DB61 T 1341-2020 养老机构档案管理指南.pdf

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1、ICS 03.080.99A 00 DB61陕 西 省 地 方 标 准DB 61/T 1341 2020养 老 机 构 档 案 管 理 指 南 Guide on archives management of elderly care institutions 2020 -06- 22发 布 2020- 07-22实 施陕 西 省 市 场 监 督 管 理 局 发 布 DB61/T 13412020 I 目 次前 言 .II1 范 围 .12 规 范 性 引 用 文 件 .13 术 语 和 定 义 .14 基 本 要 求 .15 档 案 分 类 .26 档 案 建 立 .27 档 案 归 档 与

2、使 用 .4 8 销 毁 .49 保 密 .4 DB61/T 13412020 II 前 言本 标 准 按 照 GB/T 1.12009的 规 则 起 草 。本 标 准 由 陕 西 省 养 老 服 务 标 准 化 技 术 委 员 会 提 出 。本 标 准 由 陕 西 省 民 政 厅 归 口 。本 标 准 起 草 单 位 ： 城 固 县 栗 子 苑 爱 心 老 年 公 寓 、 汉 中 市 市 场 监 督 管 理 局 、 城 固 县 市 场 监 督 管 理 局 、汉 中 南 郑 如 家 老 年 公 寓 、 陕 西 省 西 咸 新 区 沣 东 新 城 王 寺 敬 老 院本 标 准 主 要 起 草 人

3、 ： 王 小 明 、 张 琳 荃 、 王 丽 英 、 王 鹤 鳗 、 张 胜 利 、 张 怀 君 、 李 学 章 、 马 丽 娜 、 刘 利兵 、 张 艳 妮 、 李 媛 。本 标 准 首 次 发 布 。联 系 信 息 如 下 ： 单 位 ： 城 固 县 栗 子 苑 爱 心 老 年 公 寓电 话 ： 09167299011地 址 ： 陕 西 省 汉 中 市 城 固 县 莲 花 街 道 办 事 处 栗 子 园 村邮 编 ： 723200 DB61/T 13412020 1 养 老 机 构 档 案 管 理 指 南1 范 围本 标 准 规 定 了 养 老 机 构 档 案 管 理 术 语 和 定 义

4、、 档 案 分 类 、 基 本 要 求 、 档 案 建 立 、 档 案 归 档 与 使 用 、销 毁 、 保 密 等 内 容 要 求 。本 标 准 适 用 于 养 老 机 构 入 住 老 年 人 档 案 、 日 常 服 务 记 录 档 案 、 工 作 人 员 档 案 、 行 政 公 文 档 案 的 管 理 。财 务 档 案 、 设 施 设 备 档 案 管 理 参 照 相 关 管 理 要 求 执 行 。2 规 范 性 引 用 文 件下 列 文 件 对 于 本 文 件 的 应 用 是 必 不 可 少 的 。 凡 是 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 仅 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 文

5、 件 。 凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 其 最 新 版 本 （ 包 括 所 有 的 修 改 单 ） 适 用 于 本 文 件 。GB/T 357962017 养 老 机 构 服 务 质 量 基 本 规 范DA/T 422009 企 业 档 案 工 作 规 范JGJ 252010 档 案 馆 建 筑 设 计 规 范MZ/T 0392013 老 年 人 能 力 评 估3 术 语 和 定 义下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件 。3.1 养 老 机 构 档 案 files of elderly care institutions是 指 养 老 机 构 从 事 经 营 、

6、 管 理 及 其 他 各 项 服 务 活 动 直 接 形 成 的 有 保 存 价 值 的 各 种 文 档 、 图 表 、 声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 资 料 。4 基 本 要 求4.1 养 老 机 构 档 案 应 集 中 管 理 ， 所 有 权 归 属 养 老 机 构 。4.2 养 老 机 构 设 立 档 案 室 ， 负 责 档 案 接 收 、 收 集 、 整 理 、 立 卷 、 保 管 。4.3 应 指 定 专 人 负 责 档 案 管 理 工 作 。 档 案 管 理 人 员 应 具 备 档 案 管 理 的 相 关 知 识 。4.4 入 住 老 年 人 、 工 作 人 员 档 案

7、的 建 立 应 以 个 人 为 单 位 建 立 完 整 卷 宗 。4.5 档 案 记 录 应 使 用 专 业 术 语 ， 文 字 工 整 ， 图 文 清 晰 ， 易 于 识 别 ， 语 句 通 顺 ， 表 述 准 确 。4.6 养 老 机 构 应 建 立 科 学 的 档 案 管 理 制 度 ， 便 于 对 档 案 的 利 用 。4.7 应 配 置 必 要 的 设 备 设 施 ， 合 理 存 放 档 案 ， 做 好 防 火 、 防 盗 、 防 高 温 、 防 潮 湿 、 防 光 、 防 尘 、 防 鼠 、防 虫 、 防 污 染 措 施 。4.8 有 条 件 的 养 老 机 构 应 实 现 档 案

8、 管 理 的 信 息 化 。 DB61/T 13412020 2 5 档 案 分 类养 老 机 构 档 案 包 括 ： 入 住 老 年 人 档 案 、 服 务 记 录 档 案 、 人 力 资 源 档 案 、 行 政 公 文 档 案 等 。6 档 案 建 立6.1 入 住 老 年 人 档 案 建 立6.1.1 档 案 管 理 内 容基 本 信 息 档 案 、 健 康 档 案 、 能 力 评 估 档 案 、 试 入 住 档 案 、 服 务 合 同 档 案 、 探 视 档 案 、 心 理 咨 询 档 案 、护 理 服 务 档 案 、 离 院 档 案 。6.1.2 基 本 信 息 档 案 6.1.2.

9、1 应 在 办 理 正 式 入 住 手 续 前 完 成 老 年 人 基 本 信 息 采 集 、 记 录 ， 填 写 老 年 人 基 本 情 况 信 息 登 记 表 。6.1.2.2 老 年 人 基 本 情 况 信 息 内 容 包 括 ， 但 不 限 于 下 列 内 容 ：a) 姓 名 、 年 龄 、 性 别 、 籍 贯 、 婚 姻 状 况 、 民 族 ；b) 文 化 程 度 、 职 业 、 爱 好 、 宗 教 信 仰 ；c) 监 护 人 住 址 及 联 系 方 式 ；d) 老 年 人 及 其 家 属 （ 监 护 人 ） 身 份 证 、 户 口 本 等 有 效 证 件 的 复 印 件 。6.1.

10、3 健 康 档 案6.1.3.1 老 年 人 健 康 档 案 由 有 资 质 的 医 护 人 员 采 集 、 记 录 、 审 阅 、 修 改 并 签 字 确 认 。6.1.3.2 老 年 人 办 理 正 式 入 住 手 续 后 应 为 其 建 立 健 康 档 案 ， 健 康 档 案 应 在 老 年 人 入 院 后 及 时 建 立 。 健康 档 案 首 页 应 包 括 :a) 养 老 机 构 名 称 、 档 案 号 、 老 年 人 基 本 情 况 等 ；b) 主 管 医 师 、 护 士 。 6.1.3.3 医 护 人 员 应 在 试 住 期 内 完 成 入 院 健 康 记 录 采 集 、 记 录

11、 。 入 院 健 康 记 录 内 容 包 括 ： 基 本 信 息 、病 史 、 个 人 史 、 婚 育 史 、 体 检 报 告 、 辅 助 检 查 及 诊 断 等 内 容 。 老 年 人 或 监 护 人 应 向 养 老 机 构 提 供 近 期 的体 检 报 告 或 病 历 档 案 。6.1.3.4 医 护 人 员 应 于 老 年 人 入 院 及 时 完 成 首 次 日 常 健 康 记 录 ， 日 常 健 康 记 录 内 容 包 括 ： 一 般 健 康 状况 、 生 活 习 惯 、 心 理 状 况 、 慢 性 病 管 理 、 健 康 问 题 、 康 复 问 题 、 管 理 计 划 、 转 诊 情

12、 况 、 会 诊 意 见 等 。6.1.3.5 对 健 康 状 况 良 好 的 老 年 人 ， 做 好 日 常 健 康 检 查 记 录 ； 对 身 心 不 适 或 出 现 病 情 变 化 的 老 年 人 ，应 及 时 记 录 。6.1.3.6 根 据 老 年 人 健 康 状 况 分 级 分 类 ， 制 定 个 案 计 划 进 行 健 康 管 理 。6.1.3.7 日 常 健 康 检 查 内 容 包 括 ： 脉 搏 、 呼 吸 、 血 压 、 体 温 等 生 命 体 征 ， 以 及 患 者 目 前 情 况 、 诊 断 、治 疗 方 案 等 ， 日 常 健 康 检 查 结 果 记 录 应 及 时

13、归 档 。6.1.3.8 应 对 老 年 人 每 年 一 次 的 体 检 报 告 收 集 归 档 。6.1.3.9 老 年 人 健 康 状 况 发 生 变 化 需 取 得 书 面 同 意 方 可 进 行 的 医 疗 保 健 等 活 动 时 ， 应 及 时 告 知 老 年 人和 监 护 人 ， 填 写 知 情 同 意 书 。 知 情 同 意 书 应 有 医 护 人 员 、 老 年 人 或 监 护 人 签 名 。 6.1.3.10 老 年 人 离 院 时 医 护 人 员 应 做 好 离 院 时 的 健 康 状 况 登 记 。6.1.4 老 年 人 能 力 评 估 档 案6.1.4.1 由 具 有

14、资 质 的 评 估 员 完 成 老 年 人 能 力 评 估 档 案 的 采 集 、 记 录 、 审 阅 ， 并 签 字 。 DB61/T 13412020 3 6.1.4.2 老 年 人 能 力 评 估 应 在 办 理 正 式 入 住 手 续 前 完 成 ， 评 估 结 果 作 为 老 年 人 护 理 级 别 判 定 依 据 。6.1.4.3 老 年 人 应 在 住 院 期 间 开 展 定 期 和 不 定 期 的 能 力 评 估 ， 并 将 评 估 结 果 及 时 归 档 。6.1.4.4 评 估 员 根 据 老 年 人 能 力 等 级 、 评 估 指 标 进 行 评 估 、 记 录 ， 建

15、立 能 力 评 估 档 案 ， 能 力 评 估 档 案内 容 应 按 照 MZ/T 0392013 的 要 求 执 行 。6.1.5 试 入 住 档 案试 住 期 档 案 包 括 ： 基 本 信 息 档 案 、 入 院 时 携 带 的 体 检 报 告 、 病 历 档 案 。6.1.6 服 务 合 同 档 案6.1.6.1 服 务 合 同 包 括 ： 试 住 服 务 合 同 、 入 住 服 务 合 同 及 入 住 服 务 合 同 补 充 协 议 。6.1.6.2 应 与 有 意 向 入 住 养 老 院 ， 体 验 试 住 服 务 的 老 年 人 签 订 试 住 服 务 合 同 。6.1.6.3

16、应 按 老 年 人 服 务 需 求 ， 结 合 评 估 结 果 签 订 服 务 合 同 。 6.1.7 探 视 档 案监 护 人 或 社 会 工 作 者 前 来 探 视 老 年 人 时 应 做 好 相 应 记 录 并 归 档 。6.1.8 心 理 健 康 档 案6.1.8.1 应 按 照 GB/T 357962017 的 要 求 ， 建 立 老 年 人 心 理 咨 询 、 精 神 慰 藉 档 案 。6.1.8.2 应 保 护 老 年 人 隐 私 ， 严 禁 外 泄 老 年 人 心 理 健 康 档 案 内 容 。6.1.9 护 理 服 务 档 案6.1.9.1 应 及 时 、 准 确 、 完 整

17、 记 录 护 理 服 务 过 程 并 由 记 录 人 员 确 认 签 字 ， 统 一 保 管 。6.1.9.2 对 老 年 人 的 护 理 服 务 记 录 由 养 老 护 理 员 按 照 GB/T 293532012 进 行 如 实 记 录 。6.1.10 离 院 档 案 6.1.10.1 应 采 集 、 记 录 、 整 理 老 年 人 的 离 院 档 案 。 档 案 包 括 ： 基 本 信 息 档 案 、 能 力 评 估 档 案 、 健 康 档案 、 生 活 照 料 档 案 、 服 务 合 同 、 出 院 总 结 ， 统 一 存 放 。6.1.10.2 老 年 人 或 监 护 人 填 写 离

18、 院 申 请 书 ， 包 括 离 院 人 员 姓 名 、 性 别 、 年 龄 、 离 院 时 间 等 。6.1.10.3 医 护 人 员 应 于 老 年 人 出 院 24h内 完 成 出 院 总 结 ,应 对 离 院 原 因 进 行 记 录 。6.1.10.4 老 年 人 在 院 去 世 应 建 立 离 院 档 案 。6.1.11 日 常 服 务 记 录 档 案服 务 记 录 档 案 包 含 以 下 内 容 ：a) 服 务 过 程 记 录 （ 如 亲 属 探 视 记 录 、 老 年 人 临 时 进 出 院 记 录 ） ；b) 社 会 服 务 工 作 记 录 等 ；c) 卫 生 消 毒 记 录

19、；d) 食 品 、 消 防 安 全 记 录 ；e) 投 诉 处 理 记 录 。 6.2 人 力 资 源 档 案 建 立6.2.1 在 办 理 工 作 人 员 招 聘 、 入 职 、 培 训 、 考 核 等 事 务 的 过 程 中 收 集 员 工 人 力 资 源 档 案 材 料 :a) 履 历 表 及 其 他 简 历 材 料 ；b) 各 种 鉴 定 、 各 类 考 核 、 评 价 材 料 及 毕 业 成 绩 单 、 学 历 、 学 位 、 职 称 证 等 ； DB61/T 13412020 4 c) 参 加 党 团 组 织 的 材 料 ；d) 各 种 奖 励 及 先 进 材 料 ；e) 处 分

20、、 撤 销 处 分 材 料 ；f) 任 免 、 晋 升 职 务 ， 工 资 级 别 登 记 表 ， 离 职 审 批 表 等 。6.2.2 在 办 理 员 工 薪 资 变 动 、 岗 位 变 动 、 奖 惩 、 离 职 等 事 务 时 收 集 员 工 的 岗 位 、 工 资 、 奖 惩 材 料 。6.2.3 员 工 入 职 、 离 职 、 岗 位 变 动 、 工 资 变 动 、 奖 惩 等 各 类 人 事 变 动 事 项 时 ， 养 老 机 构 人 力 资 源 部 门应 及 时 进 行 整 理 汇 总 并 归 档 。6.3 行 政 公 文 档 案 建 立6.3.1 行 政 公 文 档 案 管 理

21、 包 括 养 老 机 构 内 部 发 文 、 收 到 的 上 级 文 件 。6.3.2 养 老 机 构 应 指 定 责 任 部 门 做 好 公 文 档 案 的 收 、 发 、 归 档 管 理 。7 档 案 归 档 与 使 用 7.1 归 档 保 存7.1.1 相 关 部 门 应 定 期 将 本 部 门 档 案 向 档 案 管 理 部 门 移 交 。 归 档 文 件 资 料 须 为 原 件 ， 文 件 材 料 齐 全 完整 。7.1.2 管 理 人 员 应 恪 尽 职 守 ， 严 格 按 要 求 对 各 类 档 案 及 时 整 理 、 归 档 。7.1.3 归 档 资 料 应 进 行 登 记 并

22、 编 制 归 档 目 录 。 可 按 文 件 资 料 内 容 、 性 质 、 时 间 编 制 分 类 目 录 ， 便 于 查找 。7.1.4 档 案 应 分 类 、 分 卷 装 订 或 装 盒 保 管 ， 应 做 到 账 物 相 符 。 应 将 老 年 人 档 案 、 工 作 人 员 档 案 、 行 政公 文 档 案 分 类 存 放 。7.1.5 入 住 老 年 人 档 案 分 类 保 管 与 管 理 ， 期 限 应 不 少 于 5 年 。7.1.6 老 年 人 心 理 咨 询 档 案 应 专 柜 保 存 。7.1.7 行 政 公 文 档 案 、 工 作 人 员 档 案 可 根 据 养 老 机

23、 构 实 际 需 要 ， 确 定 档 案 保 存 期 限 。7.1.8 对 电 子 信 息 档 案 的 管 理 应 定 期 更 新 、 备 份 相 关 资 料 信 息 ， 确 保 信 息 的 有 效 、 安 全 。 7.1.9 档 案 （ 库 ） 室 的 设 置 、 档 案 保 存 环 境 温 湿 度 、 档 案 防 护 及 安 全 要 求 ， 应 符 合 JGJ 25 2010、 DA/T422009 相 关 要 求 。7.2 借 阅7.2.1 档 案 借 阅 需 经 养 老 机 构 负 责 人 或 被 授 权 人 批 准 。7.2.2 借 阅 档 案 应 履 行 借 阅 手 续 ， 阅 后

24、 按 规 定 期 限 归 还 。7.2.3 对 借 用 的 档 案 应 妥 善 保 管 ， 不 得 涂 改 、 转 借 、 拆 封 、 撕 毁 或 遗 失 ， 未 经 许 可 不 得 复 印 。7.2.4 心 理 咨 询 师 需 按 规 定 在 心 理 咨 询 室 内 借 阅 老 年 人 心 理 健 康 档 案 。8 销 毁8.1 确 定 需 要 销 毁 的 档 案 应 由 档 案 管 理 人 员 编 制 销 毁 清 册 ， 经 养 老 机 构 负 责 人 审 批 后 ， 方 可 销 毁 。 销毁 清 册 应 永 久 保 存 。 8.2 老 年 人 离 院 后 档 案 进 行 整 理 ， 离 院 记 录 登 记 应 进 行 留 档 ， 其 余 记 录 按 相 关 规 定 进 行 销 毁 。9 保 密 DB61/T 13412020 5 9.1 养 老 机 构 档 案 管 理 人 员 须 签 订 保 密 协 议 ， 不 得 泄 露 老 年 人 及 监 护 人 的 相 关 信 息 。9.2 养 老 机 构 档 案 管 理 人 员 岗 位 变 动 应 做 好 相 关 档 案 移 交 方 可 办 理 离 职 手 续 。_