DB3311 T 120-2019 政务服务网“最多跑一次”电子档案元数据规范.pdf

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1、ICS 01.140.20 A 14 DB3311 浙江省丽水市 地 方 标 准 DB3311/T 120 2019 政务服务网“最多跑一次”电子档案 元数据规范 2019 - 12 - 26发布 2020 - 01 - 26实施 丽水市市场监督管理局 发布 DB3311/T 120 2019 I 目 次 前 言 . IV 引 言 . V 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 元数据元素、结构及描述方法 . 3 4.1 元数据元素及结构 . 3 4.2 元数据的描述方法 . 5 5 文件实体元数据元素描述 . 6 5.1 聚合层次 Aggregation L

2、evel . 6 5.2 来源 Provenance . 7 5.2.1 档案馆名称 Archives Name . 8 5.2.2 档案馆代码 Archives Identifier . 8 5.2.3 全宗名称 Fonds Name . 9 5.2.4 立档单位名称 Fonds Constituting Unit Name . 9 5.2.5 部门标识 Department Id . 10 5.2.6 部门组织机构代码 Organization Code . 10 5.3 载体包号 Package Id . 11 5.4 档号 Archival Code . 11 5.4.1 全宗号 Fo

3、nds Identifier . 12 5.4.2 类别号 Category Code . 13 5.4.3 权力事项类型代码 Approval Category Code . 13 5.4.4 主项编码 Main Coding . 14 5.4.5 子项编码 Subitem Coding . 15 5.4.6 年度 Year . 15 5.4.7 保管期限 Retention period . 16 5.4.8 室编件号 Agency Item Number . 17 5.4.9 馆编件号 Archives Item Number . 17 5.5 内容描述 Content Descript

4、ion . 18 5.5.1 申报号 Declaration Number . 19 5.5.2 申报时间 Declaration Time . 20 5.5.3 事项唯一标识 Approval Unique Identification . 20 5.5.4 题名 Title . 21 5.5.5 事项名称 Approval Name . 21 5.5.6 事项类型 Approval Category . 22 DB3311/T 120 2019 II 5.5.7 行政相对人名称 Approval Object Name . 22 5.5.8 行政相对人手机号码 Approval objec

5、t Phone Number . 23 5.5.9 行政相对人电话号码 Approval Object Telephone Number . 23 5.5.10 行政相对人地址 Approval Object Address . 24 5.5.11 行政相对人证件类型 Approval Object Certificate Type . 24 5.5.12 行政相 对人证件号码 Approval Object Certificate Number . 25 5.5.13 法定代表人 Legal Representative Name . 25 5.5.14 责任处室 Admissible De

6、partment . 26 5.5.15 办件类型 Process Type . 26 5.5.16 收件人 Addressee Name . 27 5.5.17 审核人 Auditor Name . 27 5.5.18 审批人 Approver Name . 28 5.5.19 办结时间 Process Time . 28 5.5.20 办件结果编号 Process Number . 29 5.5.21 意见类型 Opinion Type . 29 5.5.22 审批意见 Opinion . 30 5.6 形式特征 Formal Characteristics . 31 5.6.1 文件组合

7、类型 Document Aggregation Type . 31 5.6.2 文件名称 Document Name . 32 5.6.3 文件类型 Document Type . 32 5.6.4 件数 Items . 33 5.6.5 页数 Pages . 33 5.6.6 语种 Language . 34 5.7 电子属性 Electronic Attributes . 34 5.7.1 格式信息 Format Information . 35 5.7.2 计算机文件名 Computer File Name . 36 5.7.3 计算机文件大小 Computer File Size .

8、36 5.7.4 文档创建方法 Document Creation Method . 37 5.7.5 文档创建时间 Document Creation Time . 37 5.8 电子签名 Electronic Signature . 38 5.8.1 签名规则 Signature Rules . 38 5.8.2 签名时间 Signature Time . 39 5.8.3 签名人 Signer . 39 5.8.4 证书 Certificate . 40 5.8.5 证书引证 Certificate Reference . 40 5.8.6 签名算法标识 Certificate Refe

9、rence . 41 5.9 存储位置 Storage Location . 41 5.9.1 归档信息包路径 Archival Information Package Path . 42 5.9.2 归档文件路径 File Path . 42 5.9.3 实体档案位置 Archives Location . 43 5.9.4 OFD档案位置 OFD File Path . 43 5.10 权限管理 Rights Management . 44 DB3311/T 120 2019 III 5.10.1 公开属性 Public Attribute . 44 5.10.2 密级 Classific

10、ation . 45 5.10.3 保密期限 Duration of Confidentiality . 46 5.11 附件信息 Attachment Information . 46 6 机 构人员描述 . 47 6.1 机构人员类型 Agent Type . 47 6.2 机构名称 Agent name . 47 6.3 角色 Role . 48 7 业务行为 . 48 7.1 收件 Receipt . 48 7.2 受理 Acceptance . 49 7.3 审核 To Examine . 49 7.4 审批 Approval . 50 7.5 发证 Certification .

11、50 7.6 送达 service . 51 参考文献 . 52 DB3311/T 120 2019 IV 前 言 本标准依据 GB/T 1.1-2009给出的规则起草 。 本标准由丽水市档案 馆 提出， 由丽水市档案局归口。 本标准起草单位：丽水市档案馆。 本标准起草人：邱文锋、朱悦华、王正媛、胡红睿。 本标准属首次发 布。 DB3311/T 120 2019 V 引 言 元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子档案的真 实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子档案的原始凭证特征，便于对电子档案的理解、管理、交换 和利用，便于政务服务网“最多跑一次”电子档案

12、利用和电子出证的来源可追溯，是政务服务网电子档 案管理中必不可少的组成部分。 DB3311/T 120 2019 1 政务服务网 “最多跑一次” 电子档案元数据规范 1 范围 本标准规定了“最多跑一次”电子档案形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、 捕获、著录的一般要求。 本标准适用于各级档案馆和各级机关政 务服务网内形成的电子档案，其它企事业单位和社会组织可 以参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用 于本标

13、准。 GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码 GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集 GB/T 4880.2 语种代码名称第 2部分： 3字母代码（ eqv ISO 639-2:1998） GB/T 4881 中国语种代 码 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识 GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（ idt ISO 8601:2000） GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 13967-1992 全宗单 GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集 GB/T 18391（所有部分）

14、数据元的规范与标准化 idt ISO/IEC 11179（所有部分） GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范 国档发 1987 4号 编制全国档案馆名称代码实施细则 中国档案分类法 中国档案主题词表 ISO 15489-1:2001 信息与文献文件管理第 1部分通用原则 ISO 23081-1:2006 信息与文献文件管理流程文件元数据第 1部分原则 ISO/TS

15、23081-2:2007 信息与文献文件管理流程文件元数据第 2部分概念与执行事宜 DB33/T 2036.3-2017 政务服务网电子文件归档数据规范 3 术语和定义 DB3311/T 120 2019 2 DA/T 1-2000、 DB33T 2036.3-2017 中界定 的以及下列术语和定义均适合本标准。 3.1 文件 Records 机构或个人在履行法定义务或业务事务活动过程形成、收到并保管的 作为证据和信息的记录。 3.2 电子文件 Electronic Records 行政机关或依法具有管理公共事务职能的组织（以下简称行政机关）通过浙江政务服务网履行行政 管理、公共服务等职能活动

16、中形成、接收或交换共享的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同 形式的电子信息记录。 3.3 存档信息包 Archival Information Package 为便于传输管理和保证齐全完整，对电子档案以办理事项为基本单位进行组件、打包所形成的信息 整体。 3.4 电子文件号 Electronic Record Code 在浙江政务服 务网电子文件归档过程中，系统根据一定的规则赋予存档信息包的唯一编号。 3.5 组合文件 Combined Records 由若干个联系紧密的文档组成 ， 视为一个文件著录的文件集合体。 3.6 文档 Document 归档文件最小的文件单元，可以是一个独立

17、的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自 然件的附件。 3.7 OFD Open Fixed layout Document 开放版式文档。 3.8 元数据 Metadata 描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 3.9 DB3311/T 120 2019 3 元素 Element 通过标识、定义 、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。 3.10 简单型 Simple Type 不具有子元素的元素所对应的元素类型。 3.11 容器型 Container Type 具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。 3.12 复合型 Compound Type 本身

18、可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。 3.13 捕获 Capture 适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。 3.14 实体 Entity 任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。 4 元数据元素、结 构及描述方法 4.1 元数据元素及结构 本标准参考 ISO 23081，将电子档案元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元 数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下： 表 1 文件实体元数据 编号 元数据 编号 元数据 M1 聚合层次 M2 来源 M3 档案馆名称 M4 档案馆

19、代码 M5 全宗名称 M6 立档单位名称 M7 部门标识 DB3311/T 120 2019 4 表 1 文件实体元数据 （续） 编号 元数据 编号 元数据 M8 部门组织机构代码 M9 载体包号 M10 档号 M11 全宗号 M12 类别号 M13 权力事项类型代码 M14 主项编码 M15 子项编码 M16 年度 M17 保管期限 M18 室编件号 M19 馆编件号 M20 内容描述 M21 申报号 M22 申报时间 M23 事项唯一标识 M24 题名 M25 事项名称 M26 事项类型 M27 行政相对人 名称 M28 行政相对人手机号 M29 行政相对人电话 M30 行政相对人地址 M

20、31 行政相对人证件类型 M32 行政相对人证件号 M33 法定代表人 M34 责任处室 M35 办件类型 M36 收件人 M37 审核人 M38 审批人 M39 办结时间 M40 办件结果编号 M41 意见类型 M42 审批意见 M43 形式特征 M44 文件组合类型 M45 文件名称 M46 文件类型 M47 件数 M48 页数 DB3311/T 120 2019 5 表 1 文件实体元数据 （续） 编号 元数据 编号 元数据 M49 语种 M50 电子属性 M51 格式信息 M52 计算机文件名 M53 计算机文件大小 M54 文档创建方法 M55 文档创建时间 M56 电子签章 M57

21、 签名规则 M58 签名时间 M59 签名单位 M60 证书 M61 证书引证 M62 签名算法标识 M63 存储位置 M64 归档信息包路径 M65 归档文件路径 M66 实体档案位置 M67 OFD档案路径 M68 权限管理 M69 信息公开属性 M70 文件密级 M71 保密期限 M72 附件信息 表 2 机构人员实体元数据 编号 元数据 M73 机构人员类型 M74 机构人员名称 表 3 业务行为元数据 编号 元数据 M75 人员角色 M76 收件 M77 受理 M78 审核 M79 审批 M80 发证 M81 送达 4.2 元数据的描述方法 本标准参考 ISO/IEC 11179.3

22、： 2003，采用表 5所示方法对元数据元素进行描述。 DB3311/T 120 2019 6 本标准所描述的元数据元素有四个属性相同： 注册版本： 1.0； 注册机构： 丽水市档案局 字符集： GB 2312 1980、 GB 1803 2005； 语言：中文。 表 4 元数据描述方法 编号 按一定规则排列的元数据的顺序号 中文名称 元数据元素的中文标识 英文名称 元数据元素的英文标识 定义 元数据元素含义的描述 目的 描述该元数据元素必要性和作用 约束性 说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选” 表示必须采用；“条件选”表示满足某一特定条件， 则必须采用

23、；“可选”指根据用 户需要选用或不选用。 可重复性 元数据元素是否可以重复出现 元素类型 元数据元素所属的分类。本标准元素分为容器型、基本型和复合型。 数据类型 为表达元数据元素值而规定的值集合的描述符。本标准数据类型包括字符型、数值型、 日期时间型。容器型元素没有数据类型。 编码修饰体系 对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则 值域 可以分配给元数据元素的值 缺省值 该元数据元素的默认值 子元素 该元数据元素具有的下属元素 信息来源 元数据元素值的来源 相关元素 与该元素有密切联 系的元素 注释 对元素的进一步说明 5 文件实体元数据元素描述 5.1 聚合层次 Aggregation Le

24、vel 表 5 聚合层次 编号 M1 中文名称 聚合层次 英文名称 Aggregation level 定义 电子档案在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。 如宗、目、卷、件等 目的 利于对电子档案的管理，为电子档案在某一层次的著录、检索提供条件 约束性 必选 可重复性 不可重复 DB3311/T 120 2019 7 表 5 聚合层次 （续） 编号 M1 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修 饰体系 值域 案卷 文件 缺省值 案卷 子元素 信息来源 在形成、处理、管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 相关元素 文件组合类型（ M44）

25、注释 推荐使用预定义值域列表选择著录 5.2 来源 Provenance 表 6 来源 编号 M2 中文名称 来源 英文名称 Provenance 定义 对形成、归档、移交、保管电子档案的单位（个人）和全宗的描述 目的 提供电子档案的背景信息，利于对行政权力事项电子档案的理解、管理和利用，用于 来源的可追溯 约束性 必 选 可重复性 不可重复 元素类型 容器型 数据类型 编码修饰体系 值域 缺省值 子元素 档案馆名称（ M3） 档案馆代码（ M4） 全宗名称（ M5） 立档单位名称（ M6） 部门标识（ M7） 部门组织机构代码 (M8 信息来源 在行政权力运行系统中采集，或手工著录 相关元素

26、 5.2.1 档案馆名称 Archives Name DB3311/T 120 2019 8 表 7 档案馆名称 编号 M3 中文名称 档案馆名称 英文名称 Archives name 定义 集中管理特定范围档案的专门机构的名称 目的 标 识电子档案所属馆藏机构，利于电子档案交换、公布和全国性、区域性目录中心建设 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修饰体系 值域 缺省值 子元素 信息来源 在管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 相关元素 档案馆代码（ M4） 注释 由档案馆著录，在建立目录中心或公布、交换电子档案时，本元素必选。推荐

27、使用预定 义值域列表选择著录 5.2.2 档案馆代码 Archives Identifier 表 8 档案馆代码 编号 M4 中文名称 档案馆代码 英文名称 Archives identifier 定义 依据编制全国档案馆名称代码实施细则对档案馆所赋予的代码 目的 唯一标识档案馆，利于电子档案的管理和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修饰体系 标识 名称 国档发（ 1987） 4号 编制全国档案馆名称代码实施细则 值域 缺省值 子元素 信息来源 在管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 相关元素 档案馆名称（ M3） 注释 由档

28、案馆著录，在建立目录中心或公布、交换电子档案时，本元素必选。推荐使用预 定义值域列表选择著录 DB3311/T 120 2019 9 5.2.3 全宗名称 Fonds Name 表 9 全宗名称 编号 M5 中文名称 全宗名称 英文名称 Fonds name 定义 档案馆（室）赋予全宗的标识 目的 区分电子档案来源，利于电子档案的有序管理，提供检索点 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修饰体系 值域 缺省值 子元素 信息来源 在形成、处理、管理电子 档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 相关元素 立档单位名称（ M6） 全宗号（ M11）

29、注释 全宗名称一般由接收、保管电子档案的档案馆（室）给定，当给定全宗名称时，本元 素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录 5.2.4 立档单位名称 Fonds Constituting Unit Name 表 10 立档单位名称 编号 M6 中文名称 立档单位名称 英文名称 Fonds constituting unit name 定义 构成档案（电子档案）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 目的 记录全 宗构成者名称，明确电子档案来源，利于电子档案分类管理的利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修饰体系 值域 缺省值 子元素 信息来源 在形成、处理

30、、管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 相关元素 全宗名称（ M5） 全宗号（ M11） DB3311/T 120 2019 10 表 10 立档单位名称 （续） 编号 M6 注释 推荐使用预定义值域列表选择著录 5.2.5 部门标识 Department Id 表 11 部门标识 编号 M7 中文名称 部门标 识 英文名称 Department id 定义 权力事项中办事部门的唯一性标识，由政务服务网提供 目的 区分“最多跑一次”事项的办理部门，便于档案的管理 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修饰体系 DB/T 2036.3-2

31、017 值域 缺省值 子元素 信息来源 政务服务网提供或手工著录 相关元素 全宗名称（ M5） 立档单位名称 (M6) 部门组织机构代码 (M8) 注释 部门标识共 8位： 6位行政区划编码 +2位部门编码 5.2.6 部门组织机构代码 Organization Code 表 12 部门组织机构代码 编号 M8 中文名称 部门组织机构代码 英文名称 Organization Code 定义 政务服务网办事部门国内唯一的始终不变的标识，由政务服务网提供 目的 区分“最多跑一次”事项的办理部门，便于档案的管理 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 DB3311/T

32、 120 2019 11 表 12 部门组织机构代码 （续） 编号 M8 编码修饰体系 标识 名称 DB/T 2036.3-2017 政务办事“最多跑 一次”工作规范第 3部分：政务服务网电 子档案归档数据规范 值域 缺省值 子元素 信息来源 政务服务网提供或手工著录 相关元素 全宗名称（ M5） 立档单位名称 (M6) 部门标识 (M8) 注释 全国组织机构代码由八位数字（或大写拉丁字母）本体代码和一位数字（或大写拉丁 字母）校验码组成 5.3 载体包号 Package Id 表 13 载体包号 编号 M9 中文名称 载体包号 英文名称 package id 定义 政务服务网给预归档文件打包

33、之后形成的编号 目的 对政务服务网权力事 项办结的文件打包编号移交到档案系统 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 编码修饰体系 值域 缺省值 子元素 信息来源 政务服务网提供 相关元素 事项名称（ M25） 事项类型（ M26） 5.4 档号 Archival Code 表 14 档号 编号 M10 中文名称 档号 DB3311/T 120 2019 12 表 14 档号 （续） 编号 M10 英文名称 Archival code 定义 以字符形式赋予档案（电子档案）的用以固定和反映档案（电子档案）排列顺序的一 组 代码 目的 揭示电子档案分类、组合、排列、编目的结果，利于统计、管理和利用，在电子档案 与其传统载体档案之间提供关联标识 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 复