DB32 T 5201—2025 特种设备检验检测机构党建档案管理规范.pdf

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1、7,江苏省市场监督管理局发 布中 国 标 准 出 版 社出 版特种设备检验检测机构党建档案管理规范Specification for party construction archives management of special equipment inspection and test organization20250910 发布20251010 实施CCS A 14DB32/T 52012025ICS 01.140.20DB32/T 52012025前言 1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 原则 25 管理职责 26 收集 27 整理 38 保管 59 利用 5

2、10 鉴定和销毁611 电子文件归档6附录 A（规范性）文件归档范围及保管期限 8附录 B（规范性）档案工作用表样式 12参考文献 17目 次DB32/T 52012025前言本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由江苏省市场监督管理局提出并组织实施。本文件由江苏省特种设备安全检验与节能标准化技术委员会归口。本文件起草单位：江苏省特种设备安全监督检验研究院。本文件主要起草人：施志奇、陈慰、武长海、唐雨青、康晓芳、邱文丽、严冰、胡卉、彭飞、刘静。DB3

3、2/T 52012025特种设备检验检测机构党建档案管理规范1范围本文件规定了特种设备检验检测机构（以下简称“特检机构”）党建档案管理的原则、管理职责、党建文件收集、整理，党建档案保管、利用、鉴定和销毁以及电子文件归档。本文件适用于特检机构开展党建工作档案管理活动。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 6 档

4、案装具DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 25 档案修裱技术规范DA/T 50 数码照片归档与管理规范DA/T 69 纸质归档文件装订规范DA/T 78 录音录像档案管理规范JGJ 25 档案馆建筑设计规范3术语和定义DA/T 1 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1党建工作文件party construction document开展党建各项工作全过程中直接形成的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式的载体文件。3.2党建工作档案party construction archive具有保存价值并经过鉴定整理的党建工作文件。3.3党建工作电子文件party constructio

5、n electronic document开展党建各项工作全过程中通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。3.4党建工作电子档案party construction electronic archive具有保存价值的党建工作电子文件。1DB32/T 520120254原则4.1坚持统一领导、分级管理原则。统一制度、统一标准，按照党组织标准规范化建设要求，建立健全档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁和电子文件归档制度。4.2应把党建档案工作与党建工作的统筹规范、工作机制、工作内容紧密结合，确保党建档案的真实性、完整性和连续性。4.3纸质档案和电子档案，在内容、相关说明

6、及描述上应保持一致。不一致时，以原生档案为准。5管理职责5.1党建工作部门明确单位主体责任和分管领导，加强党建档案工作管理，负责党建工作文件的收集、整理和归档工作，并对归档文件的完整、准确、形成质量和整理质量负责。5.2档案管理部门5.2.1负责统筹规划档案工作。5.2.2负责制定档案管理规章制度。5.2.3负责监督、指导各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。5.2.4组织实施档案信息化工作。5.2.5负责对档案进行保管并提供利用。5.3业务管理部门配合党建工作部门做好文件的收集、整理并及时移交档案管理部门。6收集6.1原则遵循谁收集谁形成原则，确保党建文件的全面性、及时性、准确性、完整性

7、便于利用以及信息共享。6.2归档范围各项党建工作中形成的具有保存价值的文件材料均应纳入归档范围。各类党建文件归档范围按照附录 A。6.3要求6.3.1归档的文件应是办理完毕的原始件，应完整齐全、真实，签字盖章手续完备，特殊原因无原件的，应在存档时加以说明。6.3.2纸质归档文件统一使用 A4 规格的办公用纸，专业报告特殊要求的除外。6.3.3档案使用载体字迹材料应满足档案长期保存的要求。6.3.4党建工作内容应有相应材料佐证，包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料等。2DB32/T 520120257整理7.1原则7.1.1相关部门形成的成套文件应齐全，遵循文件的形成规律，各项职

8、能活动应存在着各方面的联系，保持归档文件之间的有机联系。7.1.2党建文件归档时应划分保管期限，保管期限分为永久、定期 30 年和定期 10 年。各类档案保管期限按照附录 A。7.2要求7.2.1整理纸质文件所使用的装订材料、修裱材料等应符合 DA/T 69、DA/T 25 的档案保管保护要求。7.2.2文件中照片档案、录音录像档案的整理应符合 GB/T 11821、DA/T 50、DA/T 78、GB/T 18894。7.2.3每年党建工作形成归档文件进行整理，将归档文件目录装订成册方便检索，归档文件目录样式按照附录 B 的表 B.1。7.2.4档案盒内附备考表，整理人和检查人应签字或盖章，

9、备考表样式按照表 B.2 填写。7.2.5档案装订后应放入档案盒，保证档案盒外形平整。7.2.6不同类别或不同年度的档案不宜装入同一档案盒内。7.2.7文件应按照项目内容、参考价值和载体形式进行系统整理。7.2.8文件按照党建工作类别分类整理，归档文件整理应符合 DA/T 22 的规定。7.3分类7.3.1党建工作档案一般分为政治建设类、思想建设类、组织建设类、作风建设类、制度建设类、纪律建设类、活动开展类、群团工作类、专题专卷。具体档案分类按照附录 A。7.3.2党建工作档案一般采用年度-问题-保管期限的三级分类方法。7.4排列卷内文件排序宜按文件形成的时间顺序-问题等方式排列。7.5编号7

10、5.1结构档案以件为单位整理。档号结构应为：全宗号-档案门类代码年度-问题代码-保管期限-件号7.5.2编制方法7.5.2.1全宗号应用特检机构简写汉字或字母代替，以江苏省特种设备安全监督检验研究院为例，全宗号为 JSTJ。特检机构下设分支机构、子公司、分公司等，在特检机构简写汉字或字母后增加分支机构、子公司、分公司的简写汉字或字母，以江苏省特种设备安全监督检验研究院下设机构苏州分院为例，全宗号可为 JSTJSZ。7.5.2.2党建档案门类代码采用 2 位大写字母标识为 DJ。7.5.2.3年度以位阿拉伯数字标注公元纪年。示例：2023 年形成归档文件，年度表示为“2023”，一般不简化为“

11、23”。7.5.2.4件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位3DB32/T 52012025的，前面用“0”补足，如“0026”。7.5.2.5问题代码采用大写字母标识。政治建设类标识为“ZZJS”，思想建设类标识为“SXJS”，组织建设类标识为“ZUJS”、作风建设类标识为“ZFJS”、制度建设类标识为“ZDJS”、纪律建设类标识为“JVJS”、活动开展类标识为“HDKZ”、群团工作类标识为“QTGZ”、专题专卷标识为“ZTZJ”。7.5.2.6保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。

12、7.5.2.7档号编制示例：JSTJSZDJ2023SXJSY0001，其中 JSTJSZ 为全宗号，DJ 为档案门类代码（党建），2023 为党建工作归档文件形成的年份，SXJS 为问题代码（思想建设类），Y 为保管期限代码（永久），0001 为件号。7.5.3归档章7.5.3.1归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。7.5.3.2归档章应将档号的组成部分，即全宗号、门类代码年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项。归档章中全宗号、门类代码年度、保管期限、件号、问题按照 7.5.2 编制。页数为每一件归档文件的页面总数，文件中有图文的页面为一页，用阿拉伯数字标识。归档章式样

13、见图 1，归档章示例见图 2。全宗号问题门类代码年度保管期限件号页数图 1 归档章式样JSTJ SZSXJSDJ2023永久112图 2 归档章示例7.6档案盒封面和脊背7.6.1档案盒封面和脊背样式见图 3。全宗号年度保管期限问题起止件号盒号图 3 档案盒封面和脊背样式7.6.2档案盒脊背设置的项目包括全宗号、年度、保管期限、问题、起止件号、盒号。档案盒排列方法以件为单位整理的档案按年度顺序问题排列。示例：见图 4。4DB32/T 52012025全 宗 号JSTJ SZ年 度2023保 管 期 限永 久问题思想建设类起止件号盒 号1112图 4 档案盒脊背示例7.7归档移交7.7.1形成应

14、归档文件的各部门，应在文件办理完毕后 15d 内，及时将有关文件按归档要求移交至党建工作管理部门。7.7.2党建工作人员应在文件收集完成后，及时将应归档的文件移交至档案管理部门。7.7.3党建档案管理人员应了解和掌握形成应归档的文件信息，及时向形成归档文件的部门催收应归档的文件。7.7.4移交档案时，由交接双方对照移交清册清点核对数量，查验质量、内容和检索工具，确保档案真实完整、账物相符。有关档案移交登记簿样式按照表 B.3。7.7.5档案移交根据实际情况和工作需要，定期移交，宜于任务全过程结束后统一移交。8保管8.1档案装具应符合 DA/T 6 的规定。8.2应根据档案载体的不同要求对档案进

15、行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。8.3应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等工作。库房温湿度应符合 JGJ 25 规定。8.4档案库房不应存放与档案保管无关的物品。9利用9.1应制定查阅调取档案的制度规范，明确审批程序。9.2存档文件一般不应外借和复制，特殊情况需外借或复制，应履行审批手续，填写“档案借阅登记表”和“档案利用效果登记表”，并在查阅完成后及时归还。有关档案借阅登记表格和档案利用效果登记表格样式按照表 B.4 和表 B.5。9.3借阅档案不应失密、泄密，不应转借转阅，不应在存档文件上篡改、损坏、标注。9.4存档文件单次

16、借期一般不超过 3 天，届时办理借阅登记、注销手续，如不能按时归还，应说明原因。5DB32/T 5201202510鉴定和销毁10.1鉴定10.1.1由特检机构主要负责人、档案管理部门分管领导及相关业务部门负责人共同组成档案鉴定领导小组，对档案进行鉴定，鉴定结束后，形成鉴定报告，履行销毁程序。10.1.2档案管理部门根据档案保管期限的规定、原则、标准，结合实际确定档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。10.1.3档案鉴定领导小组鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，经档案鉴定领导小组负责人批准后方可销毁，并及时向主管档案工作的领导提交档案鉴定报告和说

17、明。10.1.4经鉴定后，仍有保存价值的档案，应重新规范保管期限。10.2销毁10.2.1到期鉴定不再有保存价值的档案应及时予以销毁，对需销毁的档案文件由档案管理人员填写“销毁档案记录表”，经党建相关负责人审核、主要领导批准，在分管领导监督下予以销毁。销毁档案记录表格样式按照表 B.6。10.2.2销毁档案时应注意保密，并指定专人监销，需 2 名监销人在销毁清册上签名盖章。11电子文件归档11.1信息化基础设施11.1.1档案信息化基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。11.1.2应为党建档案管理部门配备局域网，政务网和互联网等

18、网络基础设施，网络性能应能适应各门类电子文件、电子档案传输、利用要求。11.1.3应配备与电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。11.1.4应采取与电子档案管理系统相适应的安全保障措施，如防火墙等。11.2系统安全管理11.2.1电子档案管理系统安全管理应按照档案信息系统安全等级保护定级工作指南、涉密计算机信息系统分级保护等规定执行。11.2.2应建立电子档案管理系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。11.2.3电子档案管理系统以及档案信息化基础设施、信息安全设施等各种设备的选型、采购应符合国家有关信息安全和知识产权保护等方面的规定。1

19、1.2.4支撑电子档案管理系统运行的网络与互联网物理隔离，与互联网设备之间的数据传输通过硬盘写入。11.2.5对电子档案管理系统的专用离线存储介质及其用户进行管理，定期查杀病毒，监控非授权用户的登录与操作行为。11.2.6应制定并实施电子档案管理系统应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急响应和奖惩等机制。6DB32/T 5201202511.3归档方式11.3.1应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。11.3.2应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境，确定电子文件及其元数据归

20、档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下 3 种：a）webservice 归档接口；b）中间数据库归档接口；c）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。11.4备份应结合电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案真实、完整、可用和安全的基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。11.5转换与迁移按照 GB/T 18894 实施电子档案及其元数据的转换或迁移。7DB32/T 52012025附录A（规范性）文件归档范围及保管期限A.1文件归档范围及保管期限文件归档的范围及保管期限见表 A.1。表 A.1 文件归档范

21、围及保管期限表11.11.21.31.41.51.622.12.22.32.42.52.62.72.82.92.102.112.122.132.142.1533.13.2政治建设类学习习近平总书记的重要讲话和重要指示精神政治理论学习材料贯彻上级党组织指示的工作方案基层指导党建督查指导其他资料思想建设类党委（党总支、党支部）党建工作会议记录舆论宣传报道资料落实意识形态工作实施方案党课教案开展理想信念教育工作方案党员思想动态分析、党员思想汇报理论研讨文章及心得体会年度学习计划党员干部年度培训计划集中学习授课提纲和 PPT 课件中心组学习记录理论学习笔记本交心谈心记录理论考试试卷其他资料组织建设类基

22、层组织成立时上级党组织的批准文件或复印件换届选举工作方案永久永久永久永久永久永久永久永久永久30 年30 年30 年30 年10 年10 年10 年10 年10 年10 年10 年10 年永久永久序号归档范围保管期限8DB32/T 520120253.33.43.53.63.73.83.93.103.113.123.133.143.153.163.173.183.193.203.213.223.233.243.2544.14.24.34.44.54.64.74.84.9历次换届选举请示及上级党组织的批复党支部工作手册年度工作计划年度工作总结历任、现任支委班子成员及责任分工党员名册入党积极分子及

23、发展对象名册民主评议党员材料年度发展党员计划入党积极分子、发展对象及发展党员档案基层党组织书记述职党建报告班子专题民主生活会资料基层党组织专题组织生活会资料党员组织关系转入、转出资料党员年报材料创先争优工作方案基层党组织量化管理考评手册组织生活会资料机关基层党组织活动经费，列入行政经费预算情况党员党费收缴台账入党积极分子培训党内外群众座谈会记录其他资料作风建设类上级党组织有关机关作风建设的重要指示、批示和讲话材料党员领导干部基层调研情况调研报告作风整改措施服务型、学习型党组织建设工作方案作风纪律整顿方案党员志愿者队伍建设情况党员志愿者活动开展资料党组织走访慰问资料永久永久永久永久永久永久永久永

24、久永久永久永久永久永久永久永久30 年30 年30 年30 年30 年30 年10 年10 年永久永久永久永久30 年30 年30 年30 年30 年表 A.1 文件归档范围及保管期限表（续）序号归档范围保管期限9DB32/T 520120254.104.114.1255.15.25.35.45.55.65.75.85.95.105.115.125.135.145.155.165.1766.16.26.36.46.56.66.76.86.96.106.11征求群众意见建议资料群众对服务质量的评议情况其他资料制度建设类党员领导干部双重组织生活制度“三会一课”制度及相关学习资料组织生活会制度民主生

25、活会制度基层党组织书记述职党建制度民主评议党员制度党员干部管理制度后备干部培养、推荐、任用制度谈心谈话制度党员党性定期分析制度基层党组织调查研究制度党内表彰激励制度处置不合格党员制度发展党员工作细则党费收缴制度经费预算制度其他资料纪律建设类干部任前谈话记录干部任前廉政鉴定年度反腐倡廉工作安排（计划）年度反腐倡廉工作总结党内监督体制落实情况干部温馨提示谈话记录党员违纪违规处理材料开展党性教育资料开展理想信念和从政道德教育相关资料开展党的优良传统和作风教育相关资料开展党纪条规和国家法律法规教育相关资料10 年10 年10 年永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久30 年30 年1

26、0 年永久永久永久永久永久永久永久10 年10 年10 年10 年表 A.1 文件归档范围及保管期限表（续）序号归档范围保管期限10DB32/T 520120256.126.1377.17.27.37.47.57.67.77.87.988.18.28.38.499.19.29.39.49.59.69.79.8节假日廉政纪律要求等相关资料其他资料活动开展类上级工作方案及重要指示、批示和讲话材料“主题党日”活动工作典型案例及宣传报道资料本级（特色）活动实施方案阶段工作总结本级活动总结动员部署相关资料文化文艺文体工作材料其他资料群团工作类群团组织管理文件群团活动记录群团工作成果其他资料专题专卷主题教

27、育文明创建品牌创造、窗口建设结对帮扶、共建、共创、联建媒体宣传报道党员先锋、示范岗荣誉成果其他资料10 年10 年永久永久30 年30 年30 年30 年10 年10 年10 年永久30 年30 年10 年永久永久永久30 年永久永久永久10 年表 A.1 文件归档范围及保管期限表（续）序号归档范围保管期限11DB32/T 52012025附录B（规范性）档案工作用表样式B.1归档文件目录样式归档文件目录样式见表 B.1。表 B.1 归档文件目录-年份 保管期限 盒号件号责任者文号题名日期页数备注12DB32/T 52012025B.2档案盒内备考表样式档案盒内备考表样式见表 B.2。表 B.

28、2 备考表盒内文件情况说明整理人 检查人 年 月 日13DB32/T 52012025B.3档案移交登记簿样式档案移交登记簿样式见表 B.3。表 B.3 档案移交登记簿案卷或文件编号案卷、文件题名或组织机构名称所属年度移交（接收）日期移交（接收）原因案卷、文件数量小计其中长短移交人接收人备注14DB32/T 52012025B.4借阅档案登记簿样式档案借阅登记表样式见表 B.4。表 B.4 档案借阅登记表序号借阅日期单位档案题名期限字号或编号页数借阅人签字经手人签字归还日期经手人签字备注B.5档案利用效果登记表样式档案利用效果登记表样式见表 B.5。表 B.5 档案利用效果登记表日期利用目的利用效果单位姓名案卷或文件题名15DB32/T 52012025B.6销毁档案登记簿样式销毁档案记录表格样式见表 B.6。表 B.6 销毁档案记录表序号文件名称文件编号数量销毁日期批准人监督人销毁人备注16DB32/T 52012025参 考 文 献1 GB/T 9704 党政机关公文格式2 GB/T 39362 党政机关电子公文归档规范3 DA/T 31 纸质档案数字化规范4 DA/T 32 公务电子邮件归档管理规则5 DA/T 80 政府网站网页归档指南17