DB42 T 1481-2018 湖北省纸质城建档案数字化技术规程.pdf

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1、 湖 北 省 地 方 标 准 DB42 DB42/T 1481-2018 湖北省纸质城建档案数字化技术规程 Specification for digitization of paper-based urban construction archives of Hubei province (报批稿 ) 2018-11-05 发布 2018-12-19 实施 湖 北 省 住 房 和 城 乡 建 设 厅 湖 北 省 市 场 监 督 管 理 局 联合发布 ICS 35.240.30 L 70 备案号 ： DB42/T 1481-2018 I 目 次 前言 . III 1 范围 . 1 2 规范性引

2、用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 档案数字化要求 . 2 4.1 一般要求 . 2 4.2 管理要求 . 2 5 档案数字化流程 . 2 5.1 档案出库 . 2 5.2 档 案数字化前处理 . 3 5.3 信息著录 . 3 5.4 档案扫描 . 3 5.5 图像处理 . 5 5.6 数据挂接 . 5 5.7 档案归还 . 6 6 档案数字化验收和移交 . 6 6.1 验收指标 . 6 6.2 验收内容 . 6 6.3 验收移交 . 6 附录 A （资料性附录） 纸质城 建档案数字化采集的基本元数据项 . 8 附录 B （资料性附录） 纸质城建档案数字化登记表示例 . 9 参考文献

3、. 17 DB42/T 1481-2018 III 前 言 本规程 按照 GB/T 1.1-2009标准化 工作 导则 第 1 部分 ：标准的结构和编写 给出的规则起草 。 为了加强对湖北省纸质城建档案数字化 加工 的规范化管理， 本 规程依 据 纸质档案数字化技术规范 （ DA/T 31-2017）、 建设工程文件归档规范（ GB/T 50328-2014）、建设电子文件与电子档案归 档规范（ CJJ/T 117-2017） 等 ， 由湖北省城乡建设发展中心组织编制。 在规程编制过程中，编制组对湖北省城建档案管理机构进行了较为广泛的调查研究，认真总结了湖 北省馆藏城建档案数字化加工工作经 验

4、，同时，借鉴了国内相关城市的先进经验，并在广泛征求意见的 基础上，制定本规程。 本 规程的主要内容包括 ： 范围、规范性引用文件、术语和定义、档案数字化要求、档案 数字化流程、 档案 数字化 验收 与 移交 及 附录 。 本规程由 湖北省住房和城乡建设厅 提出。 本规程由 湖北省住房和城乡建设厅归口 管理 。 本规程 由 湖北省城乡建设发展中心 负责具体技术内容的解释。 本规程在执行过程中， 如有意见和建 议请随时反馈给 湖北省城乡建设发展中心 （地址： 武汉市武昌区中南路 12 号 ，邮编： 430071），以供 今后修订时参考。 本规程起草单位： 湖北省城乡建设发展 中心、深圳 市世纪伟图

5、科技开发有限公司 、 武汉市 城建档案 馆 、 荆州市城建档案馆 、 襄阳市城建档案馆 、 荆门市城建档案馆 、 潜江市 城建 档案馆 。 本规程主要起草人：何 倩、 崔丽梅 、沈 东辉 、 杨 俊 、 郭艳萍 、 郑 刚 、 王 玮 。 本规程参加起草人：黄伟斌、 艾 鹏 、 腰明凡 、 王幸军 、卫 洪斌 、 周 游 、 王 笈。 本规程 审查人： 张德津、王 昌顺、 姜 燕 平、周健民 、黄 飞 、戴剑锋 、 欧 娜。 DB42/T 1481-2018 1 湖北省纸质城建档案数字化规程 1 范围 本规程规定了湖北省纸质城建档案数字化技术和管理要求。 本规程适用于采用扫描设备对纸质城建档案

6、的数字化加工过程的 管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 50323 城市建设档案著录规范 GB/T 50328 建设工程文件归档规范 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 CJJ/T 117 建设电子文件与电子档案归档规范 CJJ/T 187 建设电子档案元数据标准 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本规程 。 3.1 纸质城建档案数字化 digitization of paper-based ur

7、ban construction archives 采用扫描仪等设备对纸质城建档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上 的数字图像的处理 过程 ，简称 档案数字化。 3.2 档案出库 file out of the archival repository 档案离开库房时所进行的清点、 复核 、登记等工作的 总称 。 DB42/T 1481-2018 2 3.3 档案 入库 file into the archival repository 档案归 档进入库房时所进行的 点 交、 核查、 签收等工作的总称。 3.4 数据 挂接 data connection 将 档案数字化过

8、程中形成 的 文件级条目与相应的数字图像的关联。 4 档案数字化要求 4.1 一般 要求 4.1.1 各 城建档案管理机构 应根据馆藏档案的情况统筹规划、科学开展档案数字化工作。 4.1.2 档案数字化的基本流程主要包括：档案出库、档案数字化前处理、信息著录、档案扫描、图像 处理、数据挂接、档案归还。 4.1.3 档案数字化 加工应使用 档案 数字化加工软件 进行操作。 4.2 管理要求 4.2.1 应 建立档案数字化 工作 组织 和制度 ， 并 配备 专业管理 人员 及 加工场地。 4.2.2 应加强档案数字化各环节的安全管理，避免或减少各环节操作对纸质城建档案实体的破坏，确 保纸质城建档案

9、实体和档案信息的安全。 4.2.3 档案数字化 过程中， 应自动记录并有效管理生成的电子文件元数据。 元数据元素的确定应符合 建设电子档案元数据标准（ CJJ T 187）和纸质 城建档案数字化采集的基本元数据项 （见 附录 A.1）提出的要求。 4.2.4 应采取有效的管理和技术手段， 对 档案数字化 加工进行 有效 管理 ，确保档案数字化工作 质量。 4.2.5 数字化加工涉密城建档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。 5 档案数字化流程 5.1 档案出库 DB42/T 1481-2018 3 5.1.1 档案数字化 加工 单位应按规定办理档案出库手续。库房管理 部门 按相关要求对出

10、库档案进行档 案清点和填写城建档案出入库登记表（见 附录 B.1），双方共同复核无误后，交接出库。 5.1.2 档案出库后 ， 应确保纸质档案实体安全，做好防潮、防火、防盗等安全措施。 5.2 档案数字化前处理 5.2.1 档案数字化 前 应 检查案卷的完整性、 文件页码的准确性、 拆除装订 ，确认 纸质档案文件 满足 档 案 数字化加工设备对加工对象的要求 。 5.2.2 档案数字化 前 应对 破损严重或其他 纸张质量 无法直接进行扫描的档案进行技术修复 ； 折皱不平影 响扫描质量的档案应先进行压平等相应技术处理。 5.2.3 档案数字化前期处理的结果 ， 须 填写 城建档案数字化前处理记录

11、 表（见 附录 B.2）。 5.3 信息著录 5.3.1 档案数字化信息著录 应 按照 城市建设档案著录规范 （ GB/T 50323） 的要求 ，信息著录可划 分为项目级、工程级、案卷级、文件级四个级别。信息著录时应填写 城建档案 信息著录工作单（见 附录 B.3）。 5.3.2 档案数字化信息著录应在城建档案管理软件环境下操作，档案 数字化加工 所配置的 软件 应 与 城 建 档案管理 软件匹配。 5.3.3 档案 数字化加工软件 应具备 对 数字化加工形成的数字图像 的数量、质量等进行 管理 的功能。 档案 数字化加工元数据采集应符合纸质 城建档案数字化采集的基本元数据项 （见 附录 A

12、.1）的 要求。 5.3.4 应对档案数字化著录信息的质量进行检查，包括著录项的完整性、著录内容的规范性和准确性 等。 5.4 档案扫描 5.4.1 基本要求 档案扫描应根据馆藏城建档案实际情况、数字化目的、设备情况 等选择相应的扫描方式，进行相关 参数的 设置和调整。参数的设置和调整应保证图像不失真和清晰 可 辨。 5.4.2 扫描 设备 DB42/T 1481-2018 4 5.4.2.1 扫描设备的选择应考虑对档案实体的保护，采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。 5.4.2.2 根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。 5.4.2.3 超出最大标准图幅和异型超长超宽的竣工

13、图，可采用扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式 处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用图幅标版等方式明确说明分幅方法；后 期采用软件自动拼接的方式，重叠尺 寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的 1/3。 5.4.2.4 应定期对扫描仪和显示器等设备做色彩管理，以尽量避免色彩偏差，使扫描图像色彩接近档案 原件色彩。 5.4.3 扫描色彩模式 5.4.3.1 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫 描。 5.4.3.2 页面为黑白两色，字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。 5.4.3.3 页面为黑白两色，字迹清晰度差或带有插

14、图的档案，可采用灰度模式扫描。 5.4.3.4 图纸材料 应 根据图纸类型选择扫描色 彩模式 ，具体 方法如下： a） 白图、 蓝图 、底图等各类图纸 可采用 黑白二值 模式扫描 ； b） 白图、 蓝图 、底图等各类图纸使用黑白二值 模式扫描 后图像识别困难的，可选用彩色模式扫描 。 5.4.3.5 同一份文件，应采用相同的色彩模式进行扫描。 5.4.4 扫描分辨率 5.4.4.1 按照数字图像后期利用方式的需要，扫描分辨率的选择，应保证扫描后的 电子文件图像 清晰、 完整。 5.4.4.2 扫描分辨率应不小于 150dpi。文字偏小、密集、清晰度较差的档案，可选择扫描分辨率不小 于 300d

15、pi。 5.4.5 扫描格式 5.4.5.1 扫描后的数字图像存储格式应为 TIFF、 JPEG 或 JPEG2000 等通用格式。 5.4.5.2 扫描后的 数字图像应 转换为 PDF 格式，一份 文件应转换为一个 PDF 文件 。 5.4.5.3 同一批档案应采用相同的存储格式。 5.4.6 扫描质量检查 DB42/T 1481-2018 5 应对 档案扫描所产生的 数字图像 进行审核， 检查数字图像 与纸质文件 是否一致。对数字图像不完整、 无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。扫描 工 作完成后， 应 填写 城建档案扫描工作单 （见 附录

16、B.4）。 5.5 图像处理 5.5.1 旋转及纠偏 对不符合阅读习惯的数字图像应进行旋转还原，对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。 5.5.2 裁边 扫描后的数字图像需进行裁边处理时，应在距页边最外沿不小于 2 毫米处裁剪。 5.5.3 去污 扫描后的数字图像需进行去污处理，应以保持数字图像整洁为原则，去除在扫描过程中产生的污点、 污线、黑边等影响图像质量的杂质。 5.5.4 图像拼接 对分幅扫描形成的多幅数字图像，应以保证原档案的整体性为原则，进行拼接处理，合并为一份数 字图像。拼接时应确保拼接处平滑，无明显拼接痕迹。 5.5.5 图像质量检查 对数字图像旋转、纠偏、裁边、去污和拼接等处理情况

17、进行检查，不符合图像质量要求时，应重新 进行图像处理。图像处理 工作完成后 ， 应 填写 城建档案图像处理 工作单 （见附录 B.5）。 5.5.6 文字 OCR 识别 对于 城建档案工作的文字材料及图纸中的标题栏中的关于图纸的基本信息，宜逐步创造 条件 进行 OCR 识别 。 5.6 数据挂接 5.6.1 档案数字化的数字图像应与著录的文件级条目进行挂接，以实现文件级条目与数字图像的关联。 5.6.2 应对挂接结果进行检查，包括文件级条目与数字图像对应的准确性、已挂 接数字图像与实际扫 描数量的一致性、数字图像是否能正常打开的可用性等，发现错误及时进行纠正。 DB42/T 1481-2018

18、 6 5.7 档案归还 5.7.1 档案装盒 档案 数字化工作完成后， 应按档案 案卷组成进行装订 、装盒。对 拆除过装订 物 的档案 不 宜 重新 装订， 以免 破坏 档案实体。 5.7.2 档案入库 5.7.2.1 应按照档案入库相关要求对纸质城建档案进行查验。 5.7.2.2 应按照档案出入库登记表进行数目核查，确认入库数目准确无误后履行档案归还手续。 5.7.2.3 应按照城建档案管理机构要求完成档案入库与排架，并对入库情况进行登 记，填写城建档 案出入库登记表（见 附录 B.1）。 6 档案 数字化 验收和 移交 6.1 验收指标 档案数字化加工以案卷为单位进行检查，抽检比率不得低于

19、 5%，对于文件级条目与数字图像挂接 的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。 6.2 验收内容 6.2.1 应对城建档案信息著录的条目数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确 程度、必填项是否填写等。 6.2.2 应对加工的数字图像进行验收，主要包括扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式的准确性、图 像的完整性、排列 顺序的准确性、图像质量等。 6.2.3 应对数据挂接进行验收，主要包括文件级条目与其对应的数字图像的挂接的准确性等。 6.2.4 应对 档案数字化采集的基本元数据项 进行验收（ 见附录 A.1）。 6.2.5 应对档案数字化加工工作

20、表单进行查验 ，主要包括 档案 数字化工作过程中形成的 各种 工作 表单 的完整性 、规范性 等。 6.3 验收移交 DB42/T 1481-2018 7 6.3.1 档案数字化 的移交可以整体移交，也可 根据 工作需要分批次移交 。 6.3.2 每批档案数字化质量验收达到本规程 6.1 和 6.2 的要求，予以验收 “ 通过 ” ，并填写档案数 字化项 目工作验收单（见 附录 B.6）、档案数字化抽检记录表（见 附录 B.7）、档案数字化成 果汇总表（见 附录 B.8）。 6.3.3 城建档案数字化加工项目验收应按各城市信息化服务类项目验收管理相关规定执行。 DB42/T 1481-2018

21、 8 附录 A （资料性 附录 ） 纸质 城建档案数字化采集的基本元数据项 表 A.1 所示 了 档案数字化过程中需采集的基本元数据项 。 各单位可在此基础上根据需要进行 扩充与完善。 表 A.1 纸质 城建档案数字化采集的基本元数据项 表 序号 元数据项 元数据描述 1 数字化时间 记录纸质城建档案数字化的起止时间 2 数字化 对象描述 记录需要特别说明的案卷物理特征等信息。 3 扫描分辨率 记录扫描分辨率 4 扫描色彩模式 记录扫描色彩模式 5 存储格式名称 记录扫描数字图像存储格式的名称 6 格式版本 记录扫描数字图像存储格式的版本 7 扫描设备类型 记录纸质城建档案数字化所用扫描设备的

22、类型 8 扫描设备制造商 记录纸质城建档案数字化所用扫描设备的制造商 9 扫描设备型号 记录纸质城建档案数字化所用扫描设备的型号 10 数字化软件名称 记录纸质城建档案数字化所用软件的名称 11 数字化软件版本 记录纸质城建档 案数字化所用软件的版本 12 数字化软件生产商 记录纸质城建档案数字化所用软件的生产商 DB42/T 1481-2018 9 附录 B （资料性 附录 ） 纸质 城建档案数字化登记表示例 表 B.1 至 B.8 给出 了纸质城建档案数字化过程 涉及 的登记表的示例。 表 B.1 所示 了 档案数字化加工项目 纸质 档案出入库房的 情况 记录。 表 B.1 城建档案出入库

23、登记表 城建档案出入库登记表 案卷起始号 案卷结束号 出库档案 数目 出库日期 出库签字 备注 入库档案 数目 入库日期 入库签字 备注 DB42/T 1481-2018 10 表 B.2 所示了 城建 档案数字化加工前 处理 的 特殊 情况及 修复 情况 记录 。 表 B.2 城建档案数字化前处理记录表 案卷号 技术修复情况 页码核准 记录人 记录 时间 备注 DB42/T 1481-2018 11 表 B.3 所示了 用于记录 档案数字化项目信息著录工作 完成和 质量检查情况 。 表 B.3 城建档案 信息著录工作单 案卷号 (区间 ) 信息 著录 质量检查 备注 完成 人 完成时 间 著

24、录数量 特殊 情况 记录 完成 人 完成时 间 质量 检查 情况 项 目 级 工 程 级 案 卷 级 文 件 级 DB42/T 1481-2018 12 表 B.4 所示了 用于记录档案扫描 工作 完成和 质量检查情况 。 表 B.4 城建档案扫描工作单 案卷号 扫描页数 扫描特殊情况记录 扫描人 扫描时间 质检人 质检时间 备注 A4 A3 A2 A1 A0 DB42/T 1481-2018 13 表 B.5 所示了 用于记录图像 处理 工作 完成 和 质量检查情况 。 表 B.5 城建档案图像处理工作单 案卷号 图像处理 质量检查 备注 完成人 完成时间 完成情 况 特殊情况 记录 完成人

25、 完成 时间 质量检查 情况 DB42/T 1481-2018 14 表 B.6 所示了 用于 记录 单项工程 档案数字化 验收情况，使用时可以作为项目验收的汇总表。 表 B.6 档案 数字化项目工作验收单 工程名称： 验收方签字： 移交方签字： 验收时间： 验收内容 单位 数量 验收结果 信息著录 项目级 条 工程级 条 案卷级 条 文件级 条 总计 条 档案扫描 案卷 卷 文字 页 图纸 张 图像处理 案卷 卷 数字图像 页 数据挂接 案卷 卷 文件 份 数字图像 份 DB42/T 1481-2018 15 表 B.7 所示了 用于 记录档案数字化项目 抽检情况 。 表 B.7 档案数字化

26、抽检记录表 工程名称： 抽检员签字： 抽检时间： 抽检内容 单位 实际 数量 抽检 数量 抽检结果 信息著录 项目级 条 工程级 条 案卷级 条 文件级 条 总数 条 档案扫描 案卷 卷 文字 页 图纸 张 图像处理 案卷 卷 数字图像 页 数据挂接 案卷 卷 文件 份 数字图像 份 DB42/T 1481-2018 16 表 B.8 所示了 用于 记录档案数字化 项目成果汇总 。 表 B.8 档案数字化成果汇总表 时间： 注： 图纸页数是按折算 A4 之后统计的总数量。折算计算公式： A0 为 16 个 A4， A1 、 A2、 A3 按相应的图幅 尺寸关系类推。 移交方签字： 移交方盖章：

27、 数字化成果内容 单位 数量 备注 信息著录 项目信息 条 工程信息 条 案卷信息 条 文件信息 条 总计 条 数字化加工 工程 个 案卷 卷 文字（ A4） 页 图纸 页 图纸 张 占用空间 T 总计 页 指文字页数和图纸页数之合。 DB42/T 1481-2018 17 参 考 文 献 1 GB/T 20530 文献档案资料数字化工作导则 2 CJJ/T 158 城建档案业务管理规范 3 ISO/TR 13028 Information and Documentation Implementation guidelines for digitization of records 4 档办发 20147 号 档案数字化外包安全管理规范