CNS 14687-2002 Micrographics-Recommendations for the creation of microforms with Legal admissibility《微缩技术－制作具备法律效力微缩品的建议》.pdf

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1、1 微縮技術製作具備法律效力 微縮品的建議印月 94 10 月 本標準非經本局同意得翻印 中華民國國家標準 CNS 總號 號 ICS 37.080 14687 Z9105 經濟部標準檢驗局印 公布日期 修訂公布日期 91 9 月 23 日 月日(共 12 頁) Micrographics-Recommendations for the creation of microforms with legal admissibility 1. 適用範圍 本標準建議各種將原件中的資訊縮攝存檔時應依循的處程序，如果依循此項程序，該微縮品應被視同原件，其目的即為原件紀的保存與再生。本標準兼微縮品驗證程序的重

2、要性，並保證微縮影像品質的物特性。 本標準適用於各種別的微縮品，包括微縮捲片、微縮單片、微縮夾檔、微縮孔卡與電腦輸出微縮品。如果製作機構採用影像可新、可擦拭或可取代的微縮系統，則須要有足夠的由供庭上認定上述的系統僅為程序的一部分，且備有特殊的防護措施，電腦輸出微縮品的影像如果符合品質要求，也具有與其他電腦輸出資訊同等的效。 2. 用語釋義 本標準內所用名詞定義，請照 CNS 13352-1 8 與 CNS 13352-10 微縮技術詞彙等九種。 3. 建程序 3.1 原則 微縮品的製作為取代紙本原件的證據，該機構有責任表示微縮品確實是依據可信的版本製作的。製作機構計畫在完成縮攝後即將原件銷毀，

3、因而必須建包括防制竄改與錯誤等安全措施的程。如果能夠證明在完成縮攝後，即將原件銷毀為該機構的作業，微縮品的版本應被承認具有證據，具有史價值的文件則應銷毀。 3.2 計畫書 製作機構應備有縮攝計畫書，該計畫書、證明文件與相關文書應妥為保存，計畫書應包括： (a) 擬縮攝的原件別； (b) 縮攝的作業程； (c) 微縮品的品質控制與檢驗項目； (d) 典藏與檢方法； (e) 證明與紀的處模式； (f) 原件銷毀與核准簽案的程序。 3.3 證明 (a) 各批文件奉准縮攝的權責主管書面證明； 2 CNS 14687 , Z 9105 (b) 縮攝時的詳細紀錄，以及微捲的接片或續片等的拍攝員證明； (c

4、) 微縮品完成檢驗後的允收證明； (d) 微縮品版本完成檢驗後，同意銷毀原件的證明。 3.4 委外 一個機構若委外執行其縮攝計畫，該機構須就委外單位對文件的安全性，相關證明與縮攝流程所提示的計畫表示同意備查。權責人員且須簽署並確認對整體計畫相關作業的確滿意。負責督導的人員還須不斷地檢查委外單位並定期抽查已登錄的微縮品。 在這種情形之下，委外單位製作的微縮品應視同內部製作的微縮品。 4. 一般性建議 4.1 文件的前置作業 一個機構在執行縮攝計畫時應保證該機構文件的品質適用於微縮品，被撕裂或起皺紋的文件在縮攝前須先予修復，為免降低原件的完整性，文件內容不可為了強化其清晰度而予修改或描繪。 4.2

5、 索引 特定文件為便於檢索，其微縮品須予編整、標示與索引，其系統得為人工，半自動化或電腦操作。 4.3 拍攝 文件的縮攝須參照相關的國家標準或國際標準，得為內部製作或委外作業。縮攝時應選擇可容納全幅尺度的倍率，以防止失真。 檢驗目標與證明書應拍攝在捲片的開始處與結束處。如須重拍個別或多幅影幅，其接合處應記錄其細節。 孔卡、夾檔或其他片狀的微縮品，除非其母片為微捲，否則每一影幅都應拍攝證明書。 電腦輸出微縮品中應包括製作日期及微縮製作連結軟體的重要資訊。 4.4 軟片 乾銀、重氮、氣泡、可更新與銀鹽軟片均可用於滿足法律效力和相關需求 (參見CNS13421)。如為永久檔，詳見 CNS 13800

6、 或 CNS 13801 有關銀鹽軟片的標準，可更新軟片在使用前宜先了解是否為法規所認可。 4.5 檢驗與品質控制 製作機構應制定微縮品的檢驗與品質控制的實務作業手冊。唯有當微縮品的品質符合 4.8 節的相關規定原件始可銷毀，包括設備與元件的整體系統均應定期檢查。 4.6 複製與發行版本 微縮品中的資訊如果經常提供參考或複製，就應備份存證。複製與發行版本均不適合舉證之用，如須用於舉證，該機構的計畫書中應保證其複製與發行版本可用於替代原件，並能證明其品質無虞。 4.7 典藏 3 CNS 14687 , Z 9105 製作完成的微縮品應參照相關國際標準 ISO 5466 的建議妥為保存，典藏環境應

7、依據當地的氣候與特殊的災害而設計，如火災。應有定期抽驗歸檔微縮品品質的規定，以了解保存期間品質是否退化。 4.8 原件 即使以微縮品替代原件已為行政機關與立法部門所認可，具永久史料價值的原件仍不應被銷毀。縮攝計畫書中的處理程序應明訂任何原件的銷毀仍應獲得檔案單位與權責主管的授權。 4.9 更新與存取 如果使用可更新的縮攝系統，應規定經驗證後的軟片如果有所改變均應留下紀錄，必要時，每一影幅上均應證明。只有權責人員才可以存取典藏中的母片。 4.10 管理 所有的作業流程均應定期地確認符合原有的計畫書，如果某些作業流程已遭變更，須書面通知相關人員。當法規、技術或相關事務修正時，機構中的計畫亦須定期全

8、數隨之調整。計畫書中的任何變更均應以書面為之。 5. 法律地位 依據上述建議，微縮品的成品應視同紙本原件，如果原件的真實性受到質疑，微縮品的版本同樣地受到質疑。依據上述建議所製作的微縮品並無任何保證將自動地被認可具法律效力，任何機構決定進行其縮攝作業時都應依據相關法規辦理。 4 CNS 14687 , Z 9105 參考標準： CNS 13800 照像技術顯像處理完畢之存檔底片銀鹽膠膜聚酯纖維片基底片基本規格。 CNS 13801 照像技術顯像處理完畢之存檔底片銀鹽膠膜纖維素酯片基底片基本規格。 ISO 5466： 1986 photography processed safety photo

9、graphic film storage practices. CNS 13352-1 微縮技術詞彙 (第一部：通用術語 )。 CNS 13352-2 微縮技術詞彙 (第二部：影像位置與縮攝方式 )。 CNS 13352-3 微縮技術詞彙 (第三部：軟片處理法 )。 CNS 13352-4 微縮技術詞彙 (第四部：材料與包裝 )。 CNS 13352-5 微縮技術詞彙 (第五部：影像品質之檢驗與可讀性 )。 CNS 13352-6 微縮技術詞彙 (第六部：設備 )。 CNS 13352-7 微縮技術詞彙 (第七部：電腦微縮技術 )。 CNS 13352-8 微縮技術詞彙 (第八部：應用 ) C

10、NS 13352-10 微縮技術詞彙 (第十部：索引） CNS 13421 微縮攝影技術重氮片及氣泡片的目視密度密度規格。 相對應國際標準： ISO/TR 10200： 1990 Legal admissibility of microforms. ISO/TR 10200： 1997 Legal admissibility of microforms Amemdment 1. 5 CNS 14687 , Z 9105 附錄 A 各國微縮品相關法規 下列各國微縮品相關法規的資訊是由國際標準組織各會員國負責填寫調查表的人員所提供，期望其他國家也能提供該國微縮品的最新使用情況。下列資訊並不完整也欠

11、周延，各國法院對於微縮品法律效力特殊個案的判決，也沒有必要依據本標準對於各國立法的相關建議。 巴西 (1) 微縮品得為舉證之用。 (2) 微縮品得為證物的要求適用於民事與刑事程序。 (3) 原件及其縮攝版本效力相同。 (4) 其法律效力適用於政府機關與民營企業。 (5) 司法部負責驗證微縮品的法律效力。 加拿大 (1) 下列情況之下，加拿大的法院同意微縮品得為證物： (a) 如果原件已被銷毀，加拿大證據法與各省證據法均規定銀行文件得以微縮品為有效證物。 (b) 各省法規對於商業文書較為嚴格，內有專文要求原件應保存六年後才允許以微縮品版本為證物，六年期限內微縮品版本得否為證物則為自由心證。 (2

12、) 微縮品得為證物的要求適用於民事與刑事程序。 (3) 符合上述第 1)條的情況，微縮品版本通常視同原件。 (4) 下列法規可供引用： 加拿大證據法 各省證據法 加拿大財稅公報 78-10R (5) 加拿大沒有任何機構負責驗證微縮品的證據力。 (6) 加拿大國家標準 CAN/CGSB-72“微縮品視同文件證物 “中規定進行有效微縮品計畫的必備要件。 哥倫比亞 在特定情況下微縮品得為舉證之用，進一步的資訊得洽： Departamento de Administracion Documental y Micrografia Universidad de An-tioguia Apartado Ae

13、reo： 1226 Medellin Columbia 6 CNS 14687 , Z 9105 捷克 (1) 即使法規分歧，原則上仍同意使用微縮品。電腦輸出微縮品：全部微縮品的法律效力原件相同。一般微縮品：捲片在一定的條件下已被認可；主管機關可同意以微縮品替代個別的商業文書。 (2) 一般微縮品的需求在民事與刑事訴訟程序上並不相同： (a) 在政府機關 (或法人 )的民事訴訟程序中，因商業事務多經談判，故應優先考慮其文件的內容而非文件的形式。法人與自然人間的訴訟，文件的價值或真實性通常須先予考量。 (b) 在刑事程序中，呈堂證物基於自由心證的原則，推事本人得逕行決定是否認可微縮品。 (3)

14、副本具有原件的地位，在主管機關承認替代只視同原件的地方，微縮品亦可視同原件。具有史料價值的永久檔只有在提供研究時才得以縮攝。 (4) 參考 “檔案與文件登錄程序補篇 1977 年 10 月 “。 (5) 國家檔案局負責微縮品證物的驗證。 (6) 微縮捲片應符合 CSN 01 3818 捷克國家標準。 丹麥 現有證據法規中並未針對微縮品與原件的證據地位進行比較。 法國 法國於民法典第 1316 至 1360 條規定證據法，該法係以紙本原件與簽名手稿為主。 1316 條五種證據，原件為完整且完全的證據。 1341 條規定超過法定金額 (現為五千法郎 )以上的收據均應保存其原件，但會計程序書第 L.

15、82 條解釋納稅義務人應保存原件的最低期限為六年。 1326 條曾於 1890 年 7 月 12 日修正，規定原件須有發票人的親筆簽名，數量與總價且須親筆以字母或數字撰寫。 1348 條基於上述條文也於 1980 年同步修正，在原件相關條款中制定例外規定 “當事人由於物質或道德的理由，因疏忽或不可抗拒的環境因素，以致於無法取得文件證明時，該文件證明則失去其效力。 另有一例外規定，當事人一方或保管人並未保存原件，而提交一份可信且可永久保存的副本，原件的重製品若為不可竄改且不可反轉時則視為可永久保存。 進一步的資訊請參考 Normalisation Francaise(AFNOR)publicat

16、ion Z43-122： 1994，微縮技術微縮品的法律效力 (包括電腦輸出微縮 )一書。 德國 (1) 民法程序的證據： (a) 文件證據： 民法程序中最可採信的證據為自然人簽署並書寫的文件。 文件係指原件，而非影印、像片或微縮等重製品。 任何規定均未規定微縮品版本等同原件，不若英格蘭和威爾期 1968 年的民事證據法以及美國企業與公共文件同一性照像副本視同證據法案的基本法。 7 CNS 14687 , Z 9105 (b) 司法驗證的標的 德國法律之下，原件的副本如同微縮版本的後續代次，依據 ZPO 第 286 與371 條中規定法庭中可自由心證得否為司法驗證的標的。推事因而在判決中予以採

17、認而不質詢有關於微縮品版本與原件的區別，為降低結案時誤判的風險，使用人應預先防範，以該機構的製作指引取信於法庭是為上策。 (2) 會計事務指南中商業文書的紀錄與保存 (a) 依據德國會計法典與德國商業法典修正案，微縮品版本被認可得為保存稅務與商業資料的方法，在該法規之下，影像紀錄載體或其他數據載體同樣得為保存的方法。在保存期間，微縮品版本須能取得且須在合理期間內重製為可讀的形式，如德國商業法典第 257 條第 3 款，德國會計法第 147 條第 2 款。 (b) 民事訴訟時稅務與商務方面也同樣要求同質性的機構照辦。 微縮品得為證物的相關資訊得參見下列文件： AWV.微縮品製作及相關法規彙編，第

18、 374 冊。 該文件得向德國經濟管理學會索取： AWV-Arbeitsgemeinschaft fur wirtschaftliche Verwaltung e.V. Dusseldorfer Str.40 Postfach 51 29 D-6236 Eschbon-Sud Tel/fax(06196)495-388/351 微縮品得為證物的更詳細資訊得洽： FMI-Fachverband Mikrographie und Informationverarbeitung P.O.Box 42 D-85 379 Eching Germany Tel:/fax:089-3194010/089-3

19、191328 義大利 (1) 在一定情況下微縮品得為舉證之用。 (2) 在刑事程序中如果能夠證明原件與微縮品均未遭變造或竄改，微縮品始得供舉證之用。 (3) 在民事判決中，只有經政府相關人員宣布視同原件或者不是被告指定的微縮品才可供舉證之用，無論如何，法院推事均可在完備原則下假設微縮品與原件一致。 (4) 下列規定在微縮品得否為證物時可供引用： 民法：第 2712.2719 條 民事程序法：第 215 條起 1968 年 1 月 4 日公布第 15 號法典的第 25 條 1974 年 9 月 11 日公布的總統令 1979 年 3 月 29 日公布的主管部門命令 633/72 號總令第 39

20、條 1973 年 9 月 20 日第 600 號總統令第 22 條 8 CNS 14687 , Z 9105 1975 年 6 月 3 日第 290 號總統令 (5) A.I.M.I 負責驗證微縮品得否為證物。 (6) 關於建立並製作得以具有證據效力的微縮計畫案並未特別規定其程序。 日本 微縮品在特定情況下得為證物，進一步的資訊得洽 JETRO。 馬來西亞 微縮品得為證據的相關法規得參見 1994 年的證據法修正案。 摩洛哥 (1) 在民事與刑事程序中微縮品均可供舉證之用。 (2) 當法庭要求原件時，其微縮品得為證物。 (3) 微縮品的使用並未特別規定。 (4) 司法部負責驗證用於舉證的微縮品

21、。 波蘭 (1) 除非微縮品是由官員負責製作且經陪審團同意，原則上法律並不允許以微縮品為證物。 (2) 如果原件或其副本仍可取得，在民事與刑事程序中微縮品不得為證物。 (3) 並無法規同意微縮品得為舉證之用。 (4) 沒有機構負責驗證微縮品得否為證物。 南非 (1) 民事與刑事訴訟中，推事得自由裁量是否同意文件的微縮版本得為證物。 (2) 當原件無法取得，法規規定如果微縮品版本被證實為原件的真正副本時得為證物，這種情形通常是指將原件縮攝為例行的業務。 (3) 在主要的個案中，南非法庭認可微縮品得為證物。 (4) 法規中規定法庭得認可文件的微縮版本得為證物的法規大約有 20 種 (國會法案 )，

22、這些絕大部分與文件有關的法案繼續為政府部門所奉行，甚至於落實至司法部門。這些法案中有部分指出南非標準局頒布的銀鹽片永久保存程序、檢驗、典藏實用法典可供遵循。 (南非標準局實用法 0141/1988)。 瑞典 (1) 微縮品用於舉證是被認可的。 (2) 除了帳冊以外，當縮攝後原件已被銷毀，民事和刑事程序中證物之使用並無通則。 (3) 帳冊保存的法律 (SFS 1976： 125)基本上涵蓋了縮攝後會計帳文件已遭銷毀的規定。瑞典國稅局 (RSFS 1978： 14 與 RSDVT 1978： 8)特別規定一般企業應遵循的程序。各省行政機關另行頒布縮攝文件的相關規定。 瑞士 (1) 微縮品用於舉證是

23、被認可的。 9 CNS 14687 , Z 9105 (2) 民事程序中認可的相關規定見 Journal official， 1975， tomel， page 1777。刑法中，微縮品視同文件，見刑法典第 10 條第 5 行，偽造將觸犯第 215 條及其以下條文。 (3) 紀錄所數據或影像具有與原件同等的法律效力。 (4) 1975 年 12 月 19 日修正的聯邦法 (Droit des Obligations 第 5 冊 )對瑞士民法典作了補充，規定商業文書中會計事務的數據與影像紀錄與保存。 英國 (1) 在一定情況之下微縮得為舉證之用。 (2) 民事與刑事程序中微縮品用於舉證的條件並不

24、相同。 1995 年英格蘭與威爾斯的民事證據法規定民事程序認可保存於紙本，微縮品或電腦的商業文書。 1988 年的刑事判決法案在刑事程序中認可微縮品。 1965 年的蘇格蘭刑事證據法案有關民事證據部分規定仍適用 1988 年的 (蘇格蘭 )民事證據法案。 1971 年 (北愛爾蘭 )的民事證據法案重申英國有關商業文書的規定，但在其他文件證據方面則有很大的不同，特別是 “文件 “的定義，特別將微縮品排除在外。 (3) 微縮品得用於舉證的法規如下： 1984 年警政與犯罪證據法英格蘭與威爾斯 1995 年民事證據法英格蘭與威爾斯 1988 年 (蘇格蘭 )民事證據法 1965 年刑事證據法蘇格蘭

25、1939 年證據法 (北愛爾蘭 ) 1971 年民事證據法 (北愛爾蘭 ) 1973 年法規條正案 (北愛爾蘭 ) 1988 年刑事判決 (證據 )命令 (北愛爾蘭 ) 1989 年警政與刑事證據 (北愛爾蘭 )命令 1879 年銀行簿記證據法 (大英 ) 1979 年銀行法 (大英 ) 美國 (1) 法庭和制定法規的主管機關均認可文件的微縮品版本。但並無全國性的統一規定，因各州有權制定轄區內的法規。 (2) 民事與刑事程序中將微縮用於舉證的要求通常是一致的，在特殊情況下或許有些例外。 (3) 美國國會通過的基本法 UPA(企業與公共文件同一性照像副本視同證據法案 )與43 個相同或類似，規定

26、微縮品版本 “無論原件是否存在，法規或行政程序均將之視同原件 “，普通法和最優證據規則則規定，除非有令人滿意的理由認定原件無法取得，否則須優先提供原件。 UPA 概括性地特別要求縮攝須為例行性的業務，且須正確地記錄在永久性的載體上。 (4) 另有下列聯邦與各州有關微縮品得用於舉證的規定： 10 CNS 14687 , Z 9105 1975 年的聯邦證據規則法案 (公共法 93-595)(見 1980 年版美國法典第 28 冊，頁146-147)。 公業與公共文件同一性照像之副本視同證據法案。 (5) 沒有特定的機構負責驗證微縮品得否為證物，事實上也沒有必要有這樣的機構，因為證據的相關規定已規

27、範於所有的資訊轉換載體。 (6) 美國沒有綜合性或整體性的法規規定微縮技術的進行與運作。 (7) 有份技術報告 “公共文件縮攝指南 “曾奉准出版，其編號為 AIIM TR 6-1985，得向美國資訊與影像管理學會索取，地址為 1100 Wayne Avenue,Silver Spring,MD20910,USA.各州期望透過該指南的說明最後能引導出全國性較為統一的格式。 11 CNS 14687 , Z 9105 附錄 B 解說 1973 年 5 月國際檔案協會 (International Council on Archives,ICA)首次就國際層面探討微縮品法律效力的問題，同年，聯合國教

28、科文組織 (UNESCO)指示國際檔案協會調查各國有關微縮重製品替代原件的相關法規與法律效力，並進行初步的比較與分析，該分析報告名為 “微縮品應用的法律問題 “(COM-75/WS-30)，於 1975 年由聯合國教科文組織出版。 上述研究陳述 26 個國家的法規，由於 “各國的法規面與實務面所涵蓋的範圍甚不一致 “，因而建議有意推動該項法案的國家應先就現行法規進行全面的調查。 為協助尚未立法的國家，提供下列廣泛且明確的建議，包括：微縮品編整的基本原則，微縮品上數據的標示、認證、保存與典藏，微縮品的製作機構與權責人員，此項意見期能成為共識且為建立微縮品法律效力的國際性通則。 1977 年國際標

29、準組織 46/SC1 技術委員會針對微縮技術成立微縮品法律效力小組，負責與聯合國教科文組織、歐盟、國際檔案 協會及其他相關組織建立聯繫管道。 1979 年歐盟發表一份報告，說明文件的重製品與保存於電腦中的資訊意欲與原件等同效力時須具備的立法準則。國際微縮技術代表大會 (The International Micro-graphic Congress,IMC)對微縮品的法律效力也表示興趣，於 1979 年也針對聯合國教科文組織的研究報告提出修正意見。 同年，聯合國教科文組織要求國際檔案協會參考部分國家新制定與修正的法規更新其研究報告， 1981 年 3 月，完成後的新報告提交給聯合國教科文組織的

30、綜合資訊計畫處與科技資訊服務處，題目為 “ 微縮品法律效力的前置作業研究“(PGI-81/WS-25)，該報告提供了更多的資訊，也包括了甚多的分析與建 設性的建議。 1979 年 ISO/TC171 委員會 (其前身為 ISO/IC46/SC1)的第一次會議中，小組成員深入了解各會員國微縮品的相關法規，而於 1980 年的第二次會議中作成決議 (該小組現名為 “微縮品法律效力 “第七工作小組 )：由於許多國家不同的環境與立法條件，將難以制定國際標準化的通則。該小組因此決定準備一份技術報告，提供國家標準應用於微縮品法律效力的現況調查。 1984 年著手進行該項調查，並於 1985 年決定修改先前

31、的技術報告，該報告應包括確定能使微縮品具備法律效力的製作指南，另附提供上述資訊國家的相關規定。 1986 年 12 月依據上述決議散布相關草案，即為該項工作的結案文件。 12 CNS 14687 , Z 9105 企業界與政府機關採用微縮品為資訊載體多因其成本較保存紙本原件為低廉，且能應用甚多的資訊檢索系統有效地提供正確的原件重製品，更能以較經濟的方法在電腦化文件保存系統中複製其紀錄。即使如此，許多辦公室仍未有效地利用微縮品，因為工作人員仍難以確定微縮品是否得為有效的呈堂證據。 就微縮品與法律而言，問題的本身不在於將文件微縮是否合法，事實上也沒有法律禁止任何人將自已的文件予以微縮，其所應探討的

32、應是在訴訟程序中微縮的文件是否被認可足以替代已被破壞、遺失或銷毀的原件。就立法的觀點而言，一個機構以微縮品永久保存其檔案後即將原件銷毀的作業為既定的規定，遠較單純地僅允許將紙本文件縮攝來的重要，如果缺乏此種認知，法院或許會認為即使原機構同意將文件微縮，但原件仍未遭破壞，因而降低了微縮品的證據力，甚至於會合理的推論，認為原件是因為有意偽造而被蓄意銷毀。 不只是法律專家，也包括資訊處理專家及其他建立官方程序的相關人士，應先了解證據力的必要條件，以便於規劃時得以保證整體系統中所保存文件的安全性與正確性，這些系統的權責人員亦須確認微縮品版本完全符合國家標準與國際標準。 為了協助那些將文件縮攝後即將原件銷毀當作正常業務的機構，值 得注意的是，關於微縮品的法律效力迄今鮮有判例，依據本標準的建議所完成的微縮品也沒有任何保證即具有法律效力。