公文写作分享 2018.ppt

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1、公文写作分享会,目录,公文的定义,广 义：公务文书，为公事所用文本。 次广义：是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理 公务所使用的文书。 狭 义：特定公文（党政机关的公文）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。 机关公文：党政机关公文活动所用的文书，主要包括：特定公文、事务公文、规约公文等,一、公文的定义、特点及其作用,公文的定义,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政

2、策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。 党政机关公文格式,一、公文的定义、特点及其作用,公文的两大特征（教科书）,一、公文的定义、特点及其作用,一、特定效力（权威性） 二、规范体式（标准化）,公文的作用（教科书),一、公文的定义、特点及其作用,一、指导工作，传达意图（如：通知） 二、联系工作，交流情况（如：函） 三、请示工作，答复问题（如：请示） 四、总结工作，推广经验（如：通报） 五、记载工作，积累史料（各文种）,目录,总公司常用的文种,上行文,下行文,平行文,9大文种报告 请示函 决定 通知 通报 批复 意见 纪要,平行文,二、公文的种类和格式

3、,（一）公文的分类,（二）公文格式及要求,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、【版头部分】（6）标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、【主体部分】（9）抄送机关、印发机关和印发日期【版记部分】 （2） 等部分组成（版心外要素）,二、公文的种类和格式,公文三大组成部分,公文的“头”,2,3,公文的“身”,公文的“脚”,主体,版记,二、公文的种类和格式,1.眉首,发文标志,代字文号,签发人,二、公文的种类和格式,注：有的文件眉首还包括编号、机密程度、紧急程度，分行标注在左上角,密级,份号,紧急程度,保密期限,发文机关标志,发

4、文字号,标题,分隔线,主送机关,正文,二、公文的种类和格式,2.主体,标题,正文,落款,二、公文的种类和格式,3.版记,主题词（已取消）,抄送对象,印制单位、时间，不再标共印份数,签发、拟核稿人（已取消）,二、公文的种类和格式,目录,版头格式：,1.标识由发文机关名称加“文件”组成，标识须与公章名称一致。,2.发文代字要规范。（由发文机关代字、年份、发文顺序号组成）,三、公文写作中的常见问题剖析,主体标题问题,下面是一些公文的标题，请从中找出各自的不妥之处并改正：1. XLNG项目筹备组租车申请（主送单位：XX集团）2.关于申请批复XX公司转正追加2013年生产建设计划和预算的请示（主送单位：

5、XX集团）3.关于核定XLNG接收站XXXXX的函（主送单位：总公司）4.关于重新申请批准X项目初步设计及概算的请示报告（主送单位：XX集团）,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素主体之标题,标题 发文机关名称 + 事由+文种,用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空2行位置，可分一行或多行居中排布,标题中除了法规、规章名称要加书名号外，一般不用其它标点符号。（但实际中可能会用到顿号、括号、引号、破折号等）,18,三、公文写作中的常见问题剖析,主体主送问题,XXX总经理,关于XX站线项目调整年度预算的请示,请修改下面的主送问题,三、公文写作中的常见问题剖析,主体主送问题,XX集团,关于XX

6、站线项目调整年度预算的请示,请修改下面的主送问题,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素主体,主送机关 标题下空1行；居左顶格，若需回行时仍顶格；3号仿宋体字；最后一个主送机关后标全角冒号,21,主送机关应使用全称、规范化简称或同类型机关统称，一般不主送领导本人,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素主体,附件说明 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号，顺序号后紧跟一个小圆点； 附件名称后不加标点符号； 附件名称较长需回行时，应当与上行附件名称的首字对齐。,22,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素主体,发文

7、机关署名 在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，用全称或规范化简称，若全称或规范化简称仍太长，可分两行编排,成文日期 用阿拉伯数字将年月日标全；右空4字编排。,印章 顶端距正文（或附件说明）一行以内；印章下边沿与成文日期下边相切（统一下套） ，端正、居中下压发文机关署名和成文日期,右空4字,印章必须与正文同处一页 一般不采取“此页无正文”解决,23,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素主体,发文机关署名 、成文日期、印章（特殊情形1：联合行文） 发文机关署名在正文或附件说明下，按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压成文日期并使

8、其居印章中心偏下位置 印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章不得超出版心；首排印章顶端距正文或附件说明一行以内,24,三、公文写作中的常见问题剖析,版记格式：,注意抄送与主送的区别，注意印发日期与签发日期的不同。,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素版记,抄送机关 抄送机关在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐,抄送机关之间用逗号或顿号隔开（一般同级、同类别单位之间用顿号，不同类别单位之间用逗号），最后一个抄送机关用句号,0.35mm,0.35mm,0.25mm,先外后内 抄送范围如涉及不同的机关，按照党、政、

9、军、群、 人大机关、政协机关、法院、检察院、各民主党派顺序排列,26,三、公文写作中的常见问题剖析,公文格式要素版记,印发机关和印发日期 印发机关和印发日期编排在末条分割线之上。印发机关左空一字、印发日期右空一字。 印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年月日标全，月、日不标虚位（即1不编为01）年月日后加“印发”二字,0.35mm,0.35mm,0.25mm,特别提醒：版记下方不再标注“（共印份）”,27,三、公文写作中的常见问题剖析,目录,请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 本级机关在职权范围内，上级方针政策已定的问题，不必请示而应自行处理。一般而言，须向上级请示的问题主要有以下

10、情况： 超出本级权限，需要上级机关明确指示的事项 遇到问题无法解决，需要上级指示 处理较为重要的事件和问题，要上报批准 遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助 对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答 下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁 请上级领导参加活动，指导工作,上行文请示,四、公文写作典型案例练习与讲解,要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则 。 提出的请求应清楚明白，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便于对方有问必答 。 不得抄送其下级机关，不可同时上报下发。 须由主要负责人签发，要留下联系人和电话请示的语气必须谦恭，不能以

11、决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能 写 “决定”怎么办。 在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文,上行文请示,四、公文写作典型案例练习与讲解,1.把请示写成“请示报告”，或标题出现“申请”。 2. 写作时抓不住问题的关键，请示原由写得太抽象、太笼统，使人看不出所要办理事情的必要性，对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体。 3. 把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的。,上行文请示之易出现的问题,四、公文写作典型案例练习与讲解,1.开头要简要说明报告的原因、目的等，接用“现将有关情况和意见报告如下”以启承主体。2.

12、主体内容通常包括两个部分：先讲主要情况和问题及原因，后讲进一步工作的措施、意见或建议。3.结尾用语一般用“特此报告”即可。4.不得夹杂请示事项，也不能加建议事项。例子：公司关于市场开发工作情况的汇报将“汇报”作为公文文种使用，显失规范，应改为“报告”。党和国家机关应严格按照公文法规中所规定的文种使用，不能乱起“名称”，以确保其规范性和严肃性。,上行文报告,四、公文写作典型案例练习与讲解,报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，上级对于请示必须有答复，在行文时间上要求必须事前行文。 报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级

13、机关的询问“，不需要上级做出答复，可事中行文，也可事后行文。例子：公司关于急需采购XXX的报告从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将 “报告“改为“请示”,请示VS 报告,四、公文写作典型案例练习与讲解,1.情况特殊的通知，在标题中应写明，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等2.主送机关有两种写法：主送机关有一个或两三个，名称可全部写上；属普发文件，采用概括的写法,下行文通知,四、公文写作典型案例练习与讲解,注意：通知不再适用于人事任免,批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。开头：通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的

14、根据 主体：主要说明批复事项。应当根据有关政策、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨结语：一般用“此复”或“特此批复”等习惯用语,下行文批复,四、公文写作典型案例练习与讲解,决定：适用于向所辖范围制发的重大事项安排、人员 任免。,下行文决定,四、公文写作典型案例练习与讲解,通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或通报有关 情况。,下行文通报,函： 适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,平行文函,第一，纪实。没有会议，就没有会议纪要；没

15、有纪实，也就没有会议纪要精神第二，提要。会议纪要与会议记录的区别就在于“要”字上。会议纪要必须提炼会议要点，总结会议情况，概括会议精神。不能有闻必录，有事必记,其他重要文种会议纪要,四、公文写作典型案例练习与讲解,第三，效力。一经印发，与会机关和相关单位必须遵守执行,关于邀请杨总、陈书记参加XX工程奠基仪式并致辞的请示报告XXX总公司总经理办公室、党委办公室并转呈杨总、陈书记： 根据“总公司XX专题会决议”，我公司成立了工程指挥小组。在总公司领导的正确指导下，经2个月的全力拼搏，前期准备工作已经就绪。现定于七月二十日举行工程奠基仪式，届时拟请杨总经理、陈书记参加仪式并致辞，请总经理办公室提供方

16、便。我公司热切盼望杨总经理、陈书记的到来！此致 敬礼！附件一：讲话稿 ； 附件二：议程 。 XX公司全体员工 2013年7月16日,四、公文写作典型案例练习与讲解,以下案例，看谁找出的错误多！,关于邀请杨总、陈书记参加XX工程奠基仪式并致辞的请示报告XXX总公司总经理办公室、党委办公室并转呈杨总、陈书记： 根据“总公司XX专题会决议”，我公司成立了工程指挥小组。在总公司领导的正确指导下，经2个月的全力拼搏，前期准备工作已经就绪。现定于七月二十日举行工程奠基仪式，届时拟请杨总经理、陈书记参加仪式并致辞，请总经理办公室提供方便。我公司热切盼望杨总经理、陈书记的到来！此致 敬礼！附件一：讲话稿 ； 附件二：议程 。 XX能源全体员工 2013年7月16日,四、公文写作典型案例练习与讲解,1.党先政后；2.应全名+职务,混用文体,只能写一个主送机关，其他抄送,不能送个人,公文讲究公事公办，含有感情色彩的话尽量不用,数字应规范为7月20日；奠基仪式的地点未交代,妥否，请批示,请示文件需留联系人及方式,附件：1.什么人在什么会议上的讲话稿（代拟稿）2.什么会议的议程 【附件结尾不加标点】,XX能源有限公司（全称）,引用的公文要写明“发文时间+发文机关+标题+公文编号”,