DB41 T 1700.5-2019 政务服务“一网通办”前提下“最多跑一次”工作规范 第5部分：政务服务网电子文件归档数据规范.pdf

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1、ICS 01.140.20 A 14 DB41 河南省 地 方 标 准 DB41/T 1700.5 2019 政务服务“一网通办”前提下“最多跑一次” 工作规范 第 5部分：政务服务网电子文件 归档数据规范 2019 - 03 - 19发布 2019 - 06 - 19实施 河南省市场监督管理局 发布 DB41/T 1700.52019 I 目 次 前 言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 电子文件归档流程 . 2 5 存档信息包组织 . 3 6 存档信息包目录 . 10 附录 A （资料性附录） 归档范围示例 . 12 DB41/T 1700

2、.52019 II 前 言 DB41/T 1700政务服务“一网通办”前提下“最多跑一次”工作规范拟分为以下几个部分： 第 1 部分：总则； 第 2 部分： 服务指南编制规 则 ； 第 3 部分： 网上服务 ； 第 4 部分： 现场服务 ； 第 5 部分： 政务服务网电子文件归档数据规范 ； 本部分为 DB41/T 1700的第 5部分。 本部分按照 GB/T 1.1 2009给出的规则起草。 本部分由河南省档案局归口 。 本部分起草单位：河南省档案局、河南省标准化研究院、南威软件股份有限公司。 本部分主要起草人：李宝玲、李珂、徐 莉、张扬、荆大勇、赵国敏、郝伟斌、王小会、徐福平、潘 延彬。

3、DB41/T 1700.52019 1 政务服务“一网通办”前提下“最多跑一次”工作规范 第 5部分：政务服务网电子文件归档数据规范 1 范围 本部分规定了河南政务服务网电子文件归档处理流程、存档信息包组织、存档信息包目录。 本部分适用于河南政务服务网上行政机关、法律法规授权的组织依自然人、法人和其他组织申请行 使行政权力， 办理公共服务事务 的电子文件存档信息包的形成、组织和存储 。 其他按照 河南政务 服务 标准建设的 各地、各单位自建政务服务平台（以下简称 “自建 系统 ”） 也 可参 照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版

4、本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 2016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 36905 2018 电子证照 文件技术要求 DA/T 22 2015 归档文件整理规则 DA/T 31 2017 纸质 档案数字化规范 DA/T 47 2009 版式电子文件长期保存格式需求 C 0109.1 2018 国家政务服务平台政务服务事项基本目录及实施清单第 1部分：编码要求 DB41/T 1700.1 2018 政务服务“一网通办”前提下“最多跑一次”工作规范 第 1部分：总则 河南省行政执法案卷立卷规范（豫法政办 20

5、17 9号）河南省法治政府建设领导小组办公室 3 术语和定义 DB41/T 1700.1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中， 通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 3.2 信息包 由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。 3.3 固化 为避免电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为不 可逆的只读方式的过程。它是电子文件及其信息固定下来的操作程序。 3.4 DB41/T 1700.52019 2 归档 按照国家

6、规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 3.5 元数据 描述 电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其 管理 过程 的 数据。 3.6 电子签名 数据电文中以电子形式 所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 3.7 电子文件预归档系统 对要移交归档到数字档案室系统的电子文件及其元数据进行组织、固化，预先进行数据的四性检测， 并实现同数字档案室系统数据交换的电子文件前置归档处理系统。 3.8 数字档案室系统 运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管 理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息

7、服务的档案信息集成管理平台。 4 电子文件归档 流程 4.1 河南政务服务网电子文件归档处理流程见图 1。 图 1 电子文件归档处理流程 开始 初步整理与组件 数据打包（ ZIP存档信息包） 数据验证（时间戳、电子签名、数字 摘要等） 数据交换 数字档案室系统（归档整理、质量检 测） 结束 预归档阶段 正式归 档阶段 DB41/T 1700.52019 3 4.2 河南政务服务网电子文件归档处理分两个阶段 ： a) 预归档阶段 : 该阶段在河南政务服务网平台上进行电子文件预归档工作。由系统根据预先设置 好的归档参数自动对电子文件及其元数据进行初步的整理与组件，统一再以 ZIP压缩打包等方 式形

8、成存档信息包，并通过时间戳、电子签名、数字摘要等技术手段进行数据验证。传输到河 南政务服务网平台上的电子文件预归档系统。 b) 正式归档阶段 : 该阶段脱离河南政务服务网平台，通过部署在政务外网的数字档案室系统进行 正式归档工作。完成存档信息包的数据交换、归 档整理、质量检测等过程。 5 存档信息包组织 5.1 数据结构 存档信息包是以电子文件号命名（见 5.2）的归档文件夹，归档文件夹内存放电子文件的归档配置 表、基本信息描述、办理流程和相应行政程序涉及的电子文件，如依申请行政程序中的申报、受理、审 批、办结、送达等环节的所有属于归档范围的电子文件，包括表、证、单、书等文本、数据及图像、音

9、频、视频等多媒体文件。存档信息包以 ZIP格式打包存储，存档信息包内文件材料的数据结构见表 1。 表 1 存档 信息包的数据结构 数据结构 说明 归档配置表 此次归档办件对应事项设定的归档范围，参见 5.3 基本信息描述 此次归档办件的基本信息描述，参见 5.4 办理流程 此次归档办件的流程信息描述，参见 5.5 电子文件 此次归档办件的所有电子文件，按归档范围分类存放，参见 5.6 5.2 命名 5.2.1 命名规则 存档信息包采用电子文件号作为命名标识。电子文件号应全省统一编号，编号规则：实施清单编码 +年度 +保管期限 +申报流水号。 5.2.2 实施清单编码 按 C 0109.1 20

10、18规定，实施清单编码共 31位。 5.2.3 年度 年度共 4位，以数字字符表示，表示该行政事项的办结年份。 5.2.4 保管期限 保管期限以不超过 5个字节表示，为电子文件存档信息包 内文件材料的最长保管期限。保管期限分 为永久、定期 30年、定期 10年，分别以代码“ Y”、“ D30”、“ D10”标识。也可按相关规定确定保管 期限。 5.2.5 申报流水号 申报流水号共 7位，为范围 0000001 9999999的顺序码。 DB41/T 1700.52019 4 命名示例：省政府外侨办 2017年关于华侨华人港澳同胞省内国际性联谊活动审核的政务服务事项 （实施清单编码： 11410

11、00000518474292410117190001），保管期限为 10年，申报流水号为 6。该存档信 息包的命名为： 1141000000518474292410117190001-2017-D10-0000006。 5.3 归档配置表 电子文件以办理事项为基本单位进行归档，根据办理事项所设定的归档范围 (见附录 A)用归档配置 表描述，归档配置表应以 XML格式文档保存，统一命名为“归档配置表 .XML” ,其节点数据定义应符合表 2的要求。 表 2 归档 配置表的节点数据定义 序 号 属性名称 数据类型 说明 约束性 示例 1 servicecode VARCHAR(50) 权力事项编码

12、（来自河南政务服务 网权力事项库编码） 不允许空值 005184742XK00074001 2 servicename VARCHAR(1000) 权力事项名称（来自河南政务服务 网权力事项库事项名称） 不允许空值 华侨华人港澳同胞省内 国际性联谊活动审核 3 deptname VARCHAR(60) 部门名称（来自河南政务服务网统 一用户组织部门名称） 不允许空值 省政府外侨办 4 retentionperiod VARCHAR(10) 保管期限 不允许空值 30年 5 version INT(5) 事项版本号 （ 来自河南政务服务网权力事项库事项版本记录 ） 不允许空值 6 6 filin

13、grange VARCHAR(500) 归档 范围 不允许空值 - 7 filename VARCHAR(500) 归档材料名称 不允许空值 许可决定书 8 auxiliaryone VARCHAR(5) 归档配置辅助信息一（必要 /非必要） 不允许空值 必要 9 auxiliarytwo VARCHAR(10) 归档配置辅助信息二（纸质归档） 允许空值 纸质归档 10 auxiliarythree VARCHAR(10) 归档配置辅助信息三（组一 /组二 /组三依此类推） 允许空值 组一 11 deptid VARCHAR(100) 部门编码（来 自河南政务服务网权力事项库事项版本记录） 不

14、允许空值 001001032 12 eventtype VARCHAR(5) 权力事项类型（来自河南政务服务网权力事项库权力事项类型代码） 不允许空值 行政许可 DB41/T 1700.52019 5 其格式示例如下： 005184742XK00074001 华侨华人港澳同胞省内国际性联谊活动审核 省政府外侨办 30年 6 许可决定书 必要 申请材料 1 必要 纸质归档 申请材料 2 必要 材料补正告知书 非必要 受理决定书 必要 组一 不予受理决定书 必要 组一 001001032 行政许可 5.4 基本信息描述 DB41/T 1700.52019 6 基本信息描述应以 XML格式文档保存，

15、统一命名为“基本信息描述 .XML”，其节点数据定义应符合 表 3的要求。 表 3 基本 信息描述的节点数据定义 序 号 属性名称 数据类型 说明 约束性 示例 1 deptname VARCHAR(60) 部门名称（来自河南政务服务网 统一用户平台部门名称，且为 最终审批部门） 不允许空值 省政府外侨办 2 documentnumber VARCHAR(60) 电子文件号 不允许空值 1141000000518474292410 117190001-2018-D30-000 0021 3 retentionperiod VARCHAR(10) 保管期限 不允许空值 30年 4 archive

16、time DATETIME 归档时间 (yyyy-mm-dd hh:mm:ss） 不允许空值 2018-07-20 14:23:41 5 eventtype VARCHAR(5) 权力事项类型（来自河南政务服 务网权力事项库权力事项类型 代码） 不允许空值 行政许可 6 leaddepartment VARCHAR(50) 责任处科室（来自河 南政务服务 网权力事项库权力事项责任处 科室名称） 允许空值 某某处 7 applyname VARCHAR(100) 申请单位申请人 不允许空值 郑州某公司 8 mobile VARCHAR(20) 申请人手机 允许空值 12345678910 9 p

17、hone VARCHAR(20) 申请人电话 允许空值 12345678 10 address VARCHAR(100) 申请人地址 允许空值 金水区 xxx街道 11 contactidcard VARCHAR(20) 证件号码 允许空值 410123199008082341 12 legalman VARCHAR(20) 法定代表人 允许空值 某某 13 projectname VARCHAR(200) 申报名称 不允许空值 关于华侨华人港澳同胞省 内国际性联谊活动审核的 审批 14 receivedepartmentname VARCHAR(60) 收件单位 不允许空值 市某某局 15

18、receivetime DATETIME 受理时间（ yyyy-mm-dd hh:mm:ss） 不允许空值 2018-7-01 10:40:44 16 transacttime DATETIME 办结时间（ yyyy-mm-dd hh:mm:ss） 不允许空值 2018-7-15 15:40:59 17 projid VARCHAR(22) 业务流水号（来自河南政务服务 网全省统一，作为办件的唯一 标识，由业务系统按规则自动 生成） 不允许空值 4100000011807011500267 18 projectpassword VARCHAR(6) 查询密码（来自河南政务服务网 全省统一，作为

19、办件的唯一标 识，由业务系统按规则自动生 成） 不允许空值 123456 19 servicetype VARCHAR(2) 事项类型（来自河南政务服务网 权力事项库权力事项类型代码） 不允许空值 承诺件 20 infotype VARCHAR(10) 办件类型 允许空值 单体 21 result VARCHAR(2) 办理结果 允许空值 Y DB41/T 1700.52019 7 表 3 （续） 序 号 属性名称 数据类型 说明 约束性 示例 22 resultcode VARCHAR(20) 批文（证件）编号 允许空值 豫 C(2009)234561 23 eventcode VARCHA

20、R(50) 权力内部编码（来自河 南政务服 务网权力事项库权力事项内部 编码） 允许空值 8045E331002AEC244FAB0E7264E317E3 24 version INT(5) 事项版本号（来自河南政务服务 网权力事项库权力事项版本） 允许空值 6 其格式示例如下： 省政府外侨办 1141000000518474292410117190001-2018-D30-0000021 30年 2018-07-20 14:23:41 行政许可 某某处 郑州某公司 12345678910 12345678 关于华侨华人港澳同胞省内国际性联谊活动审核的审批 市某某局 2018-07-01 10

21、:40:44 2018-07-15 15:40:59 4100000011807011500267 123456 承诺件 单体 Y 豫 C(2009)234561 8045E331002AEC244FAB0E7264E317E3 6 5.5 流程信息描述 流程信息描述应以 XML格式文档保存，统一命名为“办理流程 .XML”，其节点数据定义应符合表 4 的要求。 DB41/T 1700.52019 8 表 4 办理 流程的节点数据定义 序 号 属性名 称 数据类型 说明 约束性 示例 1 nodename VARCHAR(10) 环节名称（来自河南政务服务网权力 事项库权力事项环节名称） 不允

22、许空值 受理 2 author VARCHAR(10) 操作人（具体经办人员） 不允许空值 某某 3 type VARCHAR(10) 意见类型 不允许空值 受理意见 4 body VARCHAR(4000) 意见内容 不允许空值 同意 5 modified DATETIME 环节时间（ yyyy-mm-dd hh:mm:ss） 不允许空值 2018-07-03 11:59:05 其格式示例如下： 李四 受理意见 同意 2018-07-03 11:59:05 王五 审核意见 同意 2018-07-12 11:59:05 赵六 办结意见 批准 2018-07-15 15:40:59 5.6 电子

23、文件形成与整理 5.6.1 基本原则 在河南政务服务网上依申请行政行为的申请、受理、办 理、办结、送达等办理事项过程中形成、获 取的电子文件（依职权行政行为同理），应满足电子文件的真实性、完整性、安全性、可用性要求，并 按规范要求进行合理地分类、排序和存放，保持其内部的有机联系。 5.6.2 真实性 电子文件的内容、逻辑结构和背景应与形成时的原始状态相一致，未被非法篡改或者误用。要求电 子文件中的固化信息应有效，来源真实、可追溯；元数据准确，数据长度、类型、格式、值域以及元数 DB41/T 1700.52019 9 据项应赋值合理；内容数据中包含的电子属性信息应与电子文件元数据中记录的信息一致

24、；元数据中记 录的文件存储位置应与电子文件内容数据的实际存储位 置一致。 5.6.3 完整性 5.6.3.1 归档文件夹中的电子文件应与 5.3归档配置表中所描述的归档范围相一致，其内容、结构和背 景信息应齐全且没有破坏、变异和丢失。 5.6.3.2 行政机关在河南政务服务网（含自建系统）办理行政权力事项过程中形成或收集的，用以证 明行政权力事项的程序启动、调查和证据、决定和执行、期限和送达等执法全过程，满足行政行为实体 和程序的司法审查等需要的行政执法文书、证据及其他相关材料，应纳入归档范围，包括：证据性材料， 如行政许可类中的申请材料，行政处罚类中的现场检查笔录、询问笔录等；程序性材料，如

25、送达回证， 行政处罚类中处罚事先 告知书等；结果性材料（办件结果），如行政许可决定书、行政处罚决定书等。 5.6.3.3 行政权力事项归档过程中的证据性、程序性、结果性关键材料有缺失的，可在预归档前由业 务办理人员予以补充后进行归档。办理阶段以纸质等载体形式 受理或形成的应归档材料，可通过数字化 扫描等方式补充上传 ，数字化按 DA/T 31 2017的规定执行 ，应满足信息内容真实完整、清晰可读的最 低限度要求。对于不适宜数字化或者数字化扫描确有难度的，可在档案行政管理部门审查同意的前提下 以原载体形式归档，但应在 5.3归档配置表做好相应的归档参数配置（见表 2序号 9）。 5.6.4 可

26、用性 5.6.4.1 电子文件的文件格式以河南政务服务网平台上保存的原始文件格式为准，但应采用标准规范 的文件存储格式，符合 归档、移交 的要求 ， 利于 长期保存， 能在脱离河南政务服务网平台的情况下正确 读取与使用， 能够 通过 计算机 实现电子文件 的 查找 、 检索 、定位 ，能够以可 读取的形式 正常 打开和浏览 5.6.4.2 以附件形式获取的电子文件，如文档、音频、视频等，按 GB/T 18894 2016的规定执行。 5.6.4.3 以数据链接形式存放的电子文件应下载真实数据文件进行保存。 5.6.4.4 以关系数据库形式存放，显示时以临时抽取组合方式形成的电子文件，如审批单、

27、证照库验 证信息 等，应转换成 OFD、 PDF、 XML、 HTML等易于读取和显示的格式保存。 对于国家、行业已规定标准 文本样式的电子文件，在归档时应按照规定的标准样式转换成版式文件 ,版式文件格式应按 DA/T 47 2009的规定执行。 5.6.4.5 在线调阅的查证信息和电子证照，按 GB/T 36905 2018的规定转换为版式文件；若为纸质证 照，应通过数字化扫描等 方式，将扫描图像上传到河南政务服务网预归档系统进行保存，数字化 按 DA/T 31 2017的规定执行，应满足清晰可读的要求。 5.6.4.6 不能被人工读取和理解的元数据文档，需确保元数据可以被正常 访问。在保存

28、元数据文档的 同时，应同时保存该元数据文档的结构说明文档，或以注释等方式在元数据文档内予以说明。 5.6.5 安全性 电子文件经检测无病毒， 不存在其他安全性缺陷。 5.6.6 整理与组件 5.6.6.1 河南政务服务网电子文件一般以办理事项为基本单位进行归档管理，归档范围按所列目录（见 附录 A），按 DA/T 22 2015的 要求进行分类整理，行政执法类的按河南省行政执法案卷立卷规范 的 规定进行分类整理。 5.6.6.2 在归档文件夹中根据归档范围建立以归档目录名称命名的文件夹，电子文件存放在相应的文 件夹中，其组织结构示例见图 2。对于组件整理完毕的电子文 件，一般以 ZIP压缩打包

29、方式将归档文件夹 打包成存档信息包，并通过时间戳、电子签名、数字摘要等技术手段进行数据验证。 DB41/T 1700.52019 10 5.6.6.3 完成整理与组件后，将存档信息包按照统一的接口规范从河南政务服务网平台或各地、各单 位自建政务服务平台导出，向电子文件预归档系统进行数据交换，并按 GB/T 18894 2016的 要求进行归 档整理、质量检测和档案固化等处理后，完成向数字档案室的正式归档。 图 2 电子文件 组织结构 示例 6 存档信息包目录 存档信息包在批量进行数据交换过程中，应对该批次所有存档信息包建立 XML格式的目录清单，并 随同该批次的存 档信息包一起传输。存档信息包

30、目录清单以 XML格式文档保存，描述当前批次存档信息 包的总数及各个归档信息包的详细信息，统一命名为“存档信息包目录清单 -系统编码 -批次号 .XML”。 其节点数据定义符合表 5的要求。 表 5 存档 信息包目录清单的节点数据定义 序 号 属性名称 数据类型 说明 约束性 示例 1 systemcode VARCHAR(25) 系统编码（用于区分不同业务系统，标 识由各级数据交换平台统一分配，一 般由 18位的统一社会信用代码与 3位的 业务系统序号组成） 不允许空值 114100000051847429001 2 batchname VARCHAR(10) 批次号（一般以数据交换日期的

31、8位自然数表示，如 20170714） 不允许空值 20180720 3 sendtime DATETIME 数据交换日期 (yyyy-mm-dd) 不允许空值 2018-07-20 4 sendnumber INT(5) 存档信息包数量 不允许空值 2 DB41/T 1700.52019 11 表 5 存档 信息包目录清单的节点数据定义 （续） 序 号 属性名称 数据类型 说明 约束性 示例 5 documentnumber VARCHAR(60) 电子文件号 不允 许空值 11410000005184742 92410117190001-20 18-D30-0000021 6 projec

32、tname VARCHAR(200) 申报名称 不允许空值 关于华侨华人港澳 同胞省内国际性联 谊活动审核的审批 7 archivetime DATETIME 归档时间 （ yyyy-mm-dd hh:mm:ss） 不允许空值 2018-07-20 14:23:41 8 deptname VARCHAR(60) 部门名称 不允许空值 省政府外侨办 其格式示例如下： 114100000051847429001 20180720 2018-07-20 2 1141000000518474292410117190001-2018-D30-0000021 关于华侨华人港澳同胞省内国际性联谊活动审核 的

33、审批 2018-07-20 14:23:41 省政府外侨办 DB41/T 1700.52019 12 附 录 A （资料性附录） 归档范围示例 A.1 行政许可事项 文件 归档范围见表 A.1。 表 A.1 行政 许可事项 文件 归 档范围 序号 目录名称 1 行政许可决定书 2 行政许可申请表 3 行政许可申请材料收件凭证 4 行政许可材料补正告知书 5 行政许可申请材料 6 行政许可受理通知书 7 行政 许可不予受理决定书 8 行政许可现场核查笔录 9 行政许可陈述申辩告知书 10 行政许可陈述申辩笔录 11 行政许可听证申请书 12 行政许可听证告知书 13 行政许可听证公告 14 行政

34、许可听证通知书 15 行政许可听证笔录 16 行政许可延期决定通知书 17 行政许可特别程序期限告知书 18 行政许可现场检查笔录 19 行政许可责令 (限期 )改正通知书 20 整改情况材料 21 征求意见函 22 反馈意见 23 检验（检测、检疫、鉴定、评审等）委托书 24 检验（检测、检 疫）结果、专家评审（鉴定）意见 25 送达凭证 26 许可收费凭据 27 其他 A.2 行政奖励事项 文件 归档范围见表 A.2。 DB41/T 1700.52019 13 表 A.2 行政奖励事项 文件 归档范围 序号 目录名称 1 行政奖励决定文件（证书） 2 行政奖励申报材料 3 行政奖励核实材料

35、 4 行政奖励申报公示材料 5 行政奖励答辩材料 6 行政奖励评审材料 7 行政奖励结果公示材料 8 行政奖励批准材料 A.3 行政征收事项 文件 归档范围见表 A.3。 表 A.3 行政征收事项 文件 归档范围 序号 目录名称 1 行政征收决定书 2 立案审批表 3 调查（ 询问）笔录 4 现场检查（勘验）笔录 5 现场照片（图片，影像资料、电子数据、文字说明、截图）证据 6 行政征收告知书 7 陈述申辩笔录 8 听证通知书 9 听证笔录 10 强制执行通知书 11 强制执行申请书 12 送达凭证 13 执行情况相关凭证 14 其他 A.4 行政确认事项 文件 归档范围见表 A.4。 表 A

36、.4 行政确认事项 文件归 档范围 序号 目录名称 1 行政确认决定文件 2 行政确认申报材料 3 行政确认核实材料 4 行政确认听证材料 5 行政确认批准材料 6 送达回证 DB41/T 1700.52019 14 A.5 行政给付事项 文件 归档范围见表 A.5。 表 A.5 行政给付事 项文件归档 范围 序号 目录名称 1 行政给付决定文件 2 行政给付申报材料 3 行政给付申报公示材料 4 行政给付核实材料 5 行政给付鉴定材料 6 行政给付听证材料 7 行政给付批准材料 8 送达回证 9 行政给付支付凭证 A.6 行政裁决事项 文件 归档范围见表 A.6。 表 A.6 行政裁决事项 文件 归档范围 序号 目录名称 1 行政裁决决定书 2 行政裁决申请书 3 申请裁决证据材料 4 行政裁决受理通知书 5 行政裁决答辩书 6 答辩证据材料 7 审查材料 8 调解材料 9 裁决材料 10 送达回证 A.7 其他权力事项的 文件 归档范围参照 表 A.1表 A.6确定。 _