[职业资格类试卷]秘书资格二级（实操考试）模拟试卷6及答案与解析.doc

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1、秘书资格二级（实操考试）模拟试卷 6 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。宏远公司总经理助理施林。公司小会议室。8 点 45 分，身着职业装的施林手持文件夹与秘书小田一起走进公司小型会议室，开始会议前的准备工作。会议室里，窗明几净，呈椭圆形的会议桌，摆设整齐，绿色植物充满生机。施林：“小田，把窗户打开，调好空调温度。”小田：“好的。 ”他打开窗户，调节空调。施林在座位上翻看文件。这时来开会的三个部门经理一起走了进来。施林招呼道：“你们来了?”众经理：“ 施秘书，你好。 ”然后在施林的对面落座。

2、施林：“昨天通知带的资料带来了吗?”众经理：“ 带来了。”施林一边翻阅资料，一边示意小田给大家倒水。这时杨总经理来了，施林起身迎接：“杨总来了 ?”大家齐声说：“ 杨总，你好。 ”施林亲自给杨总倒水。小田随手关上门。会议开始。杨总：“今天请三位来，是想了解一下各方代表对前天结束的会展的反应。施秘书已经通知了你们会议内容，相信你们都做了准备，一会儿呢，针对会议中出现的问题做个总结。施林，要不你先说说你们会务组的情况，然后他们再发言。”施林：“好，那我先说。对于这次会展，我在结束时做了现场调查。这是调查表，你们传着看看。我汇总了一下，应该说对这次会议的组织，会务组成员都比较尽心，基本取得了预期的效

3、果。参加展销的厂家也比较满意，感觉收获不小。会议内容比较紧凑，也比较精彩，对食宿安排也没提什么意见。”杨总：“那会议结束后，对没有马上走的人怎么安排的?”施林：“根据他们的要求，我跟饭店已说好，延长住宿的费用照常优惠。但是有些环节我想以后要注意：一是报名参加的人数与实际到会人数有很大出入，会议资料准备不够，我们已经让没有领到的单位留下详细地址，这周内就给他们快递过去。二是我们的服务人员对会场环境不太熟悉，给代表造成不便，代表中有所反映。基本情况就是这样。”部门经理一：“ 我在会场听到有的代表抱怨会议室的温度太高了，空气也不好。”部门经理二：“ 第二天有的分会场的引导标识挪走了，害得参会的人问来

4、问去。”部门经理三：“ 我了解的情况也差不多，基本上他们都说了。”杨总：“施林，你把刚才他们说的情况再调查一下，然后实事求是写进会议总结中。会议总结写好后先给我看一下，今天的会议就到这了。”施林：“好的。 ”三个部门经理起身离开。众经理：“ 杨总，施秘书，我们先走了，再见。”杨总、施林：“ 再见。”小田秘书：“ 施秘书，这是会议记录。 ”施林接过会议记录，稍做整理后递给杨总。施林：“杨总，您在这儿签个字。有关会议经费的情况我统计完了，基本符合会前预算，没有超支。详细的数字我会连同会议总结一起给您。杨总，您先忙吧，我们收拾一下再走。”杨总：“好吧，再见。 ”杨总起身离开。施林、小田开始收拾会议室

5、。施林：“小田，把窗户和空调关了。”小田应道：“ 好的。”施林把凳子一张张摆放好，同时吩咐小田：“出门前别忘了关灯。”小田：“好的。 ”待一切收拾妥了两人关灯离去。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。人物：宏远公司总经理助理施林、秘书钟苗、总经理王某、生产部经理李某、内蒙古英雄公司经理关勇、市速递公司某员工。地点：宏远公司情景一(宏远公司秘书办公室)办公室宽敞明亮，一树山茶花青翠欲滴。半开放式的布局，将偌大的办公室分成三个工作单元：一是接待室，还有两个分别是总经理助理施林、秘书钟苗的工作室。两个工作室之间有三米左右的

6、过道。每个单元由 15 米左右高的板墙隔开。接待单元有沙发、茶几、饮水机等设施；办公单元有办公桌椅、电话、计算机等设备，还有纸张、文具等办公用品。施林座位在后，钟苗座位在前。上午，两人在专心办公。电话铃响三声内施林接起。施林：“喂，您好 !宏远公司办公室。 ”对方：“我是内蒙古英雄公司的关勇。”施林：“您好，您好 !”对方：“我想和你们的王总经理通个电话，电话一直没人接。是这样，我们委托你们公司进口的那套生产设备应该在最近两天从天津港卸下来运抵内蒙。”施林：“噢，是的。 ”对方：“可我给你们进口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极，所以，我想与王总通个话，请他跟进口部打个招呼，我们这里的开工典

7、礼都筹备好了，要是设备这个星期运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，会要我们的命的。”施林：“噢，关总，您别急，王总今天好像不在公司，我马上去找找，看他在不在。您稍等，别挂电话。”施林放下电话，去找王总。他来到王总办公室，敲门。王总：“请进。 ”施林：“王总，内蒙古关总电话。”王总：“哦，听见了，刚才进口部的人来过电话了，说据天气预报报道台风最早明天才能过去。你说这电话我能接吗?还是你帮我处理一下吧!”施林：“好的。王总，我知道怎么做了，完事之后我再跟您汇报一下，您看成吗?”王总：“好。 ”施林走出办公室，回到自己办公室。施林：“关总，真不好意思，几个办公室我都找了，没见着王总。您看，要不这样吧

8、，等我见了他，我一定把您的情况向他报告。行吗?”关总：“好的，谢谢 !请你一定要帮忙呀 !”施林：“好的，没问题 不客气，再见。”钟苗：“唉，施助理，今天咱们王总不就一直在总经理办公室吗? 你为什么说他不在公司呢?”施林：“嗨，这电话来得突然，我也拿不准王总是否愿意接这个电话。所以，我就说他可能不在公司。这样呢，如果我找到王总了，向他汇报，如果王总愿意接呢，我就把电话接过去；如果王总不愿意接呢，我就说还没找着呗。”钟苗：“哦，这也就是说，秘书和领导一个唱红脸，一个唱白脸。是吧!”施林：“错啦 !在这儿呀，秘书既不是唱红脸，也不是唱白脸，这样做绝不是为了欺骗，而是为了帮领导挡驾。一是因为领导太忙

9、，二是因为领导真的可能有苦衷。这样做可不是为了断绝外交关系，而是为了取得对方的谅解。”钟苗：“哦，知道了。 ”情景二(宏远公司大楼电梯口)施林来到电梯口，见速递公司一职员正等电梯。速递公司职员见施林走来，冲着他发泄不满。速递公司职员：“ 什么破公司，狗眼看人低 !”施林上前询问：“ 对不起，先生。我们公司哪位同事惹您生气了? 我在这给您赔个不是。”速递公司职员：“ 还能有谁 ?接待秘书呗。”施林：“哦，对不起，先生。我回去一定说说她。您先消消气。”速递公司人员：“ 好，好。 ”施林：“电梯来了。 ”他见里面有人值班，便说：“您先请。”情景三施林回到办公室。施林：“小钟，我看刚才快递公司那位客人

10、一脸不高兴，怎么回事呀?“钟苗：“唉，其实也没什么。上午十点多钟，那个快递公司的人就到了，我就问他预约了没有。这时银行的田行长也来了。他和王总约好十点钟见面。我就给田行长和他的秘书沏了两杯茶，随后给王总打了个电话，带他们去接待室了。走前我对那快递公司的人说对不起，我太忙。要喝茶，你自己倒。等我出来，那人就不见了。”施林：“知道吗 ?你今天犯了两方面的错误。第一，你没有坚持接待客人先来后到的原则。”钟苗：“哦，银行的田行长可是王总的老朋友啊!而且他也提前预约了。”施林：“我知道田行长是王总的老朋友，他所在的银行是我们多年的开户行。但是无论如何，在接待客人的时候，你也不能违反先来后到这一公平原则。

11、正因为田行长是我们多年的老朋友，所以他肯定会理解你的做法。当你接待快递公司的客人的时候见他进来，只要朝他微笑说声稍等就行了。快递公司那位客人估计是位下岗再就业的职工，没什么经验，只好带着一肚子怨气走了。要是换个脾气急躁的，看到你这样厚此薄彼，当场说你势利眼，你怎么办?再说，田行长当时不会说什么，但心里肯定会把这事记着。第二，你今天犯了以貌取人的错误。”钟苗：“我没有以貌取人呀!”施林：“你没有以貌取人? 作为一个秘书，他预约没预约你心里不清楚 ?你问他预约没有，实际上是暗示他是个不受欢迎的人。我跟你说了好多次，不要问客人预约了没有。现在许多人上门搞推销，是会影响我们的工作，即便如此，也不能表现

12、出一副不耐烦的样子。你无形的优越感，会让他们产生自卑和怨气。”钟苗：“可是那也太烦了吧!”施林：“这就是秘书工作。我们不能给别人一种店大欺客的感觉。公司想成为一家百年老店，百年老店靠什么?靠的是诚信，重要的是对人一视同仁。”钟苗：“哦，我知道了，下回一定注意。哎!施助理，听说你要随王总去日本考察。是吗?”施林：“是啊。 ”钟苗：“你能给我带日本的化妆品回来吗?”施林：“行，没问题。 ”电话铃响，施林拿起电话：“喂，您好。秘书施林。哦，人力资源部全经理让我现在去人力资源部一趟好。”放下电话，转向钟苗：“ 哎，全经理找我。不知什么事，我先去了，一会回来。”情景四(宏远公司餐厅)中午，宏远公司餐厅，

13、施林与李经理坐下一块吃饭。李经理：“ 小施，吃什么好吃的呢 ?”施林：“哎，李经理，您今儿怎么有空在单位吃饭呢?”李经理：“ 哦，今天有事过来。哎 !小施，我怎么听说咱们生产部有什么人事变动。”施林：“哟 !李经理，这事我真不知道。 ”李经理：“ 你怎么会不知道呢 ?”施林：“哎，您不是不知道，咱们人事方面的文件都是人力资源部在做。我真不知道。再说，就算我知道也不能说呀。今天上午，人力资源部的全经理把我叫过去批评了一通。说我跟别人谈领导出国的事。其实我就吃饭时随口说了句早点准备出国的东西。”李经理：“ 是吗? 行，算我没说。哎，小施，我怎么听说张副总要分管咱们生产部。”施林：“您瞧瞧，说好了不

14、说，这又给我下套。”李经理：“ 好，好，莫谈国事。 ”施林：“哎，咱们食堂的菜是越来越差了，简直没法吃。”李经理：“ 正好当减肥呀 !”施林：“李经理真会说话。再见。”情景五(宏远公司秘书办公室)下午，临近下班，施林打开电子邮箱。施林：“哎 !钟秘书，今天你是不是看了我的 企业证券?”钟苗：“没有呀 !我要看的话也会跟你打招呼的。”施林：“我中午去吃饭时电脑是关了的呀!”钟苗：“销售部的万红见你不在，就在你的桌上玩了会儿电脑。”施林：“哎 !她怎么能打开我的电脑呢 ?”钟苗：“嗨，那个人精，准是趁咱们不注意的时候把密码记住了呗!”施林：“看我怎么跟她算账。”钟苗站起：“ 哎!施助理，我先走了。

15、 ”施林：“行。再见。 ”钟苗边走边说：“ 再见。 ”施林迅速修改计算机密码，然后拿出手机发短信：“朋友，如果你想了解企业证券方面的信息，请给我发短信，我们可以找个时间当面谈，请不要未经我同意就阅读我的邮件。”一会，万红回了短信：“对不起，万红。”施林关了电脑，关掉电灯，关上房门，下班。二、操作题3 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：针对今天上午召开的公司销售工作会议，销售部办公室人员需要整理出一份会议纪要。请你详细说明会议纪要的特点和起草的程序，供销售部办公室人员参考。总经理：年 月日4 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经

16、理需要你完成的几项工作任务。便 条施林：公司需要建立一套完整的办公室信息工作制度，请你说明以下问题：(1)信息工作制度主要有哪些?(2)信息工作制度制定的要求有哪些?(3)制定信息工作制度的注意事项有哪些?总经理：年 月日5 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便 条施林：公司需要购置一批办公机具，请你将办公机具的选择要求及办公物品、机具的安置标准作一下说明，下班后以书面材料交给我。总经理：年 月日秘书资格二级（实操考试）模拟试卷 6 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)着装规范。()(2)会议室有绿色植物，桌椅整洁，各种摆设井然有序。()(

17、3)能提前到会场做好开会的准备工作。()(4)交待秘书小田，打开窗户，调节好室内温度。()(5)将与会者安排在小会议室的椭圆形会议桌前就座，让杨总居中，其余人员分坐两边。()(6)能在会议召开前将会议通知、会议主题与会议要求提前告诉参会者。()(7)没有叫与会人员签到。()(8)能安排下属秘书做会议记录。()(9)在接待中没有一视同仁地给与会者倒水。()(10)没有主动引导会议开始与结束。()(11)能将上次会上调查得来的信息反馈到总结会上。()(12)在总结时，能一分为二地看问题，既肯定成绩又指出失误。()(13)在指出工作失误时，没有去找原因，更没有提出改正措施。()(14)能将会议经费的

18、使用情况及时向领导汇报。()(15)能把会议记录当场给会议领导过目并使其签字。()(16)能在会议结束后吩咐小田秘书关好窗户、空调及电灯，并一起整理好桌椅以备下次再用。()2 【正确答案】 (1)办公室采用半开放式的结构布局，把总经理助理与秘书钟苗安排在同一个办公室办公，既节省费用又便于交流。()(2)办公室光线充足，温度适宜。()(3)办公室有绿色植物。 ()(4)办公室没有消防设施。()(5)办公室墙上没有规章制度。()(6)接电话的开头用语不是“ 您好”而是“喂”，不规范。 ()(7)在问明关总来意后，没有直接答复而是先请示领导。()(8)能体谅领导难处，礼貌而委婉地帮领导挡驾。()(9

19、)在挂电话时用语礼貌规范。()(10)在速递公司职员怒气冲冲时能及时安抚对方，维护公司形象。()(11)能耐心指导下属工作，及时指正下属工作的失误。()(12)告诉钟苗在接待未预约客人时要礼貌待人。()(13)告诉钟苗接待来访客人应按照先来后到的原则。()(14)告诉钟苗对待来访客人要一视同仁。()(15)将陪同领导出国访问的事告诉钟苗。()(16)在与李经理谈话时不泄露公司人事安排的机密。()(17)在与同事沟通时，能明确而又礼貌地向对方提出要求。()(18)发现计算机失密后，能及时更换密码。()(19)下班前能关了电脑，关掉电灯，关上房门。()二、操作题3 【正确答案】 会议纪要的特点有：

20、(1)纪实性。会议纪要是对会议内容及与会单位所达成共识的记载和反映，是我们认识会议纪要的基点。没有会议，就没有会议纪要；没有纪实，也就没有会议纪要精神。(2)提要性。进入会议纪要的内容显然不是会议的全部情况，会议纪要与会记录最本质的区别就在于“ 要” 字上。会议纪要须提炼会议要点，总结会议情况，概括会议精神，不能有闻必录，有事必记。(3)指导性。会议纪要的议决事项一经下发，便具有了指导性的特点，要求与会机关和相关单位必须遵守执行。会议纪要的起草程序：一般来说，会议纪要的拟写者要经过“读、记、听、思、写” 的起草程序。(1)阅读会议文件。会议前需全面阅读相关文件，如有关公文、下级报送的材料、领导

21、讲话稿等，以便心中有数，胸有成竹。(2)记好会议记录。必须要求秘书做好会议记录工作，会议记录是拟写会议纪要的基础，翔实的会议记录可以为拟写会议纪要提供准确丰富的材料。(3)听取小组发言。起草者应该亲临会场收集第一手材料；除了参加大会外，还要听取小组发言。(4)拟定思路。起草者在掌握了充分的材料后，不能急于动笔；这时，应该审慎思考，领会会议宗旨与上级领导的精神，研读具体材料，从而拟定会议纪要的思路。(5)执笔写作。如果起草者书写的是一份情况会议纪要，并不急于在会议表决前交付；那么，在征求领导意见后，就可以按照提纲从容写作了。4 【正确答案】 鉴于公司要建立一套完整的办公室信息工作制度，对信息工作

22、制度的内容、制定的要求，制定时的注意事项特做如下说明：(1)信息工作制度的内容。信息工作制度是组织制定的、要求人们共同遵守的、确保信息工作正常运行的各种规则要求，涉及信息收集、整理、传递、存储、反馈和利用的各个环节。信息工作制度包括标题、内容、形成者、形成时间、有关解释与说明，一般应写明适用范围、工作程序、各部门及工作人员职责和违反该制度应承担的责任等。(2)信息工作制度制定的要求。信息工作制度用语应当准确、简洁，使用文字和标点符号应当正确、规范。信息工作制度可以用条文形式表述，也可以用段落形式表述。信息工作制度的内容应当明确、具体，具有可操作性。同时，不得与法律、法规和国家的方针、政策相抵触

23、。如果原制度被新制度所代替，必须在新制度中写明原制度废止的时间。(3)制定信息工作制度的注意事项。信息工作制度的制定要讲究严肃性、科学性和合理性。信息工作制度的制定要体现单位的整体战略目标和价值观念。信息工作制度的制定应当遵循精简、统一、有效的原则。信息工作制度的建立重在激励、正面引导。5 【正确答案】 关于办公机具的选择要求及办公物品、机具的安置标准说明如下：办公机具的选择要求：(1)适用。办公机具的功能、性能、形体尺寸等都应适合工作需要，使用方便，没有不适感。(2)可靠。办公机具的品质应良好，符合规定的质量标准。(3)经济。各种机具必须在一个或几个方面确有效益，如能取代人做单调的重复性操作

24、并比人效率更高、更精确，在紧急情况下更迅速等。(4)通用。办公机具应有较强的通用性，便于配套，便于相互之间的衔接配合。(5)便于维护。办公机具应结构简单合理，有齐全充足的备件、易损件供应。(6)办公机具的形体、尺寸应有利于人与设备用具之间正确地传递信息，尽可能减少操作疲劳，以提高工作质量与效率。(7)办公机具的性能价格比应适当，批量购进时应能降低价格。(8)办公机具的色彩应与办公室环境气氛相协调，能起一定的美化作用，并使操作者在操作时感到轻快自如。(9)办公机具应不对环境产生污染或污染很少。(10)桌椅、柜架等基本规格尺寸应统一，其中某些部分可选择可调试的，以便适用于不同身材的工作人员。办公物

25、品、机具的安置标准：(1)办公室内只摆放必要的办公设备和用具，工作人员个人的日常生活用具、用品不应放置在办公室内。(2)机具的摆放位置应与工作程序的需要相一致，尽可能缩短工作人员在工作中移动的距离，便于各级工作人员之间的信息沟通。(3)机具的安置应有利于减少工作人员操作动作的幅度，使其取放文件、物品时方便自如，操作动作轨迹平滑，减少有方向突变的直线运动；应有利于双手同时对称反向动作，使动作自然而有节奏。物品、用具的排列应有合理次序，以减少多余动作，减少身体的转动次数。(4)机具的安置应有利于减少和避免对工作的干扰。共用机具应置于共用区域内；办公桌摆放方向应基本一致，尽量不使工作人员面对面相向而坐；与外界联系广泛的工作人员使用的机具应置于远离一般工作人员和靠近通道的位置上。(5)机具的安置应有利于充分利用空间和自然光。(6)注意为特殊设备和用具提供适宜的温度和湿度、通风、隔音、防尘、防震动等环境条件。(7)同一区域内各种柜架的高度应一致，尽可能倚墙、倚角而立或背靠背安置，尽量方便使用者随手取用。