DB1404 T 4-2021 检验检测机构技术资料存储要求.pdf

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1、I C S 0 3 . 1 2 0 . 2 0 C C S C 0 1 山 西 省 长 治 市 地 方 标 准 D B 1 4 0 4 / T 4 2 0 2 1 检 验 检 测 机 构 技 术 资 料 存 储 要 求 2 0 2 1 - 1 1 - 1 0 发 布 2 0 2 1 - 1 2 - 1 0 实 施 长 治 市 市 场 监 督 管 理 局 发 布 1404 4D B 1 4 0 4 / T 4 2 0 2 1 I 目 次 前 言 1 范 围 1 2 规 范 性 引 用 文 件 1 3 术 语 和 定 义 1 4 要 求 1 5 监 督 检 查 2 附 录 A ( 资 料 性 )

2、记 录 归 档 登 记 表 3D B 1 4 0 4 / T 4 2 0 2 1 I I 前 言 本 文 件 按 照 G B / T 1 . 1 - 2 0 2 0 标 准 化 工 作 导 则 第 1 部 分 ： 标 准 化 文 件 的 结 构 和 起 草 规 则 的 规 定 起 草 。 本 文 件 由 长 治 市 市 场 监 督 管 理 局 提 出 并 监 督 实 施 。 本 文 件 由 长 治 市 实 验 室 标 准 化 技 术 委 员 会 归 口 。 本 文 件 起 草 单 位 ： 长 治 市 综 合 检 验 检 测 中 心 。 本 文 件 主 要 起 草 人 ： 郝 玉 敏 、 张 云

3、 鹏 、 高 丽 霞 、 崔 建 兵 、 薛 敏 、 马 丽 娟 、 杨 红 梅 。D B 1 4 0 4 / T 4 2 0 2 1 1 检 验 检 测 机 构 技 术 资 料 存 储 要 求 1 范 围 本 文 件 规 定 了 检 验 检 测 机 构 技 术 记 录 存 储 的 要 求 及 监 督 检 查 。 本 文 件 适 用 于 检 验 检 测 机 构 技 术 记 录 的 存 储 管 理 。 2 规 范 性 引 用 文 件 本 文 件 没 有 规 范 性 引 用 文 件 。 3 术 语 和 定 义 下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件 。 3 . 1 检 验 检 测 机

4、构 依 法 成 立 ， 依 据 相 关 标 准 或 者 技 术 规 范 ， 利 用 仪 器 设 备 、 环 境 设 施 等 技 术 条 件 和 专 业 技 能 ， 对 产 品 或 者 法 律 法 规 规 定 的 特 定 对 象 进 行 检 验 检 测 的 专 业 技 术 组 织 。 来 源 ： R B / T 2 1 4 2 0 1 7 ， 3 . 1 3 . 2 技 术 记 录 指 检 验 检 测 机 构 在 检 验 检 测 活 动 过 程 中 的 信 息 记 录 ， 包 括 原 始 观 察 、 检 验 检 测 过 程 、 数 据 结 果 等 方 面 的 工 作 记 录 ， 如 样 品 状

5、态 、 检 验 检 测 、 设 备 使 用 、 环 境 条 件 、 质 量 控 制 、 方 法 确 认 、 人 员 能 力 等 方 面 的 工 作 记 录 和 出 具 的 检 验 检 测 报 告 。 4 要 求 4 . 1 记 录 的 归 档 4 . 1 . 1 机 构 应 设 置 档 案 员 （ 专 职 或 兼 职 ） 负 责 记 录 档 案 的 管 理 工 作 。 4 . 1 . 2 档 案 员 在 接 收 记 录 时 ， 应 检 查 记 录 信 息 的 完 整 性 和 规 范 性 ， 如 不 符 合 要 求 ， 应 退 回 补 正 后 重 新 进 行 接 收 工 作 。 4 . 1 .

6、3 记 录 接 收 应 填 写 记 录 归 档 登 记 表 ， 做 好 接 收 记 录 。 记 录 归 档 登 记 表 信 息 一 般 包 括 时 间 、 记 录 名 称 、 数 量 （ 份 数 或 页 数 ） 、 提 交 人 、 部 门 、 接 收 人 等 内 容 （ 见 附 录 A ） 。 4 . 1 . 4 档 案 员 应 对 记 录 档 案 分 类 并 编 号 标 识 ， 建 立 可 以 查 询 的 索 引 目 录 ， 保 证 其 具 有 可 追 溯 性 。 每 一 宗 档 案 都 有 一 个 档 案 号 ， 一 般 宜 按 年 月 份 顺 序 进 行 编 号 标 识 。 4 . 1

7、. 5 检 验 检 测 报 告 记 录 应 包 括 合 同 、 委 托 单 或 抽 样 单 、 检 验 检 测 过 程 及 原 始 记 录 、 检 验 检 测 报 告 等 ， 成 套 装 订 成 册 后 定 期 归 档 。 4 . 1 . 6 设 备 使 用 、 环 境 监 测 、 质 量 控 制 、 方 法 验 证 、 人 员 能 力 考 核 与 评 价 等 方 面 的 记 录 ， 按 照 记 录 性D B 1 4 0 4 / T 4 2 0 2 1 2 质 分 类 定 期 归 档 。 4 . 1 . 7 检 验 检 测 机 构 应 根 据 记 录 数 量 或 频 次 确 定 归 档 时 间

8、 ， 记 录 形 成 部 门 应 按 照 时 效 要 求 及 时 交 档 案 员 存 档 。 4 . 2 记 录 的 存 储 4 . 2 . 1 记 录 档 案 应 存 放 于 适 宜 的 环 境 ， 并 采 取 防 火 、 防 盗 、 防 蛀 、 防 潮 等 措 施 ， 避 免 记 录 的 损 坏 、 变 质 和 丢 失 。 4 . 2 . 2 以 电 子 形 式 存 储 的 记 录 ， 按 照 相 应 要 求 采 取 与 书 面 记 录 同 等 措 施 ， 并 加 以 保 护 及 备 份 ， 防 止 未 经 授 权 的 侵 入 及 修 改 ， 以 避 免 原 始 信 息 或 数 据 的 丢

9、 失 或 改 动 。 4 . 3 记 录 的 借 阅 和 复 制 4 . 3 . 1 本 机 构 员 工 因 工 作 需 要 借 阅 或 复 制 记 录 ， 应 经 相 关 负 责 人 批 准 办 理 相 关 手 续 后 行 借 阅 或 复 制 。 4 . 3 . 2 外 单 位 人 员 借 阅 或 复 制 记 录 ， 仅 限 于 以 下 情 况 ： a ) 向 有 关 检 验 检 测 机 构 监 督 管 理 部 门 、 评 审 部 门 及 人 员 提 供 证 实 材 料 ； b ) 向 客 户 提 供 涉 及 本 身 及 相 关 信 息 的 查 询 或 复 制 ， 以 提 高 客 户 对 检

10、 验 检 测 工 作 质 量 和 质 量 活 动 的 充 分 满 意 和 信 任 。 4 . 3 . 3 记 录 对 外 的 借 阅 或 复 制 ， 应 在 保 护 客 户 机 密 的 前 提 下 ， 经 相 关 负 责 人 批 准 办 理 相 关 手 续 后 进 行 。 4 . 3 . 4 借 阅 记 录 人 员 不 得 泄 密 和 转 移 记 录 ， 不 得 在 记 录 上 涂 改 、 划 线 等 ， 阅 后 及 时 办 理 归 还 手 续 。 4 . 4 记 录 的 保 存 期 限 及 处 理 4 . 4 . 1 检 验 检 测 报 告 相 关 记 录 保 存 期 不 少 于 资 质 认

11、 定 有 效 期 6 年 ， 具 有 行 业 特 殊 要 求 的 检 验 检 测 报 告 保 存 期 按 照 行 业 规 定 执 行 。 4 . 4 . 2 其 它 技 术 记 录 的 保 存 期 限 应 与 检 验 检 测 报 告 记 录 同 步 ， 不 少 于 6 年 。 4 . 4 . 3 超 过 保 存 期 限 的 记 录 ， 档 案 员 应 及 时 提 出 销 毁 或 延 长 保 存 期 限 的 建 议 ， 经 相 关 负 责 人 批 准 后 进 行 清 理 或 销 毁 工 作 ， 并 做 好 相 应 记 录 。 清 理 或 销 毁 超 期 记 录 工 作 一 般 不 少 于 2 人

12、 ， 涉 及 保 密 方 面 的 记 录 还 应 采 取 防 止 泄 密 措 施 。 5 监 督 检 查 5 . 1 质 量 管 理 人 员 应 定 期 检 查 技 术 记 录 存 储 管 理 情 况 。 5 . 2 检 查 内 容 包 括 档 案 、 存 储 环 境 、 记 录 等 方 面 的 工 作 。D B 1 4 0 4 / T 4 2 0 2 1 3 附 录 A （ 资 料 性 ） 记 录 归 档 登 记 表 表 A . 1 提 出 了 记 录 归 档 登 记 的 信 息 内 容 。 表 A . 1 记 录 归 档 登 记 表 序号 时间 记录名称 记录数量 （份数或页数） 提交部门 提交人 接收人 备注