会计室作业规范.doc

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1、会计室作业规范预算编制作业承办单位：会计室联络电话：_申办时间：每年_月中旬 法令、 规章依据：私立学校法，私立学校建立会计制度实施办法及私立学校会计制度之一致规定注意事项一、校预算不以单位分配方式编列，系各单位之最基层单位依其工作机能，由该单位按学校发展及教学、研究计划提出预算。二、各单位请先拟妥学年度之教学或工作计划，并依教学或工作计划编制岁入、岁出预算。三、岁出预算应就支出性质分别列于资本门及经常门有关科目内。四、各单位并应就资本门及经常门有关科目之预算数额详列细目（如购买某种机器设备名称、单位、数量、单价、总价、用途说明等） 。五、各系科添购机械仪器设备，应按照教育部修订之各系科课程标

2、准暨设备标准草案及督学视导、教学评鉴列为应改进事项-有关之设备，优先次序编列预算添置。六、有关全校大量使用之一般性文具用品、纸张等，统一由总务处编列预算，但零星、特殊物品由各单位自行编列。七、全校房屋建筑及一般设备之修缮，统由总务处编列预算负责办理。八、有关全校各单位所需添置之一般性设备（如课桌椅、新建筑物办公设备）统由总务处编列预算购置，零星事务设备可自行编列。九、各教学单位所经管之实习、实验教室所需添购之一般设备（如冷气、除湿机、实验桌椅等） ，由各使用单位编列预算。十、各单位所使用或经管之专业设备修缮费，由各使用单位编列预算。十一、专业性物品由各使用单位编列预算添购。十二、有关全校性印刷

3、刊物、招生广告，统由教务处编列预算；国科会补助，由研发室编列预算；师资广告，由人事室编列。十三、总务处所经管之一般设备及各教学单位保管使用之专业设备，如有下列情况，应列出报废之项目及金额。A：已达使用年限，且不堪使用：拟报废该批财产。B：未达使用年限，已不堪使用：已向保管组申请修缮，而无法修复，拟报废该批财产。C：未达使用年限，已不堪使用：经事务组评估后，修缮费用过高不符经济效益，拟报废该批财产。D：遗失或其它不可预期之状况：请检附签呈等相关资料，拟报废该批财产。十四、二级单位（组、中心）编妥预算后，送一级单位汇总。十五、全校岁入部分请教务处提报学生人数，由会计室编列招生收入由教务处、推广教育

4、收入由推广中心编列；国科会岁入、岁出部分由研发室编列；其它收入由各单位就其收入部份编列。十六、特定项目由相关部门负责编制预算： 1人事室：薪资统一由人事室依据教学部门提供增聘教师人数及行政人员名额编列人事费用，包括公、劳、健保及退辅金等。 2图书室：教学单位提供增购书籍、期刊、影带等数据，交由图书室负责编列。 3总务处：学校依发展所兴建之宿舍、教学大楼等，依工程进度，编资本性预算，其它如水电、修缮、电话、邮寄票款、宿舍管理、保全费、清运费等经常支出。4学务处： 学生事务与辅导工作经费、各项奖助学金、工读助学金等。5信息中心：软件权利金、计算机信息展费用、TQC 认证测验服务费、计算机教室维修费

5、等。6会计室：财务计划有关借款之利息等负责编列预算。7教务处：有关全校性印刷刊物、招生广告、奖励学生入学奖金、招生相关支出、优良教师老师奖金等。8研发室：教师学术著作补助金额、发表文章奖励金、国科会补助等。一般性经费付款审核作业承办单位：会计室联络电话：_申办时间：经常性业务，每日办理法令、规章依据：所得税法、营业税法等相关法令注意事项一、各项经费支出，请依下列规定时效办理核销 1一般日常零用金或采购、修缮经费支出，请随时迅速办理核销。 2各项项目或活动经费支出或预支款，请于项目或活动结束后_周内完成核销。 3经费支出单据凭证记载日期所属学年度与完成核销学年度务必一致，请勿跨学年度核销。二、装

6、置有电话或传真专线之单位，对长途或国际电话、传真使用应严格管制及登记，每月应提供长途或国际电话传真使用登记单 ，附于电话费收据下，一并核销。三、行政单位对数据影印应严格管制，影印费结付时，各单位应提供数据影印登记单交总务处一并办理核销。四、各项经费支出凭证之取得请注意： 1若卖方为使用统一发票公司行号，则一律应取得二或三联式统一发票三联式统一发票请勿拆开请款，应将二、三联扣抵联及收执联视为整份单据送签 ，发票上买受人抬头务必请厂商填写本校全名兴国管理学院 （不需冠加系别或单位别）及本校统一编号（统一编号为_） ，若取得收款机发票，务请要求厂商打印本校统一编号，漏打统编者应请厂商加盖统一发票专用

7、章，并将学校统编于空白处填上。 2若卖方为免使用统一发票之小规模营利事业，则应取得收据，收据上买受人抬头务必请厂商填写本校全名（不需冠加系别或单位别） 。 3统一发票及收据均应要求厂商填妥日期、品名、数量、单价、总价，并加盖商号章（请注意若卖方商号章有“统一发票专用章”字样，该商号即必须开立统一发票，若开立收据，请勿收取） 。若系收款机开具之发票，经手人应加注品名、数量、单价等详细资料。4属零星小额事务性费用支出，无法取得正式发票或收据者，请填写本校支出证明单或收据，经单位主管签章后，作为原始凭证。5经费支出一律不得以估价单、报价单或任何私人证明单据作为核销凭证，但得以相关附件一并呈核。6发票

8、、收据日期不得跨越会计决算日期每年_月_日逾期应向厂商更换发票以符税法规定。五、办理经费支出凭证核销，每张支出凭证上均请注明支出内容或项目，承办（或经手）人务必将凭证粘贴于粘贴凭证用纸，填妥用途说明栏，并于凭证骑缝处签章后送核，凭证之整理与粘贴，请把握下列原则办理1请务必用胶水或浆糊粘贴，勿使用钉书针装钉，或用其它方式粘贴。 2凭证请自行视个案状况，依日期别、支出性质别、经手人别或其它划分基准，分门别类分开黏贴于粘贴凭证用纸。 3每张粘贴凭证用纸，发票或收据粘贴数量不宜过多（约_张为原则）黏贴后凭证之长宽范围（整理折迭后） ，应以不超过粘贴用纸之长宽范围为原则。 4每张粘贴凭证用纸上方填写之经

9、费支出总额，务必与粘贴其上之所有发票与收据支出凭证合计数相符，经手人务请自行正确核算。七、支出凭证核销时若未能符合上列要件，均不予同意核销。 八、付款方式1员工薪资直接转存入员工户头，不须至出纳领款。2水、电、劳、健保、电话等公共费用采专户扣款方式。3厂商领款以支票方式处理。九、税额扣缴：凡各类所得如薪资、利息、授课、钟点费、演讲钟点费、稿费、审稿费、租金、中奖等超过起扣额均须依扣缴率办理扣缴，外籍与国内居住者其扣缴率均不相同，请参阅薪资所得扣缴办法及各类所得扣缴率标准（行政院发布） 。以暂借款支付上列项目时须先预扣税额后余额交付受款人，税额部份由学校按期缴交国库。十、各项之付款需先编列预算通

10、过，执行时，除一般例行性必要支出（如水电费、电话费）外，仍需依总务处采购暨营缮工程作业规范填具请购（修）单或签呈，依程序办理。国内、外差旅费审核作业承办单位：会计室 联络电话：_申办时间：经常性业务,每日办理 法令、规章依据一、法令：所得税法、营利事业所得税查核准则等相关法令二、规章：本校教职员工出差旅费办法注意事项一、国内部份1国内出差依旅程区分为长程出差及短程出差两种。单程距离超过_公里者视为长程出差 。单程距离在_公里以下者，视为短程出差 。2出差人员应填具出差申请书 ，国内出差须呈请校长核准。3出差人员应于出差后_日内，依照各项费用标准填具出差旅费报告表 、及有关证明单据，连同出差工作

11、预定表 签注返回日期送所属主管，转送人事室、会计室核对，经校长核准后送会计室核支。4国内出差因旅程、时间及个案实际需要，须提前或延后出差时间者，应于出差申请书上述明，由权责主管视必要核给路程假，路程假最高以往返各半天为限。 5本校得视实际需要随时指派有关人员出差，如因特殊事故无法前往，应签呈权责主管核准。 6国内出差旅费支给标准规定如下（1）旅费分为交通费、宿费、膳什费及临时费（包括邮电、交际、医药及其它） ，除临时费得按实际支出检据报支外，其它均按出差人员出差时之职称支给。（2）长程出差旅费报支标准（含税）如下：（略）（3）交通费：按实报支。膳什费：依第十一条规定报支。宿费：依第十条规定报支

12、。（4）短程出差不需住宿可当日返回者，其费用报支标准如下：（略）（5）交通费：按实报支。膳费：早餐：_元、午餐：_元、晚餐：_元。 7交通费之报支依下列规定办理（1）交通费按交通机关所订公开价目表报支，交通不便地方应凭合法之支出证明单据，按实报支。（2）本校同仁出差因公务急需或事实之需要需搭乘飞机或高速铁路时，事前应经校长核准，事后附送飞机或高速铁路票根报支。（3）交通费须检具购票证明报支，但事实上无法取得购票不能证明或单据者，应由经手人开具支出证明，书写取得之原因，呈权责主管核准后证明之。（4）出差以搭乘大众运输工具为原则，若因业务特殊或其它如因携带物品或多人乘坐等特殊事由，需自备交通工具者

13、，应先报请校长核准。前述如为业务上有持续性特殊需求者，得项目签准；如为其它特殊事由者，应于每次出差_日前备签并填具出差申请单叙明确实之理由，报请校长核准后，得依实际里程折算；出差若使用私人汽车、机车得申请补贴费用、汽车每公里补贴_元、机车每公里补贴_元。8宿费之报支依下列规定办理（1）住宿费以住宿夜数，按规定标准范围内检附旅社统一发票或收据核付，如超出标准超出部份自行付担。（2）低阶人员随同高阶主管出差期间，如因公务需要于出差前应述明原因经高阶主管之权责主管核准后，得比照高阶主管同等住宿。（3）住宿费有下列情形者不得报支：i属短程出差者。ii在交通工具中歇夜者。iii出差事竣，于返抵原驻地之日

14、。 9膳什费之报支依下列规定办理出差人员往返如办公时间内全在旅途中者，按全日报支，若未满全日者，校长及学校三长、系主任及教授，依早餐_元、午餐_元、晚餐_元，其余人员则依早餐_元、午餐_元报支、晚餐_元报支，办公时间外者，不得报支。如交通工具票价内或开会地点附带供膳者，不得开支膳费，但杂费得按每日膳什费数额_分之_支给。 10临时费之报支依下列规定办理：临时费包括邮电费、交际费、医药费或因特别情事临时雇用人夫及其它一切因公必需之费用，均应检具其资料（电报收据须附电报文稿、长途电话须注明对方姓名、单位、内容）连同旅费一并报销。 11出差人员若携带公物，必需另支运费者（私人对象不得报支） ，按实检

15、具列报。12凡公、民营之火车、客运汽车及其它大众交通工具可到达地区，不得报支出租车费；但地区偏远或特殊任务事先报请校长核准者除外。二、国外部份1有关国外出差规定，应依各案性质单独签办。2国外出差经校长核准后，呈报董事会备查。3参加国外会议时填写教职员参加学术会议申请表。4出差人于请款时需检附出国申请表，并按国内外出差办法所规定项目及金额办理费用报销。三、其它：遇费用调整时，请参阅相关规章规定核销。研究经费付款审核承办单位：会计室 联络电话：_申办时间：经常性业务，随时办理 法令、规章依据法令：审计法、会计法、行政院国家科学委员会补助专题研究计划经费处理原则、支出 凭证证明规则等相关法令注意事项

16、一、校内经费依校方规章办理，校外经费每张单据以一万元以下为限（厂商研究案不限） ，自行购置检具报销。二、核销政府补助款，凭证正本粘贴政府规定之粘存单，复印件（发票须有收执联）粘贴校方粘贴单并注明核销案号及项目。三、政府机关核销注意事项如下 预算科目注意事项 一般原则1计划核销依合约书签订内容办理，如已办理计划变更并获核准，则依完成变更后之内容办理。2支出凭证应按经常门及资本门分册装订，并依预算科目分类，且依序编号，各类预算科目间以隔页纸分隔。3核销时如有资本门请加填财产增加书一式贰份。4用以核销之凭证须为原始凭据，不得以影印方式替代。5请取具二联式统一发票，买受人须为本校抬头名称，学校统一编号

17、为_。6原始凭证须注明购买日期，且为计划期间内之凭证方可核销。7凭证涂改处须核章（须为原经手人） ，核章须清晰易于辨认。8支出凭证内之品名字段若有外文名词或代码者，须加译注中文名称。9金额为_元（_万元）以上或_万元以下之采购案件须检附三家厂商估价单；金额超过_万元以上者请检附比价、议价或招标纪录等数据，超过_万以上，依政府采购法办理。10独家产品应检具独家代理证明书（国内代理证明） 。11国外采购案须检附请购单、外购同意书、发票、外汇水单及国外收款证明书等相关资料。12各项目之间经费流用于相关法令规定额度，并事先陈核，始得流用。人事费1人事费须按实际到职日起支薪，若有溢领部份须缴回。2各项人

18、事费之支出凭证须填注具领人之身份证字号及户籍地址（里邻要填） ，并由具领人签章。3临时工之支出凭证须按日计酬、填注实际工作日期及每日工作内容。本计划下之专、兼任助理不得再支领临时工资。4稿费应注明每千字单价及全文字数，并须检附文稿。已支领本计划研究津贴者不得再支领本项费用。5撰写计划书、执行报告及成果报告等，不得报支稿费或译稿费。6属工作协调性质、工作报告及检讨之会议不得支给出席费；非以专家身分出席者，亦不得支领出席费或钟点费，其核销须附开会通知或训练课程表、签到纪录及会议纪录。已支领本计划研究津贴者不得再支领本项费用。业务费1图书、期刊及计算机软件请检具点收证明书，连同凭证一并核销。2文具须

19、详列品名、单价及数量。3邮费须注明收件人、收件人地址及用途。4国际电话费须检附明细表，注明受话人，并叙明具体通话事由。5影印数据请说明用途并检附样本（如数量多以封面及最末页附上） 。影印图书未经著作权人同意，不得报支费用。6印刷须说明用途并检附样本。7报支机构公务车油资费须于凭证上键入车号，并注明路程及用途。如有特殊原因，必须报支私人车辆油资费者，须叙明理由。8凡开会所须之食品、饮料、点心及便当等餐费，须附开会通知、签到纪录及会议纪录。9健、劳保费仅能核销由学校负担之部份，且该项支出应检具原始凭证，如原始凭证无法分割，应编制支出分摊表。由受雇人员自行负担之健、劳保费，不得于计划下核销。10刻章

20、须于凭证上加盖所刻样式。个人私章不得报支。11调查访视费须检附问卷及受访者名单。12数据译码及键入费须附问卷及译码簿，并注明数据长度及件数。维护费维护费须注明所维护物品之品名，并检附所维护物品财产卡复印件，财产卡复印件请加盖机关保管单位章。旅运费1搭乘飞机须事先取得机关首长同意证明。2出差申请书须叙明具体出差事由。3核销时请检附出差申请书，并填注出差旅费报告书，且按日叙明支出明细。4运费须注明寄送物品、收件人、地址及用途。5非执行本计划之相关人员不得报支差旅费。材料费实验器材及药品若为独家代理贩卖，应检具独家代理证明书。设备费1根据经费编列之规定，单价_万元以下之设备得编列于业务费或材料费项下

21、，惟核销时需检附点收证明书一并办理。2凡执行研究计划所需单价在_万元以上且使用年限在_年以上之各项仪器、机械及信息设备之购置、装置费用及图书典藏之分类图书等属之。3各项设备核销时，请检具财产增加书，连同凭证一并核销。4设备之采购以与研究计划直接有关为限，一般办公事务设备，如办公桌椅、复印机、打字机、传真机等均不得编列采买。管理费管理费须以原始凭证（水、电、瓦斯或人事等费用）核销，如原始凭证无法分，应编制支出分摊表。工程付款审核作业承办单位：会计室联络电话：_申办时间：经常性业务，每日办理。 法令、规章依据： 法令：所得税法、营业税法等相关法令注意事项一、厂商申请验收前应将竣工图表、工程结算明细

22、表及契约规定之其它相关数据送请监造单位及学校审核，且厂商应于履约标的预定完成履约日前或完成履约当日，将完成履约日期书面通知监造单位及学校，学校于收到该书面通知后会同监验单位、监造单位及厂商，依据契约、图说核对竣工之项目及数量，以确定是否竣工，并作成验收纪录。二、契约自开工日起，每_日（由学校于招标时载明）估验计价拨付估验款_次，但估验以完成施工者为限。估验时应由厂商提出估验明细单，由监造单位及学校完成审核程序，并于接到厂商提出请款单据后付款。该项估验款每期均应扣除_%作为保留款，并于工程完成，学校验收合格，厂商提出工程保固切结书及缴纳保固金后，1 次无息结付尾款。三、工程如议定需预付款时，预付

23、款于双方签定契约，厂商办妥履约各项保证，并提供预付款还款保证，经学校核可后拨付。四、工程承揽商施工质量，进度等发生重大异常，经工程会议主管指示或提报异常呈准后，即管制该工桯估算款不得先付后审。暂借款审核作业承办单位：会计室 联络电话：_申办时间：经常性业务，随到随办。 法令、规章依据法令：所得税法等注意事项一、暂借款申请单，应依实际需要载明需款日期，并于需款两个星期前提出申请，呈核后送交出纳组一星期后方可领款。二、暂借款之核销日期之填列，除因特殊情形详具理由外，最长不得超过十五天。三、暂借款以必要立即支出为主，不得预支预算全额。 研究计划收支报告表编制作业承办单位：会计室 联络电话：_申办时间

24、：各计划执行完毕 法令、规章依据法令：会计法、审计法、决算法等相关法令注意事项一、各计划收支及报表之编列除依校方规章办理外，尚须依政府相关法令及各计划合约书之规定办理。二、每月依据计算机打印之明细表与粘贴单整理核对，并分各案暂存归档。三、各计划执行完毕，依计算机明细表与原始凭证加总无误后编表。 凭证整理作业承办单位：会计室 联络电话：_申办时间：经常性业务，每日不定时 法令、规章依据法令：所得税法、营利事业所得税查核准则等相关法令注意事项一、缴款单须粘妥于收入传票内并核对收款总数与帐载相符。二、原始凭证、粘贴单须粘妥于转帐传票内，并依序号装订，如附件另存须于转帐传票注明。三、校外政府补助款案件

25、，正本粘贴单于转帐传票核决后抽出，依补助款项目、案号分类存放。四、凭证整理完成放置于档案柜内备查。 转帐传票编制作业承办单位：会计室 连络电话：_申办时间：经常性业务，随时办理 法令、规章依据一、法令：营利事业所得税查核准则、所得税法等二、规章：会计制度 注意事项一、单项作业（如薪资、批价、资材、固定资产管理等）由计算机按所设定传票要件打印相关转帐传票。三、帐务经办依据审核完毕之费用性原始凭证编制转帐。四、依凭证性质按各部门选用正确之会计科目。五、款项之支付依据财务管理规则等相关规定办理。 会计报表编制作业承办单位：会计室 联络电话：_申办时间：经常性业务，每月月终及年度终了 法令、规章依据 一、法令：所得税法、营业税法等相关法令、私立学校会计制度之一致规定二、规章：会计制度注意事项 一、须查核未核决及立冲帐异常数据并调整正确。二、须查核计算机总帐、明细帐是否相符及借贷是否平衡。三、年度终了办理调整事项后，计算机决算并打印相关报表。