SF T 0037-2019 公证档案数字化规范.pdf

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1、ICS 35.240.01A16 SF中 华 人 民 共 和 国 司 法 行 政 行 业 标 准SF/T 0037 2019公 证 档 案 数 字 化 规 范 Notarization archives digitization specification 2019 -5 -5 发 布 2019 -5 -20 实 施中 华 人 民 共 和 国 司 法 部 发 布 SF/T 00372019 I 目 次前 言 .II1 范 围 .12 规 范 性 引 用 文 件 .13 术 语 、 定 义 和 缩 略 语 .14 基 本 要 求 .25 基 本 流 程 .26 技 术 要 求 .57 安 全 管

2、 理 .10 8 数 据 利 用 .12附 录 A（ 规 范 性 附 录 ） 数 字 化 加 工 作 业 单 . 13附 录 B（ 规 范 性 附 录 ） 档 案 数 字 化 成 果 验 收 单 . 14附 录 C（ 规 范 性 附 录 ） 档 案 数 字 化 成 果 备 份 登 记 表 .16 SF/T 00372019 II 前 言本 标 准 按 照 GB/T 1.1 2009 给 出 的 规 则 起 草 。请 注 意 本 文 件 的 某 些 内 容 可 能 涉 及 专 利 。 本 文 件 的 发 布 机 构 不 承 担 识 别 这 些 专 利 的 责 任 。本 标 准 由 司 法 部 公

3、 共 法 律 服 务 管 理 局 、 中 国 公 证 协 会 提 出 。本 标 准 由 司 法 部 信 息 中 心 归 口 。本 标 准 起 草 单 位 ： 中 国 公 证 协 会 。 SF/T 00372019 1 公 证 档 案 数 字 化 规 范1 范 围本 标 准 规 定 了 公 证 档 案 数 字 化 工 作 的 基 本 要 求 、 基 本 流 程 、 技 术 要 求 、 安 全 管 理 和 数 据 利 用 。 并 在附 录 中 给 出 了 数 字 化 加 工 作 业 单 、 档 案 数 字 化 成 果 验 收 单 和 档 案 数 字 化 成 果 备 份 登 记 表 。本 标 准 适

4、 用 于 对 公 证 档 案 的 数 字 化 加 工 处 理 及 数 字 化 成 果 的 管 理 。2 规 范 性 引 用 文 件下 列 文 件 对 于 本 文 件 的 应 用 是 必 不 可 少 的 。 凡 是 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 仅 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 文 件 。凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 其 最 新 版 本 （ 包 括 所 有 的 修 改 单 ） 适 用 于 本 文 件 。 GB/T 11821 2002 照 片 档 案 管 理 规 范GB/T 12905 2000 条 码 术 语GB/T 15418 档 案 分 类 标 引 规 则

5、GB/T 17235.1 1998 信 息 技 术 连 续 色 调 静 态 图 像 的 数 字 压 缩 及 编 码 第 1部 分 ： 要 求 和 指 南GB/T 18894 电 子 文 件 归 档 与 电 子 档 案 管 理 规 范GB/T 20530 2006 文 献 档 案 资 料 数 字 化 工 作 导 则SF/T 0023 2019 全 国 公 证 综 合 管 理 信 息 系 统 技 术 规 范3 术 语 、 定 义 和 缩 略 语3.1 术 语 和 定 义GB/T11821 2002、 GB/T12905 2000、 GB/T15418、 GB/T 17235.1 1998、 GB/

6、T18894和 GB/T20530 2006界 定 的 以 及 下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件 。3.1.1公 证 档 案 notarial files公 证 机 构 执 业 活 动 的 真 实 记 录 。注 ： 公 证 档 案 是 国 家 档 案 的 重 要 组 成 部 分 。 公 证 档 案 包 括 文 字 、 图 表 、 声 像 等 形 态 ， 具 有 重 要 的 查 考 利 用 价 值 。3.1.2条 目 clauses and subclauses描 述 公 证 活 动 中 所 含 内 容 的 基 础 分 割 单 位 ， 有 一 个 单 一 的 主 题 ， 用 于

7、 阐 述 一 件 事 物 、 一 个 人 物 、 或他 们 具 备 特 定 主 题 的 组 合 ， 并 且 对 该 条 目 所 描 述 之 事 物 作 出 一 个 客 观 的 界 定 。 注 ： 基 本 条 目 包 括 机 构 编 码 、 全 宗 号 、 目 录 号 、 案 卷 号 、 归 档 日 期 、 保 管 期 限 、 页 数 以 及 年 度 、 类 别 、 类 型 、 公 证书 编 号 、 当 事 人 信 息 等 。3.1.3 SF/T 00372019 2 档 案 去 污 files decontamination去 除 档 案 在 保 存 和 利 用 过 程 中 沾 染 的 各 种

8、 污 渍 。3.1.4数 据 挂 接 data connection通 过 计 算 机 技 术 ， 实 现 目 录 数 据 与 相 关 联 的 数 字 图 像 的 索 引 、 关 联 。3.2 缩 略 语下 列 缩 略 语 适 用 于 本 文 件 。AVI 音 频 视 频 交 错 格 式 （ Audio Video Interleaved）DPI 每 英 寸 点 数 （ Dots Per Inch）DVD 数 字 视 频 光 盘 （ Digital Video Disc）JPEG 联 合 图 像 专 家 组 （ Joint Photographic Experts Group） MP3 动 态

9、 影 像 专 家 压 缩 标 准 音 频 层 面 3（ Moving Picture Experts Group Audio Layer III）MP4 动 态 图 像 专 家 组 （ Moving Picture Experts Group 4）MPEG 动 态 图 像 专 家 组 （ Moving Picture Experts Group）NTSC 国 家 电 视 标 准 委 员 会 （ National Television Standards Committee）OCR 光 学 字 符 识 别 （ Optical Character Recognition）PAL 逐 行 倒 相 制

10、 式 （ Phase Alternating Line）PDF 便 携 式 文 档 格 式 （ Portable Document Format）SCSI 小 型 计 算 机 系 统 接 口 （ Small Computer System Interface）USB 通 用 串 行 总 线 （ Universal Serial Bus）4 基 本 要 求基 本 要 求 包 括 ： a) 应 合 理 制 定 档 案 数 字 化 的 实 施 计 划 ， 确 保 原 始 档 案 和 数 字 化 档 案 的 安 全 ；b) 在 档 案 数 字 化 过 程 中 ， 应 避 免 或 减 少 对 档 案 实

11、 体 的 破 坏 ， 最 大 程 度 地 维 持 档 案 的 原 貌 ；c) 加 工 各 环 节 均 应 进 行 详 细 的 登 记 ， 并 及 时 整 理 、 汇 总 ， 装 订 成 册 ， 在 数 字 化 工 作 完 成 的 同 时 建立 起 完 整 、 规 范 的 记 录 ；d) 应 遵 循 GB/T 18894 中 关 于 归 档 电 子 文 件 长 期 保 存 格 式 的 要 求 ；e) 应 符 合 SF/T 0023 2019 的 数 据 规 范 ， 以 保 证 数 据 与 通 用 管 理 信 息 系 统 交 互 传 输 ；f) 属 于 归 档 范 围 的 公 证 卷 宗 和 已

12、规 定 保 管 期 限 的 公 证 ， 全 部 列 为 档 案 数 字 化 加 工 范 围 。5 基 本 流 程5.1 档 案 数 字 化 加 工 的 基 本 流 程档 案 数 字 化 加 工 的 基 本 流 程 包 括 档 案 整 理 、 数 据 采 集 处 理 和 数 据 验 收 及 备 份 。 具 体 流 程 如 图 1所 示 。 SF/T 00372019 3 图 1 档 案 数 字 化 加 工 的 基 本 流 程其 中 ：a) 档 案 整 理 ： 包 括 档 案 交 接 、 档 案 规 整 、 条 目 录 入 、 粘 贴 二 维 码 、 档 案 实 体 归 档 整 理 ；b) 数 据

13、 采 集 处 理 ： 包 括 数 据 采 集 、 数 据 采 集 质 检 、 数 据 处 理 、 数 据 处 理 质 检 ；c) 数 据 验 收 及 备 份 ： 包 括 数 据 验 收 、 数 据 备 份 。5.2 纸 质 档 案 数 字 化 工 作 流 程纸 质 档 案 数 字 化 工 作 流 程 包 括 档 案 整 理 、 扫 描 与 图 像 处 理 以 及 成 品 制 作 。 纸 质 档 案 数 字 化 工 作 流 程如 图 2 所 示 。 SF/T 00372019 4 图 2 纸 质 档 案 数 字 化 工 作 流 程其 中 ：a) 档 案 整 理 ： 包 括 按 批 次 领 取 档

14、 案 实 体 、 检 测 补 正 卷 宗 错 误 、 补 录 档 案 条 目 、 去 除 影 响 扫 描 的 装订 、 对 破 损 档 案 采 取 措 施 、 对 折 页 档 案 复 原 装 订 、 按 批 次 归 还 档 案 实 体 、 装 订 质 量 检 查 ；b) 扫 描 与 图 像 处 理 ： 包 括 按 规 定 模 式 进 行 扫 描 、 判 断 有 无 漏 扫 错 页 情 况 、 进 行 纠 偏 去 污 处 理 、 检查 有 无 偏 斜 杂 质 情 况 ；c) 成 品 制 作 ： 包 括 生 成 多 页 成 品 文 件 、 成 品 抽 检 、 实 现 成 品 文 件 与 相 关 联

15、 档 案 条 目 数 据 的 挂 接 、挂 接 质 量 检 查 、 抽 检 档 案 条 目 数 据 对 应 的 成 品 文 件 、 提 交 验 收 报 告 、 采 取 多 种 方 式 备 份 。 SF/T 00372019 5 5.3档 案 数 字 化 加 工 作 业 单数 字 化 加 工 负 责 人 应 全 面 掌 握 各 加 工 环 节 的 状 态 ， 建 立 并 及 时 填 写 数 字 化 加 工 作 业 单 ， 具 体 内容 见 附 录 A。6 技 术 要 求6.1 档 案 交 接档 案 交 接 人 员 应 对 档 案 目 录 与 档 案 实 体 检 查 是 否 一 致 ， 并 检 查

16、 档 案 实 体 状 况 ， 办 理 出 入 库 手 续 。6.2 档 案 整 理6.2.1 基 本 要 求 在 档 案 数 字 化 工 作 之 前 ， 应 对 档 案 进 行 规 范 整 理 ， 同 时 对 因 破 损 严 重 无 法 直 接 进 行 数 字 化 或 严 重 影响 数 字 化 质 量 的 档 案 进 行 技 术 修 复 处 理 。6.2.2 纸 质 档 案 整 理 要 求纸 质 档 案 整 理 要 求 包 括 ：a) 在 扫 描 过 程 中 应 注 意 保 持 全 宗 案 卷 的 完 整 性 ， 应 保 护 档 案 的 整 体 价 值 ；b) 应 扫 描 属 于 档 案 组

17、成 部 分 并 反 映 档 案 内 容 信 息 的 以 下 页 面 ： 卷 皮 、 目 录 页 、 卷 宗 全 部 页 面 （ 包括 粘 贴 的 照 片 ） 、 封 底 及 其 他 附 卷 资 料 ；c) 应 在 扫 描 之 前 对 没 有 编 页 或 编 页 不 规 范 的 档 案 重 新 进 行 编 页 ， 编 页 应 保 留 档 案 内 容 和 原 编 页号 ；d) 在 确 保 不 损 坏 档 案 实 体 的 前 提 下 ， 可 对 装 订 过 的 档 案 拆 除 装 订 ， 以 保 证 扫 描 的 质 量 和 效 率 ；e) 破 损 严 重 、 无 法 直 接 进 行 扫 描 的 档

18、案 ， 应 先 进 行 技 术 修 复 ， 折 皱 不 平 影 响 扫 描 质 量 的 档 案 应 先进 行 压 平 或 熨 平 处 理 后 再 进 行 扫 描 ； f) 档 案 整 理 人 员 发 现 档 案 原 件 不 清 晰 、 缺 页 、 错 页 、 重 页 、 页 面 信 息 不 完 整 等 情 况 应 在 数 字 化加 工 作 业 单 相 应 环 节 及 日 期 栏 中 注 明 。6.2.3 照 片 档 案 整 理 要 求照 片 档 案 整 理 要 求 包 括 ：a) 应 在 扫 描 之 前 对 照 片 进 行 适 当 整 理 并 检 查 照 片 是 否 完 整 无 损 、 照 片

19、 的 规 格 ， 以 及 照 片 与 纸 质 卷宗 是 否 对 应 等 ；b) 已 录 入 档 案 条 目 数 据 的 单 位 ， 应 同 步 检 查 条 目 数 据 与 档 案 实 体 之 间 的 对 应 关 系 ；c) 在 确 保 不 会 造 成 损 伤 的 前 提 下 ， 应 对 照 片 进 行 简 单 的 清 洁 处 理 ， 如 去 除 灰 尘 、 污 渍 或 霉 点 等 ，以 提 高 扫 描 图 像 质 量 ；d) 档 案 整 理 人 员 发 现 照 片 原 件 不 完 整 ， 存 在 灰 尘 、 污 溃 或 霉 点 等 情 况 应 在 数 字 化 加 工 作 业 单 相 应 环 节

20、 及 日 期 栏 中 注 明 。 6.2.4 音 视 频 档 案 整 理 要 求音 视 频 档 案 整 理 要 求 包 括 ：a) 应 对 拟 数 字 化 的 磁 带 进 行 倒 进 带 处 理 ， 防 止 磁 带 粘 连 影 响 磁 带 播 放 效 果 ；b) 应 通 过 放 听 检 查 音 视 频 的 完 整 性 ， 音 画 质 清 晰 度 和 载 体 质 量 情 况 ； SF/T 00372019 6 c) 已 经 录 入 条 目 数 据 的 ， 应 同 步 检 查 条 目 数 据 与 档 案 实 体 之 间 的 对 应 关 系 ；d) 档 案 整 理 人 员 发 现 磁 带 粘 连 、

21、 不 完 整 ， 音 画 质 不 清 晰 等 情 况 应 在 数 字 化 加 工 作 业 单 相 应 环节 及 日 期 栏 中 注 明 。6.3 条 目 录 入条 目 录 入 应 遵 循 SF/T0023-2019数 据 格 式 。 条 目 数 据 库 应 采 用 加 密 算 法 进 行 加 密 ， 数 据 格 式 分 为 已录 入 条 目 和 未 录 入 条 目 两 种 条 目 数 据 。 相 关 要 求 包 括 ：a) 已 录 入 条 目 包 含 基 本 条 目 和 可 选 条 目 ， 其 中 ：1) 基 本 条 目 包 括 ： 机 构 编 码 、 全 宗 号 、 目 录 号 、 案 卷

22、号 、 归 档 日 期 、 保 管 期 限 、 页 数 以 及 年度 、 类 别 、 类 型 、 公 证 书 编 号 、 当 事 人 信 息 等 。 其 中 SF/T 0023-2019未 定 义 的 数 据 规 范见 表 1； 表 1 数 据 规 范 数 据 元 名 称 标 识 类 型全 宗 号 FondsNo C12目 录 号 ContentNo C20案 卷 号 DocketNo C8保 管 期 限 Retention C10页 数 Pages C32) 可 选 条 目 包 括 ： 受 理 时 间 、 出 证 时 间 、 承 办 公 证 员 编 码 、 审 批 人 编 码 、 共 同 办

23、 理 人 、 使 用地 、 用 途 、 公 证 服 务 费 、 译 文 、 二 维 码 标 识 以 及 卷 宗 、 音 视 频 、 图 片 、 照 片 、 指 纹 存 储 路径 等 条 目 。b) 未 录 入 条 目 应 进 行 补 录 ， 具 体 要 求 包 括 ：1) 直 接 在 专 用 档 案 数 字 化 管 理 系 统 中 录 入 条 目 数 据 或 通 过 数 据 表 格 形 式 录 入 ； 2) 使 用 其 他 软 件 录 入 条 目 数 据 的 ， 应 遵 循 SF/T 0023-2019 要 求 。6.4 粘 贴 二 维 码已 录 入 条 目 数 据 的 ， 粘 贴 档 案 整

24、 理 过 程 中 打 印 的 二 维 码 （ 例 如 ： PDF147 格 式 ） ， 同 步 检 查 条 目 数据 与 档 案 实 体 之 间 的 对 应 关 系 。6.5 数 据 采 集6.5.1 基 本 要 求基 本 要 求 包 括 ：a) 对 不 同 载 体 的 档 案 应 分 别 采 用 相 应 的 专 业 设 备 获 取 数 字 信 息 ；b) 不 同 类 型 的 数 字 化 数 据 应 以 纸 质 档 案 数 字 化 目 录 数 据 库 为 依 据 命 名 ， 为 实 现 档 案 目 录 数 据 库 与 数 字 化 文 件 的 批 量 挂 接 提 供 条 件 ；c) 数 据 采

25、集 人 员 应 填 写 数 字 化 加 工 作 业 单 。6.5.2 纸 质 档 案 数 据 采 集纸 质 档 案 数 据 采 用 扫 描 方 式 进 行 采 集 ， 具 体 要 求 包 括 ： SF/T 00372019 7 a) 应 根 据 档 案 幅 面 的 大 小 和 纸 张 状 况 选 择 相 应 的 扫 描 设 备 。 A3 以 上 幅 面 档 案 可 采 用 数 码 照 相 机拍 照 、 高 拍 仪 扫 描 ， 或 在 分 幅 扫 描 后 进 行 图 像 拼 接 ； 纸 张 状 况 较 差 ， 以 及 过 薄 、 过 软 或 超 厚 的档 案 ， 或 者 包 含 不 宣 拆 装

26、的 档 案 (如 热 熔 铆 管 装 订 的 档 案 )， 应 采 用 高 拍 仪 或 平 板 扫 描 方 式 ； 纸张 状 况 良 好 且 可 以 拆 装 的 档 案 ， 可 使 用 高 速 扫 描 仪 进 行 连 续 扫 描 ；b) 扫 描 色 彩 模 式 选 择 彩 色 模 式 ， 同 一 文 件 对 应 的 档 案 页 面 应 采 用 同 一 种 色 彩 模 式 ；c) 扫 描 分 辨 率 应 不 小 于 300DPI；d) 扫 描 的 图 像 ， 采 用 多 页 式 JPEG压 缩 或 PDF文 件 格 式 存 储 （ 具 备 条 件 的 公 证 机 构 可 采 用 JPEG2000

27、无 损 压 缩 格 式 存 储 ） ； 采 用 PDF格 式 的 ， 如 果 扫 描 仪 带 OCR（ 文 字 识 别 ） 功 能 的 ， 可 以 选 择 带文 字 层 的 PDF格 式 ；e) 扫 描 后 的 图 像 文 件 存 储 于 以 相 应 案 卷 档 号 或 公 证 书 编 号 命 名 的 文 件 夹 中 。 文 件 夹 内 的 图 像 文 件命 名 与 相 应 案 卷 档 号 或 公 证 书 编 号 保 持 一 致 。6.5.3 照 片 档 案 数 据 采 集 照 片 档 案 数 据 采 用 扫 描 方 式 进 行 采 集 ， 具 体 要 求 包 括 ：a) 应 根 据 照 片

28、档 案 的 实 际 情 况 及 使 用 需 求 选 择 相 应 的 扫 描 方 式 ， 并 进 行 参 数 的 设 置 和 调 整 ， 如 亮度 、 对 比 度 、 饱 和 度 、 色 彩 平 衡 等 。 参 数 的 设 置 和 调 整 应 保 证 调 整 后 的 图 像 不 失 真 、 效 果 最 接近 照 片 档 案 原 件 ；b) 扫 描 照 片 时 ， 分 辨 率 应 不 小 于 600DPI；c) 扫 描 后 的 图 像 采 用 JPEG 压 缩 （ 或 JPEG2000无 损 压 缩 ） 文 件 格 式 存 储 ；d) 扫 描 后 的 图 像 文 件 存 储 于 与 纸 质 档 案

29、 卷 宗 对 应 的 文 件 夹 中 。 文 件 夹 内 的 图 像 文 件 命 名 与 卷 宗 档号 或 公 证 书 编 号 保 持 一 致 。6.5.4 音 频 档 案 数 据 采 集音 频 档 案 数 据 采 集 要 求 包 括 ：a) 应 根 据 音 频 档 案 原 始 载 体 型 号 配 备 相 应 的 放 音 设 备 ， 放 音 设 备 应 能 正 确 地 将 声 音 源 输 出 ；b) 应 选 用 性 能 稳 定 配 置 较 高 的 计 算 机 作 为 数 字 化 设 备 ， 应 使 用 大 容 量 硬 盘 作 为 存 储 设 备 ， 用 于 音 频 采 集 的 声 卡 或 专

30、业 采 集 卡 应 符 合 录 音 档 案 数 字 化 要 求 的 技 术 指 标 和 功 能 ；c) 应 选 用 采 样 频 率 为 44.1kHz， 量 化 级 为 16位 ， 立 体 声 双 声 道 采 样 参 数 ；d) 采 集 后 的 音 频 应 以 WAV（ 或 MP3） 文 件 格 式 长 期 贮 存 ；e) 音 频 档 案 数 字 化 时 应 远 离 强 磁 场 等 外 部 干 扰 ；f) 采 集 后 的 音 频 文 件 应 存 储 于 与 纸 质 档 案 卷 宗 对 应 的 文 件 夹 中 ， 文 件 夹 内 的 音 频 文 件 命 名 与 卷 宗档 号 或 公 证 书 编

31、号 应 保 持 一 致 。6.5.5 视 频 档 案 数 据 采 集视 频 档 案 数 据 采 集 要 求 包 括 ：a) 应 根 据 录 像 档 案 原 始 载 体 型 号 配 备 相 应 的 播 放 设 备 ， 播 放 设 备 应 能 正 确 地 将 影 像 信 息 源 输 出 ；b) 应 选 用 性 能 稳 定 配 置 较 高 的 计 算 机 作 为 数 字 化 设 备 ， 应 使 用 大 容 量 硬 盘 作 为 存 储 设 备 ；c) 配 置 视 频 采 集 软 件 的 参 数 ， 应 根 据 磁 带 视 频 制 式 ， 设 定 所 采 集 的 视 频 制 式 (例 如 ： PAL和

32、NTSC 等 格 式 )；d) 视 频 压 缩 尺 寸 及 帧 率 应 参 照 原 影 像 档 案 标 准 ；e) 应 采 用 AVI、 MPEG 或 MP4文 件 格 式 进 行 存 储 ；f) 录 像 档 案 数 字 化 时 应 远 离 强 磁 场 等 外 部 干 扰 ； SF/T 00372019 8 g) 采 集 后 的 视 频 文 件 应 存 储 于 与 纸 质 档 案 卷 宗 对 应 的 文 件 夹 中 ， 文 件 夹 内 的 视 频 文 件 命 名 应 与 卷宗 档 号 或 公 证 书 编 号 保 持 一 致 。6.6 数 据 采 集 质 检应 对 数 据 采 集 的 结 果 进

33、 行 质 检 ， 对 不 符 合 要 求 的 进 行 重 新 采 集 。6.7 数 据 处 理6.7.1 基 本 要 求对 采 集 到 的 基 本 数 字 信 息 进 行 相 应 的 技 术 处 理 ， 使 数 字 信 息 真 实 、 完 整 地 反 映 档 案 的 原 始 内 容 ， 数据 处 理 人 员 应 填 写 数 字 化 加 工 作 业 单 。6.7.2 纸 质 档 案 数 据 （ 图 像 )处 理 纸 质 档 案 数 据 （ 图 像 )处 理 要 求 包 括 ：a) 出 现 偏 斜 的 图 像 应 进 行 纠 偏 处 理 ， 图 像 偏 度 应 小 于 3 ；b) 方 向 不 正

34、确 的 图 像 应 进 行 旋 转 还 原 ， 以 符 合 阅 读 习 惯 ；c) 扫 描 图 像 中 影 响 图 像 质 量 的 杂 质 (黑 点 、 黑 线 )、 多 余 边 框 等 ， 在 不 影 响 查 阅 图 像 的 情 况 下 ， 可进 行 去 污 处 理 ；d) 大 幅 面 的 档 案 进 行 分 幅 扫 描 后 形 成 的 多 幅 图 像 ， 应 进 行 拼 接 处 理 ， 合 并 为 一 个 完 整 的 图 像 。 拼接 时 应 确 保 拼 接 处 平 滑 地 融 合 ， 拼 接 后 整 幅 图 像 无 明 显 拼 接 痕 迹 ；e) 发 现 不 符 合 图 像 质 量 要

35、求 时 ， 应 重 新 进 行 图 像 的 处 理 。 发 现 文 件 漏 扫 时 ， 应 及 时 补 扫 并 正 确 插入 图 像 。 发 现 扫 描 图 像 的 排 列 顺 序 与 档 案 原 件 不 一 致 时 ， 应 及 时 进 行 调 整 。6.7.3 照 片 档 案 数 据 （ 图 像 ） 处 理照 片 档 案 数 据 （ 图 像 ） 处 理 要 求 包 括 ：a) 出 现 偏 斜 的 图 像 应 进 行 纠 偏 处 理 ， 达 到 视 觉 上 基 本 不 感 觉 偏 斜 为 准 ； b) 方 向 不 正 确 的 图 像 应 进 行 旋 转 还 原 ；c) 扫 描 过 程 中 产

36、生 的 多 余 白 边 应 进 行 裁 边 处 理 。 处 理 过 程 中 应 确 保 档 案 内 容 信 息 完 整 。6.7.4 音 频 档 案 数 据 处 理音 频 档 案 数 据 处 理 要 求 包 括 ：a) 采 集 后 的 音 频 文 件 可 进 行 波 形 振 幅 调 整 音 量 标 准 化 处 理 ；b) 原 录 音 带 噪 声 过 大 可 进 行 适 当 的 降 噪 处 理 ， 以 便 声 音 更 清 晰 、 干 净 ；c) 录 音 带 进 行 数 字 化 可 能 会 形 成 多 个 音 频 文 件 ， 应 分 别 采 集 处 理 ；d) 音 频 文 件 首 尾 空 白 无

37、内 容 、 且 时 间 过 长 的 部 分 ， 应 进 行 适 当 剪 切 ， 在 声 音 开 始 前 和 结 束 后 有 5秒 左 右 的 无 声 效 果 即 可 。6.7.5 视 频 档 案 数 据 处 理视 频 档 案 数 据 处 理 要 求 包 括 ： a) 视 频 文 件 首 尾 空 白 无 内 容 、 且 时 间 过 长 的 部 分 ， 应 进 行 适 当 剪 切 ；b) 全 部 视 频 电 子 文 件 开 始 时 应 有 5s 左 右 的 无 声 画 面 ， 应 根 据 原 录 像 档 案 情 况 适 当 地 进 行 编 辑 、处 理 。6.7.6 数 据 结 构 化 处 理 S

38、F/T 00372019 9 数 据 结 构 化 处 理 要 求 包 括 ：a) 数 字 化 材 料 中 提 取 当 事 人 和 关 系 人 信 息 ， 并 形 成 当 事 人 与 亲 属 关 系 等 ；b) 数 字 化 材 料 提 取 财 产 信 息 ， 并 形 成 财 产 与 当 事 人 的 归 属 关 系 。6.8 数 据 处 理 质 检6.8.1 基 本 要 求应 对 条 目 数 据 和 采 集 到 的 信 息 数 据 进 行 质 量 检 查 ， 并 将 检 查 结 果 在 不 同 加 工 环 节 的 登 记 表 中 注 明 。数 据 处 理 质 检 合 格 后 ， 应 分 别 进 行

39、 档 案 实 体 归 档 整 理 及 数 字 化 后 的 数 据 验 收 。6.8.2 纸 质 档 案 数 据 质 检纸 质 档 案 数 据 质 检 要 求 包 括 ：a) 应 对 条 目 数 据 著 录 项 目 的 完 整 性 、 著 录 内 容 的 规 范 性 进 行 检 查 ， 对 质 量 不 合 格 的 条 目 数 据 应 进 行 修 改 或 重 新 著 录 ；b) 应 对 扫 描 后 的 图 像 是 否 存 在 掉 页 、 错 页 、 漏 扫 ， 页 面 信 息 不 完 整 、 不 清 晰 ， 倾 斜 度 超 过 3等 现 象 进 行 检 查 ， 应 予 以 修 正 ；c) 应 对

40、己 处 理 完 的 图 像 是 否 存 在 倾 斜 、 倒 页 ， 页 面 信 息 不 完 整 、 不 清 晰 、 不 整 洁 ， 缺 页 、 漏 页 等现 象 进 行 检 查 ， 应 予 以 修 正 。6.8.3 照 片 档 案 数 据 质 检照 片 档 案 数 据 质 检 要 求 包 括 ：a) 应 对 条 目 数 据 著 录 项 目 的 完 整 性 、 著 录 内 容 的 规 范 性 进 行 检 查 ， 对 质 量 不 合 格 的 条 目 数 据 应 进行 修 正 或 重 新 著 录 ；b) 应 对 扫 描 后 的 图 像 是 否 存 在 漏 扫 ， 页 面 信 息 不 完 整 、 不

41、清 晰 ， 倾 斜 度 超 过 3 等 现 象 进 行 检查 ， 应 予 以 整 改 ；c) 应 对 已 处 理 完 的 图 像 是 否 存 在 倾 斜 ， 页 面 信 息 不 完 整 、 不 清 晰 等 现 象 进 行 检 查 ， 应 予 以 整 改 。 6.8.4 音 视 频 档 案 数 据 质 检音 视 频 档 案 数 据 质 检 要 求 包 括 ：a) 应 对 条 目 数 据 著 录 项 目 的 完 整 性 、 著 录 内 容 的 规 范 性 进 行 检 查 ， 对 质 量 不 合 格 的 条 目 数 据 应 进行 修 改 或 重 新 著 录 ；b) 在 数 据 采 集 过 程 中 ，

42、 应 全 程 监 听 、 监 看 数 字 化 采 集 情 况 ， 直 至 采 集 完 成 ；c) 采 集 完 成 后 ， 应 检 查 形 成 的 音 、 视 频 文 件 是 否 可 以 正 常 播 放 。6.9 档 案 实 体 归 档 整 理数 据 质 检 合 格 后 ， 按 照 批 次 归 还 实 体 档 案 ， 对 归 还 的 实 体 档 案 进 行 整 理 ， 恢 复 实 体 档 案 原 貌 。 拆 除装 订 的 档 案 应 遵 循 保 持 档 案 原 貌 的 原 则 重 新 装 订 。6.10 数 据 验 收 数 据 验 收 要 求 包 括 ：a) 地 方 公 证 协 会 以 公 证

43、机 构 加 工 处 理 的 数 字 化 档 案 中 一 个 或 多 个 目 录 为 单 位 ， 抽 检 方 式 检 查 条 目数 据 、 图 像 、 音 频 、 视 频 文 件 质 量 ， 并 认 真 填 写 档 案 数 字 化 成 果 验 收 单 ， 具 体 内 容 见 附 录B； SF/T 00372019 10 b) 条 目 录 入 有 错 误 或 图 像 、 音 视 频 文 件 不 完 整 、 不 清 晰 时 ， 应 判 定 为 “ 不 合 格 ” ；c) 抽 检 的 比 率 应 达 到 档 案 条 目 数 量 的 5%以 上 （ 含 5%)， 合 格 率 应 达 到 95%以 上 (

44、含 95%)， 其 中 ，合 格 率 =抽 检 合 格 条 自 数 /抽 检 条 目 总 数 100%；d) 数 据 验 收 可 根 据 档 案 数 字 化 加 工 进 度 分 批 次 或 阶 段 进 行 。6.11 数 据 备 份数 据 备 份 要 求 包 括 ：a) 应 做 好 档 案 数 字 化 加 工 中 过 程 数 据 的 日 常 备 份 与 汇 总 ；b) 经 验 收 合 格 的 档 案 数 字 化 成 果 应 进 行 完 整 备 份 ， 具 体 要 求 包 括 ：1) 应 选 择 一 种 备 份 载 体 (如 移 动 硬 盘 、 磁 带 、 蓝 光 光 盘 、 DVD光 盘 等 )， 相 同 内 容 的 备 份 介 质应 复 制 至 少 两 套 ；2) 备 份 介 质 应 妥 善 保 存 并 定 期 检 查 能 否 被 正 确 读 取 ， 不 宜 直 接 提 供 利 用 ；3) 目 录 应 与 其 相 应 的 数 字 化 档 案 保 存 在 同 一 备 份 介 质 上 ； 4) 备 份 应 进 行 检 验 ， 检 验