DB44 07 T 63-2020 公共服务中心档案立卷归档规范.pdf

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1、I ICS 03.080.01A16 DB4407江 门 市 地 方 标 准DB4407/T 63 2020公 共 服 务 中 心 档 案 立 卷 归 档 规 范 Filing Specifications for Public Service Center 2020 -04- 23发 布 2020- 05-23实 施江 门 市 市 场 监 督 管 理 局 发 布 DB4407/T 632020 I 目 次前 言 .II1 范 围 .12 规 范 性 引 用 文 件 .13 术 语 和 定 义 .14 总 体 要 求 .15 建 档 立 卷 .26 档 案 整 理 要 求 .27 档 案 保

2、管 要 求 .3 8 借 阅 、 使 用 和 销 毁 .4附 录 A（ 资 料 性 附 录 ） 档 案 借 阅 登 记 表 .5附 录 B（ 资 料 性 附 录 ） 销 毁 清 册 .6 DB4407/T 632020 II 前 言本 标 准 按 照 GB/T 1.1-2009给 出 的 规 则 编 写 。本 标 准 由 江 门 市 市 场 监 督 管 理 局 提 出 并 归 口 。本 标 准 起 草 单 位 ： 广 东 省 江 门 市 质 量 技 术 监 督 标 准 与 编 码 所 、 台 山 市 水 步 镇 公 共 服 务 中 心 。本 标 准 主 要 起 草 人 ： 张 沛 贤 、 韦

3、涵 静 、 夏 雪 利 、 何 庭 辉 、 程 学 君 。 DB4407/T 632020 1 公 共 服 务 中 心 档 案 立 卷 归 档 规 范1 范 围本 标 准 规 定 了 各 级 公 共 服 务 中 心 （ 以 下 简 称 “ 服 务 中 心 ” ） 对 档 案 管 理 的 总 体 要 求 、 建 档 立 卷 、 档案 整 理 要 求 、 档 案 保 管 要 求 、 借 阅 、 使 用 和 销 毁 等 。本 标 准 适 用 于 服 务 中 心 档 案 的 管 理 。2 规 范 性 引 用 文 件下 列 文 件 对 于 本 文 件 的 应 用 是 必 不 可 少 的 。 凡 是 注

4、日 期 的 引 用 文 件 ， 仅 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 文 件 。凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 其 最 新 版 本 （ 包 括 所 有 的 修 改 单 ） 适 用 于 本 文 件 。 GB/T 18894-2016 电 子 文 件 归 档 与 档 案 管 理 规 范DA/T 22-2015 归 档 文 件 的 整 理 规 则3 术 语 和 定 义下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件 。3.1 案 卷 file指 具 有 有 机 联 系 的 若 干 文 件 的 集 合 体 。3.2 立 卷 establishing a dossier 指 将

5、办 理 完 毕 需 要 继 续 保 存 的 、 具 有 有 机 联 系 的 一 组 材 料 按 照 立 卷 的 方 法 和 要 求 ， 立 成 案 卷 的 过 程 。3.3 归 档 filing指 办 理 完 毕 且 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 经 过 系 统 整 理 ， 组 成 案 卷 之 后 移 交 档 案 室 保 存 的 过 程 。4 总 体 要 求4.1 凡 服 务 中 心 在 工 作 活 动 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 各 种 文 字 、 图 表 、 声 像 、 电 子 存 储 介 质 等 不 同 形式 的 历 史 记 录 均 应 建 档 立 卷 。4

6、.2 归 档 材 料 由 服 务 中 心 内 设 各 科 室 /组 别 分 别 收 集 、 分 类 整 理 ， 统 一 设 专 人 、 专 室 集 中 立 卷 、 有 序 排列 、 存 放 和 管 理 。4.3 服 务 中 心 领 导 要 对 档 案 工 作 给 予 重 视 和 支 持 ， 经 常 过 问 ， 及 时 解 决 档 案 工 作 中 存 在 的 问 题 。 DB4407/T 632020 2 4.4 档 案 工 作 必 须 贯 彻 执 行 党 和 国 家 有 关 档 案 工 作 的 方 针 、 政 策 和 法 规 。4.5 档 案 工 作 人 员 要 认 真 执 行 国 家 有 关

7、 保 密 的 法 律 和 行 政 法 规 ， 遵 纪 守 法 ， 严 守 机 密 ， 热 爱 档 案 工 作 ，学 习 钻 研 档 案 业 务 。4.6 建 立 纸 质 档 案 ， 宜 同 时 建 立 电 子 档 案 ， 电 子 档 案 的 整 理 、 归 档 和 管 理 按 GB/T 18894 的 规 定 进 行 。5 建 档 立 卷5.1 基 本 原 则5.1.1 分 类 成 卷 或 入 盒 的 档 案 ， 应 遵 循 文 件 材 料 的 形 成 规 律 和 特 点 ， 保 持 材 料 之 间 的 有 机 联 系 。5.1.2 卷 内 文 件 应 区 别 不 同 情 况 进 行 排 列

8、， 密 不 可 分 的 文 件 材 料 应 依 序 排 列 在 一 起 ， 便 于 保 管 和 利 用 。5.1.3 归 档 的 文 件 应 符 合 文 档 一 体 化 管 理 要 求 ， 材 料 份 数 以 及 每 份 存 档 文 件 的 组 成 、 内 容 均 应 齐 全 完整 。 5.2 立 卷 方 法5.2.1 对 归 档 材 料 先 划 分 门 类 。5.2.2 按 问 题 立 卷 法 。 在 每 一 大 门 类 下 ， 将 反 映 “ 一 事 ” 、 “ 一 项 目 ” 、 “ 一 个 活 动 ” 的 材 料 组 成 一卷 。 一 个 案 卷 内 的 材 料 集 中 反 映 一 个

9、 问 题 、 一 个 项 目 或 一 项 活 动 ， 方 便 按 照 问 题 查 找 利 用 档 案 。5.2.3 按 名 称 立 卷 法 。 在 每 一 大 门 类 下 ， 按 照 材 料 的 二 级 细 分 类 别 名 称 分 别 组 卷 ， 将 具 有 相 同 类 别 名称 的 材 料 组 成 一 个 案 卷 ， 方 便 按 照 材 料 类 别 属 性 查 找 利 用 档 案 。5.2.4 在 具 体 工 作 中 应 根 据 实 际 需 要 选 择 使 用 其 中 一 种 立 卷 法 ， 或 者 两 种 组 合 使 用 。6 档 案 整 理 要 求6.1 分 类6.1.1 立 卷 归 档

10、 材 料 的 门 类 主 要 包 括 ： a) 各 级 往 来 的 文 件 材 料 ；b) 服 务 中 心 工 作 活 动 中 形 成 的 材 料 ；c) 会 议 材 料 ；d) 机 构 、 人 事 材 料 ；e) 会 计 财 务 材 料 ；f) 基 建 材 料 ；g) 设 备 、 仪 器 材 料 ；h) 业 务 办 理 材 料 ；i) 其 他 具 有 历 史 查 考 和 利 用 价 值 的 材 料 。6.1.2 归 档 材 料 采 用 年 度 -保 管 期 限 两 级 分 类 。a) 按 年 度 分 类将 归 档 材 料 按 其 形 成 年 度 分 类 。 若 单 件 档 案 涉 及 跨 年

11、 度 的 ， 按 件 内 第 一 排 序 文 件 的 形 成 日 期 确 定 。 b) 按 保 管 期 限 分 类将 归 档 材 料 按 划 定 的 保 管 期 限 分 类 。6.2 组 件组 件 按 DA/T 22的 5.1的 规 定 进 行 。 DB4407/T 632020 3 6.3 编 号6.3.1 归 档 材 料 应 依 立 卷 、 分 类 方 法 和 排 列 顺 序 编 写 档 号 。 档 号 编 制 应 遵 循 唯 一 性 、 合 理 性 、 稳 定 性 、扩 充 性 及 简 单 性 原 则 。6.3.2 档 号 的 结 构 为 ： 全 宗 号 -档 案 门 类 号 /二 级

12、分 类 码 .年 度 -保 管 期 限 -件 号 。 代 码 之 间 用 “ -” 连 接 ，档 案 门 类 与 年 度 之 间 用 “ .” 分 隔 。 如 “ XXXX-A01.2019-Y-0001” 。6.3.3 档 号 的 编 码 规 则 ：a) 全 宗 号 ： 立 档 单 位 名 称 的 缩 写 ， 用 四 个 大 写 字 母 表 示 。b) 档 案 门 类 号 /二 级 分 类 码 .年 度 ： 档 案 门 类 号 见 表 1。 二 级 分 类 码 是 对 每 一 门 类 的 归 档 材 料 进 一步 细 分 类 别 码 ， 服 务 中 心 根 据 自 身 情 况 建 立 每 一

13、 门 类 下 的 二 级 分 类 码 表 ， 二 级 分 类 码 用 两 位 阿拉 伯 数 字 表 示 。 年 度 为 材 料 形 成 年 度 ， 以 4位 阿 拉 伯 数 字 标 注 公 元 纪 年 ， 如 “ 2019” 。 示 例 ： A01.2019， A是 指 “ 各 级 往 来 文 书 ” ； 01是 服 务 中 心 规 定 的 A门 类 下 的 二 级 分 类 码 ， 代 表 “ 上 级 有 关 部 门 来文 ” ； 2019指 归 档 材 料 的 形 成 时 间 是 2019年 度 表 1 档 案 门 类 代 码类 别 各 级 往 来文 书 工 作 活 动档 案 会 议 档 案

14、 机 构 /人 事档 案 会 计 财 务档 案 基 建 档 案 设 备 、 仪器 档 案 业 务 档 案 其 它 材料 档 案代 号 A B C D E F G H Gc) 保 管 期 限 ： 分 为 永 久 ， 定 期 30年 、 定 期 10年 ， 分 别 以 代 码 “ Y” 、 “ D30” 、 “ D10” 标 识 。d) 件 号 ： 为 单 件 归 档 材 料 在 分 类 方 案 最 低 一 级 类 目 内 的 排 列 顺 序 号 ， 用 4位 阿 拉 伯 数 字 标 识 ， 不足 4 位 的 ， 前 面 用 “ 0” 补 足 ， 如 “ 0001”6.4 编 目 组 件 按 DA

15、/T 22的 5.5的 要 求 进 行 。7 档 案 保 管 要 求7.1 归 档 时 间7.1.1 一 般 应 在 第 二 年 一 季 度 前 完 成 对 上 一 年 度 材 料 的 归 档 。7.1.2 基 建 类 材 料 应 在 工 程 项 目 竣 工 验 收 后 1 个 月 内 归 档 。7.1.3 会 计 财 务 材 料 应 在 会 计 年 度 终 了 后 由 会 计 部 门 整 理 归 档 ， 保 管 一 年 后 向 档 案 室 移 交 。7.1.4 磁 带 、 光 盘 、 照 片 及 底 片 、 实 物 等 载 体 形 式 的 文 件 应 在 工 作 结 束 后 及 时 归 档

16、， 或 与 相 应 内 容 的纸 质 载 体 归 档 时 间 一 致 。7.2 保 管 要 求 7.2.1 为 确 保 档 案 的 安 全 ， 应 设 置 档 案 专 用 框 架 。 档 案 室 要 牢 固 ， 并 有 防 火 、 防 盗 、 防 光 、 防 高 温 、防 潮 、 防 虫 、 防 鼠 、 防 尘 等 设 施 ， 经 常 检 查 ， 发 现 问 题 及 时 解 决 。 具 有 永 久 、 长 期 保 存 价 值 的 档 案 ， 如有 破 损 或 字 迹 失 真 的 ， 应 及 时 修 补 或 复 制 。7.2.2 建 立 、 健 全 档 案 资 料 的 统 计 制 度 ， 对 档

17、 案 的 收 进 、 移 出 、 保 管 、 利 用 、 销 毁 等 情 况 进 行 统 计 。7.2.3 档 案 工 作 人 员 应 熟 悉 服 务 中 心 的 历 史 和 所 藏 档 案 情 况 ， 编 制 必 要 的 检 索 工 具 。 应 不 断 采 用 新 的技 术 设 备 ， 逐 步 实 现 现 代 化 管 理 。 DB4407/T 632020 4 8 借 阅 、 使 用 和 销 毁8.1 借 阅 和 使 用8.1.1 借 阅 档 案 首 先 填 写 档 案 借 阅 登 记 表 见 附 录 A， 经 服 务 中 心 领 导 批 准 后 方 可 借 阅 。8.1.2 档 案 借 出

18、 后 ， 要 督 促 按 期 归 还 ， 并 检 查 维 护 档 案 文 件 的 完 整 齐 全 。 如 发 现 遗 失 和 污 损 档 案 文 件等 情 况 ， 要 追 究 有 关 借 阅 人 的 责 任 ， 索 回 遗 失 档 案 材 料 ， 并 及 时 报 告 领 导 予 以 处 理 。8.1.3 借 阅 档 案 人 员 要 对 档 案 特 别 爱 护 ， 禁 止 涂 改 、 勾 画 、 拆 散 和 抽 换 案 卷 ， 确 保 档 案 原 貌 和 整 洁 。借 阅 档 案 时 ， 不 得 转 借 他 人 或 给 无 关 人 员 阅 览 。 借 阅 人 员 对 案 卷 要 妥 善 保 管

19、， 防 止 遗 失 、 泄 密 ， 以 确 保案 卷 的 安 全 。 未 经 批 准 不 得 抄 录 和 复 制 。8.1.4 外 单 位 查 阅 服 务 中 心 档 案 必 须 持 有 单 位 介 绍 信 ， 并 经 服 务 中 心 领 导 签 字 后 方 可 阅 览 使 用 。8.2 销 毁 8.2.1 服 务 中 心 领 导 会 同 中 心 内 有 关 科 室 /组 别 、 档 案 室 ， 并 根 据 国 家 和 上 级 主 管 部 门 规 定 ， 结 合 本 单位 的 情 况 ， 制 订 出 服 务 中 心 档 案 材 料 保 管 期 限 表 。8.2.2 销 毁 的 档 案 须 保

20、存 期 满 ， 销 毁 前 须 经 服 务 中 心 指 定 的 档 案 鉴 定 小 组 认 真 鉴 定 后 实 施 。8.2.3 档 案 室 应 根 据 档 案 材 料 保 管 期 限 表 的 规 定 ， 结 合 实 际 工 作 情 况 会 同 各 科 室 /组 别 人 员 对 所 管 的 档案 材 料 进 行 鉴 定 。 对 确 无 保 存 价 值 的 档 案 需 要 销 毁 时 ， 应 写 出 销 毁 档 案 报 告 ， 说 明 拟 销 毁 档 案 的 理 由 和所 属 年 代 、 保 管 期 限 、 销 毁 数 量 和 简 要 内 容 ， 经 服 务 中 心 领 导 审 核 批 准 后

21、方 可 销 毁 。8.2.4 销 毁 档 案 ， 应 编 写 “ 销 毁 档 案 目 录 ” 或 在 原 “ 案 卷 目 录 ” 上 予 以 注 销 。 销 毁 档 案 须 派 专 人 （ 两人 以 上 ） 监 销 ， 监 销 人 应 在 销 毁 清 册 （ 见 附 录 B） 上 签 名 。 DB4407/T 632020 5 AA附 录 A（ 资 料 性 附 录 ）档 案 借 阅 登 记 表档 案 借 阅 表 见 表 A.1。 表 A.1 档 案 借 阅 登 记 表序 号 日 期 单 位 案 卷 成 文 件 题 名 利 用 目 的 期 限 档 号 借 阅 人 签 字 审 批 人 备 注 DB4407/T 632020 6 BB附 录 B（ 资 料 性 附 录 ）销 毁 清 册销 毁 清 册 见 表 B.1。 表 B.1 销 毁 清 册编 制 部 门 ： 序 号 案 卷 内 文 件题 名 年 度 档 号 卷 内 文 件 原 期 限 已 保 管 年 限 备 注件 数 页 数 编 制 人 ： 批 准 人 ： 日 期 ：监 销 人 ： ， 日 期 ：_