档案管理.doc

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1、档案管理一、管理部门第一条 管理部门（一）文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。（二）各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。二、整理与分类第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：（一）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。（二）文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。（三）文件的处理手续是

2、否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。（四）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。（五）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：（一）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。（二）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。（三）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第四条 档案分类（一）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若

3、干大类，再在同类中依序分为若干小类。（二）档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类” 。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。（三）同一“小类” （或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。（四）每一档夹封面内页应设“目次表” ，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“目次”编号为原则。（五）档号之表示方式如下A 1A 2-B 1B 2C 1C 2D 1-E 1E 2A 1A 2 为经办部门代号，B 1B 2 为大类号，C 1C

4、 2 为小类号。D 1 为档卷卷次，E 1E 2 为档案目次。第五条 档案名称及编号（一）档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。（二）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。（三）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表” ，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（四）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。（五）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟

5、具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第六条 档号编定（一）案件如系新案，应就“档案分类编号表” ，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。（二）案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。（三）档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。（四）档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。三、归档与档案清理第七条 保存期限（一）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。（二）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查

6、档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：（一）永久保存：1公司章程；2股东名簿；3组织规程及办事细则；4董事会及股东会纪录；5财务报表；6政府机关核准文件；7不动产所有权状及其他债权凭证；8工程设计图；9其他经核定须永久保存的文书。（二）10 年保存：1预算、决算书类；2会计凭证；3事业计划资料；4其他经核定须保存 10 年的文书。（三）5 年保存：1期满或解除之合约；2其他经核定保存5 年的文书。（四）1 年保存：结案后无长期保存必要者。（五）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理（一）管档人员应随时拂拭档案

7、架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。（二）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。四、调卷第十条 调卷程序（一）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管（科长以上）核准后持向管档人员调阅。（二）管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，将档案交与调卷人员。 “调卷单”则依预定归还日期之先后

8、整理，以备稽催。（三）于档案室当场借阅者，得免填“调卷单” 。（四）档案归还时，经管档人员核查无讹并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。 “调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理（一） “调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。（二）调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。（三）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。（四）调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。