DB 4416 T 14-2022 河源市党政机关会议服务规范.pdf

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1、I C S 0 3.1 6 0C C S A 1 64416河 源 市 地 方 标 准D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 2河 源 市 党 政 机 关 会 议 服 务 规 范H e y u a n S p e c i f i c a t i o n f o r C o n f e r e n c e S e r v i c e o f t h e P a r t y a n d G o v e r n m e n t2 0 2 2-1 2-3 1 发 布 2 0 2 3-0 1-1 5 实 施河 源 市 市 场 监 督 管 理 局 发 布D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0

2、2 2I目 次前 言.I I I引 言.I V1 范 围.12 规 范 性 引 用 文 件.13 术 语 和 定 义.13.1 党 政 机 关 会 议.13.2 主 办 方.13.3 承 办 方.13.4 会 议 服 务 人 员.24 会 议 分 类.25 总 体 要 求.25.1 基 本 要 求.25.2 会 议 承 办 方 资 质.25.3 会 议 服 务 人 员.26 会 议 需 求 确 认.36.1 需 求 确 认.36.2 方 案 确 定.36.3 对 外 协 调.47 会 前 准 备.47.1 会 议 现 场 服 务 人 员 配 备.47.2 会 议 场 地 布 置.47.3 会

3、议 设 施 设 备 布 置 与 调 试.67.4 会 议 材 料 准 备.67.5 检 查 验 收.68 会 中 服 务.68.1 引 领 服 务.68.2 茶 水 服 务.78.3 设 备 保 障.78.4 礼 仪 服 务.78.5 会 场 巡 查.79 会 后 整 理.79.1 引 导 参 会 人 员 离 场.79.2 检 查 会 场.79.3 整 理 清 洁 会 场.81 0 会 议 安 保.8D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 2I I1 0.1 会 议 安 全 管 理.81 0.2 会 议 医 疗 卫 生 保 障.81 0.3 会 议 保 密.81 1 会 议 突 发 事

4、 件 处 理.91 1.1 制 定 应 急 预 案.91 1.2 临 时 更 换 会 议 室 处 理.91 1.3 设 施 设 备 故 障 处 理.91 1.4 停 电 处 理.91 1.5 人 员 拥 堵 处 理.91 1.6 暴 力 事 件 处 理.1 01 1.7 火 灾 处 理.1 01 1.8 突 发 疾 病 处 理.1 01 2 服 务 评 价 与 改 进.1 01 2.1 服 务 督 导.1 01 2.2 满 意 度 调 查.1 01 2.3 投 诉 处 理.1 01 2.4 会 议 评 估.1 11 2.5 持 续 改 进.1 1附 录 A（资 料 性）会 议 服 务 岗 位

5、设 置 及 职 责.1 2附 录 B（资 料 性）会 议 服 务 人 员 职 业 形 象 和 服 务 行 为 规 范.1 3附 录 C（资 料 性）党 政 机 关 会 议 需 求 确 认 书.2 0附 录 D（资 料 性）会 议 室 桌 面 物 品 摆 放 要 求.2 1附 录 E（资 料 性）会 议 座 次 排 列.2 3附 录 F（资 料 性）会 场 布 置 检 查 表.2 6附 录 G（资 料 性）会 议 茶 水 服 务 规 范.2 7附 录 H（资 料 性）会 议 卫 生 清 洁 规 范.3 0附 录 I（资 料 性）河 源 市 党 政 机 关 会 议 服 务 满 意 度 调 查 表.

6、3 3参 考 文 献.3 4D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 2I I I前 言本 文 件 按 照 G B/T 1.1 2 0 2 0 标 准 化 工 作 导 则 第 1 部 分：标 准 化 文 件 的 结 构 和 起 草 规 则 的 规 定起 草。本 文 件 由 河 源 市 机 关 事 务 管 理 局 提 出 并 归 口。本 文 件 起 草 单 位：河 源 职 业 技 术 学 院、河 源 市 市 直 行 政 事 业 单 位 物 业 管 理 中 心、河 源 市 高 新 区 国 际会 议 中 心、时 代 云 端 酒 店 管 理（河 源）有 限 公 司。本 文 件 主 要 起 草 人

7、：曾 惠 华、谭 健 萍、余 丽、黄 蔚 红、俞 彤、张 慧 星、吴 国 标、朱 飞 燕、游 井 红、周 美 琪、李 燕 响、王 活。D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 2I V引 言2 0 1 8 年，国 家 机 关 事 务 管 理 局 印 发 了 机 关 事 务 标 准 化 发 展 规 划(2 0 1 8-2 0 2 0 年)，指 出 要 大 力 推进 机 关 事 务 标 准 化。2 0 2 1 年 1 0 月 1 0 日，中 共 中 央、国 务 院 印 发 了 国 家 标 准 化 发 展 纲 要，指 出 标 准 是国 家 基 础 性 制 度 的 重 要 方 面，对 机 关 事

8、 务 标 准 化 工 作 提 出 了 更 高 要 求。2 0 2 1 年 1 0 月 2 1 日，国 家 机 关 事 务管 理 局、市 场 监 管 总 局 联 合 印 发 了 机 关 事 务 标 准 化 工 作“十 四 五”规 划，提 出 要 健 全 机 关 事 务 标 准体 系。推 动 机 关 事 务 地 方 标 准 修 订，对 规 范 机 关 事 务 运 行、提 升 服 务 保 障 质 量、促 进 节 约 型 机 关 建 设 有重 要 作 用。为 树 立 标 准 化 理 念，全 面 提 升 党 政 机 关 会 议 服 务 的 保 障 和 管 理 效 能，现 制 定 河 源 市 党 政 机关

9、 会 议 服 务 规 范，形 成 可 复 制、可 推 广 的 经 验 范 本，为 县 区 党 政 机 关 会 议 服 务 提 供 参 考 和 借 鉴。D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 21河 源 市 党 政 机 关 会 议 服 务 规 范1 范 围本 文 件 规 定 了 党 政 机 关 会 议 服 务 的 术 语 和 定 义、会 议 分 类、总 体 要 求、会 议 需 求 确 认、会 前 准 备、会 中 服 务、会 后 整 理、会 议 安 保、突 发 事 件 处 理、会 议 服 务 评 价 与 改 进。本 文 件 适 用 于 河 源 市 党 政 机 关 会 议 服 务 工 作，其

10、 他 性 质 会 议 服 务 可 参 照 使 用。2 规 范 性 引 用 文 件下 列 文 件 中 的 内 容 通 过 文 中 的 规 范 性 引 用 而 构 成 本 文 件 必 不 可 少 的 条 款。其 中，注 日 期 的 引 用 文 件，仅 该 日 期 对 应 的 版 本 适 用 于 本 文 件；不 注 日 期 的 引 用 文 件，其 最 新 版 本（包 括 所 有 的 修 改 单）适 用 于 本文 件。G B 5 7 4 9 生 活 饮 用 水 卫 生 标 准G B/T 1 0 0 0 1.1 公 共 信 息 图 形 符 号 第 1 部 分：通 用 符 号G B/T 1 0 0 0 1

11、.2 公 共 信 息 图 形 符 号 第 2 部 分：旅 游 休 闲 符 号G B 1 3 4 9 5.1 消 防 安 全 标 志 第 1 部 分：标 志G B/T 3 0 5 2 0 会 议 分 类 与 术 语G B/T 4 0 2 4 8 人 员 密 集 场 所 消 防 安 全 管 理G B/T 4 1 5 6 8 机 关 事 务 管 理 术 语3 术 语 和 定 义G B/T 3 0 5 2 0 和 G B/T 4 1 5 6 8 界 定 的 以 及 下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件，为 方 便 使 用，以 下 重 复 列 出 了其 中 部 分 术 语 和 定 义。3.

12、1党 政 机 关 会 议 c o n f e r e n c e o f p a r t y a n d g o v e r n m e n t o r g a n i z a t i o n s党 的 机 关、人 大 机 关、行 政 机 关、政 协 机 关、审 判 机 关、检 察 机 关，以 及 各 民 主 党 派、工 商 联、各人 民 团 体、工 会、共 青 团、妇 联 等 人 民 团 体 和 参 照 公 务 员 法 管 理 的 事 业 单 位 主 办 的 会 议。3.2主 办 方 o r g a n i z e r独 立 或 联 合 发 起、举 办 会 议 并 承 担 主 要 法 律 责

13、 任 的 党 政 机 关。3.3承 办 方 h o s t具 有 一 定 资 质，接 受 主 办 单 位 的 委 托，具 体 负 责 所 有 或 部 分 会 务 事 宜，能 独 立 承 担 民 事 责 任 的 各 类机 构。承 办 方 通 常 由 主 办 方 指 定、委 托，有 时 也 通 过 竞 标 程 序 获 得 承 办 权。D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 223.4会 议 服 务 人 员 c o n f e r e n c e a t t e n d a n t根 据 会 议 主 办 方 的 需 求，为 保 障 会 议 顺 利 进 行 而 提 供 服 务 的 人 员。注：

14、会议服务人员包括主办方人员、承办方人员、外协人员。4 会 议 分 类按 照 会 议 召 开 主 体 和 参 加 人 员，党 政 机 关 会 议 可 分 为 以 下 三 类：一 类 会 议 是 指 市 党 代 会、人 代 会、政 协 全 体 会 议、民 主 党 派(工 商 联)全 市 代 表 大 会、劳 模 表彰 会 和 烈 军 属 会 议；二 类 会 议 是 指 以 市 委、市 政 府 名 义 召 开 的 全 市 性 会 议，市 人 大、市 政 协 召 开 的 要 求 各 县 区 人大、市 直 各 单 位 负 责 同 志 参 加 的 会 议，市 纪 委 全 会，民 主 党 派(工 商 联)全

15、体 委 员 会 议，经 批准 召 开 的 各 人 民 团 体 换 届 大 会；三 类 会 议 是 指 除 一、二 类 会 议 以 外 的 其 他 会 议。5 总 体 要 求5.1 基 本 要 求5.1.1 办 会 应 遵 循 讲 政 治、讲 规 矩、从 简、从 严、从 实 的 原 则。5.1.2 会 议 服 务 应 遵 循 按 需 服 务、按 优 服 务、守 时 守 信、专 业 规 范、用 心 极 致 的 原 则。5.1.3 会 议 组 织 应 遵 守 周 密 严 谨、科 学 高 效、务 实 节 约、低 碳 环 保 原 则。5.1.4 建 立 完 善 的 党 政 机 关 会 议 服 务 管 理

16、 制 度，包 括 工 作 人 员 保 障、会 场 服 务、安 全 保 障、疫 情 防 控等，保 证 会 议 顺 利 开 展。5.1.5 推 进 会 议 服 务 的 信 息 化 和 智 能 化，提 高 会 议 服 务 质 量 及 效 率。5.2 会 议 承 办 方 资 质会 议 承 办 方 应 具 备 以 下 条 件：具 备 独 立 法 人 资 格，其 经 营 范 围 包 括 会 议 服 务；遵 守 国 家 法 律 法 规 和 行 业 规 范，三 年 内 无 不 诚 信 记 录 和 安 全 事 故；配 备 能 满 足 各 类 会 议 要 求 的 场 所 和 设 施 设 备；配 备 具 有 良 好

17、 的 服 务 意 识、专 业 技 能 和 职 业 道 德 的 从 业 人 员；能 协 调 各 类 供 应 商 资 源，为 会 议 的 策 划、执 行 和 评 估 提 供 部 分 或 全 部 服 务；5.3 会 议 服 务 人 员5.3.1 会 议 服 务 岗 位 职 责会 议 服 务 主 要 岗 位 及 职 责 见 附 录 A。5.3.2 会 议 服 务 人 员 配 备会 议 服 务 人 员 配 备 根 据 会 议 的 规 模、规 格、场 地、服 务 内 容 等 实 际 情 况 调 配：主 办 方 人 员：会 议 负 责 人、相 关 部 门 抽 调 人 员；D B 4 4 1 6/T 1 4

18、2 0 2 23 承 办 方 人 员：会 议 负 责 人、音 响 师、会 议 系 统 技 术 人 员、安 保 人 员、会 议 室 服 务 员、保 洁 员、巡 检 员 等；外 协 人 员：影 像 拍 摄 人 员、保 障 人 员（医 务、防 疫、消 防、水 电 和 通 信 保 障）、食 宿 交 通 各模 块 负 责 人 及 服 务 人 员、志 愿 者 等。5.3.3 会 议 服 务 人 员 工 作 要 求5.3.3.1 职 业 形 象 和 行 为 规 范 见 附 录 B，以 饱 满 的 精 神 状 态 参 与 会 议 接 待。5.3.3.2 服 从 安 排，熟 悉 会 议 规 格、要 求，严 格

19、按 照 服 务 流 程 和 标 准 提 供 专 业 高 效 服 务，积 极 帮 助 参会 人 员 解 决 力 所 能 及 的 问 题。5.3.3.3 举 止 要 庄 重、文 明，保 持 会 议 环 境 安 静 和 谐，做 到“三 轻”（说 话 轻、走 路 轻、动 作 轻）、“四 勤”（眼 勤、嘴 勤、手 勤、腿 勤）、“五 心”（精 心 的 安 排、细 心 的 观 察、热 心 的 态 度、贴 心 的 服务、倾 心 的 关 注）。5.3.3.4 遵 守 职 业 道 德，做 好 会 议 保 密 工 作。5.3.4 会 议 服 务 人 员 培 训 要 求5.3.4.1 会 议 服 务 人 员 应 参

20、 加 岗 前 培 训，经 所 在 机 构 培 训 考 核 合 格 后 方 能 上 岗。5.3.4.2 岗 前 培 训 内 容 包 括 但 不 限 于 理 论 知 识：职 业 道 德、会 议 礼 仪、会 议 接 待 专 业 理 论 知 识、救 护知 识、消 防 知 识、安 全 分 析 与 检 查、紧 急 突 发 事 件 处 理、法 律 常 识 等；工 作 技 能 训 练：岗 位 操 作 规 范、会 议 服 务 技 能、消 防 技 能、急 救 技 能 等。5.3.4.3 会 议 服 务 人 员 每 年 需 参 加 专 业 培 训 不 低 于 3 0 课 时，不 断 提 高 会 议 接 待 服 务

21、水 平。6 会 议 需 求 确 认6.1 需 求 确 认6.1.1 承 办 方 提 供 多 种 会 议 服 务 受 理 方 式，如 现 场、电 话、网 络 等，涉 密 会 议 应 采 用 内 部 指 定 联 络 方式 传 达 会 议 需 求。6.1.2 承 办 方 应 及 时 受 理 并 了 解 会 议 需 求，做 好 登 记 并 填 写 附 录 C，明 确 会 议 名 称、会 议 时 间、参 会领 导、会 议 规 模、会 议 场 地、会 议 密 级、会 场 布 置 及 服 务 要 求、收 费 标 准、主 办 方 和 承 办 方 单 位 名 称、联 系 人 及 联 系 方 式 等 信 息，核

22、对 无 误 后 双 方 签 字 确 认。6.1.3 主 办 方 如 有 会 议 变 更、取 消 等 情 况，应 提 前 告 知 承 办 方。承 办 方 应 做 好 接 待 方 案 调 整、需 求 确认 等 后 续 跟 踪 服 务，并 做 好 相 关 登 记。6.2 方 案 确 定6.2.1 承 办 方 应 根 据 确 认 的 会 议 需 求 进 行 会 议 策 划，并 与 主 办 方 商 议 确 定 会 议 接 待 方 案，方 案 包 括 但不 限 于 以 下 内 容：会 议 名 称、时 间；会 议 地 点、场 地 布 置（含 台 型 设 计 图）及 使 用 安 排；会 议 规 模、席 位 牌

23、 名 单 及 布 置 图；会 议 设 施 设 备 及 会 议 用 品 要 求；会 议 宣 传 用 品 要 求；会 议 服 务 要 求；D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 24 会 议 保 障 措 施（包 括 会 议 防 疫 措 施、会 议 保 密、秩 序 及 安 全、供 电、供 水、消 防、医 疗 保 障及 突 发 事 件 应 急 处 理 等）；其 他 个 性 化 需 求。6.2.2 承 办 方 制 定 并 下 发 会 议 通 知 单，明 确 会 议 服 务 相 关 部 门 及 职 责，做 到 分 工 明 确、责 任 到 人。6.3 对 外 协 调涉 及 需 与 其 他 单 位 合

24、 作 承 办 的 会 议，应 对 会 议 服 务 任 务 进 行 分 解，可 根 据 情 况 成 立 经 费 保 障 组、会场 服 务 组、食 宿 安 排 组、车 辆 服 务 组、安 全 保 障 组，明 确 任 务 要 求 及 完 成 时 限，并 签 订 相 关 责 任 书、服务 合 同 或 协 议。必 要 时 可 召 开 筹 备 工 作 协 调 会，协 调 事 项 包 括 但 不 限 于 会 场 及 设 施 设 备、卫 生 安 全、车辆 及 停 车 方 案、防 疫、医 疗、食 宿 等 保 障。7 会 前 准 备7.1 会 议 现 场 服 务 人 员 配 备根 据 会 议 分 类，承 办 方

25、可 参 照“5.3.2 工 作 人 员 配 备”安 排 相 应 的 服 务 人 员，以 保 障 会 议 顺 利 进 行。7.2 会 议 场 地 布 置7.2.1 承 办 方 根 据 会 议 主 办 方 的 需 求 布 置 会 议 场 地，其 中 一 类 会 议 宜 提 前 1 d 布 置 完 毕；二 类 会 议 宜提 前 0.5 d 至 1 d 布 置 完 毕；三 类 会 议 至 少 提 前 2 h 布 置 完 毕。7.2.2 会 议 服 务 人 员 根 据 会 议 要 求 进 行 摆 台，进 行 主 席 台、观 众 席、签 到 台、指 示 牌 的 布 置，并 按 表1 的 要 求 执 行。表

26、 1 会 场 布 置 要 求序号 项目 布置内容与要求1 台型根据会议类型、规模等确定会议台型，常见有课桌型、回字型、U 字型、长条桌/椭圆型、会见型等2主席台地面1.主席台地面搭建要牢固、安全（除部分会场设置了固定舞台外），主席台高度、大小应适当，一般比观众席高2 0 c m 左右2.视主席台实际高度，两侧增设台阶背景 主席台背景根据会议要求可布置电子屏会标，或布置旗帜、会标、横幅标语等会议宣传物品桌椅1.桌椅一般位于主席台正中央前方，突显会议的庄严2.摆放椅子时，应考虑到参会人员的舒适度，避免将椅子放在两张桌子接缝中间，可灵活选用不同规格的长桌拼接或主席台最两端空一个座位3.主席台桌面应根

27、据发言人数布置桌式麦克风、席位牌、茶杯、瓶装饮用水、纸笔、纸巾等，有线麦克风线路布置要整齐美观发言席1.发言席一般位于主席台的右侧，面向观众4 5 放置，方便会议发言2.发言席要考虑发言人身高，必要时放置脚踏D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 25表 1 会 场 布 置 要 求（续）序号 项目 布置内容与要求3观众席桌椅1.桌椅摆放平稳、整齐；两排会议桌之间相隔不少于9 0 c m，可根据场地大小和参会人数灵活调整；第一排间距可稍大一点，方便参会人员进出2.桌子可选用一体式桌套或分体式台布、台裙，要求颜色统一、干净平整，无污渍，无破损，两边下垂长度相等，粘扣不外露3.椅套款式、颜色

28、统一，干净整洁，无污渍，无破损会议用品1.桌面根据情况可摆放茶杯、茶叶、茶壶、瓶装饮用水、席位牌或座签、纸、笔、纸巾、话筒等，详见附录D2.瓶装饮用水及茶叶在同等条件下优先选择本地产品，体现本土特色3.根据主办方提供的席位牌名单和布置图，布置好席位牌或座签4.所有茶杯及桌面物品横向、纵向成一条线4 签到台1.签到台一般位于会议室门口，根据会议规模合理设置签到台桌椅数量；若布置在大厅，应选择醒目且不影响其他人员通行的位置2.签到台物品摆放可根据实际情况可灵活选用：签到本（表）、笔、纸巾、免洗洗手液、口罩等，分类摆放，整齐美观3.涉密会议，可在签到台桌面放置“涉密会议禁止带入便携电子设备”的温馨提

29、示5 指示牌1.根据场地实际情况，在大厅、电梯口、拐角处或会议室门口放置会议指示牌2.有条件的可在会场入口、会议室门口等地布置会议信息电子指示牌7.2.3 会 议 正 式 开 始 前 2 h，应 完 成 对 会 场 区 域 的 清 洁 和 消 毒，卫 生 清 洁 应 符 合 表 2 的 要 求，并 做 好卫 生 检 查。表 2 会 议 场 地 卫 生 要 求序号 会议场地 卫生要求1 会议室、贵宾室、休息室1.地面干爽洁净，无灰尘、纸屑、烟蒂、积垢、杂物2.天花板、墙壁及边角无污渍、霉斑、蜘蛛网3.会议桌椅、边柜等干净整洁，无污渍，无破损4.空气清新，照明、温度、湿度符合要求2 洗消间1.地面

30、干爽洁净，无灰尘、污渍、杂物2.清洁工具及清洁剂分类摆放，干净卫生3.水池干净无堵塞，水龙头洁净光亮，无污垢、水渍4.物品摆放整洁规范，符合卫生要求3 走廊、楼道1.地面及台阶无污渍、霉斑、垃圾2.天花板、墙壁及边角无污渍、蜘蛛网3.扶手栏杆牢固、洁净，无灰尘、锈迹、污渍4.垃圾桶合理摆放，分类清晰、干净整洁4 电梯1.按钮及显示屏干净，无污渍2.内壁干净、光亮，无污渍、划痕3.地面无垃圾、污渍4.照明正常，抽风系统运行正常D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 26表 2 会 议 场 地 卫 生 要 求（续）序号 会议场地 卫生要求5 卫生间1.地面、墙壁干爽洁净，无污渍、水渍、垃圾

31、2.台盆、台面及水龙头洁净光亮，无污垢、水垢、锈迹3.镜面干净，无水渍、斑点、雾气4.便池内外洁净，无污渍、黄斑5.空气无异味7.3 会 议 设 施 设 备 布 置 与 调 试承 办 方 安 排 技 术 人 员 根 据 会 议 要 求 提 前 1 d 布 置 并 调 试 好 会 议 设 施 设 备，符 合 表 3 的 要 求。表 3 会 议 设 备 配 备 与 调 试 要 求序号 会议设施设备 设备调试要求1 灯光 1.会前应逐个开关灯，检查照明效果2 空调1.会前1 h 开空调，确保空调正常运行2.会前用温湿度传感器监测会议室温度、湿度，及时调整到舒适状态，夏季空调温度一般不低于2 6，冬季

32、空调温度在2 0 左右；湿度保持在6 0%-8 0%3 音频设备1.话筒数量满足会议要求，无线话筒应确保电池电量充足2.提前1 d 测试，确保话筒与音响设备正常连接、信号接收能覆盖使用范围3.会前1 h 再次测试话筒4.话筒音量适中，音质好，无啸音5.会前1 h 再次调试音频设备，开始播放背景音乐，会前3 m i n 停播4 视频设备1.会前1 d 检查投影仪或显示屏能否正常运行，确保画面稳定，画质清晰2.会前1 d 布置并调试设备，确保电视、显示屏、电脑，信号切换频道运行正常，提前1 h 再次调试设备3.有条件的可配备备用设备，并提前调试好5 线路1.线路布局平整、美观、安全2.如经过人行通

33、道，应使用压线板固定，保证线路使用安全7.4 会 议 材 料 准 备7.4.1 根 据 会 议 需 求，承 办 方 可 提 供 会 议 纸 笔、材 料 打 印 服 务、入 场 凭 证 制 作 服 务 等。7.4.2 主 办 方 如 自 带 会 议 材 料，承 办 方 需 在 会 议 开 始 前 协 助 做 好 材 料 摆 放 工 作。7.5 检 查 验 收7.5.1 建 立 会 场 布 置 检 查 验 收 工 作 制 度。会 场 布 置 完 毕，承 办 方 应 对 会 议 摆 台、设 施 设 备、会 议 用 品、会 场 卫 生 等 进 行 自 检；并 邀 请 主 办 方 提 前 1 d 或 2

34、 h 到 达 现 场 检 查 验 收。7.5.2 检 查 验 收 过 程 中 如 发 现 问 题，应 及 时 做 好 反 馈 工 作，通 知 相 关 责 任 部 门 立 即 整 改，并 再 次 与 主办 方 确 认，直 至 符 合 主 办 方 要 求。8 会 中 服 务8.1 引 领 服 务D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 278.1.1 会 场 的 指 示 牌、提 示 标 识 或 智 能 化 引 导 信 息 服 务 应 符 合 G B/T 1 0 0 0 1.1 和 G B/T 1 0 0 0 1.2 的 要 求。8.1.2 会 议 服 务 人 员 规 范 着 装，检 查 仪

35、容 仪 表，提 前 3 0 m i n 在 电 梯 门 口 或 会 场 入 口 微 笑 迎 候，协 助 会议 签 到，引 导 参 会 人 员 进 入 会 议 场 地 或 休 息 室；如 是 涉 密 会 议，提 醒 所 有 参 会 人 员 禁 止 带 入 便 携 电 子 设备，手 机 应 存 放 在 手 机 屏 蔽 柜 或 放 入 信 封 代 为 保 管，其 他 物 品 寄 存 在 储 物 柜。8.2 茶 水 服 务8.2.1 会 前 茶 水 服 务8.2.1.1 服 务 员 在 茶 水 服 务 前 应 净 手；根 据 会 议 要 求 佩 戴 口 罩 和 手 套。8.2.1.2 会 前 1 0-

36、1 5 m i n 开 始 第 一 次 茶 水 服 务，7 分 满。8.2.1.3 主 办 方 如 要 求 使 用 瓶 装 饮 用 水，需 在 会 前 摆 放 好。8.2.2 会 中 续 水 服 务8.2.2.1 会 议 开 始 后 一 般 每 隔 2 0-3 0 m i n 续 一 次 茶 水，7 分 满，具 体 时 间 应 根 据 现 场 情 况 灵 活 掌 握。所 有 服 务 员 宜 排 成 一 列 同 步 进 行，做 到 步 调、动 作 统 一。8.2.2.2 根 据 瓶 装 饮 用 水 饮 用 情 况，服 务 员 及 时 更 换 瓶 装 饮 用 水。8.2.2.3 参 会 人 员 如

37、 自 带 咖 啡 包 或 茶 包，服 务 员 可 协 助 提 供 冲 泡 服 务。8.2.2.4 参 会 人 员 如 需 要 白 开 水，服 务 员 立 即 更 换 并 提 供 续 水 服 务。8.2.2.5 保 密 会 议，服 务 员 在 会 前 提 供 完 第 一 次 茶 水 服 务 后 应 离 开 会 场，可 在 每 两 个 座 位 之 间 放 置 茶壶，由 参 会 人 员 自 助 续 水。8.3 设 备 保 障会 议 期 间 应 安 排 技 术 人 员 现 场 值 守，负 责 会 议 期 间 设 施 设 备 的 保 障 工 作。根 据 会 议 情 况 及 时 提 供 音频、视 频 技

38、术 服 务，控 制 会 场 音 量 及 灯 光，并 做 好 设 备 故 障 排 除、检 修 或 备 用 设 备 连 接 的 应 急 服 务。8.4 礼 仪 服 务根 据 会 议 要 求，服 务 员 可 提 供 协 助 颁 奖、签 约 等 礼 仪 服 务。8.5 会 场 巡 查8.5.1 会 场 应 配 备 服 务 员 值 守。8.5.2 非 保 密 会 议，茶 水 服 务 结 束 后，会 议 服 务 人 员 应 站 在 会 场 后 面 或 侧 边，不 可 随 意 走 动，聚 精 会神 观 察 所 负 责 区 域 是 否 需 要 提 供 服 务，时 刻 关 注 场 内 温 度 和 风 量，合 理

39、 调 节 空 调。8.5.3 保 持 通 道 和 逃 生 线 路 通 畅，安 保 人 员 通 过 监 控 等 方 式 对 走 廊、电 梯、会 场 周 边 等 地 进 行 安 全 巡查，如 发 现 可 疑 人 员 或 异 常 情 况 应 立 即 通 知 相 关 人 员 处 理。8.5.4 如 遇 突 发 事 件 应 立 即 启 动 应 急 预 案，并 协 助 有 关 单 位 及 时 有 效 处 理，保 障 参 会 人 员 安 全。9 会 后 整 理9.1 引 导 参 会 人 员 离 场会 议 结 束 后，服 务 员 打 开 会 议 室 门，引 导 参 会 人 员 有 序 离 场，并 提 醒 参

40、会 人 员 携 带 好 随 身 物 品 及 寄存 的 物 品。9.2 检 查 会 场D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 28组 织 全 体 服 务 人 员 快 速、仔 细 检 查 会 场。检 查 内 容 包 括 但 不 限 于：有 无 遗 留 物 品。如 发 现 遗 留 物 品，应 立 即 送 还；未 能 及 时 送 还 的，要 做 好 登 记 并 妥 善 保 管，由 会 议 项 目 负 责 人 联 系 主 办 方 处 理；有 无 损 坏 的 设 施 设 备 及 用 品。如 有 损 坏，应 做 好 登 记 并 及 时 报 修；有 无 散 落 在 会 场 的 会 议 资 料。如 有

41、遗 落，应 回 收 并 征 求 主 办 方 意 见 进 行 处 理；如 有 涉 密 资 料，应 立 即 通 知 主 办 方 前 来 回 收。9.3 整 理 清 洁 会 场9.3.1 关 闭 会 议 设 施 设 备、部 分 灯 光 和 空 调，做 好 节 能 工 作。9.3.2 回 收 可 重 复 使 用 的 会 议 用 品（如 茶 壶、茶 杯、毛 巾 碟 及 毛 巾 等），并 送 至 洗 消 间 清 洗、消 毒，清 点 好 数 量 后 分 类 码 放 整 齐，登 记 归 还；撤 下 会 议 用 品（如 席 位 牌、会 议 桌 垫、纸、笔、纸 巾 等），分类 归 位。9.3.3 全 面 清 扫

42、会 议 室、休 息 室 和 洗 消 间，撤 下 会 议 宣 传 用 品。9.3.4 检 查 有 无 安 全 隐 患，确 保 无 误 后 关 闭 所 有 电 器，切 断 电 源，关 好 门 窗。1 0 会 议 安 保1 0.1 会 议 安 全 管 理1 0.1.1 建 立 健 全 会 议 安 全 管 理 规 定，并 建 立 有 效 的 执 行 和 监 督 机 制。定 期 组 织 会 议 服 务 人 员 进 行 安 全知 识 培 训 和 演 练。1 0.1.2 建 立 突 发 事 件 应 急 预 案 机 制，定 期 进 行 专 项 应 急 预 案 演 练，明 确 紧 急 突 发 事 件 处 置 程

43、 序。1 0.1.3 会 议 场 所（除 会 议 室）安 装 摄 像 头，保 证 实 时 监 控，监 控 记 录 保 存 3 0 d。1 0.1.4 做 好 安 全 防 范 工 作，发 现 异 常 情 况、险 情，应 立 即 上 报 相 关 领 导 和 部 门，并 迅 速 处 理。1 0.1.5 会 议 室、办 公 区、仓 库、楼 道 等 地 方 要 安 装 必 要 的 防 火 设 施，并 保 证 其 正 常 运 行。1 0.1.6 消 防 设 备 和 消 防 防 护 系 统 的 质 量 应 达 到 消 防 要 求，并 定 期 检 查，合 格 率 应 达 到 1 0 0%。1 0.1.7 消

44、防 安 全 标 志 应 符 合 G B 1 3 4 9 5.1，消 防 安 全 管 理 应 符 合 G B/T 4 0 2 4 8 的 要 求。1 0.1.8 会 前 应 进 行 安 全 隐 患 排 查，并 及 时 整 改 发 现 的 问 题。1 0.2 会 议 医 疗 卫 生 保 障1 0.2.1 会 议 期 间 宜 配 备 医 疗 保 障 物 品，重 大 会 议 应 配 备 医 护 人 员。1 0.2.2 会 场 饮 用 水 水 质 应 符 合 G B 5 7 4 9 的 要 求。1 0.2.3 杯 具 清 洗 后 经 消 毒 柜 高 温 消 毒 3 0 m i n，操 作 流 程 及 规

45、 范 可 见 附 件 H。1 0.2.4 根 据 特 定 时 期 要 求，会 议 场 所 定 期 进 行 消 毒，操 作 规 范 可 见 附 件 H。1 0.2.5 会 议 期 间 如 出 现 食 物 中 毒 事 件、饮 用 水 安 全 事 件、重 大 伤 亡 事 件 等 公 共 事 件 时，会 议 承 办 方 应立 即 向 卫 健、市 场 监 督 管 理、消 防 公 安 等 相 关 部 门 报 告，由 相 关 部 门 按 程 序 启 动 应 急 预 案，统 一 调 度 专业 队 伍 实 施 现 场 处 置，并 按 照 规 定 时 限 和 程 序 向 政 府 和 上 级 主 管 部 门 报 告

46、。1 0.3 会 议 保 密1 0.3.1 制 定 会 议 保 密 制 度1 0.3.1.1 承 办 方 应 按 照 主 办 方 建 立 的 会 议 保 密 制 度，规 范 涉 密 会 议 管 理 要 求，明 确 保 密 纪 律，定 期 开展 全 员 保 密 专 项 技 能 培 训，明 确 违 规 责 任 追 究。1 0.3.1.2 会 议 服 务 人 员 要 政 治 可 靠，接 受 保 密 教 育 并 签 订 保 密 协 议，明 确 保 密 工 作 的 责 任 与 义 务。D B 4 4 1 6/T 1 4 2 0 2 291 0.3.2 会 议 保 密 设 备 保 障1 0.3.2.1 涉

47、 密 会 议 应 该 安 排 在 会 议 设 施 设 备 符 合 保 密 管 理 要 求 和 保 密 技 术 标 准 的 涉 密 会 议 室 进 行。1 0.3.2.2 会 前，承 办 方 协 同 主 办 方 对 会 议 室 的 通 讯、音 频 等 设 备 的 保 密 性 进 行 检 查，保 密 会 议 不 得 使用 无 线 话 筒，不 得 使 用 无 线 扩 音 设 备。1 0.3.2.3 网 络 会 议 或 电 视 电 话 会 议 使 用 内 部 网 络，确 保 网 络 安 全 畅 通。1 0.3.2.4 涉 密 视 频 会 议 应 使 用 专 用 涉 密 视 频 会 议 系 统 进 行。

48、1 0.3.3 会 议 保 密 现 场 管 理1 0.3.3.1 会 前，承 办 方 协 助 主 办 方 对 会 议 场 所、活 动 地 点 和 驻 地 进 行 保 密 检 查，清 理 无 关 人 员，必 要时 可 在 会 议 室 外 围 设 置 警 戒 范 围，并 增 派 安 保 人 员 加 强 巡 逻，防 止 无 关 人 员 进 入 涉 密 场 所。1 0.3.3.2 会 议 期 间 服 务 人 员 不 得 在 没 有 接 到 指 示 前 随 意 进 入 会 场，应 在 门 外 等 候。1 0.3.3.3 承 办 方 如 发 现 泄 密 事 件 或 可 疑 情 况 应 立 即 向 主 办

49、方 报 告。1 0.3.4 会 议 资 料 保 密1 0.3.4.1 主 办 方 对 会 议 内 容、文 件 资 料、录 音、录 像 等 内 容 的 保 密 要 求，事 先 做 出 明 确 规 定。对 不 准记 录 或 者 录 音 的，所 有 会 议 服 务 人 员 不 得 私 自 记 录、录 音，不 得 摘 录、摘 抄；严 禁 擅 自 复 印 涉 密 文 件。1 0.3.4.2 会 后，承 办 方 可 协 助 主 办 方 做 好 涉 密 文 件 资 料 检 查 工 作，严 防 涉 密 文 件 资 料 遗 失。1 1 会 议 突 发 事 件 处 理1 1.1 制 定 应 急 预 案承 办 方

50、制 定 切 实 可 行 的 设 备 设 施、消 防 疏 散、医 疗 救 护、疫 情 防 控、自 然 灾 害 等 突 发 事 件 应 急 预 案，成 立 应 急 处 置 小 组，做 好 防 御 措 施。1 1.2 临 时 更 换 会 议 室 处 理根 据 主 办 方 更 换 要 求，选 择 符 合 要 求 的 会 议 室。确 认 更 换 后，服 务 人 员 及 时 进 行 摆 台 布 置 和 检 查 工作。主 办 方 及 时 通 知 参 会 人 员，同 时 承 办 方 做 好 引 导 工 作。1 1.3 设 施 设 备 故 障 处 理1 1.3.1 会 场 设 施 设 备 出 现 故 障 应 及