DB15 T 4238-2025 物业会议服务规范.pdf

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1、 ICS 03.080.01 CCS A 12 15 内蒙古自治区地方标准 DB15/T 42382025 物业会议服务规范 Specification for property meeting service 2025-12-25 发布2026-01-25 实施内蒙古自治区市场监督管理局发 布 DB15/T 42382025 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本原则.1 5 服务要求.1 6 服务提供.4 7 服务质量的评价与改进.10 附录 A（资料性）会议需求登记表.12 DB15/T 42382025 II 前言 本文件按照GB/T

2、1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由内蒙古自治区住房和城乡建设厅提出并归口。本文件起草单位：内蒙古嘉泰物业服务有限公司、内蒙古中天亿城物业服务集团有限公司、鄂尔多斯市住房和城乡建设局、内蒙古自治区城乡人居环境发展促进中心、内蒙古自治区本级政府投资非经营性项目代建中心、内蒙古自治区住房和城乡建设绿色研究发展中心、内蒙古安全生产职业培训学校、乌海市住房公积金中心、呼和浩特市人居环境发展促进中心。本文件主要起草人：苗文军、周利兵、王改玲、王锋、王波、李树绿、杜云静、刘欣、朱长再、杜文全、贾晓峰、安立文、徐秀冬、王欣欣、孙海涛、连海波、杨可心、王东、刘

3、鹏飞、钱晓明、王新羽、陈宾、范云、康磊、刘洋、吴小乐、许砚秋、李博苑、刘泽、张思思、敖登格日乐、曹林、刘嘉诚。DB15/T 42382025 1 物业会议服务规范 1 范围 本文件规定了物业服务中会议服务的基本原则、服务要求、服务提供、服务质量的评价与改进等要求。本文件适用于物业服务中的会议服务。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。4 基本原则 管理规范化、流程标准化、服务人性化。5 服务要求 岗位职责 物业服务人应设立合适的会议服务工作岗位，明确岗位职责，形成相应文件，并将其纳入物业服务质量管理体系中。工作规程 物业服务人应制定会议服

4、务工作规程，且形成相应文件，并将其纳入物业服务质量管理体系中。制定工作规程时，宜考虑但不限于以下要素：a)识别服务对象的不同需求；b)确定可用的软硬件资源；c)确立可量化的服务项目；d)确定会议服务人员需要具备的能力；e)确立会议服务人员行为、仪表、仪态规范；f)考虑环境因素和危险源控制，适用法律法规的要求。仪表要求 5.3.1 着装要求 DB15/T 42382025 2 5.3.1.1 根据实际情况选择与制作会议服务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会议服务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。5.3.1.2 应着无口袋衬衫、裤子；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损；纽扣要扣齐，不应敞

5、开外衣，非工作需要不得将衣袖、裤管卷起，不应将衣服搭在肩上。5.3.1.3 女士身着裙装时，西裙宜配长袜，西裙长度于膝盖上 3 cm；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。5.3.1.4 男士身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口最多留一粒扣子，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。5.3.1.5 宜穿黑色皮鞋(根据服务场景以软底鞋为宜，高跟鞋高度应低于 5 cm)；鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。男士宜穿深色长袜，不应着浅色短筒袜。5.3.2 饰品要求 5.3.2.1 女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳（婚戒除外）,可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品;男士除佩戴手表之外，不宜

6、佩戴其他饰品。5.3.2.2 工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝 18 cm，距中线 5 cm，不应斜戴。5.3.3 妆容要求 5.3.3.1 仪容大方、仪表端庄、发式简洁，面容清爽，女士不应烫染怪异颜色及发型，刘海长度不能遮住眉毛，长发应盘起置于耳后，如需佩戴固定发型饰品时，应与服装保持一致，不可夸张。5.3.3.2 女士宜施淡妆上岗，不应浓妆，以淡雅、简洁、庄重为原则，同色口红，避免使用气味过浓的化妆品和香水，不可涂抹有色指甲油。5.3.3.3 男士发型应以服帖短发为宜，长度应保持前不覆额、后不触领、侧不盖耳。胡须应修刮干净，及时修剪鼻毛，避免残留分泌物。5.3.3.4 指甲长度不可超出

7、2 mm。仪态要求 5.4.1 站姿 5.4.1.1 女士站姿要领如下：a)上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；b)双手搭握，右手在上，左手在下，虎口交叉，大拇指放入掌心，稍向上提，呈弧状放于小腹前；c)双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢，呈 V 字打开。5.4.1.2 男士站姿要领如下：a)双眼平视前方，颈部挺直，双肩自然放松端平且收腹挺胸；b)双臂自然下垂，处于身体两侧裤缝处，脚跟并拢，脚尖呈“V”字型分开，两脚尖间距约 60夹角；c)在服务场合中，双脚平行分开略窄于肩膀，左手握空拳，右手握左手手腕处，搭在体前。5.4.2 行姿 5.4.2.1

8、行走时应保持步伐稳健，不急不缓，避免过快或过慢的步伐，给人以稳重、自信的感觉。5.4.2.2 起步时身体重心稍向前倾，挺胸收腹，腰背笔直，颈部紧贴衣领，头朝正前方，收颌，双目平视。DB15/T 42382025 3 5.4.2.3 上身正直不动，两肩相平不摇，两臂以身体为中心前后摆动自然，前摆约 35，后摆约 15，手掌朝向体内侧，步幅适中、匀速，重心由脚跟缓落于前脚掌。5.4.2.4 表情自然、平和、面带微笑，两人成排，三人成行。5.4.2.5 女士行走时两脚内侧在一条直线上，两膝内侧相碰，收腰提臀，肩外展；步幅一般在 30 cm左右，每分钟 118120 步，可根据所穿鞋的跟高度适当调整。

9、5.4.2.6 男士要步履雄健有力，不慌不忙；男士常见的走姿是平行步，其双脚各踏出一条直线，使之平行，步伐快而不乱，与女士同行时，应与女士步伐保持一致；步幅一般在 50 cm 左右，每分钟 108118 步。5.4.3 引导 5.4.3.1 基本要求 一般是用来向客人作介绍、谈话、引路、指引方向；为客人指示方向时，使用右手，手心向上，大拇指自然张开，其它四指并拢，手臂略弯，伸向指示方向；指示方向时不能用左手，不能用食指，不能用目光示意，不应用手指对客人指指点点；给重要领导来访客人引领,应亲自引领至会议室,明确楼层及门牌号。5.4.3.2 常用引导手势 5.4.3.2.1 中位手势 中位手势包括

10、以下形式：a)横摆式：即手臂从体前向右外侧横向摆动与腰同高，指尖指向被引导或指示的方向，眼睛看向手指的方向，适用于指示方向时；（请进！）；b)曲臂式：小臂自下由身体内侧向体前摆动，手臂高度在胸以下，手心向上，五指并拢，适用于请人进门时；c)双臂横摆式；双手从身体前向两侧抬起，再以肘关节为轴，与胸同高，上身略微前倾；（适用于对面人多时做“诸位请”的手势）。5.4.3.2.2 高位手势 直臂式；手臂伸直，抬至肩高，掌心向上与地面成 45角，朝指示方向伸出前臂，适用于指示物品所在；（请往前走！）。5.4.3.2.3 低位手势 斜臂式：手臂由上向下斜伸摆动，适用于请人入座时。5.4.3.3 引导方式

11、5.4.3.3.1 为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持 23 步;步调不能太快或太慢，且要频频回头观望，照顾好客人。5.4.3.3.2 遇拐弯处，应回头向宾客示意说“请这边走”；在楼梯上引领，应走在客人前面，距离为12 个台阶，不要走的太快，同时要让客人走楼梯的内侧，主人走外侧，上、下楼梯时要提醒客人“小心台阶”等话语。5.4.3.3.3 为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。5.4.4 递接物品 DB15/T 42382025 4 5.4.4.1 双手为宜，不方便双手并用时，也要采用右手，以左手通常视为无礼。5.4.4.2 将有文字的物品递交他人时，应使之正面面对对方。5.4.4.

12、3 将带尖、带刃或其它易于伤人的物品递于他人时，不应以尖、刃直指对方。规范用语 5.5.1 问候语：您好，早上好，中午好，晚上好，欢迎来到会场。5.5.2 引导语：这边请，里边请，请跟我来。5.5.3 提示语：会议室在这边，资料在这里，您可以自取。5.5.4 提示语：会议即将开始，请您尽快入座；如有需要请随时告诉我；请问您需要什么饮品？茶还是矿泉水？5.5.5 致歉语：对不起，我的错误；请原谅我的疏忽；给您带来不便，非常抱歉。关注事项 会前需要关注的事项包括但不限于:a)熟悉会议类型、名称、主办单位、日程安排、核实时间、地点是否与其他会议有冲突，会议服务标准及其他特殊要求；b)了解参会人员的人

13、数、身份，预留一定数量的车位；c)对于外来参会人员，关键位置、关键点设立引导人员，包括指引路线、签到登记、发放资料包等；d)检查杯具、杯口无唇印、缺口、检查影音、灯光设备是否正常使用；e)根据会议服务需求，提前准备服务用品（台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等），并确保所有用品质量符合标准，外观无瑕疵。6 服务提供 需求确认 6.1.1 物业服务人应建立适当的会议服务受理方式，并保证受理过程的流畅快捷。6.1.2 物业服务人在进行会议服务需求了解时，应针对本人可以提供的会议服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会议服务需求。会议需求登记表见附录 A。

14、6.1.3 物业服务人应根据不断积累的会议服务需求更新标准问卷，并不定期举行培训，以确保会议服务人员同会议主办方沟通顺利并能准确收集会议服务需求信息。6.1.4 物业服务人应对会议服务需求进行书面登记并与会议主办方确认。策划 物业服务人应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：a)职责分工；b)时间安排；c)场地安排；d)会议服务用品及设施配备；e)突发事件应对措施；f)会议秩序及安全等。DB15/T 42382025 5 会前准备 6.3.1 坐席牌 6.3.1.1 宜选择三角形座席牌，其稳定效果更好，视觉效果更佳，一般长 15 cm20

15、cm，宽 7.5 cm10 cm，双面展示；立式桌牌的标准尺寸为高度 30 cm35 cm，宽度 10 cm15 cm，厚度约为 1 cm 左右；横式桌牌的标准尺寸为高度 5 cm10 cm，宽度 15 cm20 cm，厚度约为 1 cm 左右。6.3.1.2 坐席牌字体格式统一、大小合理，以确保在各种场合下都能清晰辨认。6.3.1.3 根据座次要求安排摆放坐席牌；如在贵宾厅应距沙发扶手前缘 5 cm6 cm 处摆放，在圆桌会议室应距麦克风右侧 3 cm4 cm、距客人座位桌边 50 cm60 cm 处摆放。6.3.2 麦克风 6.3.2.1 对于有线麦克风，麦克风头高度距桌面 20 cm；有

16、线麦克风距离桌边 20 cm 摆放。6.3.2.2 对于无线麦克风（使用麦克风架）：高度距离桌面 20 cm，麦克风架距离演讲人 20 cm。6.3.2.3 多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。6.3.3 电池管理 6.3.3.1 对于无线麦克风，每次充电时间为 10 h12 h 之间（具体可根据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算），电池一般使用期限为一年。6.3.3.2 电池应存放在干燥凉爽的地方。6.3.4 其他 6.3.4.1 音响关闭后，方可卸除有线麦克风。6.3.4.2 无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。6.3.5 记录纸、笔 6.3.5.1

17、 记录纸宜选用 80 g 的 A4 纸 3 张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到 5 张或加写字板。6.3.5.2 记录笔宜选用 HB 铅笔、黑色签字笔。6.3.5.3 会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，呈 30角，笔尖朝前。6.3.6 饮用水 6.3.6.1 符合卫生标准，宜选择 350 mL 或 550 mL 瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。且宜遵循节约和环保的原则，提倡使用可循环使用的水杯，减少一次性矿泉水瓶的使用，以降低环境污染。6.3.6.2 饮用水摆放时，标识应统一面向客人，成直线，靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧 12 c

18、m15 cm 处摆放）。6.3.6.3 贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。6.3.7 演讲台 6.3.7.1 演讲台高度一般为 1.2 m 左右，适合身高超过 170 cm 的嘉宾，如需要可增加垫脚装置。6.3.7.2 麦克风头与演讲人下颌距离保持在 30 cm，垂直距离地面 1.5 m 为宜。6.3.7.3 当设有主席台时，演讲台宜摆放在主席台右侧，与观众席成 60角。6.3.7.4 当设有投影时，演讲台宜摆放在主席台右侧，与观众席成 60角摆放；无投影或投影安置在两侧时，演讲台可摆放在主席台中央，与观众席成直角。DB15/T 42382025 6 6.3.8 摆台 会议摆台倒水服务细则如下：

19、a)椅子：每张会议桌摆放椅子 2 把，间距约为一人距离，横竖成一条直线；b)茶杯：在每把椅子正中前方距靠近座位桌边距离 35 cm 处摆放，有图案正面朝向客人，杯把统一朝向客人右侧，向右 45；杯盖上如有图案的，正面朝向客人；杯盖上如有气孔的，气孔统一朝向杯把；桌面上放置稿纸时，茶杯摆放在稿纸右上方距稿纸一指距离；c)水杯：距离茶杯 1 cm2 cm 左侧摆放，有图案正面朝向客人，其水平中心线与茶杯的中心线在同一直线上；d)矿泉水：距离水杯 1 cm2 cm 左侧摆放，商标正面朝向客人，其水平中心线与茶杯的中心线在同一直线上；e)毛巾碟：距离茶杯 1 cm2 cm 右侧摆放，其水平中心线与茶杯

20、的中心线在同一直线上。小毛巾需用开水消毒，叠成长方形放于毛巾碟上；f)话筒：距离矿泉水 1 cm2 cm 左侧摆放，话筒正面朝向客人，其水平中心线与茶杯的中心线在同一直线上。话筒高度保持一致；g)桌签：距离话筒 1 cm2 cm 左侧摆放，正面朝向客人，其水平中心线与茶杯的中心线在同一直线上；h)烟灰缸：每两个茶杯之间摆放一个烟灰缸，烟灰缸的水平中心线与茶杯的中心线在同一直线上，如有图案正面朝向客人；i)摆笔和稿纸（或文件）：在每把会议椅正中前方距靠近座位桌边距离 1 cm2 cm 处摆放稿纸（或文件），要求摆放端正、整齐；在距便稿纸（或文件）右下角 5 cm 的 45线上摆上笔，笔尖、商标统

21、一向上；j)从左至右摆放顺序：桌签话筒矿泉水水杯茶杯毛巾碟烟灰缸。6.3.9 其它准备内容 6.3.9.1 会前准备内容可包含但不限于以下方面：a)布置导引；b)布置签到；c)布置横幅与大背景；d)检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排。e)布置台布；f)制作并摆放座席牌；g)摆放不同类型麦克风；h)摆放花卉；i)制作与佩戴胸花；j)提供纸笔；k)提供毛巾、纸巾；l)准备茶具（水）；m)准备果盘；n)检查安全、消防设施及疏散通道；o)了解会议程序及个性化服务需求；p)备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板；q)提前开窗通风，检查窗帘等。DB15/T 42382025 7 6.3.

22、9.2 灯光调试 6.3.9.2.1 会议室的整体照度通常要求在 300 Lx500 Lx 之间，需逐个开关灯光，检查其照明效果。6.3.9.2.2 对主席台灯光，应单独检查开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射，确保灯盏无损，亮度与颜色协调一致。6.3.9.2.3 对于有特殊需求的会议室，如需要进行视频会议或对演示效果要求较高的场所，照度可适当提高到 750 Lx 甚至更高。6.3.9.2.4 会议桌面的照度应保持在 500 Lx 左右，确保参会人员能够清楚地看到桌面上的资料和物品，同时避免光线过强产生反光，影响视觉效果。6.3.9.2.5 会议照明应在整个会议室空间内保持

23、相对均匀，避免出现明显的明暗区域，一般要求灯具的布置要合理，间距适中，使光线能够均匀地覆盖会议室的各个角落，空间照度均匀度应不低于 0.7。6.3.9.3 音响调试 6.3.9.3.1 音响宜提前 1 h 打开，并将所有有关的音响设备连接。6.3.9.3.2 抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常。6.3.9.3.3 逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准；检查麦克风电池电量及备用电池情况。6.3.9.3.4 把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避免杂音、电流声、音频干扰等。6.3.9.3.5 对

24、于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音，确保其工作正常。6.3.9.4 投影调试 6.3.9.4.1 电脑切换的方法一般用 Fn+F1F8(有电脑标志）键电脑切换，检查电脑是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。6.3.9.4.2 确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。6.3.9.5 激光笔调试 6.3.9.5.1 确保激光笔电池电量充足，使用完毕后，应及时将电池拆除。6.3.9.5.2 确保激光笔上下换页键与光束正常，保证激光笔在 10 m 范围内可正常使用。6.3.9.6 空调调试 6.3.9.6.1 会议室内温度高于 26 时，宜开启空调；温度低于 26 时，

25、可根据现场情况及时开启空调。6.3.9.6.2 会议开始前 30 min 打开空调，将温度调控在 26。6.3.9.6.3 未开启空调时，应打开新风机。6.3.9.7 LED 显示屏调试 6.3.9.7.1 LED 显示屏电源开关顺序：先打开主控计算机，后打开 LED 显示屏；关闭 LED 显示屏时先关闭 LED 显示屏，后关闭计算机。6.3.9.7.2 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开 LED 显示屏电源，不应在全白屏幕状态下开启 LED 显示屏。6.3.9.7.3 下列情况不应开启 LED：a)显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；DB15/T 42382025 8

26、 b)显示屏主控计算机未通电；c)显示屏主控制部分电源未打开。6.3.9.7.4 LED 显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域时，不应长时间打开 LED 显示屏，应注意及时关闭显示屏电源。6.3.9.7.5 LED 显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查 LED 显示屏屏体或更换电源开关。6.3.9.7.6 根据 LED 显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬必要时应放置防鼠药。会中服务 6.4.1 茶具准备要求 茶具准备具体要求见表 1。表1 茶具准备具体要求 茶具名称 适用场合 一次性纸杯 普通会务时使用。瓷杯 贵宾厅选用；圆桌会议选用；报告厅、礼堂主席台选用。矿泉水 非正式场合使用

27、或者与茶杯搭配使用。6.4.2 茶具检查 使用前应对瓷杯应进行检查，确保茶具清洁、无破损、且经过消毒。6.4.3 茶水温度 茶水温度要求如下：a)绿茶水温控制在 80 左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26）放置 8 min 左右；b)红茶水温控制在 95 左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26）放置 2 min 左右；c)咖啡水温控制在 85 左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26）放置 5 min 左右。6.4.4 茶具摆放 茶具统一摆放客人右侧，整体保持整齐一致；水杯距离客人12 cm15 cm的距离；瓷杯杯耳朝向客人，成45角。6.4.5 续茶要求 6.4.5.1 会务开始 15 min 为

28、客人续第一次茶水；之后每隔 30 min 续一次茶水。可根据饮茶速度，适当调整续茶间隔时间。6.4.5.2 当宾客喝水时，水杯与下巴呈15，不需要续水；当宾客喝水，水杯与下巴呈 1530，可稍缓续水。6.4.5.3 续茶水时，居于客人的右后侧，先用“请”的手势提示客人注意，后将客人茶杯放到托盘里，侧背客人。6.4.5.4 续茶水时，用右手的小指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指、中指握住杯把，将茶杯端起。左手握住暖瓶，瓶口不应正对宾客，侧耳略弯腰将水倒入杯中；可同时拿一块小布，及时擦拭桌上的茶水。沏茶续水以 78 分满为宜。续水后盖好杯盖，仍将杯把转向宾客右侧放好，并将杯盖留一条小缝。6.4.5

29、5 续茶水时，应轻拿轻放，不应使茶具发出响声、茶水不应溅出水杯。DB15/T 42382025 9 6.4.6 会场巡视 按照以下规范进行：a)室内气温恒定，空调温度控制在 26 左右；b)音响声音适中，将麦克风调整到最佳位置；无线麦根据使用情况及时更换电池；c)投影无抖动、无花屏、无色差；d)灯光亮度与投影互相协调，保证观众清晰的看清屏幕与主讲人；e)有临时参加会议人员，为其提供座椅；f)及时增添茶水或替换已饮用的矿泉水；g)满足与会人员其他需求（传递纸条、传递麦克风等）；h)会场、洗手间、通道保洁；i)会议空调、灯光、音响等随时进行调节；j)咨询受理；k)突发事件处理。应急处理 6.5.

30、1 紧急停电处理程序 紧急停电时，宜采取以下应急处理程序：a)通知工程人员并启动应急预案；b)安抚情绪；c)如不能恢复供电，与会议主持人商议能否中断会议，组织人员疏散；d)联系会议负责人说明情况并表示歉意。6.5.2 火灾事故处理程序 发生火灾事故时，宜采取以下应急处理程序：a)通知中控室联系 119，突发事件处理小组启动应急预案；b)打开所有会议室门，指引人员使用衣物蒙鼻、弯腰有秩序的撤离现场；c)安抚情绪；d)联系会议负责人说明情况并表示歉意。6.5.3 疾病处理程序 会场人员突发疾病时，宜采取以下应急处理程序：a)通知中控室联系 120 急救中心；b)根据情况采取临时救助措施；c)安抚其

31、他人员情绪；d)做好急救人员前往突发疾病人员处的引导工作，维护好现场秩序。6.5.4 设备故障处理程序 6.5.4.1 麦克风（有线话筒）和音响 6.5.4.1.1 麦克风啸叫 麦克风出现啸叫时，宜采取以下处理程序：a)将有线麦克风音量降低 2 dB，或将话筒与主讲人移开 5 cm10 cm；DB15/T 42382025 10 b)及时联系会议主办方负责人，做好沟通工作；c)会议结束后，由音响负责人系统检查，将音响调整至最佳置；d)做好服务记录。6.5.4.1.2 音响出现杂音 音响出现杂音，宜采取以下处理程序：a)将有线话筒静音；b)将带有麦架的无线话筒摆在演讲人面前代替有线话筒；c)及时

32、联系会议主办方负责人，做好沟通工作；d)会议结束后，由音响负责人系统检查，如不能即时处理，则写明情况，上报会议主办方；e)做好相关服务记录。6.5.4.2 投影仪无法使用 投影仪无法使用时，宜采取以下处理程序：a)设备负责人员及时检修；b)如无法马上恢复，启用备用投影仪，或更换到满足参会人数的会议室；c)及时联系会议主办方负责人，做好解释与安抚工作；d)使用书面报告向甲方相关部门说明情况；e)做好相关服务记录。6.5.4.3 会场秩序维护 6.5.4.3.1 场内人员声音过大时，会务人员应给予轻声提醒。6.5.4.3.2 如有人寻兹闹事，会议服务人员应通知安保人员迅速将其带离现场，同时通知相关

33、部门协助处理。会后整理 内容可包含但不限于以下方面：a)回收可重复使用的用品，清点数量并记录，将座席牌、桌椅等归位；b)仔细清洗茶杯，完毕后，用消毒干毛巾擦拭干净，放入消毒柜；c)宜用去污粉沾水擦洗瓷杯的茶垢，清洁后再消毒；d)根据领用的数量放回仓库，根据不同类别集中摆放，如一次性、盘类、壶类等；e)耗损类用品如纸巾、湿巾、纸笔等根据库存量与使用期限选择性地采购；f)检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；g)检查设备是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或物业使用人，协助追补损失，做好记录；h)对会议期间的丢

34、弃物进行打扫，对会议室、洗手间、通道进行保洁；i)关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。7 服务质量的评价与改进 服务意见的征询 可通过如下途径征询意见，并予以详细记录：DB15/T 42382025 11 a)访谈会议主办方；b)收集服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息。服务质量的改进 物业服务组织应对收集的服务反馈信息进行分析处理，找出产生不合格服务项的原因并有针对性的采取纠正预防措施；同时，对新需求进行分析并改进。DB15/T 42382025 12 A A 附录A （资料性）会议需求登记表 会议需求登记表见表A.1。表A.1 会议需求登记表 类别 项目 内容 备

35、注 会议名称 会议类型 座谈会 报告会 开/闭幕式 演出 受聘仪式 其他（）会议日期 年 月 日 会议时间 上 午：（:）（:）下 午：（:）（:）晚 上：（:）（:）会议地点 参会领导 参会人数 安全管理 1.预留贵宾车位；贵宾专车路线（重大接待）是 贵宾车位（）位 否 2.参观路线 路线：出发点：（）途 经：（）终 点：（）3.参会人员是否凭证件入场 是 需要人数：（）工作事项：（）否 4.是否有保密要求 是 保密的内容：（）否 设施使用 1.是否需要使用专梯 是 通往楼层（）否 2.会议期间是否需要音乐 是 国歌 颁奖进行曲舒缓音乐其他（）否 开/闭幕式，中场 3.是否需要连接投影 是

36、使用时间：（）否 与灯光相匹配 4.是否摆放桌签 是 否 5.是否悬挂会标 是 否 6.是否需要录音笔 是 使用时间：（）否 7.是否需要视频会议系统 是 否 DB15/T 42382025 13 表A.1 会议需求登记表（续）类别 项目 内容 备注 设施使用 8.是否需要电源转换插座、万能充电器、插电板、激光笔、照相机等 是 需要的设备：（）否 9.麦克风种类 有线话筒 数量：（）摆放位置：（）无线话筒 数量：（）头戴麦克风 数量：（）会议服务 1.是否需要合影 是 合 影 时 间：（）合影座椅数量：（）否 2.是否需要签到台 是 摆放位置：（）摆放数量：（）摆放物品：（）否 3.是否对桌椅的摆放有特别要求 是 摆放方式：（）否 4.是否需要配发会议资料 是 发放方式：（）否 5.是否需要提供纸笔 是 数量：（）否 6.是否需要泡茶水、准备茶叶，会中由服务人员续水，还是在座位上摆放瓶装水 是 茶叶种类：（）否 人员续水 瓶装水 环境类 1.是否摆放会议台花 会议桌花数量 ：（）特别需求：是 （）否 2.是否摆放会议盆花或绿色植物 会议盆花数量：（）绿色植物：种类：（）数量：（）位置：（）其他 确认签字：日期：核对人：