DB11 T 494.3-2007 人才服务规范 第3部分：人事档案管理.pdf

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1、 ICS 03.08.020 A 10 备案号：21136-2007 北 京 市 地 方 标 准 DBDB11/T 494.32007 人才服务规范 第3部分：人事档案管理 Talent Service Standard Part3:Personnel Archives Administration 2007-08-13发布 2007-12-01实施北京市质量技术监督局 发布 DB11/T 494.32007 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 人事档案管理.1 3 服务内容.1 4 工作流程及要求.1 附录A .6 参考文献.7 DB11/T 494.32007 II 前 言 DB11

2、/T 494人才服务规范分为11部分。 第1部分 通则 第2部分 人才招聘洽谈会 第3部分 人事档案管理 第4部分 人事代理 第5部分 人才培训 第6部分 人才派遣 第7部分 人才网站 第8部分 人才素质测评 第9部分 高级人才寻访 第10部分 人力资源咨询顾问 第11部分 社会保险、住房公积金 本部分为DB11/T 494的第3部分。 本部分为推荐性标准。 本部分为第一次制定。 本部分由北京市人事局提出。 本部分由北京市人才服务行业标准化专业技术委员会归口。 本部分主要起草单位：北京人才服务行业协会。 本部分参与起草单位：北京市人才服务中心、北京市人才档案公共管理服务中心、建设部人力资源开发

3、中心、北京市科学技术委员会人才交流中心。 本部分主要起草人：刘向东、张宇泉、鞠洪芬、王美贤、王玺、李桂香、朱志望、邓丹宇。 本部分于2007年8月13日首次发布。 DB11/T 494.32007 1 人才服务规范 第3部分：人事档案管理 1 范围 本部分规定了人事档案管理业务的服务内容、工作流程及要求。 本部分适用于从事人事档案管理的人才服务机构（以下简称机构）。 2 人事档案管理 受用人单位或个人委托管理的人事档案。包括辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位的专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；直接分配到非国有企业工作及待业

4、的大中专毕业生的人事档案；自费出国留学及其它因私出国人员的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业驻华代表机构的中方雇员的人事档案；受国有企事业单位委托管理的人事档案；其他流动人员的人事档案。 3 服务内容 3.1 接收并管理受委托人员的人事档案。 3.2 出具人事证明。 3.3 接收应届毕业生。 3.4 办理大中专毕业生接收手续。 3.5 管理集体户口。 3.6 审核专业技术职务资格或办理申报手续。 3.7 办理人才引进、解决夫妻两地分居申报手续。 3.8 办理外调政审手续。 3.9 其他需要办理事项。 4

5、 工作流程及要求 4.1 人事档案管理 4.1.1 受理单位委托的人事档案 4.1.1.1 委托单位应提交如下材料： a) 企业营业执照（事业单位法人证书）副本、组织机构代码及复印件； b) 单位委托函（介绍信）； c) 经办人身份证及复印件。 4.1.1.2 审核提交的材料。 4.1.1.3 与委托单位签订委托管理协议（合同），内容应包括：双方权利、义务、收费标准、付费方式、违约责任及争议处理办法等。 4.1.1.4 发放存档立户凭证。 4.1.1.5 委托单位持存档立户凭证及有效证件提出调档申请。 4.1.1.6 对提交材料审核无误后，向存档人员原单位出具调档函。 4.1.1.7 接收人事

6、档案，审核档案材料。 4.1.1.8 对提交材料审核无误后，接转行政、工资关系。 4.1.1.9 退回原单位档案转递通知单回执。 DB11/T 494.32007 2 4.1.1.10 发放存档凭证。 4.1.2 受理个人委托的人事档案 应按如下程序办理： a) 个人提交有效证件，并提出调档申请； b) 对提交材料审核无误后，向个人原单位出具调档函； c) 接收人事档案，审核档案材料； d) 档案材料经审核无误后，接转行政、工资关系； e) 与个人签订委托管理人事档案协议（合同）； f) 退回原单位档案转递通知单回执； g) 发放存档凭证； h) 收缴存档管理费。 4.1.3 材料归档分类 4

7、.1.3.1 履历材料 a) 履历表 b) 登记表 4.1.3.2 自传材料 a) 本人经历 b) 思想汇报 c) 家庭情况 d) 社会关系等 4.1.3.3 鉴定、考核、考察材料 a) 以鉴定为主要内容的登记表 b) 由组织出具的个人表现材料 c) 考核和民主评议的综合材料 d) 作为任免、个人调动依据的正式考核综合材料 4.1.3.4 政审材料 a) 审查个人历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料，作为结论依据的调查证明、证据材料； b) 入党、入团、入伍、入学、出国等政审调查材料； c) 更改姓名、民族、年龄、参加工作时间的组织审查材料及所依据的

8、证明材料； d) 家庭成员及主要社会关系政治历史情况的证明材料。 4.1.3.5 学历和评聘技术职务材料 a) 报考高等学校的登记表、审查表、选拔留学生登记表； b) 大中专院校毕业生登记表、学习成绩表、高校招生登记表、毕业生报到证； c) 学历、学位证明材料； d) 专业技术职务任职资格申报表，晋升、聘任专业技术职务的材料； e) 创造发明、科研成果、著作及具有重大影响的论文等。 4.1.3.6 入党、入团材料 a) 入党申请书、入党志愿书、转正申请书； b) 党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料、取消预备党员资格的组织意见、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料及组

9、织审批材料、退党材料； c) 加入民主党派的有关材料。 4.1.3.7 奖励材料 a) 各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）； DB11/T 494.32007 3 b) 模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料； c) 创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料； d) 立功授奖、表彰等材料。 4.1.3.8 处分材料 a) 处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见及检查材料； b) 甄别、复查报告，解除、撤销处分的决定，上级批复及本人意见； c) 通报批评材料。 4.1.3.9 任免、工资、出国、退（离）休等材料 a) 职务任免呈报表； b) 招工、录用、聘用登记、审批表； c) 签订或解除劳动、聘

10、用合同证明； d) 服兵役登记表、退伍、转业审批表； e) 工资级别变动登记表、职务工资变动登记表； f) 见习期、试用期、转正定级、晋级等各种工资变动审批表、登记表； g) 出国、出境人员审查表； h) 辞职、退职、离休、退休等审批材料； i) 各类代表大会代表登记表； j) 有关工龄方面的证明及组织参考材料。 4.1.3.10 其他材料 a) 工会关系证明； b) 证明有残疾的体检表等材料； c) 生育状况及独生子女证明等； d) 非正常死亡的调查报告及材料； e) 其他可供组织上参考的材料。 4.1.4 归档材料鉴别 4.1.4.1 要求 a) 事实准确 b) 材料完整 c) 手续完备

11、4.1.4.2 方法 a) 确定材料属于该人员； b) 确定材料属于人事档案内容； c) 确定材料符合清理的有关政策规定； d) 确定材料完整和手续完备； e) 确定材料具有保存价值。 4.1.5 人事档案整理 4.1.5.1 材料及书写要求 a) 统一使用16开规格的办公用纸； b) 不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。 4.1.5.2 分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。 4.1.5.3 材料整理应按照4.1.3十项分类，依时间、类别等排列，进行登记编目、装订、验收。 4.1.5.4 人事档案卷皮、档案袋样式和规格应符合附录A的要求。 4.1.6 人事档案保管 4.1.

12、6.1 要建立坚固、防火、防潮专用档案库房，配置铁质档案柜。 DB11/T 494.32007 4 4.1.6.2 档案库房应具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。 4.1.6.3 档案库房、阅览室和工作人员办公室三室分开。 4.1.6.4 档案库房温度应为1421，相对湿度应为45%65%。 4.1.6.5 应建立人事档案保管、保密、安全、借阅、转递等管理制度和工作流程。 4.1.7 人事档案查询 4.1.7.1 查阅有关人员人事档案，应出示单位组织、人事部门有效介绍信，并申明查阅理由，方可办理查阅手续。 4.1.7.2 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。 4.1.7.

13、3 告知查阅人事档案必须严格遵守保密规定和阅档规定。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外散布档案内容。 4.1.7.4 告知借用、查阅人事档案的人员，不得擅自拍摄、复制档案内容。 4.1.8 人事档案转出 4.1.8.1 在接到调档函，确认转档手续完备后，及时办理有关人事档案转交手续。 4.1.8.2 查收档案转递通知单回执，确认档案到达请调单位。对转出档案材料不齐全或不明确的，应及时补齐或说明。 4.1.8.3 在确认档案转出无误后，应及时与存档人员或其所在单位终止档案管理合同和委托存档关系。 4.2 人事档案管理相关业务 4.2.1 出具人事证明 4.2.1.1 委

14、托单位或个人应向机构提交单位介绍信或个人存档凭证及所需要提交的其他证件。 4.2.1.2 经对提交材料审核无误后，依据档案记载开具人事相关证明并加盖公章。 4.2.2 办理应届毕业生接收手续 4.2.2.1 汇总委托单位本年度接收应届高等院校毕业生计划（含北京生源），上报行政主管部门审批。 4.2.2.2 根据应届毕业生与用人单位签订的毕业生就业协议书，办理有关接收手续。 4.2.2.3 非北京生源应届高等院校毕业生应在规定时间内将接收函和就业协议书交到学校列入就业计划，并及时将回执和就业协议书返回人才机构。 4.2.3 办理大中专毕业生转正定级手续 4.2.3.1 通知委托单位或个人提交存档

15、凭证及相关材料。 4.2.3.2 审核所提交材料和本人人事档案。 4.2.3.3 依据国家规定办理转正定级手续，填写高等学校（中等专业学校）毕业生见习期考核鉴定表及定级工资表。 4.2.3.4 有关材料整理归档。 4.2.4 接收并管理集体户口 4.2.4.1 办理非北京生源毕业生落户手续 a) 通知毕业生提交报到证、户口卡、户口迁移证、身份证、近期证件照； b) 对提交材料审核无误后，报上级政府主管部门审核； c) 机构办事人员持上级主管部门、户籍管理部门应届毕业生落户通知单到相关派出所办理落户手续； d) 与毕业生签订户口代管协议书。 4.2.4.2 办理存档人员落户手续 应按如下程序办理

16、： a) 通知个人提交存档凭证及相关材料（户口卡、身份证、近期证件照等）； b) 按落户派出所要求审核相关材料； c) 与存档人员签订户口代管协议书； d) 到落户派出所办理存档人员落户手续。 DB11/T 494.32007 5 4.2.4.3 集体户口应按所在派出所要求进行管理 按集体户口所在派出所要求管理存档人员集体户口。 4.2.5 审核专业技术职务资格或办理申报手续 a) 通知委托单位或个人提交存档凭证及相关材料； b) 审核所提交材料和本人人事档案； c) 在审核材料上加盖公章； d) 收集个人职称评审材料归档。 4.2.6 办理人才引进、解决夫妻两地分居申报手续 a) 通知委托单

17、位或个人提交存档凭证及相关材料； b) 审核所提交材料和本人人事档案； c) 整理材料并上报主管部门审批； d) 取回审批结果材料并整理归档； e) 办理有关手续。 DB11/T 494.32007 6 附 录 A （规范性附录） 干部档案卷皮、档案样式和规格 为了保护干部档案材料，便于保管和利用，根据干部档案工作条例的规定，对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式规定如下。今后凡新制做时，一律按统一的规格、样式制做。 一、档案卷皮（卷面、卷底各一页） 1、卷皮规格：长274厘米，宽205厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）83厘米；线眼中心距左侧边沿15厘米，上、下眼线中心距上、下边沿均

18、为54厘米。 2、卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为上下高65厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订相连接。 3、卷皮材料：一般可采用三百克左右的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。 4、卷皮颜色：应采用浅淡色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。 卷面上的字，一律用红字。 5、卷面项目：“干部档案”、“正本”（或“副本”）、“姓名”。 6、字体与字间距离：“干部档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“正本”（或“副本”）用小初号宋体，在“干部档

19、案”下方，相距25厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距55厘米。 7、卷面里页印“注意事项”： 注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。 爱护档案，不要涂沫、勾画及乱加批注。 卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。 二、档案袋 1、规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）25厘米。 2、材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。 3、袋面项目：“干部档案袋”、“姓名”、“制作单位”。 4、字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边，各项目字间距离参照档案卷面安排。 DB11/T 494.32007 7 参考文献 1. 关于印发干部人事档案材料收集归档规定的通知 1996年4月10日 中共中央组织部 组通字199614号 2. 流动人员人事档案管理暂行规定 1996年12月2日 中共中央组织部、人事部人发1996118号 3. 中共中央组织部、国家档案局关于印发干部档案工作条例的通知 1991年4月2日 中共中央组织部、国家档案局 组通字199113号 4. 北京市人才市场中介服务机构管理办法 1998年9月11日 北京市人民政府第13号令 5. 关于印发北京市流动人员人事档案管理暂行办法的通知1997年7月31日 中共北京市委组织部、北京市人事局 京人发199760号