GB T 11821-1989 照片档案管理规范.pdf

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1、中华人民共和国国家标准照片档案管理规范GB/T 11821 8 9 The specifica“on of photographic archiv田management为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。1 主题内容和适用范围本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件，本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。2 引用标准GB 3792. 5 档案著录规则GB 9705 文书档案案卷格式JGJ 25 档案馆建筑设计规范3名词术语3. 1 照片档案国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接

2、形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。3. 1. 1 常规照片档案用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。3. 2芯页固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料3. 3 大照片凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。3. 4 大底片凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。4照片档案的收藏4. 1 收藏范围4. 1. 1 反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案4. 1. 2 领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案囚4. 1. 3某单位组织或参加的重要外

3、事活动的照片档案4. 1. 4 记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。国东技术监督局198910-25批准1990-07 01实施55 GB/T 11 8 21 8 9 4. 1. 5 反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。4. 1. 6 与其他载体档案有密切联系的照片档案。4. , . 7 其他具有保存价值的照片档案。4. 2 收集时间4. 2. 1 归挡时间照片冲洗加工后由摄影者或展办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案起归档。4. 2. 2 档案馆接收时间4.2.2.1 依照档案馆工作ii!i则的规定，照片档案应随立档单位其

4、他载体形态的梢案同时接收回4.2.2.2 在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。4.2. 3 档案馆（室）应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片，4. 3 收集要求4. 3. 1 底片、照片、说明齐全。4. 3. 2 底片与照片的影像相符。5 照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片w_单独整理和存放，照片和说明同整理和存放。5. 1 底片整理方法5. 1. 1 底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。5. , . 2 底片的编号5.1.2.1 在全宗内编流水号。格式如下全宗号底片号例：13

5、535 s. 1. 2. 2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。5. 1-3底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。s. 1. 4 按底片号顺序将底片插入底片册。5. 2说明的编写方法和要求5. 2. 1 符号说明的项目有：照片号、底片号和参见号。s.2.1.1 照片号：案卷内照片的顺序号。s.2.1.2 底片号：按5.I. 2条要求赋予的编号。s.2.1.3 参见号与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。格式如下：（类别）档号以类别）椅号例：（文书档案）13 2 58; （科技档案）G-J28

6、 s. 2. 2 文字说明的成分和编写要求5.2.2.1 文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。a. 扛由z照片影像所反映事件，事物的情曲，b. 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间； 地点1被摄物所在的具体地点；d. 人物：照片影像仨主要人物的姓名、身分pl5的. GB/T 11 8 21 8 9 e. 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景$f. 摄影者z照片的拍摄单位和拍摄人。5. 2. 2. 2 文字说明的编写要求也综合运用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。b. 文字简洁、语言通顺。般不超过200字；c. 用阿拉伯数

7、字表示时间。年、月、日用“”表示。例1953年2月22日写作1953.3. 22. 5. 2. 3 总说明和分说明5. 2. 3. 1 般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。s.2.3.2 凡己加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注持号。5. 2. 4 说明的格式5.2.4.1 说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm, 5. 2. 4. 2 说明应分段书写，格式如下照片号底片号拍摄时间文字说明参见号搔影者5.2.4.3单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。5.2.4.4 大照片的说明

8、可另纸书写，一同保存回5.2.4.5 反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。5. 3 照片的整理方法s. 3. 1 照片的分类一般应在全宗内按年代问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。5. 3. 2 根据分类情况，将照片与说明起固定在芯页j士，并组成案卷。芯页的规格为297mm 210 mm 5. 3. 3 根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。s. 3. 4 照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。s. 3. 5 案卷内的芯页以三十页左右为宜。5. 3. 6卷内目录：以照片的自然张或有总说明的苦于张为单元填写卷内目录（见图l）。也照片号：参见5.2.l.l;b. 照片题名z

9、在尽量保证基本要素内容完整的前提F，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字号c. 参见号z参见5.2.1.3,s. 3. 7 卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后A页。5. 3. 8卷皮格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。5. 3. 9 按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存s. 3. 10 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”“反转片”。5. 4编日5. 4. l 案卷目录格式见图2（规格参见4机关档案工作业务建设规范3.4条）。5.4.2 案卷目录备考表可采用GB9705中的297mm 2

10、10 mm规格的案卷目录备考衷。5.4. 3 照片档案著录依照GB3792. 5进行。jC7 GB/T 11 8 2 1 8 9 s. 5 照片的整理要求5. 5. 1 照片要组成案卷保管单位）。s.s.2 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。5. 5. 3档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。5.5.4 说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。s. 5. 5 案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考袭。s. 5. 6有完整的、符合标准格式的案卷目录。6 保管s. 1 保管条件s. , . 1 保存底片的适宜温湿度为z温度1315c，相对湿度35%45%0 s.

11、 1. 2 保存照片的适宜温湿度为z温度1424相对湿度40%60%0 s. ,. 3库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。s. 2底片应立放6.3保管装具s. 3. 1 底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mmX100mm或相应规格的纸袋s. 3, 2底片册由297mmX210 mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片s. 3. 3底片盒95 mmX95 mm的纸盒，用于贮存大张底片。s. 3. 4 卷筒纸芯用于保存大张底片、照片的装具其推荐内径为rp76. 4十20mm，壁厚23mm, 6. 4 保管要求6. 4. 1 照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库a. 黑白

12、底片入库前要进行水洗处理；b. 照片水洗后要上光3c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。s. 4. 2接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片s. 4, 3库房内昼夜温度变化不应大于土3，湿度变化不能大于士5Y,.6.4.4 对本馆（室收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。, GB/T 11 8 21 - 8 9 210 由时2日照片档案卷内目录串- 照片底片号题1, 拍摄备注时间F一一- - 自的i:-1 咀F咱x - 回25 30 100 15 25 电主位zmm 图1459 GB/T 1 1 8 2 1 8 9 案卷自最寸一一l 睡r,1 r1t i明i期eWl备ii一丁一十寸二十一十蝙甲旷川】案号n在下lTeRll一咄室案: 斗于一一一斗一一-.I因2 附加说明本标准由档案工作标准化领导小组提出。本标准由照片档案管理规范课题组起草B本标准委托国家档案局负责解释。460