SHSG-041-1991 设计成品及技术资料归档管理办法.pdf

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1、中国右油化工总公司设计成品及技术资料归档管理办法 SHSG - 041 - 91 (试行)，;丁子飞199 1北京 20001091 中国石油化工总公司吨丛1尬，仆，资术技品计成设f凡/ 、., . . 气、及归档管理办法 咱，.v、. SHSG - 041 - 91 主编单位z齐鲁石泊化工设H院199 1 京行)北、j(试f hp 、v. 、中国石油化工总公司设计成品及技术资料用档管理办法SHSG-041-91 带中国石油化工总公司勘察院出版车间印刷、发行中国石油化工总公司部(厅)文件中石化(1991)建设字237号关于印发中国石油化工总公司设计成品及技术资料归档管理办法的通知各公司、总厂、

2、厂、院、所:现将中国石油化工总公司设计成品及技术资料归挡管理办法印发给你们，自1991年12月1日起在工作中执行。如在执行中发现问题，及时报工程建设部。本办法由中国石化总公司勘察院出版车间印刷发行，请各单位直接向该院订购。中国百油化工总公司工程建设部一九九一年七月二十四日目录第-章总则第二章归档范闺. 川.川1.川.川. 川1. ., . 2 第三章归档要求. 川.，.川.川.川.川.川. .川. 川.川.川.川. 川.川. 川.川.川.川.5第四章归档时间和手续H川.川. .7 附录一技术资料销案保管期限表. . .0. . 9 附录二工程设计项目各阶段技术资料归档项目表.11附录三现场施工

3、、试运技术资料档案归档登记表.15 附录四引进项目设计技术资料档案归裆登记表. .16 第-章总则第1.O. 1条为加强中国石油化工总公司所属各设计单位工程设计技术资料档案管理，有效地保护和利用科技档案信息资源，为经济建设和技术发展服务。根据国务院批准的、由国家经委、国家建委、国家科委和国家档案局联合发布施行的科学技术档案工作条例)，结合中国石油化工总公司各设计单位的具体情况，特制定本办法。第1.O. 2条本办法适用于所有工程设计项目(包括引进技术与国外合资项目)、业务建设项目、技术开发项目、工程扩建改建项目等的技术档案资料的管理。对零星小型工程项目、技措项目可参照执行。第1.O. 3条本办法

4、仅对工程设计各阶段的成品及技术资料的归档范围和要求进行原则上的规定，各单位在执行中要根据本单位的具体情况对档案的组卷与分类，整编与保管，鉴定与销毁以及保密与借阅等有关项目，进行详细地规定。第1.O. 4条本办法由中国石化总公司工程部负责解释。l 第二章归档范围第2.O. 1条技术资料档案是指记录和反映各设计单位所承担的工程项目的总承包、设计前期工作工程设计、技术开发、业务J:r设、技术攻关等过程中所形成的具有参考和保存价值的设计成品及各设计阶段中所集累的技术资料。包括收集的基础资料，设计开工报告、技术统一规定、设计文件质量评定表以及工作中的来往的重要文件、函、电等资料。第2.O. 2条工程设计

5、技术资料归裆范围第2.0.2.1条工程项目设计基础资料一、工程项目的选址、选线报告，二、工程设计的基础数据与资料(包括气象、水文地质、工程地质、地形、地貌、地震、人文及地理等), 三、资源调查资料(包括水源、电源、动力资源、经济、交通运输、生产用原料、燃料、材料等), 四、设计依据包括上级机关文件、规定、批件、工程上各种会议纪要、技术协议书、招标文件、合同及附件、技术标准、规范、试验报告或试验数据、技术开发资料、分析鉴定等。2 第2.0.2.2条工程项目设计前期文件一、项目建议书或预可行性研究报告，二、可行性研究报告或设计任务书;三、工程项目招标、投标文件、报价书;四、项目评估材料，五、环境保

6、护预评价报告。第2.O. 2. 3条工程项目设计文件一、总体设计，二、装置基础设计，三、初步设计，四、施工图设计及施工图预算，五、设计评价、鉴定及审批文件。第2.0.2.4条工程项目设计技术资料一、工程设计开工报告(含创优规划), 二、工程设计统一技术规定3三、设计方案审查纪要(包括中间审查会议纪要)四、各专业互提条件资料;五、设计计算书，六、校审记录，七、设计文件质量评定表，八、工程各设计阶段总结，九、设计复查报告。第2.0.2.5条工程项目施工试运文件一、设计交JJ1:i会纪要，二、设计变更通知单，三、现场设计代表、大事记、日志;四、设计施工、试运总结，五、设计质量重要信息反馈单g六、工程

7、完工报告，3 七、设计回访报告。第2.0.2.6条工程项目其它文件一、国外引进项目的有关文件(包括出国人员考察报告、意向书、询价书、报价书、技术谈判提纲及记录、协议书、合同及附件、技术标准、技术规定、各设计阶段有关文件、审查议定书、备忘录、设计联络提纲与总结、会议纪要、外商在谈判中或在现场施工中提供的资料等), 4 二、专有技术及专利文件;三、外委工程或合作设计项目相互提供的文件资料;四、技术问题的来往函电s五、国内外技术交流报告;六、出国人员收集的技术资料及重要的技术样本;七、调整概算文件z八、设计质量剖析报告，九、其它有关资料。第2.0，.3条技术开发和技术攻关文件一、项目协议书g二、开题

8、报告;三、试验方案;四、试验报告s五、技术鉴定报告，六、成果申报资料。第三章归档要求第3.O. 1条工程项目的技术档案二是在设计工作进行过程中随着文件和资料的积累而逐布:形成的，直到工程项目设计阶段完成和试运投产阶段结束后s出工程设计总负责人、单元或主项装置)负责人组织收集整理后按阶段进行归挡。第3.O. 2条为了充分发挥技术档案在设计过程中的作用，要求工程设计总负责人、各专业负责人应按时将所收集到的技术文件资料按档案管理分类办法，将本专业文件、资料图纸进行分类编号专项保存，供项目设计人员随时查阅，待工程设计和试运投产完成后按设计阶段立即归挡。第3.0.3条凡属归档范围的技术资料档案，应由工程

9、设计总负责人、课题负责人、项目设计负责人和主项(装置负责人，在日常工作中，组织积累、分类、归挡，并由计划管理部门列入生产计划，明确归档日期。第3.O. 4条凡属归档的技术文件资料，必须遵循科技档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，反映各项工作的历史真实面貌。第3.O. 5条凡属归档的技术资料，归档时应填写技术档案归档登记衰门各阶段各类文件归档项目参照如下表3一、工程设计项目各阶段技术资料归档项目表见附录二s二、现场施工、试运技术资料档案归挡登记表见附录三;三、引进项目设计技术资料档案归裆登记表见附录四。第13.O. 6条归挡的技术资料材料，要求整齐完善，字体工整，图文清晰。第3.O.

10、 7条一份独立内容不可分割的文件，必须一次归档。一份文件包含两个以上具体内容时，应编自录，并应有概括反映整份文件内容的标题，文件超过一页时，应编页次。第3.O. 8条归档的技术资料，应按照各设计单位保密规定划分密级。对密级的划分宜在工程项目开工报告前明确规定，以保证技术档案在形成中按保密制度进行保管。第3.O. 9条归档份数规定如下g一、工程项目各设计阶段的成品文件存档2份。二、工程项目设计前期文件，存档1份。三、工程项目设计基础资料，存档1份。四、工程项目设计技术资料，存档1份。五、工程项目施工、试运文件存档l份。六、工程项目其它文件存档1份。七、技术开发及业务建设项目资料存档1份。各设计单

11、位根据各单位的不同管理情况可制定本单位的归档份数，但不得低于上列各项份数。第3.0.10条技术档案保管期限由技术档案保存价值决定，一般划分为永久、长期、短期三个档次。各院可根据档案的技术水平、功能作用、时间因素和典型因素以及本院档案库内资料积累程度、利用价值的大小等酌情规定。一般技术档案保管期限推荐值详见附录一。6 第四章归档时间和手续第4.O. 1条工程项目建议书、可行性研究报告TIY，设计任务书、基础设计、总体设计、初步设计、施工图设计等设计成品在完成后应立即存档。第4.O. 2条设计基础i资料、工程设t!技术资料、lj工程备查资料，以及工程项目其它文件等技术资料应予设计成品文件入库一个月

12、内，由专业负责人(或设计-人)整理后经各级签署，交主项(装置)负责人(施工图资料)或交工程设计总负责人(除施工图外各阶段资料)汇总，编制目录，填写技术档案归档登记袭，送挡案管理人员检奎验收、签字后归挡。第4.0.3条对工程建设现场的设计变更通知单、设计代表日志，现场施工总结报告、试运转投产报告以及工程完工报告等资料、待项目投产后两个月内出:现场设计代表整理，交现场项目设计总代表汇总，编制目录，填写技术资料归档表，送档案管现人员检查验收、签字后归楼。第4.O. 4条出国人员考察报告、技术交流报告，按各院安排计划时间内归挡。出国考察中收集的资料佣技术交流过程中收集的资料，由出国团组或参加交流的专业

13、人员进行整理，交出国团组组长(或技术交流组长汇总后，在出国归后一个月内送档案管理人员验收签字归焰。第4.O. 5条业务建设和专题报告工作中所111:集肉有参考价值的资料，待成品归档后30天内，由项目负责人汇总经所在室技术负责人签字后，送档案管理人员验收签字归档。8 序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 附录一技术资料档案保管期限表技术资料档案保管期限表附表1技术档案名称保管期限一般工程重要工程项目建议书、可行性研究报告、设计任务书、选厂报告、基础设计、总体设计、初步设计、施工图设计等成品、设计评长期永久价鉴定复查及审批等文件上述项目底图长期永久设计委托书、合同并附件短期期设剖各阶

14、段总结、技术考察报告、调查短期长期研究总结设衬各阶段设计方案讨论记录短期长期设计各阶段设计统一技术规定短期短期引进装置合同书、协议书及有关文件、长期永久进口专利、谈9国民件、国外提供技术文件引进装置国外提供的初步设计、工程设计图纸长期长期工程各专业计算书短期长期工程各种会议纪要、来往文件、电报、短期短期便函国内技术专利、专有技术及新技术开发报告长期永久一一9 续附表1保管期限序号技术档案名称一般工程重要工程设计基础资料、气象、水文地质、工程12 地质、人文地理等资料、生产原料、燃长期永久料、材料及化学药品、物性数据生产原料、公用工程、水、电、汽供应13, 短期短期协议14 技术风险备忘录、安全

15、备忘录短期长期15 国外技术考察报告长期永久现场设计代表总结、施工大事记、施工16 短期长期日志17 设剖回访报告短期长期设计完工报告、设计各阶段开工报告、18 短期长期工程设计要求、设ti交底、图纸会审纪要19 设计各阶段条件图、工程中间检查记录短期短期20 信息反馈单、质量剖析报告书或纪要短期短期设计文件校审记录、设计成品质量评定21 短期短期表10 附录二工程设计项目各阶段技术资料归档项目表序号1 2 3 4 5 6 7 8 工程设计项目各阶段技术资料归裆项目表附表2技术资料名称一、基础资料上级批准的项目建议书、设计任务书或可行性研究报告基础设计合同设计委托书或工程合同并附件各级政府部门

16、及上级批准的各项文件已完成中间试验或规模相当的半工业装置试验鉴定证书必需的设计资料及各操作点的物性数据主要化工设备工业化计算方法，公式或计算机程序名称设计技术依据(1)专利技术( 2 )开发的新技术(3 )引进成套装置并具有完整的工艺数据、/ 施工阁、/、/1/ 飞/、/、/、/、/、/、/、/、/、J、/、/、/1 i , , 序号9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 12 技术资料名称(4)具有生产经验的成熟产品厂址选择报告建设单位招标书总体设讨院投标书工程项目承包设计院投标书工程承包各设计单位设讨分工文件设计基础数据( 1 )地形图，区域位置图，厂址具体地点地形图(

17、2 )气象资料，水文地质，人文及地理，交通，环境生态情况( 3 )工程地质初勘资料( 4 )工程地质详勘资料原料，燃料，材料，辅助凉料，名称规格，供应来源并协议书给排水区域规划供电，电讯区域规划铁路，公路，水运区域规划设前总设基设计期体计础计、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/、/续附表E续附表Z初设i步计施工图设前总设基设初设序号技术资料名称计期体计础计步计施工图19 原材料，产品运输规划意向书、/|飞/工程各种协议(供电、供水，v 20 供汽，运输，外协，原料供应、/飞/燃料供应等)21 厂址选择报告批文、/、:;-，、/、/、/22 被批准的初步设i有关文

18、件主;23 被批准的环保报告24 用户规定及要求、/v 设计技术依据(包插各项专、/25 利，工艺包，基础设讨，寻l、/进成套装置新技术开发成果等)、J、/兰/豁27M翅画?时产的喝组销时批解斗云对B文J(JjJj件U大综原则阳、/、/合利用、/J 意向书28 资金筹措及偿还意向书、/、/29 市场调查，原始记录、/、/30 厂址占地意向书、j一一一一31 生产原料、燃料需求量意向书J 、/、/32 水、电、汽供应意向书、/一13 号序技术资料名称图工EE施-装一设计一附-初步一续寸li-设计一基础一一设计一-M晶体一一前期一设计-附录三现场施工、试运技术资料档案妇档登记表一、工程技术资料l

19、设计统一技术规定、/、/、/、/2 设计会议记要、/、/、/、/3 来往文件、电报、便函、/、/、/d 、/4 设计方案讨论记录、/、/、/、/5 设计中fi可检查或中间审查也录、/、/、/、/自技术风险备忘录、/、/、/7 总体慨算风险备忘录、/、/自设计变更通知、/、/9 设计开工报告、/、/、/、/10 各专业设计条件、/、/J 、/11 各专业设剖计算z阳或电货程序、/、/、/、/12 llHi文件校审记录、/、/、/、y13 设tl成品质:!t评定表、/、/、/、/14 倩息反馈单、/、/、/、/15 质量剖析报告书或纪要、/、/、/、/16 工程设计阶段总结、/、/、/、/、/现场

20、施工、试运技术资料档案归裆登记表附表S工程号工程名称项目负责入199年月日序号资料名称页数备注1 现场施工大事记2 现场施工会议纪要3 现场施工日志4 现场试牢记录5 现场重大方案讨论记录日现场设计代表组成人员名单7 现场设计代表派llH划及实施悄况8 现场试车总结9 现场施工总结10 现场施工各专业总结11 现场自息反也可12 各专业现场设计变更通知1单14 15 附录四引进项目设计技术资料档案归档登记表引进项目设计技术资料档案归档登记表附表4工程号工程名称项目负责人项目总负责人199年月日序号资料名称页数备注1 各级政府部门及上级批准的各项文件2 已批准的可行性研究报告3 技术交流的技术总

21、结4 项目询价书5 各投标商报价书6 技术谈判提纲、记录7 项目合同及附件8 条件会(1总图会纪要9 国外设计联络组出国工作提纲10 国外设计联络工作总结11 国外设备检验技术总结12 国外先进技术产品样本16 工程号工程名称项目负责人归档技术资料目录序号资料名称13 项目中标厂家提供的有关标准和规范14 技术风险备忘录15 各项技术会议谈判提纲、记录16 国外提供的基础设计或初步设计17 国外提供的详细设计或最终设计18 各设计阶段审查议定书19 出国考察及收集来的有关材料20 谈判过程中外商提交的资料或现场施工中提交的资料21 技术问题来往函电续附表4项目总负责人199年月日页数备注17