DB13 T 5483-2022 企业户籍电子档案建设及应用规范.pdf
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1、 ICS 03.080.99 CCS A 20 13 河北省地方标准 DB 13/T 5483 2022 企业户 籍 电子档案 建设及应 用规范 2022-02-28 发布 2022-03-31 实施 河北省市 场监督 管 理局 发 布 DB 13/T 5483 2022 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术 语和 定义.1 4 总 体要 求.1 5 企 业户 籍电 子档 案内 容.2 6 企 业户 籍档 案建 设数 字 化要求.2 7 企 业户 籍电 子档 案归 档 要求.3 8 应 用对 接.5 9 企 业户 籍电 子档 案查 询.5 附录A(资 料性
2、)企业 户籍电 子档 案建 设规定.6 附录B(规 范性)企业 户籍电 子档 案应 用规 定.17 参考文 献.20 DB 13/T 5483 2022 II 前 言 本文件 按照GB/T 1.1 2020 标 准化 工作 导则 第1 部分:标 准化 文件 的结 构 和起草 规则 的规定起草。本文件 由河 北省 政务 服务 管理办 公室 提出。本文件起草单位:河北启 普同鑫科技有限公司、河 北省政务服务管理办公室、河北省政务服务中心、河北 省企 业信 用研 究中心、万 达信 息股 份有 限公司。本文件 主要 起草 人:李娜、温喆、高方 华、姜永 卫、宋 乔、王 守国、侯 向朋、肖江、高鹏、秦
3、韵、孙同禄、张 胜杰、王 玉良、赵玲、曹 研哲、孟 少甫、杨洪 志、金东 海。DB 13/T 5483 2022 1 企 业户籍 电子档案 建设及 应用规范 1 范围 本文件 规定 了企 业户 籍电 子档案 的归 档、应用 对接、查询 等内 容。本文件适用于登记注册及 监管机关,对企业户籍电 子档 案建设及应用,个体 工商户电子档案建设及应 用可 参照 执行。2 规范性 引用 文件 下列文件中的内容通过文 中的规范性引用而构成本 文件必不可少的条款。其 中,注日期的引用文件,仅该 日期 对应 的版 本适用 于本 文件;不 注日 期的引 用文 件,其最 新版 本(包 括所 有的 修改 单)适用于
4、 本文 件。DA/T 31 纸质 档案 数字 化 规范 3 术语和 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 文件。企业户 籍档 案 登记注 册及 监管 机关 对企 业进行 登记、管 理过 程中 形成的 材料。注:分为机读档案和书式档案。机读档 案 以代码形式和特定结构记 录在计算机存储载体上的、计算机能够识别处理的 企业登记基本信息档案。注:包括企业名称、统一社会信 用代码、类型、住所、法定代表 人、注册资本、成立日期、营业 期限、经营范围、状态、登记机关、投资人等信息。书式档 案 登记注 册及 监管 机关 在企 业主体 资质 存续 期间 产生 的全部 原始 材料 原件。注:包括档 案封 面、营
5、业 执照、开 业登记 材料、变 更登 记材 料、注销登 记材 料、撤/吊 销材 料、年检年 报材 料、监督管理材料、其他材料等。企业户 籍电 子档 案 根据书 式档 案原 件进 行数 字化,形成 清晰、完 整、不失真 的数 字图 像。注:图像效果最接近档案原貌,图像文件格式为OFD(或PDF)并可以通过网络进行传输。企业档 案查 询系 统 基于互 联网,为 企业 提供 户籍档 案查 询服 务的 信息 系统。注:现阶段企业档案查询系统使用“容e 查”系统。4 总体要 求 登记注 册及 监管 机关 负责 收集、整理、归 档书 式档 案,并 形成 一致 的企 业户 籍电子 档案。登记注 册及 监管
6、机关 应保 护书式 档案 的安 全,确保 其不被 损坏 或遗 失。DB 13/T 5483 2022 2 企业户 籍电 子档 案按“一 照一户、一户 一档、一档 可立多 卷”的 原则 立卷。其中企 业设 立(开业)登记、变更登记、注 销登记的文件材料按时间 每次单独立卷。其他登记 及监督管理等文件材料可视文 件材 料份 数的 多少,一次 立一 卷或 多次 立一 卷。企业户 籍电 子档 案的 归档 方式分 为在 线归 档和 离线 归档,归 档电 子档 案应 带 有防伪 水印,必要时加注归档机关电子签章。归档时间分为实时归档 和定期归档,定期归档最 迟不能超过企业设立登记后的 次 年6 月。5 企
7、业户 籍电 子档 案内 容 企业户籍电子档案内容包 括开业登记、变更登记、注销登记、撤/吊销、年检 年报、监督管理、其他等 材料,详 细内 容见 附录A 的A.1。6 企业户 籍档 案建 设数 字化 要求 通用要 求 6.1.1 登记注 册及 监管 机关 档案 调取、清 点、登 记、领 取、归 还等 工作,以及 扫描 设备、扫 描色 彩模式、存储 格式、图 像处 理要求 应遵 守DA/T 31 的 有关规 定。6.1.2 书式档 案数 字化 过程 中,应按原 有排 列顺 序扫 描。6.1.3 书式档 案数 字化 过程 中,建立企 业档 案基 本信 息,形成准 确、完整 的档 案目 录数据。档案
8、建 设信 息 6.2.1 档案建 设基 本信 息 档案建设基本信息包括全 卷宗编码、统一社会信用 代码、企业名称、企业注 册号、登记机关、书式档 案编 号、档案 类型、保 存年 限、档案 密级、档 案存放 地址、档案存 放位 置、联系 人、联系 电话等信息。6.2.2 档案目 录 企业档案会随着企业状态 或信息的变更而产生不同 分卷。每个档案分卷都是 由一个或多个文件共同组 成,为 了方 便档 案的 查询利 用,需 要将 分卷 根据 其所包 含的 文件 内容 按不 同的目 录进 行标 记,并将电 子档 案分 卷拆 分成 独立的OFD(或PDF)文件 存储到 对应 的文 件目 录下。在档案 分卷
9、 目录 整理 过程 中,保 持档 案目 录内 在的 联系及 顺序。档案分 卷记 录的 信息 包括 分卷宗 编码、分 卷建 立日 期、分 卷类 型等。分卷目 录主 要包 含目 录名 称、是 否公 开等。分卷归 档信 息 企业在存续过程中,会因 状态或信息的变更而产生 新的档案文件,每次变更 独立成卷,为一次分卷,每个分卷都归属不 同的档案材料类别。分卷 归档信息包括分卷宗编号、分卷名称、分卷建立日期等 信息。企业户籍档案中不同类别 材料需要提交相应的文件 资料,这些资料需要按目 录的形式进行整理归档,在分 卷信 息下 需要 列出此 分卷 所包 含的 所有 文件目 录,目录 信息 主要 包括文 件
10、名 称等 信息。档案封 面 企业户籍电子档案封面是 对档案的总体情况概览,其信息主 要包括企业统一 社会信用代码、注册号、归档 卷宗 编号(唯 一)、纸质 卷宗 存储 位置、电子 档案 存储 地址、建 档机关、建 档日 期、归档责任人、档 案保 存年 限、档案密 级、所属 行政 区划 编码等 信息。卷内文 件目 录 卷内文 件目 录包 括序 号、档案目 录名 称、页码 等内 容。页 码编 排格 式为“第X 页/总XX 页”。电子营 业执 照 DB 13/T 5483 2022 3 应包含 电子 执照 公示 版或 纸质营 业执 照正 本/副本 彩 色版扫 描文 件。企业信息发生变更后应及 时更新
11、电子营业执照,以 保证在档案查询利用时出 示的企业电子营业执照为 最新 版。档案扫 描工 作流 程 6.7.1 登记 开业卷需要登记。将注册 号、法定代表人姓 名、企 业名称、企业行业代码录 入登记程序中,录入完成 后保 存。6.7.2 扫描 设置扫 描参 数:图像 类型 分黑白 和灰 度两 种,黑白 为常用 类型,当 扫描 身份 证、页 面不 够清 楚、页面出现红色手印等情况 选择灰度;扫描方式分连 续和平板两种,连续扫描 为常用类型,当扫描营业执照时选择平板扫描;扫描幅面通常是A4或A3;图像质量黑白一般使用七 级,扫描灰度时一般使用十或 九级;分 辨率 选择200dpi。选 择完 成后,
12、开 始 逐页扫 描。6.7.3 排序 开业卷排序:按扫描完的 图像上反映出的页号进行 排序,按纸档输入注册号,企业核准日期,主类型 选开 业、在内 资法 人、内 资营 业中 选择 企业 性质,然后 开始 排序,按扫 描完的 图像 输入 页号,对扫描 歪的 图像 进行 矫正。变更、换照、备案、注 销等 排序:与开 业卷 排序 不同 的地方 是先 选主 类型,再 选分类 型,变更 的分类型有很多种,如地址、名称、法定代表人等,企业变更了哪些内容就在 相应的选项前面打钩;如果企 业改 变了 性质,在“选企 类 项前 打钩,可 以 更改企 业的 性质。6.7.4 质检 扫描完成后,进入质检程 序,录入
13、注册号,对已排 好的卷逐页查看,主要查 看企业类型、注册号、企 业名 称、总 页数、页 级别选 择是 否正 确;图像 是否端 正、页面 是否 干净 整洁,最后 核对 目录 是否一致。6.7.5 生成电 子档 案文 件 扫描完成的每张图像文件 需压缩成不大于300KB 的图 片,按规范的文件组织结 构进行整理保存,然后把 档案 图片 文件 整理 成OFD(或PDF)格 式的 电子 档案文 件,以备 后续 应用。7 企业户 籍电 子档 案归 档要 求 企业标 识码 企业标 识码 采用 统一 社会 信用代 码(或企 业注 册号)。企业户 籍电 子档 案编 码规 则 7.2.1 全卷宗 编码 规则 企
14、业户籍电子档案全 卷宗 编码是企业档案在企业档 案查询系统中的确定唯一 性的标识码,其规则为:全卷 宗简 码+1 位英 文分隔 符(“-”)+企业 标识码。全卷宗 简码 参考 附录A的A.2。7.2.2 分卷宗 编码 规则 企业存 续过 程中,产生 的 多种类 型分 卷档 案材 料编 码规则 为:2 位档 案分 卷类 型代码+8位 分卷 档案生成 日期(年 检年 报4 位)。档案分 卷材 料类 别代 码如 表1所 示。分 卷档 案生 成日 期格式 为“YYYYMMDD”,对 于年检 年报 材料,分卷档 案生 成日 期只 包含 年份“YYYY”。DB 13/T 5483 2022 4 表1 档案
15、分 卷材 料类 别代 码表 序号 档案材料类别 代码 1 开业登记材料 KY 2 变更登记材料 BG 3 注销登记材料 ZX 4 撤/吊销材料 DX 5 年检年报材料 NJ 6 监督管理材料 JG 7 其他材料 QT 企业户 籍电 子档 案文 件存 储结构 企业户籍电子档案管理系 统应依据全卷宗编码在计 算机存储器中逐级建立文 件夹,分门别类、集中有 序地 存储 电子 档案,并在 数据 库中 记录 电子 档案存 储路 径。企业户 籍电 子档 案的 电子 文件存 储结 构要 求,如图1 所示。图1 企业户 籍电 子档 案文 件存 储结构 图 日期文 件夹 命名 格式 为“YYYY 年MM 月DD
16、 日”。OFD(或PDF)文件 以其 文件 名命名。防伪水 印 企业户籍电子档案应使用 水印技术加强文件的安全 性。电子档案文件的水印 格式可参考以下要求:a)水印文 字内 容:附 录 A 的A.2;b)水印字 体大 小:15;c)水印颜 色:RGB(102,80,80);d)水印倾 斜度:60;DB 13/T 5483 2022 5 e)水印行 数:6 行;f)水印列 数:5 列。8 应用对 接 登记注 册机 关应 按照 附录B 的B.1、B.2、B.3、B.4 的 要求,与 企业 档案 查询 系 统进行 对接,未建立企业 户籍 电子 档案 系统 的,可 采取 账户 登录 手动 上传的 方式
17、 实现 系统 对接。9 企业户 籍电 子档 案查 询 查询方 式 企业户籍 电子档案查询分 为线上和线下两种途径,线上查询可在企业档案查 询系统进行查询,线下查 询可 到登 记机 关设 立的档 案查 询服 务窗 口进 行查询。电子印 章 登记机关提供查阅利用的 登记电子档案应为版式文 件,应逐页加载防伪水印,并加盖档案查询专用的 电子 印章。保密 涉及个 人隐 私、企业 商业 秘密及 其它 敏感 信息 应采 取有效 措施 予以 保护。DB 13/T 5483 2022 6 A A 附录A(资料 性)企业户 籍电 子档 案建 设规 定 A.1 企业户 籍电 子档 案内 容 A.1.1 开业登 记
18、材 料 开业登 记应 提交 如下 材料:a)公司登 记(备案)申 请书。b)公司章 程(有限 责任 公司 由全体 股东 签署,股 份有 限公司 由全 体发 起人 签署)。c)股东、发起 人的 资格 证明 文件应 按以 下要 求提 交:股东、发起 人为 企业 的,归集营 业执 照复 印件。股东、发起 人为 事业 法人 的,归 集事 业法 人登 记证 书复印 件。股东、发起 人为 社团 法人 的,归 集社 团法 人登 记证 复印件。股东、发起 人为 民办 非企 业单位 的,归集 民办 非企 业单位 证书 复印 件。股东、发起 人为 自然 人的,归集 身份 证件 复印 件。其他股 东、发起 人的,归
19、 集 有关法 律法 规规 定的 资格 证明复 印件。d)法定代表人、董事、监事 和经理的任职文件。有限 责任公司提交股东决 定或 股东会决议,发起设立的股份有限公司提交股东大会会议记录(募集设立的股份有限公司提交创立大会会议记 录)。公司 组织 机构 人员任 职 经 董事 会、监 事 会等形 式产 生的,还需 提 交董事 签字 的董事会 决议、监 事签 字的 监事会 决议 等相 关材 料。e)住所使 用证 明。f)募集设立的股份有限 公司 归集依法设立的验资 机构 出具的验资证明。涉 及发 起人首次出资是非货 币财 产的,归 集已 办理财 产权 转移 手续 的证 明文件。g)募集设 立的 股份
20、 有限 公司 公开发 行股 票的 应提 交国 务院证 券监 督管 理机 构的 核准文 件。h)法律、行政法规和国 务院 决定规定设立公司必 须报 经批准的或公司申请 登记 的经营范围中有法律、行政法规和 国务 院决定规定必须在登 记前 报经批准的项目,归 集有 关批准文件或者许可 证件 的复 印件。A.1.2 变更登 记材 料 变更登 记材 料应 提交 如下 材料:a)公司登 记(备案)申 请书。b)关于修改公司章程的 决议、决定应按以下要求 提交(变更登记事项涉及 公司 章程修改的,归集该 文件;其 中股 东变 更登记 无须 提交 该文 件,公司章 程另 有规 定的,从 其规定):有限责 任
21、公 司提 交由 代表 三分之 二以 上表 决权 的股 东签署 的股 东会 决议。股份有 限公 司提 交由 会议 主持人 及出 席会 议的 董事 签署的 股东 大会 会议 记录。一人有 限责 任公 司提 交股 东签署 的书 面决 定。国有独 资公 司提 交国 务院、地方 人民 政府 或者 其授 权的本 级人 民政 府国 有资 产监督 管理 机构的批 准文 件复 印件。c)修改后 的公 司章 程或 者公 司章程 修正 案(公司 法定 代表人 签字)。d)变更事 项应 按以 下要 求提 交相关 材料:变更名 称的,应 当向 其登 记机关 提出 申请。申 请名 称超出 登记 机关 管辖 权限 的,由
22、登记 机关向有 该名 称核 准权 的上 级登记 机关 申报。变更住 所的,提 交变 更后 住所的 使用 证明。变更法 定代 表人 的,根据 公司章 程的 规定 提交 原任 法定代 表人 的免 职证 明和 新任法 定代 表人的任 职证 明(股东 会决 议、股 东决 定由 股东 签署,董事 会决 议由 公司 董事 签字);公 司法定代 表人 更改 姓名 的,提交公 安部 门出 具的 证明。减少注 册资 本的,提 交在 报纸上 刊登 公司 减少 注册 资本公 告 样 报和 公司 债务 清偿或 者债 务担保情 况的 说明。应 当自 公告之 日 起 45 日后 申请 变 更登记。DB 13/T 5483
23、 2022 7 变更经 营范 围的,公 司申 请登记 的经 营范 围中 有法 律、行 政法 规和 国务 院决 定规定 必须 在登记前 报经 批准 的项 目,提交有 关批 准文 件或 者许 可证件 的复 印件。审 批机 关单独 批准 分公司经 营许 可经 营项 目的,公司 可以 凭分 公司 的许 可经营 项目 的批 准文 件、证件申 请增 加相应经 营范 围,但应 当在 申请增 加的 经营 范围 后标 注“(限分 支机 构经 营)”字样。变更股 东的,股 东向 其他 股东转 让全 部股 权的,提 交股东 双方 签署 的股 权转 让协议 或者 股权交割 证明。股 东向 股东 以外的 人转 让股 权
24、的,提 交其他 股东 过半 数同 意的 文件;其他 股东接到 通知 三十 日未 答复 的,提 交拟 转让 股东 就转 让事宜 发给 其他 股东 的书 面通知;股 东双方签 署的 股权 转让 协议 或者股 权交 割证 明;新股 东的主 体资 格证 明或 自然 人身份 证件 复印件。公司章 程对 股权 转让 另有 规定的,从 其规 定。人民法 院依 法判 决、裁定 划转股 权的,应 当提 交人 民法院 的判 决书 或裁 定书,无须 提交 股东双方 签署 的股 权转 让协 议或者 股权 交割 证明 和其 他股东 过半 数同 意的 文件;国务 院、地方人民 政府 或者 其授 权的 本级人 民政 府国
25、有资 产监 督管理 机构 划转 国有 资产 相关股 权的,提交国 务院、地 方人 民政 府或者 其授 权 的 本级 人民 政府国 有资 产监 督管 理机 构 关于 划转 股权的文 件,无须 提交 股东 双方签 署的 股权 转让 协议 或者股 权交 割证 明。变更股 东或 发起 人名 称或 姓名的,提 交股 东或 发起 人名称 或姓 名变 更证 明;股东或 发起 人更名后 新的 主体 资格 证明 或者自 然人 身份 证件 复印 件。以上各 项涉 及其 他登 记事 项变更 的,应当 同时 申请 变更登 记,按相 应的 提交 材料规 范提 交相应的 材料。e)法律、行政法规和国 务院 决定规定公司变
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