DIN 4991-2006 Business forms - Layout key for trade documents - Inquiry offer order order change order response delivery note and invoice《商务表格 交易文件格式表 询价、报价、订货单 订货变化单、接受定货单、交货单和发票》.pdf

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1、April 2006DEUTSCHE NORM Normenausschuss Browesen (NB) im DINPreisgruppe 17DIN Deutsches Institut fr Normung e.V. Jede Art der Vervielfltigung, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung des DIN Deutsches Institut fr Normung e.V., Berlin, gestattet.ICS 85.080.10!,iNt“9704381www.din.deDDIN 4991Geschftsvor

2、drucke Rahmenmuster fr Handelspapiere Anfrage, Angebot, Bestellung/Bestellnderung, Bestellantwort,Lieferschein und RechnungBusiness forms Layout key for trade documents Inquiry, offer, order/order change, order response, delivery note and invoiceFormules commerciaux Formule-cadre pour les documents

3、commerciaux Demande, offre, ordre/changement de lordre, response a lordre, rcpisse de livraisonet comptAlleinverkauf der Normen durch Beuth Verlag GmbH, 10772 BerlinErsatz frDIN 4991:2003-08www.beuth.deGesamtumfang 47 SeitenDIN 4991:2006-04 2 Inhalt Seite Vorwort . 4 1 Anwendungsbereich 5 2 Normativ

4、e Verweisungen. 5 3 Klassifizierung und Bezeichnung . 5 4 Rahmenmuster 6 4.1 Allgemeines. 6 4.2 Format 6 4.3 Druckhinweise 6 4.4 Vordruckfelder, Anordnung. 6 5 Fortsetzungsbltter 10 Anhang A (normativ) Beispiele fr Vordrucke und Datenelemente 11 A.1 Allgemeines. 11 A.2 Anfrage (ANF) 12 A.3 Angebot (

5、ANG) 17 A.4 Bestellung/Bestellnderung (BES) . 22 A.5 Bestellantwort (BEA) 28 A.6 Lieferschein (LFS). 33 A.7 Rechnung (REG) . 38 Anhang B (informativ) UN-Layout Key. 46 Literaturhinweise . 47 Bilder Bild 1 Rahmenmuster, verkleinert. 9 Bild 2 Kopf des Fortsetzungsblattes, verkleinert 10 Bild A.1 Anfra

6、ge (ANF), unausgefllt, verkleinert . 12 Bild A.2 ANF (Felder A bis H), ausgefllt (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert . 13 Bild A.3 ANF (Feld J), Ausfllbeispiel (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert.14 Bild A.4 Angebot (ANG), unausgefllt, verkleinert 17 Bild A.5 ANG (Felder A bis H), ausgefllt (max. Zeil

7、en/Zeichen), verkleinert. 18 Bild A.6 ANG (Feld J), Ausfllbeispiel (max. Zeichen/Zeilen), verkleinert 19 Bild A.7 Bestellung/Bestellnderung (BES), unausgefllt, verkleinert22 Bild A.8 BES (Felder A bis H), ausgefllt (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert . 23 Bild A.9 BES (Feld J), Ausfllbeispiel (max. Z

8、eilen/Zeichen), verkleinert.24 Bild A.10 Bestellantwort (BEA), unausgefllt, verkleinert . 28 Bild A.11 BEA (Felder A bis H), ausgefllt (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert . 29 DIN 4991:2006-04 3 Seite Bild A.12 BEA (Feld J), Ausfllbeispiel (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert .30 Bild A.13 Lieferschein

9、 (LFS), unausgefllt, verkleinert33 Bild A.14 LFS (Felder A bis H), ausgefllt (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert 34 Bild A.15 LFS (Feld J), Ausfllbeispiel (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert35 Bild A.16 Rechnung (REG), unausgefllt, verkleinert38 Bild A.17 REG (Felder A bis H), ausgefllt (max. Zeilen/Z

10、eichen), verkleinert .39 Bild A.18 REG (Feld J, Abschnitt 1), Ausfllbeispiel (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert.40 Bild A.19 REG (Feld J, Abschnitte 2 und 3), Ausfllbeispiel (max. Zeilen/Zeichen), verkleinert.41 Bild B.1 Rahmenmuster UNLK, verkleinert46 Tabellen Tabelle A.1 ANF-Tabelle der Feldnamen

11、/Datenelemente (Felder A bis H) 15 Tabelle A.2 ANF-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J) .16 Tabelle A.3 ANG-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Felder A bis H)20 Tabelle A.4 ANG-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J).21 Tabelle A.5 BES-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Felder A bis

12、 H) 25 Tabelle A.6 BES-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J, Abschnitt 1) .26 Tabelle A.7 BES-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J, Abschnitt 2) .27 Tabelle A.8 BEA-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Felder A bis H) 31 Tabelle A.9 BEA-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J) .32

13、Tabelle A.10 LFS-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Felder A bis H).36 Tabelle A.11 LFS-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J)37 Tabelle A.12 REG-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Felder A bis H)42 Tabelle A.13 REG-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J, Abschnitt 1).43 Tabelle A.14

14、REG-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J, Abschnitt 2).44 Tabelle A.15 REG-Tabelle der Feldnamen/Datenelemente (Feld J, Abschnitt 3).45 DIN 4991:2006-04 4 Vorwort Diese Norm wurde vom Normenausschuss Browesen (NB), Arbeitsausschuss 3 Elektronisches Ge-schftswesen (NB-AA 3) erarbeitet. Der NB

15、ist u. a. fr normative Festlegungen im Anwendungsbereich des elektronischen Datenaustausches, im weiteren Sinn auch Electronic Commerce, zustndig. Aufgrund neuer steuerrechtlicher Pflichtangaben seit dem 1. Juli 2004 bei Rechnungsvordrucken war eine erneute, kurzfristige berarbeitung von DIN 4991:20

16、03-08 notwendig. Nach 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG ist in der Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben. Darber hinaus ist nach 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG in der Rechnung auch jede im Voraus vereinbarte Minderung (z. B. Anzahlung) des Entgelts, soweit sie nicht bereits i

17、m Entgelt enthalten ist, anzugeben. Dem wird in dieser Norm im Rech-nungsvordruck u. a. durch die Aufnahme des Feldes Datum der Lieferung oder Leistung entsprochen. Bercksichtigt wird auch der seit 1. Januar 2002 ergnzte Absatz 1a im 14 UStG. Im Rahmen der parlamen-tarischen Beratungen zum Steuerver

18、krzungsbekmpfungsgesetz (StVBG) wurde in diesem Absatz fest-gehalten, dass der leistende Unternehmer in seiner Rechnung die ihm vom Finanzamt erteilte Steuernummer anzugeben (Art. 1 Nr. 2 StVBG) hat. Aufgrund des ebenfalls neuen 27 Abs. 3 UStG ist die Regelung des 14 UStG Abs. 1a erstmals auf Rechnu

19、ngen anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2002 ausgestellt werden. Als Rechnung gilt dabei auch eine Gutschrift im Sinne des 14 Abs. 5 UStG und eine elektronische Abrech-nung nach 14 Abs. 4 Satz 2 UStG. In der Norm wird dies im Rechnungsvordruck REG im Anhang A.7 durch das Feld USt-ID Lieferer oder Ste

20、uernummer Lieferer bercksichtigt. Das in Gemeinschaftsarbeit von ECE und ISO entwickelte Rahmenmuster fr die Gestaltung von Handelspa-pieren, das United Nations Layout Key for Trade Documents, bleibt weiterhin zur allgemeinen Anwendung empfohlen und wurde von der ISO als gleich lautende Internationa

21、le Norm ISO 6422 herausgegeben. Es bil-det die Grundlage dieser Deutschen Norm. Um eine weitestgehende Akzeptanz dieser Deutschen Norm sicherzustellen, wurden neben der Anpassung an die Empfehlungen der Internationalen Norm gleichzeitig eine grere Flexibilitt fr die praxisbezogene Handhabung und die

22、 Bercksichtigung nationaler Bestimmungen und/oder Regelungen vorgesehen. Bei-spielsweise besteht immer wieder die Notwendigkeit (gesetzliche Anforderungen, Fehlerflle usw.), beleglose, mittels elektronischem Datenaustausch (en: Electronic Data Interchange, kurz EDI) bermittelte Handelsdaten auch in

23、Papierform zu drucken. Dabei muss der Ausdruck auf einem Vordruck mglich sein, der den grundle-genden nationalen Normen entspricht. In DIN 4991 sind daher, abweichend von Normen fr den elektroni-schen Datenaustausch (z. B. EDIFACT), praxisbezogene Feldlngen und Wiederholfaktoren definiert. ANMERKUNG

24、 Einzelne Feldgren in dieser Norm knnen von denen in anderen Normen (siehe z. B. DIN 5016, DIN 5017, DIN 5018) abweichen. Aus Grnden der optischen Gestaltung von Vordrucken wurde von einer Angleichung abgesehen. Wenn in einzelnen Fllen die Lnge einer Zeile innerhalb eines Feldes nicht ausreicht, so

25、sollte auf die fol-gende Zeile ausgewichen werden. nderungen Gegenber DIN 4991:2003-08 wurden folgende nderungen vorgenommen: a) Aufnahme eines neuen Feldes Datum der Lieferung oder Leistung im Rechnungsvordruck; b) die Funktionalitt zur Nutzung des Vordrucks Rechnung als Gutschrift wurde entfernt.

26、Frhere Ausgaben DIN 684: 1934-01, 1941-10 DIN 4991: 1942-09, 1943-04, 1947-07, 1969-09, 1992-09, 2003-08 DIN 4992: 1943-04, 1947-12, 1969-09, DIN 4993: 1943-04, 1947-12, 1969-09 DIN 4994: 1943-04, 1947-12, 1969-09 DIN 4991:2006-04 5 1 Anwendungsbereich Diese Norm legt ein Rahmenmuster fr Vordrucke f

27、est. Dieses Rahmenmuster ist die Basis fr die einheitliche Gestaltung von Handelspapieren wie Anfrage, Angebot, Bestellung/Bestellnderung (Auftrag), Bestellantwort (Auftragsbesttigung), Lieferschein/Lieferanzeige und Rechnung. Durch die Vereinheitlichung wird erreicht, dass gleiche Datenelemente an

28、gleicher Stelle stehen. Dadurch wird die Bearbeitung erleichtert und die Abwicklung des Handelsverfahrens vereinfacht. 2 Normative Verweisungen Die folgenden zitierten Dokumente sind fr die Anwendung dieses Dokuments erforderlich. Bei datierten Ver-weisungen gilt nur die in Bezug genommene Ausgabe.

29、Bei undatierten Verweisungen gilt die letzte Ausgabe des in Bezug genommenen Dokuments (einschlielich aller nderungen). DIN 676, Geschftsbrief Einzelvordrucke und Endlosvordrucke DIN 680, Fensterbriefhllen Formate und Fensterstellung DIN 2107, Bro- und Datentechnik Schriftfamilien fr Maschinen der T

30、extverarbeitung DIN 9771, Papiere fr die Datenverarbeitung Papiere fr Endlosvordrucke Abmessungen DIN EN 24217:1994, Codes fr Whrungen und Zahlungsmittel DIN EN ISO 216, Schreibpapier und bestimmte Gruppen von Drucksachen Endformate A- und B-Reihen DIN EN ISO 3166-1:1998, Codes fr die Namen von Lnde

31、rn und deren Untereinheiten Teil 1: Codes fr Lndernamen ISO 6422:1985, Layout key for trade documents ISO 7372:1993, Trade data elements directory UNTDED 1993 Volume 1: Standard data elements Normen der Reihe ISO 9735:2002, Electronic data interchange for administration, commerce and transport (EDIF

32、ACT) Appli-cation level syntax rules (Syntax version number: 4, Syntax release number: 1) 3 Klassifizierung und Bezeichnung Bezeichnung eines Vordrucks fr ein Handelspapier Rechnung (REG): Vordruck DIN 4991 REG Analog werden die anderen in dieser Norm beschriebenen Vordrucke bezeichnet durch den Aus

33、tausch der 3-Alpha-Abkrzung mit dem jeweiligen Krzel des entsprechenden Vordrucks (siehe Anhang A). DIN 4991:2006-04 6 4 Rahmenmuster 4.1 Allgemeines Grundlage fr das Rahmenmuster ist der von den Vereinten Nationen (UN) empfohlene UN-Layout Key for Trade Documents1)(siehe Anhang B), der auch als Int

34、ernationale Norm ISO 6422 verffentlicht wurde. Die Festlegungen fr das nationale Rahmenmuster enden mit der letzten Schreibzeile im Feld H. Daran anschlieend (Feld J) richtet sich die Gestaltung nach den Anforderungen der jeweiligen Vordruckgruppe, z. B. Versicherungspapiere, Transportpapiere, Zollp

35、apiere. Dabei ist aus wirtschaftlichen Grnden und wegen des Datenaustausches eine Einheitlichkeit innerhalb der jeweiligen Vordruckgruppe anzustreben. Beispiele fr die Vordruckgruppe der kaufmnnischen Handelspapiere sind im Anhang A dargestellt. 4.2 Format Das nationale Rahmenmuster hat das Format A

36、4 nach DIN EN ISO 216 (siehe Bild 1). Bei Verwendung von Endlosvordrucken gilt DIN 9771. 4.3 Druckhinweise Die in gerader Schrift gedruckten Wrter und Texte sind unverndert oder sinngem in die Vordrucke zu bernehmen. Fr die gute Lesbarkeit der Leitwrter ist als Schriftgre die 2,25-mm-Schrift zu empf

37、ehlen. Leitwrter sind jeweils in der erstmglichen Zeile im jeweiligen Feld anzuordnen. Fr die Vordruckbenennung wird des schnelleren Erkennens wegen die Schriftgre 4,5 mm empfohlen. Fr alle anderen Wrter und Texte wird die Schriftgre 3,0 mm empfohlen. Die in kursiver Schrift gedruckten Wrter und Tex

38、te gelten nur als Erluterung bzw. Beispiele; sie sind nicht im Vordruck aufzunehmen. Die Faltmarke zum Anschriftfeld (Feld B) befindet sich bei 87 mm (Form A nach DIN 676) von der oberen Blattkante entfernt. Auf weitere Faltmarken wird verzichtet, da der Wickelfalz fr das A4-Papierformat auch ohne w

39、eitere Faltmarke (mit Gegenfalz von unten) erstellt werden kann. Auch die Mitte der Formathhe (Lochmarke) ist nach DIN 676 markiert. 4.4 Vordruckfelder, Anordnung 4.4.1 Allgemeines Festlegungen fr die in den Vordrucken empfohlenen Feldnamen und Datenelemente sind im Anhang A, einschlielich der Tabel

40、len, zusammengestellt. Dabei wurde auf das Verzeichnis der Handelsdatenelemente der Vereinten Nationen (en: United Nations Trade Data Elements Directory, kurz UNTDED; nach ISO 7372) soweit wie mglich zurckgegriffen. Die Lage und die Mae der im nationalen Rahmenmuster enthaltenen Felder (siehe Bild 1

41、) sind einzuhalten, damit gleiche Angaben immer an gleicher Stelle des Vordrucks stehen. Als Grundraster gilt (Grenzabmae 0,5 mm): Heftrand (links) 20 mm, oberer Rand etwa 10 mm, 1) Im Folgenden als UN-Layout Key bezeichnet, in der Literatur wird auch die Abkrzung UNLK verwendet. DIN 4991:2006-04 7

42、rechter Rand 8 mm, unterer Rand 18 mm. Unterhalb des oberen Randes ist das Rahmenmuster zeilengerecht aufgebaut. Die jeweiligen Positionen werden mit Zeilen- und Zeichen-Benennung definiert. Unter Bercksichtigung der Rnder ergibt sich eine Nutzflche von 182 mm x 269 mm2), deren Mittenteilung bei 91

43、mm bzw. 111 mm von der linken Blattkante liegt. Bei der Anordnung der Vordruckfelder sind die Bewegungsschritte fr die Schriftart Pica nach DIN 2107 zugrunde gelegt, d. h.: Grundzeilenabstand 4,23 mm, Teilung 2,54 mm, nach dem Heftrand Schreibbeginn beim 1. Zeichen im Vordruck, nach der Mittenteilun

44、g Schreibbeginn beim 37. Zeichen. Bei anderen Teilungen ist der Schreibbeginn entsprechend festzulegen. 4.4.2 Feld fr den Vordruckkopf und den Vordrucknamen (Feld A) Lage: ber die ganze Vordruckbreite, oberhalb der Felder B und C Vordruckkopf, 3. bis 6. Zeile Vordruckname rechts oben, 6. Zeile Mae:

45、Hhe 26 mm (4 Zeilen + oberer Rand) Breite 182 mm (71 Zeichen) Das Feld A ist vorgesehen fr Angaben zur Person, zur Unternehmens- oder Behrdenbezeichnung sowie fr Logo und/oder Wortmarke. Fr die grafische Gestaltung kann der Heftrand links und der Rand rechts mit ein-bezogen werden. 4.4.3 Feld fr Ans

46、chriften (Feld B) Lage: links postalische Absenderangabe, 7. und 8. Zeile Empfngeranschrift, 9. bis 17. Zeile Mae: Hhe 50,5 mm (11 Zeilen) Breite 91,0 mm (35 Zeichen) Bei Verwendung von Fensterbriefhllen nach DIN 680 ist die 7. Zeile freizuhalten. In diesem Fall darf nur die 8. Zeile fr die Postansc

47、hrift des Absenders genutzt werden. Falls die Postanschrift des Absenders nicht be-ntigt wird, darf auf die Unterstreichung der Postanschrift verzichtet werden (zwischen den Zeilen 8 und 9). 4.4.4 Feld fr Nummern und Datum (Feld C, oberer Teil) Lage: rechts Vordruck-Nummern und Datumsangaben, 7. bis

48、 10. Zeile 2) Im Verkehr mit den nordamerikanischen Lndern gilt wegen der abweichenden Papierformate eine Nutzflche von 182 mm 262 mm. DIN 4991:2006-04 8 Mae: Hhe 16,5 mm (3 Zeilen) Breite 91,0 mm (35 Zeichen) Das Ausstellungsdatum und die laufende Nummer des Vordrucks sind in der 7. und 8. Zeile einzusetzen. 4.4.5 Feld fr Referenz-Nummern und Datum (Feld C, unterer Teil) Lage: rechts Referenz-Nummern und Datumsangaben, 11. bis 17. Zeile Mae: Hhe 34,0 mm (7 Zeilen) Breite 91,0 mm (35 Zeichen) 4.4.6 Felder fr Auftragskennzeichen und Identitts-Nummern (Felder D und E) Lage: links u