筒。 1 8 9 应协助主办方提前告知参会人员关闭手机或调至静音状态。 1 9 0 发布会结束后，服务人员引领参会人员退场。 1 宪法宣誓 仪式 9 1 宪法宣誓仪式现场布置应严肃、庄重、简洁，准备中华人民共和国国歌。 0 . 5 9 2 会场 正前方 正中悬 挂中 华人民 共和国 国徽， 下方靠 近会场 前左侧 放置 立式中

26、华人民 共和国 国旗， 大屏幕 或背景板显示 “宪法宣誓仪式”字样（蓝底白字）。 0 . 5 9 3 会场 前方合 适位置 摆放宣 誓台， 位置居 中， 宣誓台 桌面摆 放中华 人民共 和国宪 法 1 部， 话筒 1 支； 监誓台 在宣誓台左前侧，桌面放置话筒 1 支；主持人在宣誓台右前侧，放置立式话筒1 支。 0 . 5 9 4 宣誓 人站位 区两 侧为观 誓人区 域，需 摆放座 椅， 每排行 距为 1 m , 左右 间距 5 0 c m , 需粘 贴背签 ，观 誓人按 席次图就座。 0 . 5 9 5 会场应开启手机屏蔽器，确保会场安静。 1 会议颁奖 9 6 奖状、奖杯等应按颁奖顺序摆放在发奖人桌面或按颁奖轮次由服务人员依次摆放。 1 9 7 服务人员应站立在获奖代表座位的右前方处（5 0 c m 、 4 5 ）。 1 9 8 领奖人员上台领奖时，服务人员应站在主席台的下台一侧，等待领奖人员退场。 1 9 9 服务人员应按顺序引领后续领奖人员上台领奖，直至颁奖环节结束。 1