DB35 T 2081-2022 工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求.pdf

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1、 ICS 01.140.20 CCS A 14 35 福建省地方标准 DB35/T 20812022 工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求 Technical requirements for integrated management of electronic documents archving of engineering construction projects 2022-10-27 发布 2023-01-27 实施福建省市场监督管理局 发 布DB35/T 20812022 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本原则.2 5

2、项目电子文件归档一体化基本流程.2 6 项目电子文件处理.3 7 项目电子文件归档.5 8 项目电子档案管理.5 附录 A（规范性）项目电子文件归档格式.7 附录 B（规范性）存档信息包.8 附录 C（规范性）项目电子文件元数据类别及要求.9 附录 D（规范性）查询信息包.13 附录 E（规范性）管理信息包.14 参考文献.15 DB35/T 20812022 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由福建省档案局、福建省档案馆提出。本文件由福建

3、省档案局归口。本文件起草单位：福建省档案局、福建省档案馆、福建省档案学会、福建华闽通达信息技术有限公司、福建省标准化研究院。本文件主要起草人：卓兆水、黄建峰、纪峰、周琴、张枫旻、郑志荣、袁平、杨中庆、周国伟、上官小兰、黄芳、何淑颖、陈义群、陈亚、游姗姗、鲍日营、戴敏、林威、林美如、阮喜燕。DB35/T 20812022 1 工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求 1 范围 本文件确立了工程建设项目电子文件归档一体化的基本原则、基本流程，规定了工程建设项目电子文件处理、电子文件归档、电子档案管理的技术规范和管理要求。本文件适用于工程建设项目电子文件和电子档案的一体化管理，也适用于指导工程建设

4、项目业务系统、项目电子档案管理系统的设计与研发。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 282018 建设项目档案管理规范 DA/T 93 电子档案移交接收操作规程 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。项目电子文件 digital project record 在数字设备及环境中生

5、成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。来源：DA/T 282018，3.12，有修改 项目电子档案 digital project archive 项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关元数据的集合。来源：DA/T 282018，3.15，有修改 存档信息包 archival information package 以件为基本单位，对项目电子文件的内容数据和相关元数据，按规范技术要求进行封装所形成的信息包。注：一个存档信息包为一件电子档案。来源：DB35/T 19162020，3.

6、6，有修改 DB35/T 20812022 2 查询信息包 query information package 为满足项目电子档案查询利用需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取与查询利用相关的内容数据所形成的信息包。来源：DB35/T 19162020，3.7，有修改 管理信息包 management information package 为满足项目电子档案管理的需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取出元数据中的管理信息以及项目电子档案管理过程中生成的信息所形成的信息包。来源：DB35/T 19162020，3.8，有修改 聚合体 aggregation 按照项目文件形成的规律、成套性特

7、点和组卷要求，聚合相互关联的存档信息包所形成的一个集合。4 基本原则 来源可靠原则 项目电子文件由建设单位和参建单位授权和确认的法定形成者，通过安全可靠的项目业务系统或电子设备产生，确保项目电子文件真实可靠。程序规范原则 明确管理和技术要求，实现项目电子文件形成、归档和项目电子档案保存、利用、鉴定、销毁全过程规范化控制，确保各环节程序规范。要素合规原则 项目电子文件的内容数据、元数据符合相关法规和标准要求，确保各组成要素齐全、完整、规范、可读。安全管理原则 建立健全安全管理体系，采取必要管理措施和技术手段，确保项目电子档案管理安全、过程可溯、长期可用、风险可控。一体化原则 建设必要的项目业务系

8、统、电子档案管理信息系统等应用系统，系统之间互相衔接，确保实现项目电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理一体化。5 项目电子文件归档一体化基本流程 项目电子文件生命周期包括项目电子文件处理、项目电子文件归档、项目电子档案管理三个阶段。项目电子文件归档一体化的基本流程如图1所示。DB35/T 20812022 3 图1 项目电子文件归档一体化基本流程 6 项目电子文件处理 项目电子文件形成 6.1.1 项目电子文件类别 6.1.1.1 按信息形式分类，项目电子文件包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、录音电子文件、录像电子文件等。6.1.1.2 按生成方式分类，项目电子文件包括由项目业

9、务系统生成的原生电子文件以及传统载体档案数字化成果。6.1.2 项目电子文件形成要求 6.1.2.1 项目电子文件按照 DA/T 28 等相关标准规范的规定形成。6.1.2.2 项目电子文件宜由项目业务系统直接生成。用物联网设备自动采集数据时，项目业务系统与物联网系统应通过数据接口，将物联网设备产生的数据转换为可识别的电子文件，并提取相应的元数据信息。管 理 信 息 项目电子文件形成 收集与整理 存档信息包生成 预归档 鉴定 查询信息包生成 管理信息包生成 利用 管理 备份 移交 电子档案库 目录数据、存档信息包、查询信息包、管理信息包 编目 目录数据存档信息包 管理信息包 查询信息包 项目

10、电子 文件 项目 电子 文件 项目 电子 档案 DB35/T 20812022 4 6.1.2.3 项目电子文件归档格式应符合附录 A 的规定。6.1.2.4 在项目电子文件形成、流转过程中应及时跟踪、检查、记录相关元数据。6.1.3 项目业务系统建设要求 6.1.3.1 应具备项目电子文件形成、流转、电子签名、安全认证、在线归档等功能：a)支持按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件；b)支持在电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据；c)支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后，按照规范开展电子文件整理、检测工作；d)支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分类和保管

11、期限；e)支持生成包含电子文件及其元数据的存档信息包，按照程序要求向电子档案管理信息系统归档；f)支持电子签名图形化转化。6.1.3.2 应具备电子文件管理功能，确保项目文件管理与工程建设、管理业务集成，并维护好电子文件与元数据的关系。项目电子文件收集与整理 6.2.1 建设单位应按照相关标准规范，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等，制定符合项目实际的文件材料归档范围和档案保管期限表以及分类方案，确保项目建设过程中形成的项目电子文件及其元数据收集齐全完整。6.2.2 应按项目电子文件相关标准规范自动或半自动进行项目电子文件收集、整理。整理应遵循项目电子文件的形成规律和成套性特点，保持文件之

12、间的有机联系。6.2.3 按照相关标准规范建立项目电子文件目录数据。6.2.4 数码照片整理参照 DA/T 50 的规定，录音电子文件、录像电子文件整理参照 DA/T 78 的规定。6.2.5 收集整理项目电子文件的同时，应采集管理过程元数据。6.2.6 项目电子文件应通过“四性”检测，检测内容和检测方案参照 DA/T 70 规定。存档信息包生成 6.3.1 每件项目电子文件及其元数据封装为一个存档信息包，结构应符合附录 B 的规定。存档信息包宜采用 OFD 格式，文件信息应可被阅读。6.3.2 存档信息包中的项目电子文件归档格式应符合附录 A 的规定，确实无法实现格式转换的电子文件保留原格式

13、，应将相关软件一并收集。6.3.3 项目电子文件元数据应包含基本元数据和扩展元数据，采用 XML 或 HTML 格式。项目电子文件元数据类别及要求应符合附录 C 的规定。6.3.4 参照 DA/T 70 规定的检测内容和检测方案，并结合不同类别项目档案实际，对存档信息包进行检测，确保项目电子文件真实、完整、可用、安全。6.3.5 按照 DA/T 282018 中 7.3.2 的规定，对存档信息包进行整理，组成多层级的聚合体。6.3.6 存档信息包应采用技术手段防止被篡改，并有相应的日志进行监控。预归档 6.4.1 将存档信息包聚合体推送至预归档库，应支持手动归档、自动归档、批量归档、单份归档。

14、6.4.2 应结合项目业务系统及项目档案标准规范确定归档接口，归档接口应支持通用接口技术标准。DB35/T 20812022 5 7 项目电子文件归档 鉴定 7.1.1 根据建设单位确定的文件材料归档范围和档案保管期限表进行价值鉴定，确定归档文件的保管期限。7.1.2 参照 DA/T 70 规定的检测内容和检测方案，并结合不同类别项目档案实际，对归档的项目电子文件进行“四性”检测。7.1.3 根据建设单位确定的分类和聚合方案，对项目电子文件聚合体的成套性和系统性进行检验。编目 7.2.1 鉴定归档后的存档信息包应以文件级档号编制其文件名，档号编制规则参照 DA/T 13。7.2.2 按照 DA

15、/T 18 的规定，并结合不同类别项目档案实际，对存档信息包进行编目，建立相应的项目电子档案目录数据。7.2.3 项目电子档案目录数据应与相应的存档信息包建立关联关系，保持一一对应。查询信息包及管理信息包生成 7.3.1 提取存档信息包的相关内容数据生成查询信息包及管理信息包。7.3.2 查询信息包应以档号加“CX”编制其文件名，结构应符合附录 D 的规定。管理信息包应以档号加“GL”编制其文件名，管理信息包中的项目电子文件元数据部分的类别及要求应符合附录 C 的规定，管理信息类别及要求应符合附录 E 的表 E.1 的规定。7.3.3 查询信息包和管理信息包生成后，应与存档信息包一并存入电子档

16、案库。8 项目电子档案管理 管理 8.1.1 项目电子档案管理信息系统应按照 GB/T 18894 的规定实施，管理过程产生的元数据信息应存入管理信息包。8.1.2 项目电子档案管理信息系统功能设计应符合 GB/T 39784 的规定。8.1.3 应按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立相应的安全防护体系。利用 8.2.1 项目电子档案库中目录数据库及查询信息包中的内容，由各单位在其权限范围内根据需求提供利用。8.2.2 项目电子档案应分级分类利用，采用必要的技术手段进行保护。备份 应对项目电子档案进行定期备份，有条件的单位可采用异地异质备份。移交 8.4.1 项目竣

17、工验收后，建设单位应按有关规定向运行管理单位、档案馆等相关单位办理项目电子档案移交。DB35/T 20812022 6 8.4.2 按照电子档案移交与接收办法和 DA/T 93 的规定，移交项目电子档案目录与项目电子档案时，同步移交相应的查询信息包和管理信息包。DB35/T 20812022 7 附录A （规范性）项目电子文件归档格式 项目电子文件归档格式应符合表A.1的规定。表A.1 项目电子文件归档格式 文件类别 归档格式 文本电子文件 OFD、PDF 图像电子文件 JPG、TIF 图形电子文件（二维）SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF 图形电子文件（三维）STEP 录音电子文

18、件 WAV、MP3 录像电子文件 MP4、MPG、FLV、AVI 电子文件元数据 XML、HTML DB35/T 20812022 8 附录B （规范性）存档信息包 存档信息包的结构应符合表B.1的规定。表B.1 存档信息包的结构 类型 结构 示例 文本类 归档电子文件 XX 隧道专项施工方案.ofd 原生电子文件 XX 隧道专项施工方案.wps 元数据 XX 隧道专项施工方案.xml 图像类 归档电子文件 XX 隧道竣工图.jpg 元数据 XX 隧道竣工图.xml 图形类 归档电子文件 XX 隧道竣工图（第 X 册-第 X 分册）.dxf 原生电子文件 XX 隧道竣工图（第 X 册-第 X

19、分册）.dwg 元数据 XX 隧道竣工图（第 X 册-第 X 分册）.xml 录音、录像类 归档电子文件 XX 工程开工仪式.mp4 元数据 XX 工程开工仪式.xml DB35/T 20812022 9 附录C （规范性）项目电子文件元数据类别及要求 C.1 项目电子文件基本元数据 项目电子文件基本元数据应符合表C.1的规定。表C.1 项目电子文件基本元数据及要求 序号 中文名 短语 约束性 类型 长度说明 1 文件标识符 WJBSF 必选 字符型 100 项目电子文件唯一标识符 2 获取方式 HQFS 必选 字符型 20 接收、著录、其它 3 来源名称 LYMC 可选 字符型 200 4

20、生成方式 SCFS 必选 字符型 20 原生、数字化 5 题名 TM 必选 字符型 320 6 文件编号 WJBH 可选 字符型 50 7 图号 TH 可选 字符型 50 8 文件日期 WJRQ 必选 字符型 20 9 文种 WZ 可选 字符型 20 命令、决议、公告、通告、通报、议案、指示、通知、公报、条例、规定、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、其它 10 文件组合类型 WJZHLX 必选 字符型 20 单件、复合文件、组合文件 11 页数 YS 必选 数值型 10 12 载体类型 ZTLX 可选 字符型 20 磁盘、光盘、硬盘、其它 13 语种 YZ 可选

21、 字符型 20 汉语、英语、其他 14 稿本 GB 可选 字符型 20 草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本、其它 15 格式信息 GSXX 必选 字符型 500 包括格式名称、格式版本、格式说明等 16 计算机文件名 JSJWJM 必选 字符型 100 17 计算机文件大小 JSJWJDX必选 字符型 20 18 文档创建程序 WDCJCX 可选 字符型 500 DB35/T 20812022 10 表C.1 项目电子文件基本元数据及要求（续）序号 中文名 短语 约束性 类型 长度说明 19 信息系统描述 XXXXMS 可选 字符型

22、500 20 数字化对象形态 SZHDXXT 可选 字符型 50 21 扫描分辨率 SMFBL 可选 字符型 50 大于等于 300 dpi 22 扫描色彩模式 SMSCMS 可选 字符型 20 黑白二值、灰度、彩色 23 图像压缩方案 TXYSFA 可选 字符型 100 CCITT Group3、CCITT Group4、JBIG、JBIG2 24 附注 FZ 可选 字符型 25 签名识别符 QMSBF 条件选 字符型 100 26 签名规则 QMGZ 条件选 字符型 27 签名时间 QMSJ 条件选 日期型 20 28 签名人 QMR 条件选 字符型 20 29 签名结果 QMJG 条件选

23、 字符型 30 证书 ZS 条件选 字符型 31 证书系列号 ZSXLH 条件选 字符型 50 32 签名算法标识 QMSFBS 条件选 字符型 33 项目名称 XMMC 必选 字符型 200 34 项目简称 XMJC 可选 字符型 100 35 项目代码 XMDM 可选 字符型 100 36 建设性质 JSXZ 可选 字符型 50 新建项目、改建项目、扩建项目、迁建项目、恢复项目 37 建设规模 JSGM 可选 字符型 50 大型项目、中型项目、小型项目38 工程类型 GCLX 可选 字符型 50 建筑工程、铁路工程、公路工程、水利工程、市政工程、水运工程、民航工程、火电工程、水电工程、核工

24、业工程 39 建设依据 JSYJ 可选 字符型 40 工程概算 GCGS 可选 字符型 20 41 批准工期 PZGQ 可选 字符型 20 42 建设地址 JSDZ 可选 字符型 43 合同段 HTD 可选 字符型 50 44 专业类型 ZYLX 可选 字符型 50 DB35/T 20812022 11 表 C.1 项目电子文件基本元数据及要求（续）序号 中文名 短语 约束性 类型 长度说明 45 单项工程 DXGC 可选 字符型 100 46 单位工程 DWGC 可选 字符型 100 47 分部工程 FBGC 可选 字符型 100 48 分项工程 FXGC 可选 字符型 100 49 工程部

25、位 GCBW 可选 字符型 100 50 责任者类型 ZRZLX 必选 字符型 50 单位、内设机构、个人 51 责任者代码 ZRZDM 条件选 字符型 100 52 责任者名称 ZRZMC 必选 字符型 50 53 责任者隶属 ZRZLS 可选 日期型 100 54 责任者描述 ZRZMS 可选 字符型 55 业务标识符 YWBSF 必选 字符型 100 56 业务类别 YWLB 可选 字符型 100 57 业务行为 YWXW 必选 字符型 200 58 业务开始时间 YWKSSJ 必选 日期型 20 59 业务结束时间 YWJSSJ 可选 日期型 20 60 行为描述 XWMS 可选 字符

26、型 61 行为依据 XWYJ 可选 字符型 62 关系标识符 GXBSF 可选 字符型 100 63 关系类型 GXLX 可选 字符型 100 文件文件、文件案卷、案卷文件、案卷案卷、文件单位、文件内设机构、文件个人、案卷单位、案卷内设机构、案卷个人、文档单位、文档内设机构、文档个人、文件业务、案卷业务、文档业务、单位业务、内设机构业务、个人业务、文档文档、文档文件、文件文档、个人内设机构、内设机构单位、个人单位、业务文件机构人员、业务案卷机构人员、业务文档机构人员 DB35/T 20812022 12 表 C.1 项目电子文件基本元数据及要求（续）序号 中文名 短语 约束性 类型 长度说明

27、64 关系 GX 可选 字符型 100 转发/被转发、来文/复文、正文/附件、新版本/旧版本、包含/被包含、前/后、替代/被替代、参考/被参考、参见/被参见、引用/被引用、操控/被操控、完成/被完成、形成/被形成、隶属/被隶属、其它 65 关系描述 GXMS 可选 字符型 注：基本元数据：描述项目电子文件的元数据，是项目电子文件的基本信息数据（主要为项目电子文件核心内容数据），在后续管理过程中不发生变化。不同行业的工程建设项目可按业务实际自定义添加删除。数码照片、录音录像分别参照DA/T 54和DA/T 63执行。C.2 项目电子文件扩展元数据 项目电子文件扩展元数据应符合表C.2的规定。表C

28、.2 项目电子文件扩展元数据要求 序号 中文名 短语 约束性 类型 长度 说明 1 软件环境 RJHJ 可选 字符型 2 000 2 硬件环境 YJHJ 可选 字符型 2 000 3 处理类型 CLLX 必选 字符型 50 处理信息为一组多值序列，各单位处理行为数据可在此处自主扩展 4 处理者 CLZ 必选 字符型 100 5 处理部门 CLBM 必选 字符型 100 6 处理时间 CLSJ 必选 字符型 50 7 处理结果 CLJG 必选 字符型 100 8 内容摘要 NRZY 可选 字符型 2 000 注：扩展元数据：描述项目电子文件的元数据，是项目电子文件的扩展说明数据（主要包括背景、过

29、程信息），可自定义添加扩展。DB35/T 20812022 13 附录D （规范性）查询信息包 查询信息包的结构应符合表D.1的规定。表D.1 查询信息包结构 类型 结构 示例 文本类 归档电子文件 XX 隧道专项施工方案.ofd 其他查询相关的内容数据 通用格式 图像类 归档电子文件 XX 隧道竣工图.jpg 其他查询相关的内容数据 通用格式 图形类 归档电子文件 XX 隧道竣工图（第 X 册-第 X 分册）.dxf 其他查询相关的内容数据 通用格式 录音、录像类 归档电子文件 XX 工程开工仪式.mp4 其他查询相关的内容数据 通用格式 DB35/T 20812022 14 附录E （规范

30、性）管理信息包 E.1 管理信息包格式 管理信息包宜采用XML或HTML格式，其数据包括两部分，一部分是从存档信息包中提取的项目电子文件元数据，另一部分是电子档案管理过程中形成的各类管理信息。E.2 管理信息类别及要求 管理信息包的管理信息类别及要求应符合表E.1的规定。表E.1 管理信息类别及要求 序号 中文名 短语 约束性 类型 长度说明 1 档案馆名称 DAGMC 条件选 字符型 100 2 档案馆代码 DAGDM 条件选 字符型 50 3 全宗名称 QZMC 条件选 字符型 100 4 立档单位名称 LDDWMC 必选 字符型 100 5 档号 DH 必选 字符型 50 6 项目代码

31、XMDM 必选 字符型 50 7 类别号 LBH 必选 字符型 50 8 密级 MJ 可选 字符型 20 9 保管期限 BGQX 必选 字符型 10 永久、30 年、10 年 10 馆编案卷号 GBAJH 条件选 字符型 50 11 责任者 ZRZ 必选 字符型 100 12 存放位置 CFWZ 可选 字符型 250 13 控制标识 KZBS 必选 字符型 20 开放、控制、其它 14 管理行为 GLXW 必选 字符型 100 15 管理活动时间 HDKSSJ 必选 日期型 20 16 管理活动描述 GLHDMS 必选 字符型 300 17 管理依据 GLYJ 可选 字符型 300 注：可根据实际需求自定义添加数据信息。DB35/T 20812022 15 参考文献 1 DA/T 13 档号编制规则 2 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 3 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 4 DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案 5 DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求 6 DA/T 78 录音录像档案管理规范 7 DB35/T 1916 党政机关电子公文归档一体化管理技术规范 8 电子档案移交与接收办法（档发20127号）