VDI 6009 Blatt 2-2003 Facility Management - Introduction of building management in several properties - Examples.pdf

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1、VEREIN DEUTSCHERINGENIEUREFacility ManagementEinfhrung von Gebudemanagementfr mehrere LiegenschaftenAnwendungsbeispieleFacility ManagementIntroduction of building managementin several propertiesExamplesVDI 6009Blatt 2 / Part 2Ausg. deutsch/englischIssue German/EnglishVDI-Handbuch Elektrotechnik (TGA

2、)VDI-Handbuch RaumlufttechnikVDI-Handbuch SanitrtechnikVDI-Handbuch Wrme-/HeiztechnikVDI-RICHTLINIENZu beziehen durch / Available from Beuth Verlag GmbH, 10772 Berlin Alle Rechte vorbehalten / All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure,Dsseldorf 2003Vervielfltigung auchfr innerbetriebliche Zwec

3、ke nicht gestattet / Reproduction even for internal use not permittedDie deutsche Version dieser Richtlinie ist verbindlich.ICS 91.140.01Dezember 2003December 2003The German version of this guideline shall be taken as authorita-tive. No guarantee can be given with respect to the English trans-lation

4、.Inhalt SeiteVorbemerkung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Geltungsbereich und Zweck . . . . . . . . . . 32 Begriffe, Abkrzungen und Definitionen . . . 43 Projektablauf eines FM-Beratungsprojekts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83.1 Ausgangssituation. . . . . . . . . . . .

5、 . . 83.2 Aufgabenstellung: Ursachen fr Qualittsprobleme und zu hohe Kosten der Bewirtschaftung. . . . . . . . . . . . . 103.3 Musterlsung zu Abschnitt 3.2 . . . . . . . 103.4 Aufgabenstellung: Phasen des Projektablaufs . . . . . . . . . . . . . . . . 113.5 Musterlsung zu Abschnitt 3.4 . . . . . . .

6、 114 Phase 1-1: Erfassung der Stammdaten allerLiegenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . 154.1 Aufgabenstellung . . . . . . . . . . . . . . 154.2 Musterlsung zu Abschnitt 4.1 . . . . . . . 155 Phase 1-2: Erfassung und Analyse derNutzungskosten . . . . . . . . . . . . . . . . 285.1 Aufgabenstel

7、lung . . . . . . . . . . . . . . 285.2 Musterlsung zu Abschnitt 5.1 . . . . . . . 326 Phase 1-3: Erfassung und Analyse der Bewirtschaftungsprozesse im Ist-Zustand . . 336.1 Aufgabenstellung . . . . . . . . . . . . . . 336.2 Musterlsung zu Abschnitt 6.1 . . . . . . . 337 Phase 1-4: Erfassung und Anal

8、yse der Organisationsstruktur der Verwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427.1 Aufgabenstellung: Methode zur Erfassungund Analyse der Organisationsstruktur . . . 427.2 Musterlsung zu Abschnitt 7.1 . . . . . . . 42Contents PagePreliminary note . . . . . . . . . . . . . . . . .

9、. 21 Area of application and purpose . . . . . . . 32 Terms, abbreviations and definitions . . . . . 43 Project sequence for an FM consultancyproject. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83.1 Initial position . . . . . . . . . . . . . . . 83.2 Task definition: Causes of qualityproblems and exc

10、essive managementcosts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103.3 Sample solution for Section 3.2 . . . . . . 103.4 Task definition: Phases of the project sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113.5 Sample solution for Section 3.4 . . . . . . 114 Phase 1-1: Recording the master data ofall

11、the properties . . . . . . . . . . . . . . . . 154.1 Task definition . . . . . . . . . . . . . . . 154.2 Sample solution for Section 4.1 . . . . . . 155 Phase 1-2: Recording and analysis of theutilisation costs . . . . . . . . . . . . . . . . 285.1 Task definition . . . . . . . . . . . . . . . 285.2

12、 Sample solution for Section 5.1 . . . . . . 326 Phase 1-3: Recording and analysis of themanagement processes in the actual state . 336.1 Task definition . . . . . . . . . . . . . . . 336.2 Sample solution for Section 6.1 . . . . . . 337 Phase 1-4: Recording and analysis of theorganisational structu

13、re of theadministration company . . . . . . . . . . . . 427.1 Task definition: Methods for the recordingand analysis of the organisational structure 427.2 Sample solution for Section 7.1 . . . . . . 42Frhere Ausgabe: 10.02 Entwurf,deutschFormer edition: 10/02 draft, in German onlyVDI-Gesellschaft Te

14、chnische Gebudeausrstung (TGA)B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08All rights reserved Verein Deut scher Ingenieure, Dsseldorf 2003 2 VDI 6009 Blatt 2 / Part 2Seite7.3 Aufgabenstellung: Aufgaben der Verwaltungsgesellschaft . . . . . . . . . . 437.4 Musterlsung zu Absch

15、nitt 7.3 . . . . . . . 437.5 Aufgabenstellung: Erfassung der Personalstruktur. . . . . . . . . . . . . . . 467.6 Musterlsung zu Abschnitt 7.5 . . . . . . . 467.7 Aufgabe: Erfassen der EDV-Werkzeuge . . 477.8 Musterlsung zu Abschnitt 7.7 . . . . . . . 488 Phase 2: Lastenheft mit Zielvereinbarung. . .

16、 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488.1 Aufgabenstellung: ZusammenfassendeAnalyse der vorgefundenen Probleme . . . 488.2 Musterlsung zu Abschnitt 8.1 . . . . . . . 488.3 Aufgabenstellung: Aufzeigen des Handlungsbedarfs inkl. Prioritten Strategieentwicklung . . . . . . . . . . . . 508.4

17、Musterlsung zu Abschnitt 8.3 . . . . . . . 509 Phase 3: Realisierung . . . . . . . . . . . . . 529.1 Aufgabenstellung: Erarbeitung vonProzessmodellen . . . . . . . . . . . . . . 529.2 Musterlsung zu Abschnitt 9.1 . . . . . . . 53Schrifttum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59VorbemerkungDer Fo

18、kus der Richtlinie VDI 6009 Blatt 1 liegt aufder Darstellung von Arbeitsschritten zur wirtschaftli-chen Optimierung der Bewirtschaftung eines einzel-nen Gebudes. Bei Ausweitung der Betrachtung aufdas Gebudemanagement mehrerer Gebude (Portfo-lio), z.B. durch eine Betreibergesellschaft, Liegen-schafts

19、verwaltung oder Kommune, ergeben sich je-doch zustzliche Fragestellungen, die ber die Opti-mierung der Nutzung einer Einzelliegenschaft hin-ausgehen. Diese zustzlichen Fragestellungen wer-den im Rahmen dieser Richtlinie systematisch erar-beitet.Die vorliegende Richtlinie VDI 6009 Blatt 2 beinhal-tet

20、 folgende Themen:Erweiterung des Beratungsumfanges von einereinzelnen Liegenschaft auf ein Portfolio von Lie-genschaftenErweiterung des Beratungsinhaltes von der wirt-schaftlichen Optimierung auf die Optimierung derQualitt der BewirtschaftungGrobdarstellung eines BeratungsprojektsMethodik zur Erfass

21、ung und Aufbereitung derGebudestammdaten, der Nutzungskosten, der ak-tuellen Bewirtschaftungsprozesse sowie der Orga-Page7.3 Task definition: Tasks of theadministration company . . . . . . . . . . 437.4 Sample solution for Section 7.3 . . . . . . 437.5 Task definition: Recording the personnelstructu

22、re . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467.6 Sample solution for Section 7.5 . . . . . . 477.7 Task: Recording the IT tools . . . . . . . . 477.8 Sample solution for Section 7.7 . . . . . . 488 Phase 2: Statement of activities and agreed goals . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488.1 Task definitio

23、n: Summary and analysis ofthe detected problems . . . . . . . . . . . 488.2 Sample solution for Section 8.1 . . . . . . 488.3 Task definition: List of necessary actionsincluding priorities and developmentof strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . 508.4 Sample solution for Section 8.3 . . . . . .

24、509 Phase 3: Implementation . . . . . . . . . . . 529.1 Task definition: Drafting of process models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529.2 Sample solution for Section 9.1 . . . . . . 54Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591 Preliminary noteThe focus of of guideline VDI 6009 Pa

25、rt 1 lies on rep-resenting the steps involved in achieving the econom-ical optimisation of the management of a singlebuilding. When this is extended however to the build-ing management of several properties (portfolio) e.g.by an operating authority, property managementcompany or local authority, add

26、itional questions arisethat go beyond the optimisation of the usage of a sin-gle building. These additional queries are workedthrough systematically within the framework of thisguideline.Guideline VDI 6009 Part 2 contains the followingtopics:Extension of the scope for discussion from a sin-gle prope

27、rty to a portfolio of propertiesExtension of the topics for discussion from eco-nomical optimisation to the optimisation of thequality of the building managementBasic representation of a consultancy projectMethodology for recording and preparing themaster data of the building, the utilisation costs,

28、the current management processes as well as theB55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2003 VDI 6009 Blatt 2 / Part 2 3 nisationsstruktur der VerwaltungBeispielhafte Analyse der vorgefundenen Datenund Ableitun

29、g des HandlungsbedarfsDefinition eines BewirtschaftungskonzeptesDarstellung ausgewhlter Prozesse der Bewirt-schaftung anhand eines Prozessmodells. Dabeisoll die bisher bekannte segmentierte Darstel-lungsweise von Bewirtschaftungsvorgngen auf-gelst (Sulenmodell, Einzelttigkeiten) und mit-tels einer d

30、urchgngigen Beschreibung ersetztwerden, die smtliche Teilprozesse, Mittel aus an-deren Bewirtschaftungsvorgngen sowie Quer-schnittsprozesse mit einbezieht.Umsetzung und Implementierung des KonzeptesAllen ehrenamtlichen Mitarbeitern an dieser VDI-Richtlinie sei auf diesem Wege gedankt. Alle Rechte vo

31、rbehalten, auch das des Nachdrucks,der Wiedergabe (Fotokopie, Mikrokopie), der Spei-cherung in Datenverarbeitungsanlagen und der ber-setzung, auszugsweise oder vollstndig. Die Nutzungdieser VDI-Richtlinie als konkrete Arbeitsunterlageist unter Wahrung des Urheberrechts z.B. durch Ko-pieren auf spezi

32、ellen Kopierpapier des VDI mglich.Ausknfte dazu, auch z.B. zur Nutzung im Wege derDatenverarbeitung, erteilt die Abteilung VDI-Richtli-nien im VDI.1 Geltungsbereich und ZweckAusgangspunkt smtlicher Teilaufgaben und Darstel-lungen in dieser Richtlinie ist ein Beispielportfoliovon Liegenschaften. Das

33、Portfolio wurde aus realenBeispieldaten zusammengestellt. Dabei wurden fol-gende Nutzungsformen in das Portfolio mit aufge-nommen:VerwaltungsbauMischnutzung (Laden, Bro)WohnungsbauDas Beispielportfolio dient dazu, innerhalb einesstark vereinfacht dargestellten Projektverlaufs Frage-stellungen aufzub

34、auen, deren Musterlsungen bei-spielhaft das Vorgehen und die Methodik vermittelnsollen, wie Bewirtschaftungskonzepte entwickeltoder optimiert werden knnen. Ziele fr die Aufstel-lung eines Bewirtschaftungskonzepts sind:a) Transparente und strukturierte Darstellung derBewirtschaftungsprozesse fr das P

35、ortfoliob) Wirtschaftliche Optimierung der Nutzungskosteneines Liegenschaftsportfoliosorganisational structure of the administrationcompanySample analysis of the recorded data and deriva-tion of the necessary actionsDefinition of a management conceptRepresentation of selected management processesusi

36、ng a process model. The previously well-known segmented method of depicting manage-ment processes is eliminated (bar chart, individualactivities) and replaced by a universal descriptionthat incorporates all the subprocesses, methodsfrom other management processes as well ascross-sectional processes.

37、Transfer and implementation of the conceptWe wish to take this opportunity to thank all the hon-orary contributors to this guideline.All rights reserved, including reprinting, reproduc-tion (photocopy, microcopy), storage in data process-ing systems and in translation, either as extracts or in-full.

38、 The use of this VDI guideline as an actualworking document is possible, whilst preserving thecopyright, e.g. by copying it on special VDI photo-copy paper. Information on the latter and also on use,e.g. via data processing, can be obtained from theVDI Guidelines Department at the VDI.1 Area of appl

39、ication and purposeThe starting point for all tasks and representations inthis VDI guideline is a sample portfolio of properties.The portfolio has been drafted using real sample data.The following forms of usage were incorporated inthe portfolio:administrative buildingmixed usage (retail, office)res

40、idential buildingUsing a highly simplified representation of a projectsequence, the sample portfolio is used to constructquestions whose sample solutions should convey theprocess and methodology by which managementconcepts can be developed or optimised. The goals inestablishing a management concept

41、are:a) Clear and structured representation of the man-agement processes for the portfoliob) Economical optimisation of the utilisation costsfor a property portfolioB55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08All rights reserved Verein Deut scher Ingenieure, Dsseldorf 2003 4 V

42、DI 6009 Blatt 2 / Part 2c) Qualittsmanagement (QM) von Bewirtschaf-tungsprozessen auch bei umfassenden Liegen-schaftsbestndenAnmerkungen:zu a)Als Teil des Bewirtschaftungskonzepts werden ausgewhlte Pro-zessmodelle vorgestellt. Die vermittelte Analyse kann jedoch aufbeliebige Vorgnge in der Bewirtsch

43、aftung von Liegenschaftenbertragen werden. zu b)Nutzungskosten eines Liegenschaftsportfolios setzen sich im Sinnedieser Richtlinie aus folgenden Anteilen zusammen:VerwaltungskostenBetriebskostenUnterhaltskostenAbweichend von anderen Quellen (z.B. II. BV,GEFMA 200, DIN 18 960) sind in den Betriebskos

44、-ten die Kosten fr Dienstleistungen auf mietereige-nen Flchen mit enthalten.Nutzungskosten nach GEFMA 200 oder DIN 18 960enthalten auch Kapitalkosten, die in dieser Richtlinienicht betrachtet werden.2 Begriffe, Abkrzungen und Definitionenber die in VDI 6009 Blatt 1 definierten Begriffehinaus werden

45、folgende Festlegungen getroffen:ProzessSatz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkungstehenden Ttigkeiten, der Eingaben in Ergebnisseumwandelt (DIN EN ISO 9000)KundeOrganisation oder Person, die ein Produkt empfngt(DIN EN ISO 9000)Kunden des Gebudemanagements sind alle Perso-nen/Institutionen, die

46、 Anforderungen an die Leis-tungserbringung stellen und einen Nutzen daraus zie-hen.BeispieleMieterffentlichkeitAnforderungErfordernis oder Erwartung, das oder die festgelegt,was blicherweise vorausgesetzt oder verpflichtendist (DIN EN ISO 9000)Die Kunden des Gebudemanagements stellen An-forderungen

47、an Bewirtschaftungsprozesse. Die An-forderungen teilen sich z.B. auf in:a) Einhaltung von gesetzlichen oder behrdlichenBestimmungen und Verordnungenb) Service-Level-Agreementsc) Quality management (QM) of the above processeseven in case of an extensive number of propertiesNotes:for a)Selected proces

48、s models are presented as part of the managementconcept. However, the analysis can however be transferred to anyprocesses involved in the management of properties. for b)Utilisation costs in a property portfolio are composed of the follow-ing factors:administration costsoperating costsmaintenance co

49、stsDeviating from other sources (e.g. II. BV,GEFMA 200, DIN 18 960), the costs for services intenant-owned spaces are included in the operatingcosts.Utilisation costs in accordance with GEFMA 200 orDIN 18 960 also include capital costs which are nottaken into account in this guideline.2 Terms, abbreviations and definitionsThe following definitions have been agreed in addi-tion to the terms specified in VDI 6009 Part 1: ProcessSet of interrelated or interactive activities which con-v